Gastzugriff in Office 365-Gruppen

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Gastzugriff in Office 365-Gruppen ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation, indem Sie Ihnen Zugriff auf Gruppenunterhaltungen, Dateien, Kalendereinladungen und das Gruppen Notizbuch gewähren. Der Zugriff kann einem Gast – beispielsweise einem Partner, Anbieter, Lieferanten oder Berater – durch einen Gruppenbesitzer gewährt werden.

Funktionsweise

Personen, die Office 365-Gruppen verwenden, können Outlook im Web oder Outlook 2016 verwenden, um Gäste in Ihren Office 365 -Gruppen hinzuzufügen und zu verwalten. Gäste können eine beliebige e-Mail-Adresse verwenden, und deren e-Mail-Konto kann ein Geschäfts-, Personal-oder Schulkonto sein.

Hinweis: Der Gastzugriff wird vom IT-Administrator eingerichtet.

  • Schritt 1    Ein Gruppenbesitzer Fügt der Gruppe einen Gast hinzu, oder ein Gast wird von einem Gruppenmitglied nominiert. Der Gruppenbesitzer genehmigt die nominierten.

  • Schritt 2    Der Gruppenbesitzer wird darüber informiert, auf welchen Inhalt und welche Ressourcen der Gast innerhalb der Gruppe zugreifen kann. Eine Kombination aus Text und Symbolen bietet allen Gruppenmitgliedern einen eindeutigen Hinweis auf die Teilnahme von Gästen.

  • Schritt 3    Der Gast empfängt eine Willkommens-E-Mail und kann an Gruppenunterhaltungen teilnehmen, Kalendereinladungen empfangen und beantworten und auf Gruppendateien zugreifen.

  • Schritt 4    Gäste können die Gruppe jederzeit über einen Link in der Fußzeile aller Gruppen-e-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen verlassen.

Administratoren können die Gäste und deren Zugriff auf Office 365-Gruppen Ressourcen mithilfe von PowerShell verwalten. Anweisungen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Office 365-Gruppen .

Wenn ein Gast zur Teilnahme an einer Gruppe eingeladen wird, erhält er eine Willkommens-e-Mail-Nachricht, die ein wenig Informationen über die Gruppe enthält und die Sie jetzt erwarten können, dass Sie Mitglied sind.

Gäste erhalten eine Willkommens-E-Mail

Alle Interaktionen des Gast Mitglieds erfolgen über den e-Mail-Posteingang. Sie können nicht auf die Gruppen Website zugreifen, können aber Kalendereinladungen erhalten, an e-Mail-Unterhaltungen teilnehmen, und wenn der Administrator die Einstellung aktiviert hat, können Sie freigegebene Dateien über einen Link oder eine Anlage öffnen.

Alle Gruppen-e-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen, die der Gast empfängt, enthalten eine Erinnerung zur Verwendung von "alle Antworten" in Antworten auf die Gruppe sowie Links zum Anzeigen von Gruppendateien und verlassen der Gruppe. Hier ist ein Beispiel:

Alle E-Mails, die der Gast von Gruppenmitgliedern erhält, enthalten eine Fußzeile mit Anweisungen und Links.

In der folgenden Tabelle sind die Aktionen zusammengefasst, die von Gästen ausgeführt bzw. nicht ausgeführt werden können.

Funktion

Für Gastbenutzer zulässig?

Erstellen einer Gruppe

Nein

Hinzufügen/Entfernen von Gruppenmitgliedern

Nein

Löschen einer Gruppe

Nein

Beitreten zu einer Gruppe

Ja, durch Einladung

Beginnen einer Unterhaltung

Ja

Antworten auf eine Unterhaltung

Ja

Suchen nach einer Unterhaltung

Ja

@Erwähnung einer Person in der Gruppe

Nein

Anheften/Favorisieren einer Gruppe

Nein

Löschen einer Unterhaltung

Ja

Kommentieren von Nachrichten mit "Gefällt mir"

Nein

Verwalten von Besprechungen

Nein

Anzeigen des Gruppenkalenders

Nein

Ändern von Kalenderereignissen

Nein

Hinzufügen eines Gruppenkalenders zu einem persönlichen Kalender

Nein

Anzeigen und Bearbeiten von Gruppendateien

Ja, wenn vom Mandantenadministrator aktiviert

Zugriff auf das OneNote-Gruppennotizbuch

Ja, über einen Link von Gruppenmitgliedern

Durchsuchen von Gruppen

Nein

Häufig gestellte Fragen

Bei einem Gast handelt es sich um eine Person, die kein Mitarbeiter, Student oder Mitglied Ihrer Organisation ist. Sie verfügen nicht über ein Firmen-oder Schulkonto in Ihrer Organisation.

Nein. Nur Personen außerhalb Ihrer Organisation, z. B. Partner oder Berater, können als Gäste hinzugefügt werden. Sie können Personen innerhalb Ihrer Organisation einladen, als reguläre Gruppenmitglieder beizutreten.

Ja, das können Sie. Externe e-Mail-Kontakte sind Kontakte, die in ihrer globalen organization's's-Adressliste aufgelistet sind. Ein Beispiel für diese Art von Kontakt ist ein Anbieterunternehmen, das regelmäßig Dienstleistungen für Ihre Organisation bereitstellt.

Ihr Administrator muss das gastfeature aktivieren, bevor Sie Gäste hinzufügen können. Wenn die Meldung angezeigt wird, dass der Administrator Sie kontaktieren kann, ist es wahrscheinlich, dass das gastfeature noch nicht aktiviert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Office 365-Gruppen .

Gastmitglieder können Nachrichten, die mit der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) geschützt sind, nicht anzeigen.

Möglicherweise erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht, wenn Sie auf eine Gruppennachricht mit einer e-Mail-Adresse Antworten, die sich von der Person unterscheidet, die Sie bei ihrem Beitritt oder der Gruppe hinzugefügt haben. Wenn Sie beispielsweise der Gruppe als seanc@contoso.com beigetreten sind, aber versuchen, in Ihrem Posteingang von seanc@service.contoso.com aus auf eine Gruppennachricht zu antworten, erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht.

Nein. Sie können Office 365-Gruppendateien nur für Gäste freigeben, die eingeladen wurden, der Gruppe beizutreten.

Eine moderne Anlage ist eine Datei, die auf OneDrive for Business gespeichert ist. Ein Link wechselt zu allen Empfängern. Da die Datei in der Cloud gespeichert ist, können alle Empfänger die Datei lesen und bearbeiten, ohne einzelne Kopien abstimmen zu müssen.

In einer Office 365-Gruppe werden moderne Anlagen nur für Mitglieder der Gruppe freigegeben. Wenn eine Nachricht mit einer modernen Anlage an ein Gastmitglied in der Gruppe weitergeleitet wird, kann Sie nach der Anmeldung mit einem Benutzernamen und einem Kennwort auf die Anlage zugreifen. Wenn die Nachricht an eine Person weitergeleitet wird, die kein Mitglied der Gruppe ist, kann diese Person die Anlage nicht öffnen.

Gäste empfangen möglicherweise aus mehreren Gründen keine Gruppenunterhaltungen. Informationen dazu finden Sie unter Gastbenutzer empfangen keine Gruppenunterhaltung.

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