Hinzufügen oder Entfernen von Schutz in einem Dokument, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation

Hinzufügen oder Entfernen von Schutz in einem Dokument, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation

In Office können Sie mithilfe eines Kennworts verhindern, dass andere Personen Ihre Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen öffnen oder ändern. Und Sie können Kennwörter problemlos entfernen, um den Schutz eines Dokuments oder einer Arbeitsmappe aufzuheben, wenn dafür kein Schreibschutz mehr erforderlich ist. Außerdem können Sie mit Dokumentschutz die Typen von Änderungen einschränken, die Bearbeiter vornehmen können.

Ihre IT-Administratoren legen eine Kennwortrichtlinie für die Apps für Office fest, die grundlegende Regeln enthält.

Warnung: Sie sollten sich Ihr Kennwort unbedingt merken, weil Microsoft vergessene Kennwörter nicht abrufen kann.

Hinzufügen oder Entfernen eines Kennworts zum Steuern des Zugriffs

Klicken Sie zum Festlegen eines Kennworts für Ihre Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei auf Datei > Informationen > Dokument schützen > Mit Kennwort verschlüsseln. Sie werden aufgefordert, ein Kennwort zu erstellen und es anschließend zu bestätigen. Nachdem Sie Ihrer Datei ein Kennwort hinzugefügt haben, achten Sie darauf, die Datei zu speichern, damit das Kennwort wirksam wird.

Wichtig: 

  • Endbenutzer: Bewahren Sie Ihr Kennwort an einem sicheren Ort auf. Wenn Sie Ihr Kennwort verlieren oder vergessen, kann es nicht wiederhergestellt oder entfernt werden.

  • Unternehmen: Wenn Sie besorgt sind, den Zugriff auf kennwortgeschützte Office-Dateien in Ihrem Unternehmen zu verlieren, ist das Tool DocRecrypt möglicherweise eine Lösung für Sie. Beachten Sie, dass Sie das Tool DocRecrypt bereitstellen müssen, BEVOR die betreffende Datei mit einem Kennwort geschützt wird. DocRecrypt kann rückwirkend keine Dateien wiederherstellen, die vor der Bereitstellung von DocRecrypt mit einem Kennwort geschützt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter: Entfernen oder Zurücksetzen von Dateikennwörtern mit DocRecrypt.

Nachdem Sie Ihrer Datei ein Kennwort hinzugefügt haben, muss dieses Kennwort eingegeben werden, damit die Datei geöffnet werden kann.

Zum Entfernen des Kennworts öffnen Sie die Datei, wofür das aktuelle Kennwort erforderlich ist, navigieren Sie zu Datei > Dokument schützen > Mit Kennwort verschlüsseln. Löschen Sie das Kennwort, und klicken Sie auf OK. Achten Sie darauf, die Datei zu speichern, damit die Änderung dauerhaft übernommen wird.

Zulassen, dass Benutzer die Datei lesen, aber Änderungen steuern

Klicken Sie in einem geöffneten Dokument auf Datei > Informationen > Dokument schützen. Sie sehen die folgenden Optionen.

Schaltfläche 'Dokument schützen' mit Optionen

Als abgeschlossen kennzeichnen

Teilen Sie mit, dass Sie eine abgeschlossene Version einer Datei teilen, damit Lektoren oder Leser vom Anbringen unbeabsichtigter Änderungen abgehalten werden.

Wenn eine Datei als abgeschlossen gekennzeichnet ist, sind Eingaben, Bearbeitungen, Befehle und Korrekturzeichen deaktiviert, und die Datei ist schreibgeschützt.

Wenn Sie ein Dokument als abgeschlossen markieren, werden Sie von Word aufgefordert, die Datei zu speichern. Beim nächsten Öffnen wird oben im Dokument eine gelb unterlegte Meldung ALS ABGESCHLOSSEN KENNZEICHNEN angezeigt. Wenn Sie auf Trotzdem bearbeiten klicken, ist das Dokument nicht länger als abgeschlossen markiert.

Wichtig: Das Kennzeichnen als abgeschlossen stellt kein Sicherheitsfeature dar. Jeder Benutzer, der die Datei öffnet, kann auf Trotzdem bearbeiten klicken, wenn er diese Einstellung umgehen möchte. Das Kennzeichnen als abgeschlossen teilt Personen, die die Datei öffnen, einfach mit, dass sie als abgeschlossen angesehen werden sollte. Wenn Sie Schutz vor Bearbeitungen erzwingen möchten, sollten Sie die unten beschriebene Funktion "Bearbeitung einschränken" verwenden.

Bearbeitung einschränken (nur Word)

Mit dieser Option können Sie steuern, welche Arten von Änderungen am Dokument vorgenommen werden können.

Wenn Sie Bearbeitung einschränken auswählen, werden diese Optionen angezeigt:

Bereich "Bearbeitung einschränken"
  • Formatierungseinschränkungen    Hiermit werden die Formatierungsoptionen eingeschränkt, sodass das von Ihnen festgelegte Erscheinungsbild beibehalten wird. Klicken Sie auf Einstellungen, um die zulässigen Formatvorlagen auswählen.

  • Bearbeitungseinschränkungen    Sie legen fest, wie die Datei bearbeitet werden kann, oder Sie deaktivieren die Bearbeitung. Klicken Sie auf Ausnahmen oder Weitere Benutzer, um festzulegen, wer die Datei bearbeiten darf.

  • In der Nähe des unteren Rands des Bereichs finden Sie Berechtigung einschränken...    Verwenden Sie eine Windows Live ID, um Berechtigungen einzuschränken.

    Verwenden Sie ein Windows Live ID- oder ein Microsoft Windows-Benutzerkonto, um Berechtigungen einzuschränken. Sie können Berechtigungen über eine in Ihrer Organisation verwendete Vorlage oder durch Klicken auf Zugriff beschränken anwenden. Weitere Informationen zur Verwaltung von Informationsrechten finden Sie unter Verwaltung von Informationsrechten in Office.

Wenn Sie bereit sind, die ausgewählten Bearbeitungseinschränkungen zu aktivieren, klicken Sie auf Ja, Schutz jetzt anwenden um ein Kennwort hinzuzufügen oder Benutzerauthentifizierung vorzuschreiben.

Zugriff einschränken

Ermöglicht das Anwenden von Berechtigungen mithilfe einer von Ihrer Organisation erstellten Vorlage. Weitere Informationen zur Verwendung von Information Rights Management (IRM) zum Einschränken des Zugriffs auf Ihr Dokument finden Sie unter: Verwaltung von Informationsrechten in Office.

Digitale Signatur hinzufügen

Fügen Sie eine unsichtbare digitale Signatur hinzu, mit der die Authentizität der Datei geprüft wird.

Mithilfe digitaler Signaturen werden digitale Informationen wie Dokumente, E-Mail-Nachrichten und Makros mithilfe von Computerkryptografie authentifiziert.

Informationen zu digitalen Signaturen finden Sie unter Digitale Signaturen und Zertifikate.

Schützen einzelner Arbeitsblätter oder der Arbeitsmappenstruktur in Excel-Kalkulationstabellen

Microsoft Excel weist eine Reihe weiterer Elemente auf, die gesperrt werden können. Sie können diese Einstellungen ebenfalls unter Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen anzeigen.

  • Aktuelle Tabelle schützen:    Um zu steuern, welche Änderungen am aktuell ausgewählten Arbeitsblatt vorgenommen werden können, wählen Sie Aktuelle Tabelle schützen aus. Sie werden aufgefordert, ein Kennwort für das Blatt einzugeben und es dann zu bestätigen. Ferner haben Sie die Option, auszuwählen, welche Aktionen Benutzern des Blatts erlaubt sind, beispielsweise Auswählen, Formatieren, Einfügen, Löschen oder Vornehmen anderer Änderungen am Blatt. Achten Sie darauf, die Datei nach dem Festlegen des Kennworts zu speichern, um sicherzustellen, dass das neue Kennwort wirksam ist.

    Um diesen Schutz zu entfernen, gehen Sie einfach die gleichen Schritte wie oben durch, und geben Sie das aktuelle Kennwort in das Feld Kennwort zum Aufheben des Blattschutzes ein. Achten Sie darauf, die Daten nach dem Entfernen des Schutzes zu speichern, um sicherzustellen, dass das Blatt jetzt für alle Benutzer offen ist.

  • Arbeitsmappenstruktur schützen:    Mithilfe der Funktion Arbeitsmappenstruktur schützen können Sie Kennwortschutz und weitere Optionen auswählen, um Benutzer am Ändern, Verschieben oder Löschen wichtiger Daten zu hindern. Wenn Sie Arbeitsmappenstruktur schützen auswählen, werden Sie aufgefordert, ein optionales Kennwort einzugeben.

    Um diesen Schutz zu entfernen, klicken Sie erneut auf Arbeitsmappenstruktur schützen. Wenn Sie beim Hinzufügen des Schutzes kein Kennwort gewählt haben, wird der Schutz einfach ohne weitere Schritte entfernt. Wenn Sie ein Kennwort gewählt haben, fordert Excel Sie im Dialogfeld Arbeitsmappenschutz aufheben zur Eingabe dieses Kennworts auf.

Aufheben des Schutzes für eine Datei

Entfernen von "Als abgeschlossen kennzeichnen"   

Öffnen Sie die Datei, dann werden Sie eine gelbe Nachricht ALS ABGESCHLOSSEN GEKENNZEICHNET oben in der Datei bemerken. Wenn Sie auf Trotzdem bearbeiten klicken, ist das Dokument nicht mehr als abgeschlossen gekennzeichnet.

Entfernen von Bearbeitungseinschränkungen   

Klicken Sie in der Datei auf Datei > Informationen > Dokument schützen > Bearbeitung einschränken, und klicken Sie unten im Bereich Bearbeitung einschränken auf Schutz beenden.

Entfernen oder Ändern des eingeschränkten Zugriffs   

Zum Entfernen oder Ändern von eingeschränktem Zugriff öffnen Sie die Datei und klicken dann in der gelben Leiste oben im Dokument auf Berechtigung ändern.

Entfernen der digitalen Signatur   

Um eine digitale Signatur zu entfernen, öffnen Sie die Datei, dann bemerken Sie einen Hinweis in der gelben Leiste am oberen Rand, die angibt, dass die Datei als abgeschlossen gekennzeichnet wurde. Klicken Sie auf Trotzdem bearbeiten, und bestätigen Sie das Dialogfeld, das besagt, dass die Signaturen durch Bearbeiten vom Dokument entfernt werden.

Klicken Sie auf "Trotzdem bearbeiten", um eine digitale Signatur von Ihrer Datei zu entfernen.

Klicken Sie auf die folgenden Überschriften, wenn Sie weitere Informationen wünschen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf Dokument schützen, und klicken Sie dann auf Formatierung und Bearbeitung einschränken.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Aktivieren Sie im Aufgabenbereich Dokument schützen unter Formatierungseinschränkungen das Kontrollkästchen Formatierungen auf eine Auswahl von Formatvorlagen einschränken, und klicken Sie dann auf Einstellungen, um die Formatvorlagen anzugeben, die ein Bearbeiter anwenden oder ändern kann.

  3. Aktivieren Sie unter Bearbeitungseinschränkungen das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

  4. Klicken Sie in der Liste der Bearbeitungseinschränkungen auf Überarbeitungen. (Dies schließt sowohl Kommentare als auch Einfügungen, Löschungen und verschobenen Text ein.)

    Hinweis: Für einen anderen Satz von Schutzfunktionen können Sie den Active Directory-Dienst verwenden. Klicken Sie auf Berechtigung einschränken, um Information Rights Management zu verwenden.

  5. Klicken Sie unter Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden.

  6. Geben Sie in das Feld Neues Kennwort eingeben (optional) ein Kennwort ein, und bestätigen Sie dieses dann, um dem Dokument ein Kennwort zuzuweisen, sodass nur Bearbeiter, denen das Kennwort bekannt ist, den Dokumentschutz aufheben können.

    Wichtig: Wenn Sie kein Kennwort verwenden, können alle Bearbeiter Ihre Bearbeitungseinschränkungen ändern.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf Dokument schützen, und klicken Sie dann auf Formatierung und Bearbeitung einschränken.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Aktivieren Sie im Aufgabenbereich Dokument schützen unter Bearbeitungseinschränkungen das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

  3. Klicken Sie in der Liste der Bearbeitungseinschränkungen auf Kommentare.

  4. Wenn Sie einigen Personen Bearbeitungsoptionen für bestimmte Teile eines Dokuments gewähren möchten, markieren Sie die Bereiche im Dokument, und wählen Sie dann die Benutzer (eine Gruppe oder Einzelpersonen) aus, die die markierten Bereiche des Dokuments bearbeiten können. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben dem Namen der Gruppe oder Einzelperson, um den nächsten Bereich oder alle Bereiche zu finden, die von der Gruppe oder Einzelperson bearbeiten werden können, oder um Berechtigungen für die Gruppe oder Einzelperson zu entfernen.

    Hinweis: Für einen anderen Satz von Schutzfunktionen können Sie den Active Directory-Dienst verwenden. Klicken Sie auf Berechtigung einschränken, um Information Rights Management zu verwenden.

  5. Klicken Sie unter Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden.

  6. Geben Sie in das Feld Neues Kennwort eingeben (optional) ein Kennwort ein, und bestätigen Sie dieses dann, um dem Dokument ein Kennwort zuzuweisen, sodass nur Bearbeiter, denen das Kennwort bekannt ist, den Dokumentschutz aufheben können.

    Wichtig: Wenn Sie kein Kennwort verwenden, können alle Bearbeiter Ihre Bearbeitungseinschränkungen ändern.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf Dokument schützen, und klicken Sie dann auf Formatierung und Bearbeitung einschränken.

    Abbildung des Word-Menübands

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Dokument schützen auf Schutz aufheben.

Hinweis: Wenn Sie ein Kennwort verwenden, um den Dokumentschutz hinzuzufügen, müssen Sie das Kennwort eingeben, bevor Sie den Dokumentschutz aufheben können.

Wie werden Kennwortrichtlinienregeln erzwungen?

IT-Administratoren erzwingen Richtlinien für sichere Kennwörter durch Konfigurieren von Gruppenrichtlinieneinstellungen, die den Sicherheitsanforderungen ihrer Organisation entsprechen. Weitere Informationen zum Bereitstellen von Kennwortrichtlinienregeln in einer Organisation finden Sie im TechNet-Artikel Planen von Kennwortkomplexitätseinstellungen für Office 2013.

Es gibt zwei allgemeine Fehlermeldungen, die angezeigt werden, wenn Sie versuchen, eine Datei zu schützen, die über ein Kennwort verfügt, das nicht den Kennwortrichtlinienregeln entspricht.

  • Das Kennwort entspricht nicht den Anforderungen an die Mindestlänge: Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie auffordert, mehr Zeichen einzugeben. Lösung: Verwenden Sie ein Kennwort, das die in der Nachricht genannte Mindestlänge erfüllt oder übersteigt.

    Fehlermeldung bei zu kurzem Kennwort

  • Das Kennwort entspricht nicht den Anforderungen an Komplexität: Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie auffordert, mehr unterschiedliche Zeichenarten zu verwenden. Lösung: Verwenden Sie ein Kennwort, das die in der Nachricht genannte Mindestanforderungen erfüllt oder übersteigt.

    Fehlermeldung bei Kennwort mit zu wenig Zeichentypen

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