Grundlegende Aufgaben in Outlook

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Outlook organisiert Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Aufgabenlisten an einer zentralen Stelle. Diese Organisation beginnt mit Ihren E-Mail-Konten. Von hier aus können Sie beginnen, mit E-Mails zu arbeiten und diese zu Aufgaben oder Terminen machen, und Sie können die Informationen von Personen, mit denen Sie umgehen, in Ihren Kontakten speichern, sodass Sie sich weder E-Mail-Adressen, noch Telefonnummern merken müssen. Einige grundlegenden Aufgaben wollen wir nun einmal kurz durchgehen.

Erste Schritte

Die erste Aktion besteht darin, Ihr Outlook-Konto einzurichten. Anschließend können Sie E-Mails empfangen und senden, den Kalender verwenden, Kontakte erstellen und mit Outlook-Aufgaben arbeiten. 

Die Einrichtung erfolgt automatisch, wenn Sie eine ältere Version von Outlook auf dem gleichen Computer verwendet haben. Andernfalls wird das Feature "Konto automatisch einrichten" beim ersten Start von Outlook aufgerufen, und Sie werden schrittweise durch das Verfahren geführt.

Sie werden nach Ihrem Namen, der E-Mail-Adresse und einem Kennwort gefragt. Diese Angaben sind normalerweise ausreichend, aber wenn die automatische Einrichtung fehlschlägt, fragt Outlook noch weitere Informationen ab, wie den Namen des Mailservers. Wenn Sie über diese Informationen nicht verfügen, erhalten Sie die Details von Ihrem E-Mail-Anbieter.

Schaltfläche "Konto hinzufügen" in der Backstage-Ansicht

Hinweis: Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, wählen Sie Datei > Konto hinzufügen aus, um das Feature "Konto automatisch einrichten" zu starten.

Schnellzugriffsleiste

Die Leiste für den Schnellzugriff ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Outlook-Benutzeroberfläche. Und es ist eine einfache Möglichkeit für Sie, sich zwischen den wichtigsten Outlook-Features zu bewegen: e-Mail, Kalender, Personen und Aufgaben. Die Leiste wird zusätzlich zu den Standardregisterkarten und-Bändern hinzugefügt, die Ihnen eine Reihe von Tools und Optionen zur Verfügung stellen, die Sie bei der Verwendung und Verwaltung von Outlook unterstützen.

Die Schnellzugriffsleiste befindet sich normalerweise unten im Outlook-Fenster und zeigt, abhängig von den ausgewählten Einstellungen, entweder Schaltflächennamen (Bild links) oder Symbole (Bild rechts) an, die mit den Featurenamen verknüpft sind.

Outlook-Schnellzugriffsleiste mit Anzeige der Schaltflächen "E-Mail", "Kalender", "Personen" und "Aufgaben" sowie "Weitere Optionen" (drei Punkte oder Ellipse)

Outlook-Schnellzugriffsleiste mit den Symbolen "E-Mail", "Kalender", "Personen", "Aufgaben" und "Weitere Optionen"

Ändern der auf der Schnellzugriffsleiste angezeigten Elemente

Sie können steuern, welche und in welcher Reihenfolge die Schaltflächen (oder Symbole) auf der Schnellzugriffsleiste angezeigt werden.

  1. Wählen Sie mehr > Navigationsoptionen aus.

    Klicken Sie auf der Schnellzugriffsleiste auf "Mehr" (die drei Punkte), um die Navigationsoptionen anzuzeigen.

  2. Gehen Sie im Dialogfeld Navigationsoptionen folgendermaßen vor:

    Schnellzugriffsleiste, Dialogfeld "Navigationsoptionen"

    • Wenn Sie die Anzahl der Schaltflächen oder Symbole ändern möchten, die auf der Leiste angezeigt werden, erhöhen oder verringern Sie die Standardeinstellung 4 für Maximale Anzahl sichtbarer Elemente.

    • Wenn Sie Symbole anstelle von Namen anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kompaktnavigation.

    • Wenn Sie die Reihenfolge der Schaltflächen oder Symbole ändern möchten, wählen Sie das Element im Feld In dieser Reihenfolge anzeigen aus, und wählen Sie dann Nach oben oder Nach unten aus.

  3. Wählen Sie OK aus.

    Tipp: Wenn Ihnen die vorgenommenen Änderungen nicht zusagen, oder wenn Sie einfach von vorne beginnen möchten, wählen Sie Zurücksetzen aus.

E-Mail

Per E-Mail können Sie die Verbindung zu Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation aufnehmen. Sie können Ihre E-Mail-Nachrichten eine digitale Signatur und Anlagen hinzufügen.

Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht

  1. Wählen Sie in einem beliebigen E-Mail-Ordner (wie Posteingang) die Option Neue E-Mail aus.

    Neue E-Mail

    Tastenkombination   : Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+M, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

  2. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, wählen Sie Senden aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer E-Mail-Nachricht.

Hinzufügen einer E-Mail-Signatur zu Nachrichten

Sie können persönliche angepasste Signaturen erstellen, die am Fuß von E-Mail-Nachrichten angezeigt werden. Signaturen können Text, Bilder, Ihre Elektronische Visitenkarte, ein Logo oder sogar ein Abbild Ihrer handschriftlichen Unterschrift enthalten.

Erstellen einer Signatur

  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf Signatur > Signaturen.

    Signatur

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur die Option Neu aus.

  3. Geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie dann OK aus.

  4. Gehen Sie unter Standardsignatur auswählen wie folgt vor:

    • Wählen Sie in der Liste e-Mail-Konto ein e-Mail-Konto aus, das der Signatur zugeordnet werden soll.

    • Wählen Sie in der Liste Neue Nachrichten die Signatur aus, die allen neuen E-Mails automatisch hinzugefügt werden soll. Wenn Sie Ihren E-Mails nicht automatisch eine Signatur hinzufügen möchten, können Sie diese Option ignorieren, da (ohne) der Standardwert ist.

    • Wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen die Signatur aus, die automatisch hinzugefügt werden soll (automatische Signatur), wenn Sie Nachrichten beantworten oder weiterleiten. Übernehmen Sie andernfalls die Standardoption (ohne).

  5. Geben Sie unter Signatur bearbeiten die Signaturein, und wählen Sie dann OK aus.

Hinzufügen einer Signatur

  • Wählen Sie in einer neuen Nachricht Signatur aus, und wählen Sie anschließend die gewünschte Signatur aus.

    Signatur

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur.

Weiterleiten von oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten

  1. Wählen Sie im Menüband oder im Lesebereich Antworten, allen Antworten oder weiterleiten aus.

    Antworten

  2. Führen Sie im Feld An, Cc oder Bcc eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Hinzufügen eines Empfängers klicken Sie in das geeignete Feld und geben den Namen des Empfängers ein.

    • Zum Entfernen eines Empfängers klicken Sie in das entsprechende Feld, markieren den Namen des Empfängers und drücken dann die ENTF-TASTE.

Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten von oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten.

Hinzufügen einer Anlage zu einer E-Mail-Nachricht

Zum Freigeben einer Datei können Sie diese als Anlage mit der Nachricht senden. Sie können auch andere Outlook-Elemente wie Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben als Anlage senden.

  1. Erstellen Sie eine neue Nachricht, oder wählen Sie eine vorhandene Nachricht aus, und klicken Sie dann auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.

  2. Wählen Sie im Nachrichtenfenster Nachricht > Datei anfügen aus.

    Datei an Nachricht anfügen

Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen einer Datei, einer Nachricht, eines Kontakts oder einer Aufgabe an eine E-Mail-Nachricht.

Öffnen oder Speichern einer Anlage einer E-Mail-Nachricht

Sie können eine Anlage über den Lesebereich oder über eine geöffnete Nachricht öffnen. Nach dem Öffnen und Anzeigen einer Anlage können Sie diese speichern. Wenn eine Nachricht mehr als eine Anlage enthält, können Sie diese als Gruppe oder einzeln speichern.

Öffnen einer Anlage

Je nach verwendeter Outlook-Version stehen möglicherweise mehrere Optionen zum Öffnen einer Anlage zur Verfügung.

  • Doppelklicken Sie auf die Anlage.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen von Anlagen.

Speichern einer Dateianlage

  1. Klicken Sie im Lesebereich oder in der geöffneten Nachricht auf die Anlage.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anlagen in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken und dann Speichern unter auswählen.

    Als Anlagen speichern

Weitere Informationen finden Sie unter Speichern von Anlagen.

Termine und Besprechungen sind ein Nebenprodukt Ihres Privat- oder Geschäftslebens, und Ihr Kalender ist optimal für die Verwaltung beider Bereiche geeignet. Mit Outlook können Sie zudem Erinnerungen für geplante Ereignisse festlegen.

Erstellen eines Kalendertermins

In Outlook sind Termine nicht dasselbe wie Besprechungen. Termine sind in Ihrem Kalender geplante Aktivitäten, zu denen keine anderen Personen eingeladen oder Ressourcen wie ein Besprechungsraum oder Geräte reserviert werden.

Auf "Kalender" klicken

  • Klicken Sie in einem Ordner Kalender auf Neuer Termin. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Zeitblock im Kalenderraster klicken und dann Neuer Termin auswählen.

    Kalender > "Neuer Termin"

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+A, um einen Termin zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen eines Termins.

Planen einer Besprechung

In Outlook bezieht eine Besprechung andere Personen und möglicherweise auch Ressourcen mit ein, z. B. Konferenzräume. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt.

  • Wählen Sie in einem Ordner Kalender die Option Neue Besprechung aus.

    Kalender > "Neue Besprechung"

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+Q, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer Besprechung mit anderen Personen.

Festlegen einer Erinnerung

Erinnerungen werden als Popupfenster angezeigt, damit Sie niemals einen wichtigen Termin verpassen. Sie können Erinnerungen für beinahe alle Elemente in Outlook festlegen oder entfernen, einschließlich E-Mail-Nachrichten, Termine und Kontakte.

Für Termine oder Besprechungen

  • Öffnen Sie einen Termin oder eine Besprechung, und wählen Sie dann im Listenfeld Erinnerung den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung aus, zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus.

Für E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Aufgaben

  • Wählen Sie Zur Nachverfolgung > Erinnerung hinzufügen aus.

Tipp: Mit Erinnerungen können Sie schnell E-Mail-Nachrichten als Aufgabenelement kennzeichnen. Mit diesen Erinnerungen wird die Nachricht in der Aufgabenliste und im Ordner "Aufgaben" angezeigt, es wird jedoch nicht automatisch eine Erinnerung hinzugefügt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kennzeichen in der Nachrichtenliste, um eine Erinnerung hinzuzufügen. Oder wählen Sie, falls die Nachricht geöffnet ist, Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen aus.

Nachverfolgung

Personen

Personen ist der bucketname für diese Personen – und Unternehmen –, die Ihr Unternehmen und Ihre persönlichen Kontakte bilden. Die Personen, die Sie als Kontakt hinzufügen, sind vollständig diskretionäre, und es gelten nur die Einschränkungen, die Ihnen oder Ihrem Unternehmen auferlegt werden können. Ihr Unternehmen kann beispielsweise Regeln für die Korrespondenz mit bestimmten externen e-Mail-Adressen haben.

Erstellen eines Kontakts

Ein Kontakt kann einfach nur aus einem Namen und einer E-Mail-Adresse bestehen, oder er kann Details enthalten, wie Anschrift, mehrere Telefonnummern, ein Bild, den Geburtstag usw. Sie finden Ihre Kontakte unter der Option "Personen" in der Linkleiste in der unteren linken Ecke des Outlook-Fensters.

Personen

  • Wählen Sie in Personen die Option Neuer Kontakt aus.

    Neuer Kontakt

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+C, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus einen neuen Kontakt zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Hinzufügen eines Kontakts.

Abrufen einer Liste der Kontakte aus Ihrem Outlook-Adressbuch

Das Speichern einer Kopie der Kontakte in Ihrem Adressbuch hat sich bewährt. In Outlook 2013 oder Outlook 2016 für Windows können Sie eine CSV-Datei (durch Trennzeichen getrennte Werte) mit Ihren Kontakten auf Ihrem Gerät speichern und diese in Excel öffnen.

  1. Öffnen Sie Outlook, wählen Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren aus.

    Wählen Sie "Öffnen und Exportieren" und dann "Importieren/Exportieren" aus.

  2. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In Datei exportieren > Weiter aus.

  3. Wählen Sie Durch Trennzeichen getrennte Werte aus, und wählen Sie dann auf der Seite In eine Datei exportieren den Ordner Kontakte als den Ordner aus, der aus Ihrem Konto exportiert werden soll.

    Scrollen Sie nach oben, und wählen Sie dann den Kontaktordner aus, den Sie exportieren möchten.

    Wichtig: Bevor Sie fortfahren, vergewissern Sie sich, dass der Kontakteordner, den Sie auswählen, Ihrem E-Mail-Konto zugeordnet ist. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie diese Schritte auf dem Computer einer anderen Person ausführen.

  4. Wählen Sie Weiter > Durchsuchen aus, und navigieren Sie dann zu der Position, an der Sie die CSV-Datei speichern möchten.

  5. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie dann OK > Weiter aus.

    Speichern Ihres Kontakteadressbuchs als CSV-Datei

  6. Wählen Sie Fertig stellen aus, um den Exportvorgang zu starten.

    Hinweis: Outlook zeigt keine Meldung an, wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist.

Öffnen der Datei "contact.csv"

Die CSV-Datei mit den exportierten Kontakten wird normalerweise in Excel geöffnet.

  1. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die CSV-Datei gespeichert haben, und öffnen Sie sie.

  2. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kontakte in der Datei aufgelistet werden.

    Beispiel für eine in Excel geöffnete Outlook-CSV-Datei

    Hinweis: Es kann leere Zellen geben. Das ist normal.

  3. Schließen Sie die Datei, ohne Änderungen vorzunehmen, um potenzielle Probleme beim Importieren der Datei auf unterschiedlichen Geräten zu vermeiden, auf denen dieselbe Version von Outlook ausgeführt wird, oder in einen anderen E-Mail-Dienst.

Aufgaben

Erstellen einer Aufgabe

Viele Menschen verwenden Aufgabenlisten – auf Papier, in einer Tabelle oder mithilfe einer Kombination aus Papier und elektronischen Hilfsmitteln. In Outlook können Sie verschiedene Listen in einer Liste zusammenfassen, Erinnerungen angezeigt bekommen und den Aufgabenstatus nachverfolgen.

  1. Öffnen Sie Outlook, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu den Eintrag Neue Elemente aus.

  2. Wählen Sie Aufgabe aus, füllen Sie nach Bedarf das Aufgabenformular aus, und wählen Sie dann Speichern und schließen aus.

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+K, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Aufgaben und Aufgabenelementen.

Zuweisen einer Aufgabe

  1. Wählen Sie Symbol "Aufgaben" auf der Outlook-Schnellzugriffsleiste auf der Schnellzugriffsleiste oder Aufgaben auf der Navigationsleiste aus.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie Symbol "Neue Aufgabe" im Menüband aus, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+K, um eine Aufgabe zu erstellen.

      – Oder –

    • Öffnen Sie eine vorhandene Aufgabe.

  3. Wählen Sie Aufgabe zuweisen aus.

    Befehl "Aufgabe zuweisen" im Menüband

  4. Gehen Sie im Aufgabenformular wie folgt vor:

    • Geben Sie im Feld Aneinen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.

    • Fügen Sie einen Betreff hinzu, wählen Sie ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum aus, und legen Sie nach Bedarf Status und Priorität fest.

      Eigenschaften 'Beginnt am' und 'Fällig am' für eine zugewiesene Aufgabe

    • Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Standardauswahl der beiden Kontrollkästchen: Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.

    • Geben Sie im Bedarfsfall eine Nachricht in den Inhaltsblock unterhalb der Kontrollkästchen ein.

  5. Wenn die Aufgabe wiederholt werden soll, wählen Sie im Menüband die Option Serie aus, wählen Sie im Dialogfeld Aufgabenserie die gewünschten Optionen aus, und wählen Sie dann OK aus.

    Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabenserie zuweisen, verbleibt zwar eine Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste, doch sie wird nie aktualisiert. Wenn Sie das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktivieren, erhalten Sie für jedes erledigte Element dieser Aufgabe einen Statusbericht.

  6. Wählen Sie Senden aus.

Tipp: Outlook kann den Status einer Aufgabe, die einer Person zugewiesen ist, nachverfolgen. Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe von mehreren Personen bearbeitet wird, unterteilen Sie die Aufgabe in kleinere Unteraufgaben, oder weisen Sie jede Aufgabe einzeln zu. Um beispielsweise einen Bericht zu verfolgen, der von drei Verfassern geschrieben werden soll, erstellen Sie drei Einzelaufgaben mit dem Namen "Bericht schreiben", und weisen Sie jede einzelne Aufgabe dem entsprechenden Verfasser zu.

Annehmen oder Ablehnen einer zugewiesenen Aufgabe

Nachdem eine Aufgabe erstellt und Ihnen zugewiesen wurde, wird sie in Ihrem Posteingang angezeigt.

Befehle 'Annehmen' und 'Ablehnen' in einer im Lesebereich angezeigten Aufgabenanfrage

  • Wählen Sie im Lesebereich Annehmen oder Ablehnen aus.

    – Oder –

    Öffnen Sie die Aufgabe, wählen Sie im Menüband annehmen oder ablehnen aus, und wählen Sie unabhängig von der ausgewählten Option entweder die Antwort vor dem Senden oder Senden der Antwort bearbeiten aus, und wählen Sie dann OK aus.

    Hinweis: Angenommene Aufgaben werden in Ihrer Outlook-Aufgabenliste angezeigt.

Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, können Sie Antworten, allen Antworten oder weiterleiten an die Person, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat, sowie an andere Personen. Außerdem können Sie einen Kommentar im Nachrichtenblock einfügen.

Anzeigen einer Aufgabe

  1. Öffnen Sie Outlook, und wählen Sie auf der Schnellzugriffsleiste Symbol "Aufgaben" auf der Outlook-Schnellzugriffsleiste aus.

  2. Doppelklicken Sie in Ihrer Aufgabenliste oder in der Liste Aufgaben auf ein Element, um das vollständige Formular anzuzeigen.

Sie können jederzeit ändern, wie Aufgaben angezeigt werden.

  • Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht eine andere Ansicht aus.

    Aktuelle Ansichtsoptionen für Aufgaben .

Drucken einer Aufgabe

Sie können auswählen, wie ihre Aufgaben angezeigt werden sollen, und dann basierend auf dem, was Sie drucken möchten, in welchem Format – TabellenFormatVorlage oder Memo Format – der Vorgang gedruckt wird. Wenn Sie beispielsweise einen einzelnen Vorgang zum Drucken auswählen, ist die einzige verfügbare Druckeinstellung Memo Format. Wenn Sie jedoch eine Liste auswählen, z. b. die AufgabenListe, wird auch ein Druckformat für TabellenFormat angeboten.

  1. Wählen Sie auf der Schnellzugriffsleiste Symbol "Aufgaben" auf der Outlook-Schnellzugriffsleiste aus.

    Outlook-Schnellzugriffsleiste

  2. Wählen Sie eine einzelne Aufgabe in einer Ihrer Ordner-AufgabenListe oder Aufgaben Liste aus, oder wählen Sie einen Ordner aus.

  3. Wählen Sie Datei > Drucken aus, und wählen Sie unter Einstellungen das Format (sofern verfügbar) aus.

Drucken einer E-Mail-Nachricht, eines Kontakts oder eines Kalenderelements

In Outlook können Sie Elemente, z. B. E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalenderelemente oder größere Ansichten, z. B. Kalender, Adressbücher oder Inhaltslisten von Nachrichtenordnern, drucken.

  1. Wählen Sie ein Element oder einen Ordner in Outlook aus, das bzw. den Sie drucken möchten.

  2. Wählen Sie Datei > Drucken aus.

Drucken

Weitere Informationen finden Sie unter Drucken von Elementen in Outlook.

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