Hinzufügen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Hinzufügen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

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Manchmal können Daten schneller und einfacher in Formulare von Access-Desktopdatenbanken eingegeben werden, wenn ein Wert aus einer Liste ausgewählt werden kann, als wenn sich der Benutzer den einzugebenden Wert merken muss. Mit einer Auswahlliste kann zudem sichergestellt werden, dass der in ein Feld eingegebene Wert geeignet ist. Ein Listensteuerelement kann eine Verbindung zu vorhandenen Daten aufweisen, oder es kann feste Werte anzeigen, die Sie beim Erstellen des Steuerelements eingeben haben. Lesen Sie weiter, um mehr über die verfügbaren Listensteuerelemente für Access-Formulare und ihre Erstellung und Anpassung zu erfahren.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu den Arten von Listensteuerelementen

Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds mithilfe eines Assistenten

Erstellen eines Listenfelds oder Kombinationsfelds durch Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einem Formular

Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds ohne einen Assistenten

Anpassen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Informationen zu den Arten von Listensteuerelementen

Access bietet zwei Arten von Listensteuerelementen für Formulare – das Listenfeld und das Kombinationsfeld.

Listenfeld    Das Listenfeld-Steuerelement zeigt eine Liste mit Werten oder Auswahlmöglichkeiten an. Das Listenfeld enthält Zeilen mit Daten und wird normalerweise so angepasst, dass mehrere Zeilen jederzeit sichtbar sind. Die Zeilen können eine oder mehrere Spalten aufweisen, die mit oder ohne Überschriften angezeigt werden können. Wenn die Liste mehr Zeilen enthält, als im Steuerelement angezeigt werden können, zeigt Access eine Bildlaufleiste im Steuerelement an. Der Benutzer ist auf die im Listenfeld angegebenen Optionen limitiert; Es ist nicht möglich, einen Wert in ein Listenfeld einzugeben.

Listenfeld

Kombinationsfeld    Das Kombinationsfeld-Steuerelement bietet eine kompaktere Möglichkeit zum Darstellen einer Auswahlliste. die Liste wird ausgeblendet, bis Sie auf den Dropdownpfeil klicken. Ein Kombinationsfeld bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste enthalten ist. Auf diese Weise kombiniert das Kombinationsfeld-Steuerelement die Features eines Textfelds und eines Listenfelds.

Verwenden eines Kombinationsfelds (Dropdownliste)

1. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Dropdownliste anzuzeigen.

2. Klicken Sie auf eine Option in der Dropdownliste.

Listenfelder und Kombinationsfelder können gebundene oder ungebundene Steuerelemente sein. Diese Steuerelemente können Werte in einer festen Liste nachschlagen, die Sie selbst eingeben, oder Sie können Werte in einer Tabelle oder Abfrage nachschlagen. Wenn Sie ein gebundenes Listenfeld oder Kombinationsfeld erstellen möchten, das Werte in einer Tabelle oder Abfrage nachschlägt, stellen Sie sicher, dass das Formular auf einem Datenherkunft basiert, das ein Fremdschlüssel-Feld oder eine Nachschlagefeld enthält. Auf diese Weise können die Beziehungen erstellt werden, die erforderlich sind, um die Daten im Listenfeld oder Kombinationsfeld mit den Daten im Formular zu verknüpfen.

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Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds mithilfe eines Assistenten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht.

    Hinweis: Dieses Verfahren setzt voraus, dass das Formular an eine Tabelle oder Abfrage gebunden ist. Nicht alle Schritte werden ausgeführt, wenn das Formular nicht gebunden ist. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen und festzustellen, ob das Formular an eine Tabelle oder Abfrage gebunden ist. Auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts wird im Eigenschaftenfeld Datensatzquelle die Tabelle oder Abfrage angezeigt, an die das Formular gebunden ist.

  2. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente der Eintrag Steuerelement-Assistenten verwenden  Schaltflächensymbol aktiviert ist.

  3. Klicken Sie entweder auf das Tool Listenfeld Schaltflächensymbol oder auf das Tool Kombinationsfeld Schaltflächensymbol .

  4. Klicken Sie im Formular auf die Stelle, an der das Listen- oder Kombinationsfeld eingefügt werden soll.

    • Abhängig von Ihrer Auswahl wird der Listenfeld-Assistent oder der Kombinationsfeld-Assistent gestartet.

  5. Wenn der Assistent fragt, wie die Werte für das Steuerelement definiert werden sollen, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie die aktuellen Daten einer Datensatzquelle anzeigen möchten, klicken Sie auf Der Listenfeld-Assistent oder der Kombinationsfeld-Assistent soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen.

    • Wenn Sie eine feste Werteliste anzeigen möchten, die sich selten ändert, klicken Sie auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben.

    • Klicken Sie auf Einen Datensatz im Formular basierend auf dem im Listenfeld/Kombinationsfeld gewählten Wert suchen, wenn von dem Steuerelement ein Suchvorgang ausgeführt werden soll und das Steuerelement nicht als Dateneingabetool dienen soll. Dadurch wird ein ungebundenes Steuerelement mit einem eingebetteten Makro erstellt, das basierend auf den vom Benutzer eingegebenen Werten einen Suchvorgang ausführt.

  6. Folgen Sie den Anweisungen, um anzugeben, wie die Werte angezeigt werden sollen.

  7. Wenn Sie eine der ersten beiden Optionen auf der ersten Seite des Assistenten auswählen, werden Sie vom Assistenten gefragt, wie Access vorgehen soll, wenn Sie einen Wert auswählen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Ungebundenes Steuerelement erstellen möchten, klicken Sie auf den Wert für die spätere Verwendung speichern. Das bedeutet, dass Access den ausgewählten Wert enthält, bis er vom Benutzer geändert oder das Formular geschlossen wird, der Wert jedoch nicht in eine Tabelle geschrieben wird.

    • Sie können ein Gebundenes Steuerelement erstellen, indem Sie auf Wert speichern in Feld klicken, und dann das Feld auswählen, an das das Steuerelement gebunden werden soll.

  8. Klicken Sie auf Weiter, und geben Sie eine Bezeichnung für das Steuerelement ein. Die Bezeichnung wird neben dem Steuerelement angezeigt.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Erstellen eines Listenfelds oder Kombinationsfelds durch Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einem Formular

Sie können ein gebundenes Listenfeld oder Kombinationsfeld erstellen, indem Sie einem Formular ein Nachschlagefeld hinzufügen.

  1. Erstellen Sie ein Nachschlagefeld in einer Tabelle. Das von Ihnen erstellte Nachschlagefeld kann mehrwertig sein oder einen Wert enthalten.

    Weitere Informationen zum Erstellen von mehrwertigen Nachschlagefeldern finden Sie im Artikel erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erstellen Sie ein neues Formular, das auf einer Datenquelle basiert, die das Nachschlagefeld enthält. Wählen Sie beispielsweise im Navigationsbereich eine Tabelle oder Abfrage aus, die das Nachschlagefeld enthält, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular- Schaltflächensymbol .

      Access erstellt automatisch ein Kombinationsfeld für das Nachschlagefeld.

    • Fügen Sie einem Formular ein Listenfeld oder ein Kombinationsfeld hinzu:

      1. Öffnen Sie in der Entwurfsansicht ein Formular, das auf einer Datensatzquelle basiert und ein Nachschlagefeld enthält.

      2. Drücken Sie ALT+F8, um den Bereich Feldliste anzuzeigen, wenn er nicht angezeigt wird.

      3. Doppelklicken Sie in das Nachschlagefeld, oder ziehen Sie das Nachschlagefeld aus dem Bereich Feldliste in das Formular. Von Access wird automatisch ein Kombinationsfeld erstellt, das an das Feld gebunden ist.

        Tipp: Sie können ein Kombinationsfeld in ein Listenfeld ändern (oder umgekehrt), indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement klicken, im Kontextmenü auf Ändern zu klicken und dann auf den gewünschten Steuerelementtyp klicken.

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Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds ohne einen Assistenten

Wenn Sie ein Listenfeld oder Kombinationsfeld ohne einen Assistenten erstellen, legen Sie viele Eigenschaften des Steuerelements selbst fest. Weitere Informationen zu einer bestimmten Eigenschaft erhalten Sie, indem Sie auf das entsprechende Eigenschaftenfeld klicken und F1 drücken.

  1. Öffnen Sie ein Formular in der Entwurfsansicht.

  2. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente der Eintrag Steuerelement-Assistenten verwenden deaktiviert ist.

    Schaltflächensymbol

  3. Klicken Sie auf das Tool Listenfeld Schaltflächensymbol oder auf das Tool Kombinationsfeld Schaltflächensymbol .

  4. Klicken Sie einmal innerhalb des Formulars, um ein Steuerelement mit Standardgröße zu erstellen. Oder klicken und ziehen Sie, bis das Steuerelement die gewünschte Größe aufweist.

  5. Drücken Sie bei weiterhin ausgewähltem Steuerelement F4, um das Eigenschaftenblatt für das Steuerelement zu öffnen.

  6. Legen Sie die Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft fest, nutzen Sie dabei die Informationen in der folgenden Tabelle.

Zweck

Wert der Eigenschaft "Herkunftstyp"

Festlegen der Eigenschaft "Datensatzherkunft"

Anzeigen von Werten aus einer Tabelle oder Abfrage bzw. von Ergebnissen einer SQL-Anweisung

Tabelle/Abfrage

Wählen Sie in der Dropdownliste die Tabelle oder Abfrage aus, die die Werte enthält, die im Listenfeld oder Kombinationsfeld angezeigt werden sollen.

– oder –

Geben Sie eine SQL-Anweisung ein.

– oder –

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" , um den Abfrage-Generator zu öffnen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Abfrage finden Sie im Artikel Erstellen einer einfachen Auswahlabfrage.

Anzeigen einer festen Liste von Werten

Wertliste

Geben Sie eine Liste fester Werte getrennt durch Semikolons (;) ein. Beispiel: Nord; Süden Osten West

– oder –

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" , um das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten zu öffnen, und geben Sie die Elemente dann in separate Zeilen ein.

Anzeigen einer Liste von Feldern aus einer Tabelle oder Abfrage

Feldliste

Wählen Sie in der Dropdownliste die Tabelle oder Abfrage aus, die die Feldnamen enthält, die im Listenfeld oder Kombinationsfeld angezeigt werden sollen.

  1. Wenn mehrere Spalten im Steuerelement angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Eigenschaftenfeld Spaltenanzahl und geben die Anzahl der gewünschten Spalten ein. Legen Sie die Eigenschaft Spaltenbreiten fest, um die Breite der Spalten anzupassen. Weitere Informationen zu den Eigenschaften erhalten Sie, wenn Sie den Cursor in das jeweilige Eigenschaftenfeld setzen dann und F1 drücken.

  2. Klicken Sie auf das Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt, wenn Access den ausgewählten Wert speichern soll. Wählen Sie anschließend das Feld aus, an das das Listenfeld oder Kombinationsfeld gebunden werden soll.

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Anpassen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Wenn das Formular in der Entwurfsansicht geöffnet ist, stellen Sie sicher, dass das Listenfeld oder Kombinationsfeld ausgewählt ist, und drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt für das Steuerelement zu öffnen. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

  • Ändern der Sortierreihenfolge in einem Listenfeld oder Kombinationsfeld    Wenn Sie das Listenfeld oder Kombinationsfeld mithilfe eines Assistenten erstellt haben, werden die Zeilen, aus denen sich die Liste zusammensetzt, von Access automatisch nach der ersten sichtbaren Spalte sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierreihenfolge angeben möchten oder wenn Sie die Eigenschaft Datensatzherkunft des Steuerelements auf eine gespeicherte Abfrage festgelegt haben, verwenden Sie das folgende Verfahren:

    • Klicken Sie auf die Registerkarte Daten, und klicken Sie in das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" , um den Abfrage-Generator zu öffnen.

    • Geben Sie in der Zeile Sortieren der Spalte, die Sie sortieren möchten, die gewünschte Sortierreihenfolge an.

  • Binden einer Spalte aus einem Listenfeld oder einem Kombinationsfeld    

    Geben Sie im Eigenschaftenfeld gebundene Spalte des Listenfelds oder des Kombinationsfelds eine Zahl an, die der Position der Spalte im Listenfeld oder Kombinationsfeld entspricht. Geben Sie beispielsweise 1 ein, um die erste Spalte im Listenfeld oder Kombinationsfeld an das zugrunde liegende Feld zu binden, das in der Eigenschaft Steuerelementinhalt angegeben ist. Schließen Sie ausgeblendete Spalten ein, wenn Sie Spalten zählen.

    Wenn Sie die Eigenschaft Gebundene Spalte auf "0" festlegen, speichert Access den Listenindex statt des Werts einer der Spalten. Dies ist hilfreich, wenn Sie anstelle des Listenwerts die Reihenfolge der Werte speichern möchten.

  • Ausblenden einer Spalte in einem Listen- oder Kombinationsfeld in einem Formular    

    • Geben Sie im Eigenschaftenfeld Spaltenbreiten der Spalte bzw. Spalten, die Sie ausblenden möchten, 0 ein.

      Angenommen, Sie verfügen über ein gebundenes zweispaltigen Kombinationsfeld mit einer 0,5-Spalte "Breite Lieferanten-Nr und einer 2"-Breite Lieferantennamen Spalte. Die Spalte Lieferanten-Nr ist die erste Spalte in der Liste, sodass die Eigenschaft Spaltenbreiten auf 0,5 "; 2"gesetzt ist. Wenn Sie die Spalte Supplier-Nr ausblenden möchten, setzen Sie die Eigenschaft Spaltenbreiten auf 0 "; 2". Die Spalte Lieferanten-Nr kann weiterhin die gebundene Spalte sein, auch wenn Sie ausgeblendet ist.

      Hinweis: In einem Kombinationsfeld wird die erste sichtbare Spalte im Textfeld des Kombinationsfelds angezeigt, wenn die Liste nicht angezeigt wird. Im obigen Beispiel würde dann die Spalte "Lieferantenname" angezeigt, da die Spalte "LieferantenNr" ausgeblendet ist. Wäre die Spalte "LieferantenNr" nicht ausgeblendet, würde sie statt der Spalte "Lieferantenname" angezeigt.

  • Hinzufügen von Spaltenüberschriften zu einem Kombinationsfeld in einem Formular    

    • Klicken Sie im Eigenschaftenfeld Spaltenüberschriften auf Ja, um Spaltenüberschriften anzuzeigen. In Kombinationsfeldern werden Überschriften nur bei geöffneter Liste angezeigt.

      Wenn dem Kombinations- oder Listenfeld eine Datensatzquelle zugrunde liegt, verwendet Access die Feldnamen der Datensatzquelle als Spaltenüberschriften. Wenn das Kombinations- oder Listenfeld auf einer festen Wertliste basiert, verwendet Access die ersten n Datenelemente aus der Wertliste der Eigenschaft Datensatzherkunft als Spaltenüberschriften, wobei n die für die Eigenschaft Spaltenanzahl festgelegte Zahl darstellt.

  • Deaktivieren der automatischen Eingabeergänzung für ein Kombinationsfeld in einem Formular    

    • Klicken Sie im Eigenschaftenfeld Automatisch ergänzen auf Nein.

      Wenn die Eigenschaft Automatisch ergänzen auf Nein festgelegt ist, müssen Sie einen Wert aus der Liste auswählen oder den vollständigen Wert eingeben.

  • Festlegen der Breite der Kombinationsfeldliste auf einem Formular    

    • Geben Sie im Eigenschaftenfeld Listenbreite die gewünschte Breite mit der aktuellen Maßeinheit ein, die in der Windows-Systemsteuerung festgelegt ist. Geben Sie zusätzlich die gewünschte Maßeinheit an, um eine andere als die Standardmaßeinheit zu verwenden. Geben Sie beispielsweise 2 cm ein. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Platz für eine Scrollleiste vorhanden ist.

      Die Liste des Kombinationsfelds kann zwar breiter sein als das Textfeld, jedoch nicht schmaler. Mit der Standardeinstellung (Auto) wird für die Liste die gleiche Breite festgelegt wie für das Textfeld des Kombinationsfelds.

  • Festlegen der maximalen Anzahl der Zeilen, die in einem Kombinationsfeld in einem Formular angezeigt werden sollen    

    • Geben Sie im Eigenschaftenfeld Zeilenanzahl eine Zahl ein.

      Wenn die tatsächliche Zeilenanzahl die für die Eigenschaft Zeilenanzahl angegebene Zahl überschreitet, wird im Kombinationsfeld eine vertikale Scrollleiste angezeigt.

  • Begrenzen von möglichen Einträgen für ein Kombinationsfeld in einem Formular auf die im Listenbereich vorgegebenen Elemente    

    • Klicken Sie im Eigenschaftenfeld Nur Listeneinträge auf Ja.

      Hinweise: 

      • Wenn die erste in einem Kombinationsfeld angezeigte Spalte nicht die gebundene Spalte ist, beschränkt Access die Einträge auf die der Liste, auch wenn die Eigenschaft Nur Listeneinträge auf Nein festgelegt ist.

      • Wenn Sie in ein gebundenes Kombinationsfeld einen nicht in der Liste enthaltenen Eintrag eingeben und die Kombinationsfeldeigenschaft Nur Listeneinträge auf Nein festgelegt ist, wird dieser Eintrag zwar im zugrunde liegenden Feld gespeichert, jedoch nicht der Liste hinzugefügt. Um der Liste neue Einträge hinzuzufügen, können Sie die Eigenschaft Bei Nicht in Liste und das Ereignis Bei Nicht in Liste verwenden.

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