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Freigeben von Kalendern in Office 365

Wir nehmen Verbesserungen bei der übergreifenden Synchronisierung geteilter Kalender in Ihren Office 365-Anwendungen vor. Dieser Artikel ist für IT-Administratoren bestimmt und soll ihnen helfen, die bevorstehenden Änderungen zu verstehen.

Diese Verbesserungen sind nur für Kalender geplant, die zwischen Personen geteilt werden, die Exchange Online verwenden. Es gibt keine Änderungen an geteilten Kalendern, wenn der Kalender einer Person lokal in Exchange gehostet ist.

Wenn alle Verbesserungen abgeschlossen sind, erwartet IT-Administratoren und die Benutzer ihres Unternehmens Folgendes:

Diese Verbesserungen werden im Laufe des kommenden Jahres implementiert. Dieser Artikel legt den Schwerpunkt auf die heute bereits verfügbaren Änderungen und nennt Details zu Plänen für die Zukunft. Eine schnelle Momentaufnahme von Zeitplänen finden Sie unter Zeitachse der clientweiten Verbesserungen für Kalender weiter unten in diesem Artikel.

Sie sind kein IT-Administrator? Wenn Sie kein IT-Administrator sind und nur nach Anweisungen suchen, wie Sie einen Kalender teilen oder delegieren können, lesen Sie die folgenden Artikel:

Teilen eines Kalenders

Die erste Verbesserung besteht darin, dass Benutzer ihren Kalender aus einer beliebigen Version von Outlook teilen können und in allen Versionen die gleichen Berechtigungsoptionen erhalten. Die Tabelle zeigt den aktuellen Stand der Arbeit, um Ihnen das Teilen von Kalendern zu erleichtern.

Outlook-Anwendung

Kann einen Kalender teilen

Einheitliche und einfache Berechtigungen bei der Freigabe

Hinweise

Outlook für PC

Verfügbar ab Version 1805.

Outlook für Mac

Verfügbar ab Version 16.23.326.1.

Outlook im Web

Outlook für iOS

Outlook für Android

Outlook-Kalender für Windows 10

✔ Siehe "Hinweise"

Die Freigabe eines Kalenders ist nur für Windows 10 auf dem PC aktiviert und wird nicht für Windows 10 Mobile freigegeben.

Akzeptieren eines geteilten Kalenders

Die zweite Verbesserung besteht darin, dass Benutzer geteilte Kalendereinladungen in jeder Outlook-Anwendung komfortabel akzeptieren können und diese geteilten Kalender auf all ihren Geräten angezeigt werden. Die Tabelle zeigt den aktuellen Stand der Arbeit, um Ihnen das Akzeptieren von geteilten Kalendereinladungen zu erleichtern.

Outlook-Anwendung

Kann einen geteilten Kalender akzeptieren

Das Akzeptieren des geteilten Kalenders bewirkt dessen Synchronisierung auf alle Geräte

Hinweise

Outlook für PC

Verfügbar ab Version 1805.

Outlook für Mac

Verfügbar ab Version 16.23.326.1.

Outlook im Web

Outlook für iOS

Outlook für Android

Outlook-Kalender für Windows 10Kalender für Windows 10

✔ Siehe "Hinweise"

Diese Option ist noch nicht für alle Windows 10 Mobile-Benutzer aktiviert.

Synchronisieren und Bearbeiten geteilter Kalender

Die dritte Verbesserung besteht darin, dass Benutzer alle ihre geteilten Kalender auf jedem Gerät und in jeder Kalenderanwendung anzeigen können. Wenn jemand einen geteilten Kalender ändert, sehen alle anderen Personen, mit denen der Kalender geteilt wurde, die Änderungen unverzüglich. Benutzer werden außerdem verbesserte Leistung beim Anzeigen und Bearbeiten von geteilten Kalendern bemerken. Das Verwenden eines geteilten Kalenders wird so ebenso schnell und zuverlässig wie das Verwalten der eigenen Kalender eines Benutzers.

Wenn Benutzer heute ihren Kalender mit Personen teilen, wird sie nach dem Akzeptieren der Einladung die verbesserte Benutzeroberfläche für freigegebene Kalender angezeigt. Wenn sie ihren Kalender jedoch mit Personen geteilt haben, bevor diese Änderungen aktiviert wurden, werden diese Verbesserungen nicht automatisch angezeigt.

Um bestehende geteilte Kalender auf die neue Umgebung für geteilte Kalender zu aktualisieren, bitten Sie die Benutzer, den Anweisungen in Aktualisieren eines vorhandenen geteilten Kalenders auf das neue Modell später in diesem Artikel zu folgen. Nachdem die Benutzer auf das neue Modell aktualisiert haben, werden die geteilten Kalender mit ihren Mobiltelefonen synchronisiert. Zukünftig erfolgt das Upgrade von vorhandenen geteilten Kalendern automatisch, aber bisher wurde für diesen automatischen Upgradevorgang kein Zeitplan festgelegt.

Wenn sofortige Synchronisierung aktiviert ist, zeigt ein geteilter Kalender die von anderen vorgenommenen Änderungen sofort an. Aktuell unterstützen noch nicht alle Typen von geteilten Kalendern sofortige Synchronisierung. In den folgenden Abschnitten werden die Typen von geteilten Kalendern und Kalenderanwendungen behandelt, die die sofortige Synchronisierung unterstützen.

Sofortige Synchronisierung ist nur aktiviert, wenn sich beide Benutzer im gleichen Office 365-Mandanten befinden oder der Kalender von einem Outlook.com-Benutzer geteilt wird.

Die Tabelle unten enthält weitere Details zu den Konfigurationstypen, die die sofortige Synchronisierung unterstützen. Zukünftig ist sofortige Synchronisierung für alle Kalender aktiviert, die zwischen Office 365- und Outlook.com-Benutzern geteilt werden.

Kalenderbesitzer

Empfänger des geteilten Kalenders

Sofortige Synchronisierung aktiviert

Anmerkungen

Office 365

Office 365
(gleicher Mandant)

Derzeit erfolgt die Sofortsynchronisierung nur, wenn der Kalender direkt mit dem Empfänger geteilt wird.

Verfügt der Empfänger über Berechtigungen über den Standardorganisationsbenutzer, erhält der Empfänger keine Sofortsynchronisierungsupdates. Wir arbeiten derzeit daran, dies zu ändern. Für diese Empfänger erfolgt die Synchronisierung ungefähr alle drei Stunden.

Office 365

Office 365
(verschiedener Mandant)

Die Synchronisierung erfolgt ungefähr alle drei Stunden.

Wenn das externe Teilen von Kalendern für den Mandanten des Kalenderbesitzers nicht zulässig ist, wird der Kalender behandelt, als ob er mit einem Benutzer eines Drittanbieters geteilt wäre.

Office 365

Outlook.com oder
Drittanbieterdienst wie Gmail.com

Diese Konfiguration generiert derzeit eine ICS-URL (Internet Calendar Subscription, Internetkalenderabonnement). Der Empfänger des geteilten Kalenders fügt den Kalender mithilfe der ICS-URL hinzu, und der Zeitablauf der Synchronisierung wird vom Kalenderdienst des Empfängers bestimmt.

Wenn sich der Empfänger beispielsweise in Outlook.com befindet, wird der Kalender ungefähr alle drei Stunden aktualisiert. Wenn sich der Empfänger in Gmail.com befindet, wird der Kalender etwa alle 24–48 Stunden aktualisiert.

Outlook.com

Outlook.com

Outlook.com

Office 365

Outlook.com

Drittanbieterdienst wie Gmail.com

Diese Konfiguration generiert derzeit eine ICS-URL. Der Empfänger fügt den Kalender mithilfe der ICS-URL hinzu, und der Zeitablauf der Synchronisierung wird vom Kalenderdienst des Empfängers bestimmt.

Wenn sich der Empfänger beispielsweise in Outlook.com befindet, wird der Kalender ungefähr alle drei Stunden aktualisiert. Wenn sich der Empfänger in Gmail.com befindet, wird der Kalender etwa alle 24–48 Stunden aktualisiert.

Die Tabelle unten enthält weitere Details zu den Anwendungen, die die sofortige Synchronisierung unterstützen.

Anwendung

Unterstützt sofortige Synchronisierung

Hinweise

Outlook für PC

Noch nicht verfügbar; siehe "Hinweise".

Das Rollout der sofortigen Synchronisierung für Office 365-Benutzer im Kanal mit monatlichen Updates wird in 2019 erwartet.

Outlook für Mac

Verfügbar ab Version 16.23.326.1.

Outlook im Web

Outlook für iOS

Outlook für Android

Outlook-Kalender für Windows 10

REST-Anwendungen

Exchange ActiveSync-Anwendungen

Hinweis: Exchange Für die Web Services-API (EWS) ist keine Unterstützung der sofortigen Synchronisierung vorgesehen.

Um die sofortige Synchronisierung zu verwenden, muss der geteilte Kalender für die sofortige Synchronisierung aktiviert sein, und die Kalenderanwendung muss aktualisiert werden.

Wenn der geteilte Kalender für die sofortige Synchronisierung aktiviert ist und der Benutzer ihn in Outlook im Web, Outlook für iOS oder Outlook für Android anzeigt, wird das neue Synchronisierungsverhalten verwendet.

Zeigt der Benutzer den geteilten Kalender auf Outlook für Mac an, sieht er die neue Synchronisierungsumgebung, wenn der Kalender durch Annehmen einer Einladung zum Teilen hinzugefügt wurde. Hat der Benutzer den geteilten Kalender jedoch über Datei > Ordner eines anderen Benutzers öffnen oder als Stellvertreterkonto hinzugefügt, wird die alte Synchronisierungsumgebung angezeigt. Änderungen werden in Outlook im Web, Outlook für iOS und Outlook für Android möglicherweise schneller angezeigt.

Zeigt der Benutzer den geteilten Kalender in Outlook für PC an, wird die alte Synchronisierungsumgebung angezeigt, unabhängig davon, wie der Kalender hinzugefügt wurde. Aktuell können Änderungen für den gleichen geteilten Kalender in Outlook im Web, Outlook für iOS, Outlook für Android und Outlook für Mac schneller angezeigt werden als in Outlook für PC.

Technische Details der Verbesserungen für geteilte Kalender

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie diese Verbesserungen erreicht wurden und was sich in der Architektur geteilter Kalender in Office 365 geändert hat.

Terminologie

Hier einige Begriffe, die wir in der folgenden Erläuterung verwenden:

  • Geteilter Kalender: Ein Kalender, der mit Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Delegieren geteilt wurde

  • Besitzer: Die Person, von der der Kalender geteilt wurde

  • Empfänger: Die Person, ,mit der der Kalender geteilt wurde

  • Altes Modell: Das bisherige Verhalten von geteilten Kalendern

  • Neues Modell: Das neue Verhalten von geteilten Kalendern

Diese Verbesserungen werden nur für Kalender angewendet, die zwischen Benutzern Exchange Online geteilt werden. Es gibt keine Änderungen an geteilten Kalendern, wenn der Kalender eines beteiligten Benutzers lokal in Exchange gehostet ist.

Attribut

Altes Modell

Neues Modell

Wie wird der geteilte Kalender gespeichert

Ein Eintrag (ähnlich einem Link) wird im Postfach des Empfängers gespeichert. Der Eintrag verweist auf das Postfach des Besitzers, speichert aber keine Kalenderdaten im Postfach des Empfängers.

Im Postfach des Empfängers wird ein neuer Kalender erstellt, und dieser Kalender enthält eine Kopie des Kalenders des Besitzers (mit einem Anfangsdatum ein Jahr vor dem Annahmedatum).

Wie greift der Empfänger auf den geteilten Kalender zu

Lese- und Schreibvorgänge direkt aus dem Postfach des Besitzers

Lese- und Schreibvorgänge aus der lokalen Kopie des geteilten Kalenders, der im eigenen Postfach des Empfängers gespeichert ist.

Wie synchronisiert der geteilte Kalender Änderungen

Die Anwendung fragt periodisch das Postfach des Besitzers nach Änderungen ab und synchronisiert sie.

Der Dienst synchronisiert Änderungen unverzüglich zur lokalen Kopie des Empfängers. Dadurch wird eine Pushbenachrichtigung an die Anwendung ausgelöst, die die Änderungen sofort synchronisiert.

Anwendungen, die der Empfänger für den Zugriff auf den geteilten Kalender verwenden kann

  • Outlook für PC

  • Outlook für Mac

  • Outlook im Web

  • Outlook für PC

  • Outlook für Mac

  • Outlook im Web

  • Outlook für iOS

  • Outlook für Android

  • Outlook-Kalender für Windows 10

  • Alle REST- und EAS-Anwendungen

Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen, die sich in den nach dem neuen Modell geteilten Kalendern unterscheiden weiter unten in diesem Artikel.

Benutzer, die die Einladung zu einem neuen geteilten Kalender über eine aktualisierte Version von Outlook akzeptieren, steigen automatisch in die Verwendung des neuen Modells für das Teilen des Kalenders ein.

Für einen Benutzer besteht die einfachste Möglichkeit festzustellen, ob er bereits in den Genuss der Verbesserungen kommt (also das neue Modell für das Teilen des Kalenders nutzt) darin, zu überprüfen, ob der geteilte Kalender auf seinem Mobiltelefon angezeigt wird. Ist das der Fall, wurde das Upgrade des geteilten Kalenders auf das neue Modell bereits ausgeführt.

Wenn Sie lieber MFCMapi verwenden, müssten Sie bestätigen, dass folgende Punkte zutreffen:

  • In der Kalender-Teilstruktur wird ein lokaler Ordner für den geteilten Kalender angezeigt.

  • Es ist ein Eintrag in der Tabelle "Allgemeine Ansichten" > "Zugeordnete Inhalte" vorhanden. Der Name der benannten Eigenschaft des Eintrags lautet „SharingCalendarGroupEntryAssociatedLocalFolderId“, und sie verweist auf die ID des lokalen Ordners für geteilte Kalender.

Damit geteilte Kalender von diesen Verbesserungen profitieren, sollten Benutzer den geteilten Kalender unter Verwendung einer der beiden unten beschriebenen Methoden neu erstellen:

  1. Den Kalenderbesitzer bitten, den Kalender erneut mit dem Benutzer zu teilen. Dies kann der Benutzer in jeder Outlook-Anwendung tun, beispielsweise Outlook für iOS oder Outlook für Android. Der Benutzer sollte dann die Einladung zum geteilten Kalender mit einer aktualisierten Version von Outlook akzeptieren. Es ist wichtig, dass der Benutzer die Einladung von einer aktualisierten Version von Outlook akzeptiert. Wenn der Benutzer die Einladung mithilfe einer älteren Version von Outlook akzeptiert, wird der geteilte Kalender nicht mit diesen Verbesserungen versehen. Vorhandene geteilte Kalender brauchen vor dem erneuten Akzeptieren nicht entfernt zu werden.

  2. Den Kalender von Outlook für iOS oder Outlook für Android öffnen. Diese Option erfordert nicht, dass der Besitzer den Kalender erneut teilt. Der Benutzer muss lediglich Outlook für iOS oder Outlook für Android verwenden, um den geteilten Kalender hinzuzufügen, und der Kalender wird automatisch aktualisiert. Die Option zum Hinzufügen eines geteilten Kalenders ist unter dem Kalendermodul verfügbar: Klicken Sie auf das Profilbild oben links, um die Liste der Kalender anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) oben links, und wählen Sie Geteilte Kalender hinzufügen.

    Hinweis: Wenn Sie einen geteilten Kalender öffnen, indem Sie das Verzeichnis des Kalenderbesitzers durchsuchen, wird der Kalender über das alte Modell für das Teilen hinzugefügt.

Zukünftig wird für geteilte Kalender ein Upgrade auf das neue Modell unabhängig von der vom Benutzer ausgewählten Methode durchgeführt. Dafür gibt es jedoch noch keinen Zeitplan.

Methoden zum Synchronisieren von geteilten Kalendern

In diesem Abschnitt wird erläutert, wo und wann die sofortige Synchronisierung im aktuellen Stand unserer Arbeit stattfindet. In der folgenden Tabelle sind die Synchronisierungsarten aufgeführt, die für geteilte Kalender im neuen Modell bestehen.

Aktualisierungsmethode

Wie Änderungen synchronisiert werden

Unterstützte Kalender (aktuell)

Sofortige Aktualisierungen

Änderungen werden sofort synchronisiert. Dies gilt für Kalender, die zwischen Benutzern im gleichen Office 365-Mandanten oder von einem Outlook.com-Benutzer geteilt wurden.

  • Von einem Outlook.com-Benutzer mit einem Outlook.com- oder Office 365-Benutzer geteilt.

  • Direkt zwischen Office 365-Benutzern im gleichen Mandanten geteilt.

Regelmäßige Aktualisierungen

Änderungen werden in regelmäßigen Abständen (in den meisten Fällen innerhalb von drei Stunden) synchronisiert. Empfänger können die Änderungen in einem geteilten Kalender nicht sofort sehen, die Kopie wird aber alle paar Stunden aktualisiert.

  • Indirekt zwischen Office 365-Benutzern im gleichen Mandanten geteilt (mithilfe von Standardbenutzerberechtigungen oder über eine Sicherheitsgruppe mit mehr als 100 Mitgliedern).

  • Zwischen Office 365-Benutzern in verschiedenen Mandanten geteilt, mit aktivierter externer Freigabe.

ICS-Abonnement

Beim Teilen des Kalenders wird eine ICS-URL (Internet Calendar Subscription, Internetkalenderabonnement) erstellt. Empfänger können diese URL verwenden, um den geteilten Kalender einem beliebigen verwendeten Kalenderdienst hinzuzufügen. Bei ICS-URLs entscheidet der Kalenderdienst des Empfängers darüber, wann der Kalender synchronisiert wird, um neue Aktualisierungen zu erhalten. Wenn es sich bei dem Empfänger um einen Outlook.com-Benutzer handelt, erfolgt die Synchronisierung ungefähr alle drei Stunden.

  • Zwischen Office 365-Benutzern in verschiedenen Mandanten geteilt, mit deaktivierter externer Freigabe.

  • Von einem Office 365-Benutzer mit einem Outlook.com-Benutzer geteilt.

  • Von einem Office 365- oder einem Outlook.com-Benutzer mit jemandem geteilt, der einen Kalenderdienst eines Drittanbieters verwendet, wie etwa Gmail.

Einem Benutzer kann auf eine von drei Arten Zugriff auf einen geteilten Kalender erteilt werden:

  • Direkte Berechtigungen: Der Kalenderbesitzer teilt direkt mit dem Empfänger, und der Empfänger wird einzeln in der Berechtigungsliste des Kalenderbesitzers aufgeführt.

  • Gruppenberechtigungen: Der Kalenderbesitzer teilt den Kalender mit einer Sicherheitsgruppe, bei der der Empfänger Mitglied ist.

  • Standardberechtigungen: Der Kalenderbesitzer hat eine Standardberechtigung für Benutzer innerhalb der gleichen Organisation festgelegt, und der Empfänger hat über die Standardberechtigung Zugriff.

Aktuell ist die sofortige Synchronisierung nur für direkte Berechtigungen und für Gruppenberechtigungen aktiviert, wenn die Gruppengröße unter 100 liegt. Zukünftig wird die Synchronisierung für alle drei Berechtigungstypen aktiviert. Wenn der Benutzer den Kalender mit mehr als 500 Empfängern geteilt hat (eine Person oder eine Gruppe zählt jeweils als ein Empfänger), wird die sofortige Synchronisierung nicht aktiviert.

Die sofortige Synchronisierung wird für die Freigabe außerhalb Ihres Mandanten zurzeit noch nicht unterstützt. Sie können in diesen Konfigurationen zwar teilen, die Synchronisierung erfolgt jedoch in regelmäßigen Abständen. Es gibt zwei Arten von mandantenübergreifender Freigabe:

  • Office 365 für einen anderen Office 365-Benutzer (wenn externe Freigabe aktiviert ist)

    Ein vollständig geteilter Kalender wird erstellt, die Synchronisierung erfolgt jedoch nur ungefähr alle drei Stunden. Sofortige Synchronisierung wird auf längere Sicht für dieses Setup aktiviert.

  • Office 365 für einen Outlook.com-Benutzer. Wenn die externe Freigabe deaktiviert ist, fällt das Freigeben für einen anderen Office 365-Benutzer ebenfalls in diese Gruppe.

    Bei der Freigabe wird eine ICS-URL erstellt, die vom Empfänger dafür verwendet werden kann, sie einem beliebigen Kalenderdienst hinzuzufügen. Bei einem ICS-Abonnement entscheidet der Kalenderdienst des Empfängers darüber, wann die Synchronisierung des ICS-Abonnements für den Empfang neuer Aktualisierungen erfolgt. Wenn es sich bei dem Empfänger um einen Outlook.com- oder Office 365-Benutzer handelt, erfolgt die Synchronisierung ungefähr alle drei Stunden.

Beim Teilen mit einem Benutzer in einem externen Dienst, wie etwa Gmail, handelt es sich eine andere Art der Kalenderfreigabe. In diesen Szenarien wird eine ICS-URL (Internet Calendar Subscription, Internetkalenderabonnement) generiert, die auf den Kalender des Besitzers verweist. Empfänger können diese URL verwenden, um den Kalender in einem Webbrowser anzuzeigen oder ihn ihrem eigenen Kalenderdienst hinzuzufügen, indem sie ihm mithilfe der ICS-URL einen Internetkalender hinzufügen. Bei ICS-Abonnements entscheidet der Kalenderdienst des Empfängers darüber, wann die Synchronisierung des ICS-Abonnements für den Empfang neuer Aktualisierungen erfolgt. Wenn es sich bei dem Empfänger um einen Outlook.com-Benutzer handelt, erfolgt die Synchronisierung ungefähr alle drei Stunden. Wenn der Empfänger einen anderen Kalenderdienst verwendet, wie etwa Gmail.com, erfolgt die Synchronisierung möglicherweise weniger häufig.

Funktionen, die sich in den nach dem neuen Modell geteilten Kalendern unterscheiden

Geteilte Kalender, die das neue Modell verwenden, unterscheiden sich vom alten Modell in mehreren Funktionsbereichen, darunter Erinnerungen, Berechtigungen, delegierte Besprechungen und Drittanbieterclients.

In der ersten Phase des verbesserten Teilens von Kalendern wird Empfängern für geteilte Kalenderelemente immer „Erinnerung=Keine“ angezeigt, unabhängig vom tatsächlichen Wert für die Erinnerung für ein Element. Wenn ein Empfänger mit Bearbeitungszugriff versucht, die Erinnerung für ein geteiltes Kalenderelement zu ändern, wird der neue Erinnerungswert nur lokal für den Empfänger gespeichert, aber nicht für den Besitzer.

Erinnerungen im alten Modell: Im alten Freigabemodell griff der Empfänger direkt auf das Postfach des Kalenderbesitzers zu. Daher bekam der Empfänger beim Anzeigen eines Kalenderelements den gleichen Wert für die Erinnerung angezeigt wie der Besitzer. Outlook-Clients konnten ermitteln, bei welchen Kalendern es sich um geteilte Kalender handelte, daher zeigten sie für geteilte Kalenderelemente keine Popuperinnerung an.

Geändertes Verhalten im neuen Modell: Im neuen Modell für das Teilen ist der geteilte Kalender lokal im Postfach des Empfängers gespeichert. Wenn mobile Anwendungen diese geteilten Kalender synchronisieren, überprüfen sie daher nicht unbedingt in jedem Fall, ob es sich um geteilte Kalender handelt. In diesen Fällen haben wir festgestellt, dass beim Synchronisieren des tatsächlichen Werts für die Erinnerung zu einem Empfänger, der einen EAS- oder REST-Client eines Drittanbieters verwendet, der Empfänger mit Erinnerungen für die Besprechungen anderer Personen überflutet wurde. Wir untersuchen Möglichkeiten, das Verhalten bei Erinnerungen zu verbessern, ohne die Funktionalität von Drittanbieterclients auszuhebeln.

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele dafür, wie sich Erinnerungen in den alten und neuen Modellen geteilter Kalender unterscheiden.

Szenario

Dem Besitzer angezeigter Erinnerungswert

Dem Empfänger im ALTEN Freigabemodell angezeigter Erinnerungswert

Dem Empfänger im NEUEN Freigabemodell angezeigter Erinnerungswert

Der Kalenderbesitzer erstellt eine Besprechung im geteilten Kalender mit einer 30-Minuten-Erinnerung

30 Minuten

30 Minuten

Keine

Der Kalenderempfänger erstellt eine Besprechung im geteilten Kalender mit einer 30-Minuten-Erinnerung

30 Minuten (und die Teilnehmer empfangen eine Besprechung mit einer 30-Minuten-Erinnerung)

30 Minuten

Keine

Der Kalenderempfänger bearbeitet eine vorhandene Besprechung im geteilten Kalender, um eine 60-Minuten-Erinnerung zu erhalten

60 Minuten (bei Bearbeitung im ALTEN Modell)

30 Minuten (bei Bearbeitung im NEUEN Modell)

60 Minuten

60 Minuten (der Empfänger empfängt 60 Minuten vor dem Beginn der Besprechung eine Popuperinnerung)

In der Vergangenheit gab es keine einheitlichen Optionen für Berechtigungsstufen bei verschiedenen Outlook-Clients. Im Rahmen dieser Verbesserungen werden bei aktualisierten Outlook-Clients vereinfachte und einheitliche Optionen für Berechtigungsstufen für die Freigabe angezeigt.

Alte Berechtigungsstufen

Vereinfachte Berechtigungsstufen

Nicht geteilt

Nicht geteilt

Keine

Keine

Frei/Gebucht-Zeit

Nur Verfügbarkeit

Kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin

Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort

Eingeschränkte Details

Kann Titel und Speicherorte anzeigen

Bearbeiter

Alle Details

Kann alle Details anzeigen

Editor

Kann bearbeiten

Besitzer

Veröffentlichender Bearbeiter

Veröffentlichender Autor

Autor

Nicht bearbeitender Autor

Mitwirkender

Benutzerdefiniert

Benutzerdefiniert

Delegieren

Delegieren

Wenn der Besitzer Outlook im Web, Outlook für iOS, Outlook für Android oder Outlook für Mac verwendet, um Berechtigungen zu ändern, wird die Kopie des Kalenders des Empfängers sofort auf die neue Berechtigungsstufe zurück synchronisiert.

Wenn der Besitzer eine andere Anwendung zum Ändern der Berechtigungen verwendet, wird der Kalender irgendwann innerhalb der nächsten Stunden erneut synchronisiert, jedoch erfolgt dies nicht sofort.

Wenn der Besitzer die Berechtigungen einer anderen Person im Kalender entfernt, wird diese Aktion innerhalb weniger Stunden erkannt. Dann geschieht eins von drei Dingen:

  • Wenn sich der Empfänger in der gleichen Organisation befindet und der Kalenderbesitzer den Benutzer "Meine Organisation" (Standard) auf eine andere Berechtigung als "Keine" festgelegt hat, wird der Kalender des Empfängers aktualisiert und entspricht dann der Berechtigungsstufe des Standardbenutzers. Der geteilte Kalender verbleibt im neuen Modell, weist aber möglicherweise eine andere Berechtigungsstufe auf.

  • Wenn sich der Empfänger in der gleichen Organisation befindet und der Kalenderbesitzer seinen Kalender nicht mit dem Standardbenutzer „Meine Organisation“ teilt, wird der geteilte Kalender aus dem Postfach des Empfängers entfernt. Der Empfänger sieht den geteilten Kalender nicht mehr in seiner Kalenderliste.

  • Wenn sich der Empfänger in einer anderen Organisation befindet, wird die Synchronisierung des geteilten Kalenders beendet, der Kalender aber nicht entfernt.

Stellvertretungen konnten delegierte Besprechungsnachrichten schon immer auf ihren Mobiltelefonen anzeigen, da die Einladungen von ihren Postfächern empfangen wurden. In der Vergangenheit hatten Stellvertretungen jedoch keinen Hinweis darauf, ob eine Besprechungseinladung an sie selbst oder eine der Personen gerichtet war, dessen Stellvertretung sie waren.

Um dieses Szenario besser zu unterstützen, verfügen Outlook für iOS und Outlook für Android über Zusätze der Benutzeroberfläche, die deutlich machen, für wen eine Besprechungseinladung bestimmt ist. Beachten Sie z. B. "Empfangen für Jan Sachweh" in den folgenden Screenshots. Dies bedeutet, dass die Einladung und die E-Mail nicht für die Stellvertretung, sondern für Jan bestimmt sind.

Screenshot des Bildschirms eines Mobilgeräts mit Kalender-Einladungselement. Screenshot des Bildschirms eines Mobilgeräts mit E-Mail-Element.

Das neue Modell der Kalenderfreigabe unterscheidet sich bei E-Mail-Clients von Drittanbietern in einigen Szenarien, die im Folgenden beschrieben werden.

  • Bei EAS-Clients wird für Empfänger mit schreibgeschützten Berechtigungen die Option zum Erstellen einer Besprechung oder zum Antworten auf eine Besprechung im schreibgeschützten Kalender angezeigt. Das Vornehmen dieser Änderungen wird lokal im Cache des Clients gespeichert, die Änderungen werden jedoch vom Server zurückgewiesen. Die Änderungen des Empfängers werden im Kalender des Besitzers nicht berücksichtigt, da er nicht über Bearbeitungsberechtigungen verfügt. Dieses Problem tritt auf, da EAS-Clients nicht zwischen schreibgeschütztem und Lese-/Schreibzugriff für geteilte Kalender unterscheiden und alle Kalender als editierbar betrachten.

  • Einige Drittanbieterclients verfügen über clientseitige Logik, die den aktuellen Benutzer immer als Teilnehmer von Besprechungen hinzufügt. Wenn der Benutzer die native Kalender-App auf seinem Smartphone verwendet und eine Besprechung im Kalender einer anderen Person anzeigt, findet er sich möglicherweise in der Teilnehmerliste. Dies geschieht nur, wenn er den Kalender in Kalenderanwendungen von Drittanbietern anzeigt. Wenn er die gleiche Besprechung in Outlook für iOS oder Outlook für Android anzeigt, steht sein Name nicht in der Teilnehmerliste.

  • Wir unterstützen die Verbesserungen für geteilte Kalender nicht für EWS-basierte Clients, daher sind die Verbesserungen in Kalenderanwendungen, die EWS verwenden (wie etwa Mac OS X), nicht verfügbar.

    Hinweise: 

    • Outlook für Mac verwendet derzeit EWS und zeigt geteilte Kalender in der veralteten Form an, die diese Verbesserungen nicht enthält.

    • Die Kalender-App in Mac OS X verwendet derzeit EWS und zeigt geteilte Kalender in der veralteten Form an, die diese Verbesserungen nicht enthält.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ich möchte nicht, dass die Kalender meiner Benutzer auf Mobiltelefone synchronisiert werden. Mit welchen Einstellungen kann ich dies verhindern?

Wir haben keine Pläne, die Deaktivierung der Verbesserungen für geteilte Kalender für Mandanten zuzulassen.

Meine Benutzer haben Bedenken wegen des Datenverbrauchs, wenn geteilte Kalender auf ihre Mobiltelefone synchronisiert werden. Was kann ich ihnen sagen?

Wenn Sie die Option „Geteilter Kalender“ in der Kalenderliste deaktivieren, werden die nicht ausgewählten Kalender unter Outlook für iOS, Outlook für Android und Windows 10 Mobile nicht synchronisiert. Die meisten mobilen Kalenderanwendungen sollten dieses Verhalten ebenfalls aufweisen.

Gilt dies auch für Ressourcenkalender?

Jeder Kalender, der geteilt werden kann, ist für diese Verbesserungen qualifiziert. Wenn ein Benutzer seinen eigenen Kalender, einen gemeinsamen Postfachkalender oder einen Ressourcenpostfachkalender teilt und der Empfänger in Outlook im Web, Outlook für iOS oder Outlook für Android akzeptiert, kommt er in den Genuss dieser Verbesserungen.

Allerdings bestehen insbesondere bei Ressourcenpostfächern einige Inkonsistenzen in der Darstellung von Berechtigungen in der Outlook-Berechtigungsliste im Vergleich mit der Berechtigungsliste in Admin Center. Wir arbeiten daran, die Darstellung der Berechtigungen konsistent zu gestalten. Die Funktionalität von geteilten Kalendern ist für Ressourcenpostfachkalender jedoch wie oben beschrieben, und der Empfänger kann den Ressourcenkalender auf seinem Mobiltelefon anzeigen.

Wird das Freigeben von Kalendern für Office 365-Gruppen jetzt unterstützt?

Noch nicht, aber das steht ganz oben auf unserer Liste. Aktuell können Kalender nur mit einzelnen Benutzern oder mit Sicherheitsgruppen geteilt werden.

Werden diese Änderungen es einer einzelnen Person erleichtern, mehrere Kalenderstellvertreter zu ernennen?

Diese Verbesserungen, insbesondere die schnellere Synchronisierung, wird die Verwaltung eines einzelnen Kalenders durch mehrere Personen erleichtern, aber das Szenario mit mehreren Stellvertretern ist nicht Ziel der ursprünglichen Verbesserungen. Für eine optimale Nutzung sollte nur ein Stellvertreter den geteilten Kalender verwalten.

Zeitachse der clientweiten Verbesserungen für Kalender

Unten finden Sie die Zusammenfassung des aktuellen Stands der Verbesserungen für Kalender. Für die unten aufgeführten Zeitachsen sind Änderungen vorbehalten.

Verbesserung

Web

PC*

Mac*

iOS

Android

Windows 10 Mobile

Teilen eines Kalenders mit vereinfachten Berechtigungen

✔**

✔***

Nicht geplant

Akzeptieren eines Kalenders, um ihn für das neue Modell zu aktivieren

✔**

✔***

Sofortige Synchronisierung im neuen Modell

Monatlicher Kanal:
2019

✔***

*Gilt nur für Kunden, die Microsoft Office auf Basis eines monatlichen oder jährlichen Abonnements erworben haben.

**Verfügbar ab Version 1805.

***Verfügbar ab Version 16.23.326.1.

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