Festlegen einer Genehmigungsanforderung für Elemente in einer Websiteliste oder -bibliothek

Festlegen einer Genehmigungsanforderung für Elemente in einer Websiteliste oder -bibliothek

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Listen und Bibliotheken enthalten oftmals vertrauliche Informationen wie geplante Marketingkampagnen oder Informationen zu Personalumstrukturierungen. Es kann deshalb wichtig sein, nur mit "offiziellen" Versionen von Elementen oder Dateien zu arbeiten, die von Benutzern angezeigt werden können. Für diese Zwecke können Sie die Genehmigung eines Elements oder einer Datei anfordern, bevor die Inhalte der Mehrzahl der Websitebenutzer präsentiert werden. Durch eine Genehmigungsanforderung kann die Organisation die Inhalte in den Listen und Bibliotheken mit einem hohen Qualitäts- und Sicherheitsgrad versehen.

Was möchten Sie tun?

  1. Wechseln Sie zu der Bibliothek, für die Sie die Genehmigung anfordern möchten.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , Bibliothekseinstellungen.

    Wenn diese Menüelemente nicht angezeigt werden, klicken Sie im Menüband auf Bibliothek , und klicken Sie dann auf

    Bibliothekseinstellungen in der Gruppe Einstellungen.

  3. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen, um die Seite Versionierungseinstellungen zu öffnen.

    Dialogfeld "Bibliothekseinstellungen" mit aktivierter Versionsverwaltung
  4. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja. Geben Sie im Dokument-Versionsverlauf an, ob SharePoint beim Bearbeiten einer Datei Versionen erstellen soll. Sie können auch die Anzahl der Versionen beschränken, die aufbewahrt werden.

  5. Bestimmen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit, welche Benutzer Entwurfselemente in der Dokumentbibliothek anzeigen dürfen.

    Dialogfeld mit Auswahlmöglichkeiten für die Versionsverwaltung

    Tipp:  Wenn Sie für eine Liste oder Bibliothek, die bereits Elemente enthält, eine Inhaltsgenehmigung anfordern, werden alle Elemente in der Liste als Genehmigt markiert.

  6. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:

    • Benutzer, die Elemente in der Liste lesen dürfen

    • Nur Benutzer, die Elemente in der Liste bearbeiten dürfen

    • Nur Benutzer, die Elemente in der Liste genehmigen dürfen, und der Autor des Elements

  7. Klicken Sie auf OK.

  1. Wechseln Sie zu der Liste, für die Sie die Genehmigung anfordern möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste.

  3. Klicken Sie auf Listeneinstellungen.

  4. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen, um die Seite Versionierungseinstellungen zu öffnen.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja. Geben Sie im Element-Versionsverlauf an, ob SharePoint beim Bearbeiten eines Elements Versionen erstellen soll. Sie können auch die Anzahl der Versionen beschränken, die aufbewahrt werden.

  6. Bestimmen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit, welche Benutzer Entwurfselemente in der Liste anzeigen dürfen.

    Tipp:  Wenn Sie für eine Liste oder Bibliothek, die bereits Elemente enthält, eine Inhaltsgenehmigung anfordern, werden alle Elemente in der Liste als Genehmigt markiert.

  7. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:

    • Benutzer, die Elemente in der Liste lesen dürfen

    • Nur Benutzer, die Elemente in der Liste bearbeiten dürfen

    • Nur Benutzer, die Elemente in der Liste genehmigen dürfen, und der Autor des Elements

  8. Klicken Sie auf OK.

Wenn jemand ein Element an eine Liste oder Bibliothek übermittelt, für die eine Genehmigung erforderlich ist, gilt so lange der Status "Ausstehend", bis jemand (mit mindestens der Berechtigungsstufe "Listen verwalten") das Element genehmigt. Der Status bleibt bis zur endgültigen Genehmigung Ausstehend.

Wenn ein Element den Status Ausstehend hat, wird es in der Regel nur dem Ersteller des Elements und den Personen angezeigt, die Berechtigungen zum Verwalten von Listen und Bibliotheken haben. Nach dem Ändern des Status von Ausstehend in Genehmigt wird das Element allen Benutzer mit Berechtigungen zum Anzeigen von Listen und Bibliotheken angezeigt. Abgelehnte Elemente verbleiben in der Liste oder Bibliothek, bis sie vom Ersteller oder einem Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen gelöscht werden. Allen Elementen oder Dateien, die bereits in der Liste oder Bibliothek vorhanden sind, wird automatisch der Status Genehmigt zugeordnet.

Wichtig:  Wenn die Sicherheit der Websitebibliothek so konfiguriert ist, dass beliebige Benutzer Elemente lesen dürfen, werden allen Benutzern mit Leseberechtigung für die Website alle Elemente in der Liste oder Bibliothek angezeigt, und zwar unabhängig davon, ob die Elemente den Status Genehmigt haben.

Nur Benutzer mit der Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen können Listen- und Bibliothekseinstellungen ändern.

Um ein Dokument zu genehmigen, das hochgeladen oder einer Bibliothek hinzugefügt wurde, für die eine Genehmigung erforderlich ist, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf das Auslassungszeichen (...) neben dem Element, das Sie genehmigen möchten.

  2. Klicken Sie auf Erweitert.

  3. Klicken Sie auf Genehmigen/Ablehnen. Wenn Genehmigen/Ablehnen nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Erweitert und dann auf Genehmigen/Ablehnen. Wenn die Option überhaupt nicht angezeigt wird, ist möglicherweise die Versionsverwaltung nicht aktiviert oder Sie haben keine Berechtigung zum Genehmigen eines Dokuments.

  4. Klicken Sie auf unter dem Genehmigungsstatus auf Genehmigt oder Abgelehnt. Optional können Sie im Abschnitt Kommentar Kommentare hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf OK.

Was möchten Sie tun?

Wenn jemand ein Element oder eine Datei an eine Liste oder Bibliothek übermittelt, für die eine Genehmigung erforderlich ist, gilt so lange der Status Ausstehend, bis jemand mit den entsprechenden Berechtigungen das Element oder die Datei genehmigt. Der Status bleibt bis zur endgültigen Genehmigung Ausstehend.

Wenn ein Element oder eine Datei den Status Ausstehend hat, wird es bzw. sie in der Regel nur dem Ersteller bzw. Personen angezeigt, die Berechtigungen zum Verwalten von Listen und Bibliotheken haben. Nach dem Ändern des Status von Ausstehend in Genehmigt wird das Element bzw. die Datei allen Benutzer mit Berechtigungen zum Anzeigen von Listen und Bibliotheken angezeigt. Abgelehnte Elemente und Dateien verbleiben in der Liste oder Bibliothek, bis sie vom Ersteller oder einem Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen gelöscht werden. Allen Elementen oder Dateien, die bereits in der Liste oder Bibliothek vorhanden sind, wird automatisch der Status Genehmigt zugeordnet.

Wichtig:  Wenn die Sicherheit der Websitebibliothek so konfiguriert ist, dass beliebige Benutzer Elemente lesen dürfen, werden allen Benutzern mit Leseberechtigung für die Website alle Elemente in der Liste oder Bibliothek angezeigt, und zwar unabhängig davon, ob die Elemente den Status Genehmigt haben oder nicht.

Nur Benutzer mit der Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen können Listen- und Bibliothekseinstellungen ändern.

So richten Sie ein, dass eine Genehmigung für Elemente oder Dateien erforderlich ist

  1. Wenn die Websiteliste oder -bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bibliothekstools oder Listentools auf die Registerkarte Bibliothek.

  3. Wenn Sie in einer Bibliothek arbeiten, klicken Sie auf Bibliothekseinstellungen. Wenn Sie mit einer Liste arbeiten, klicken Sie auf Listeneinstellungen. In diesem Beispiel wird die Seite Bibliothekseinstellungen geöffnet.

    Seite 'Bibliothekseinstellungen' mit angezeigtem Link 'Versionierungseinstellungen'

  4. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen. Die Seite Versionierungseinstellungen wird geöffnet.

    Seite 'Versionierungseinstellungen' mit Genehmigungsoptionen

  5. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja.

  6. Bestimmen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit, welche Benutzer Entwurfselemente in der Dokumentbibliothek anzeigen dürfen. In diesem Beispiel ist die Option Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements) ausgewählt.

  7. Klicken Sie auf OK.

    Das folgende Beispiel zeigt Elemente mit dem Status Genehmigt in einer Bibliothek, nachdem die Option Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja festgelegt wurde. Da sich diese Dateien bereits in der Bibliothek befanden, wurden sie automatisch genehmigt.

    SharePoint-Bibliothek nach Anfordern der Genehmigung. Bereits in der Bibliothek enthaltene Dateien haben den Status 'Genehmigt'.

In Ihrer Organisation kann es vorkommen, dass das Anfordern einer Genehmigung für jedes Element bzw. jede Datei in einer bestimmten Liste oder Bibliothek als unkomfortabel oder unnötig empfunden wird. Diese Anforderung nimmt nicht nur die Zeit der Person in Anspruch, die die Genehmigung erteilen oder verweigern muss, sondern hindert Benutzer auch an der einfachen Zusammenarbeit an einer Datei oder einem Element. Wenn Sie feststellen sollten, dass Ihre Organisation auf die Genehmigung aller Dateien und Elemente verzichten kann, können Sie diese Anforderung aufheben.

So heben Sie die Genehmigungsanforderung für Elemente oder Dateien in einer Liste oder Bibliothek auf

  1. Wenn die Websiteliste oder -bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bibliothekstools auf Bibliothek oder in der Gruppe Listentools auf Liste.

  3. Wenn Sie in einer Bibliothek arbeiten, klicken Sie auf Bibliothekseinstellungen. Wenn Sie mit einer Liste arbeiten, klicken Sie auf Listeneinstellungen. In diesem Beispiel wird die Seite Bibliothekseinstellungen geöffnet.

    Seite 'Bibliothekseinstellungen' mit angezeigtem Link 'Versionierungseinstellungen'

  4. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen. Die Seite Versionierungseinstellungen wird geöffnet.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Nein. Eine Warnmeldung wird eingeblendet.

    Warnmeldung, die eingeblendet wird, wenn im Dialogfeld 'Versionierungseinstellungen' im Abschnitt 'Inhaltsgenehmigung' die Option 'Nein' ausgewählt wird

  6. Klicken Sie auf OK, um die Meldung zu schließen.

  7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Versionierungseinstellungen zu schließen. Wenn Sie zu Ihrer Liste oder Bibliothek zurückkehren, wird Genehmigungsstatus nicht mehr auf der Seite angezeigt. Alle Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Liste oder Bibliothek können den gesamten enthaltenen Inhalt anzeigen.

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