Freigeben von Microsoft Office SharePoint Online-Dateien oder -Ordnern

Freigeben von Microsoft Office SharePoint Online-Dateien oder -Ordnern

Die Dateien, die Sie auf einer SharePoint-Website speichern, sind in der Regel für alle Personen mit Berechtigungen für die Website verfügbar, aber Sie möchten möglicherweise bestimmte Dateien oder Ordner für Personen freigeben, die sonst keinen Zugriff auf die Website haben. Wenn Sie Dateien und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob andere Personen sie bearbeiten oder nur anzeigen dürfen. Sie können jederzeit sehen, für wen eine SharePoint-Datei freigegeben ist, und die Freigabe von SharePoint-Dateien oder-Ordnern beenden oder die Berechtigungen ändern.

(Möchten Sie die gesamte Website freigeben?)

Freigeben einer Datei oder eines Ordners

Hier erfahren Sie, wie Sie Dateien oder Ordner in SharePoint freigeben:

  1. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie freigeben möchten, und wählen Sie Freigeben aus.

    Screenshot des Dialogfelds für die Freigabe mit einem Freigabelink für Personen innerhalb der Organisation

  2. Optional Klicken Sie auf die Dropdownliste, um den Verknüpfungstyp zu ändern. Der Detailbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Person, die auf den Link zugreifen kann, und die Festlegung ändern, ob die jeweilige Person das freigegebene Element bearbeiten kann.

    Optionen für Wer soll auf diesen Link zugreifen können (diese Optionen variieren je nach den Administratoreinstellungen):

    • Jeder ermögicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.

      Hinweis: Diese Option steht in SharePoint Server 2019 nicht zur Verfügung.

    • Personen in <Ihrer Organisation> ermöglicht jeder Person in Ihrer Organisation im Besitz des Links Zugriff auf die Datei, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde.

    • Personen mit vorhandenem Zugriff kann von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemand einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat. 

    • Bei Bestimmte Personen erhalten nur die angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Ihre Personen Ihre Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.

    Hinweis: Wenn eine Freigabeoption abgeblendet ist, haben die Administratoren Ihrer Organisation Sie möglicherweise eingeschränkt. So können Sie beispielsweise die Option " jeder " deaktivieren, um zu verhindern, dass verwendbare Links an andere Personen weitergeleitet werden.

    Standardmäßig ist Bearbeiten zulassen aktiviert. Wenn andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

    Klicken Sie abschließend auf Anwenden.

  3. Geben Sie die Namen der Personen, die Sie für Ihre Freigabe vorgesehen haben, und bei Bedarf eine Nachricht ein.

  4. Wenn Sie bereit sind, den Link zu senden, klicken Sie auf Senden.

Hinweis: Wenn Sie eine Datei freigeben und die Outlook -Option auswählen, können Sie in der e-Mail-Nachricht nur einen Link zu der Datei einfügen. Wenn Sie die eigentliche Datei anfügen möchten, müssen Sie eine lokale Kopie von SharePoint herunterladen und dann die Datei an die e-Mail anfügen.

Abrufen eines Links zu einer Datei oder einem Ordner, den Sie kopieren können

Eine weitere Möglichkeit zum Freigeben ist das Abrufen eines Links zu einer Datei oder einem Ordner, den Sie kopieren und in eine SMS oder auf einer Website einfügen können. Personen, für die Sie diese Links freigeben, können Ihren Link auch an andere Personen weiterleiten.

  1. Klicken Sie in SharePoint auf Link kopieren. Der Link wird automatisch in die Zwischenablage kopiert.

    Screenshot: Dialogfeld "Link kopieren"

  2. Optional Klicken Sie auf die Dropdownliste, um den Verknüpfungstyp zu ändern. Der Detailbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Person, die auf den Link zugreifen kann, und die Festlegung ändern, ob die jeweilige Person das freigegebene Element bearbeiten kann.

    Optionen für Wer soll auf diesen Link zugreifen können (diese Optionen variieren je nach den Administratoreinstellungen):

    • Jeder ermögicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.

    • Personen in <Ihrer Organisation> ermöglicht jeder Person in Ihrer Organisation im Besitz des Links Zugriff auf die Datei, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde.

    • Personen mit vorhandenem Zugriff kann von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Die Berechtigungen für das Element werden nicht geändert. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemand einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat. 

    • Bei Bestimmte Personen erhalten nur die angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Ihre Personen Ihre Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.

    Standardmäßig ist Bearbeiten zulassen aktiviert. Wenn andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dies kann durch Auswählen der Option zum Blockieren des Downloadsweiter eingeschränkt werden, was bedeutet, dass eine lokale Kopie nicht gespeichert werden kann.

    Klicken Sie abschließend auf Anwenden.

  3. Fügen Sie den Link (mit STRG+V) an der gewünschten Stelle ein, z. B. in einer SMS oder auf einer Website.

Hinweise: 

  • Die durch einen Freigabelink erteilte Berechtigung dauert nur so lange, wie der Link besteht. Wird beispielsweise ein Link deaktiviert, wird der Zugriff widerrufen (obwohl Personen möglicherweise auf anderem Weg auf die Datei zugreifen können).

  • Wenn Bearbeiten zulassen ausgewählt wird, ist Folgendes möglich: Personen in Ihrer Organisation können, nachdem sie sich angemeldet haben, die Dateien bearbeiten, kopieren oder herunterladen. Wenn Bearbeiten zulassen nicht ausgewählt wird, können Personen in Ihrer Organisation die Dateien anzeigen und sie möglicherweise kopieren oder herunterladen.

  • Websiteadministratoren können die Freigabe einschränken, sodass nur Besitzer Dateien und Websites freigeben können.

  • Wenn Websiteadministratoren die Freigabe nicht für Websitebesitzer eingeschränkt haben, kann jeder Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen für eine Datei oder einen Ordner die Datei oder den Ordner für andere Personen freigeben, indem er auf Link Freigeben oder Kopierenklickt. Benutzer, die nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten verfügen, können den Link Kopieren verwenden, um einen Link zu erhalten, der für Benutzer funktioniert, die bereits über Berechtigungen für die Datei oder den Ordner verfügen.

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