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Feldfunktionen: MergeRec-Feld

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In einem Seriendruckdokument zeigt das MergeRec-Feld die ursprüngliche Position des aktuellen Datensatz an. Die Nummer gibt den Sortiervorgang oder den Filter wieder, den Sie vor dem Zusammenführen auf die Datenquelle angewendet haben. Mit dem MergeRec-Feld können Sie Seriendruckdokumente für einen Seriendruck in der Reihenfolge nummerieren, in der Sie die Datenquelle sortiert haben.

Wenn eine Personaldatenbank beispielsweise 2.000 Datensätze enthält, liegen die Werte der MergeRec-Felder in einem Bereich zwischen 1 und 2.000. Um allen Mitarbeitern, die fünf Jahre bei dem Unternehmen beschäftigt sind, einen Serienbrief zu senden, filtern Sie die Datenquelle, wodurch sich eine wesentlich geringere Anzahl an Datensätzen, z. B. 500, ergibt.

Wenn Sie zum Zusammenführen die gesamte Datenbank verwenden, liegt der MergeRec-Wert im Brief eines bestimmten Mitarbeiters bei 1.000. Bei aktiviertem Filter liegt der MergeRec-Wert für denselben Mitarbeiter jedoch bei maximal 500.

Der Wert des MergeRec-Felds für einen Datensatz wird darüber hinaus auch durch die Sortierreihenfolge der Datenquelle bestimmt. Wenn Sie die Adressenliste beispielsweise in aufsteigender Folge alphabetisch sortieren, erhält ein Name, der mit A beginnt, eine niedrige MergeRec-Nummer. Wenn Sie dieselbe Liste jedoch in absteigender Folge alphabetisch sortieren, erhält derselbe Name eine höhere MergeRec-Nummer.

Syntax

Wenn Sie das MergeRec-Feld in einem Dokument anzeigen, sieht die Syntax wie folgt aus:

{ MERGEREC }

Hinweis: Mit einer Feldfunktion wird angegeben, was im Feld angezeigt werden soll. Die Feldergebnisse sind das, was im Dokument angezeigt wird, nachdem die Feldfunktion ausgewertet wurde. Wenn Sie zwischen der Anzeige der Feldfunktion und der Ergebnisse der Feldfunktion umschalten möchten, drücken Sie ALT+F9.

Anweisungen

Sie können das MergeRec-Feld in einem Dokument oder als Teil eines Seriendrucks verwenden.

Gehen Sie wie folgt vor, um das MergeRec-Feld in einem Dokument zu verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Feld.

  2. Wählen Sie in der Liste Feldnamen die Option MergeRec aus.

  3. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie das MergeRec-Feld in einem Seriendruck verwenden möchten, gehen Sie beim Einrichten des Seriendrucks wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und Einfügen auf Regeln, und klicken Sie dann auf Datensatz zusammenführen #.

Beispiel

Im folgenden Beispiel wird ein MergeRec-Feld neben einem PrintDate-Feld verwendet, um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen. Wenn Sie das Hauptdokument mit der Datenquelle verbinden, wird die vom MergeRec-Feld zurückgegebene Nummer an die Zahlen angehängt, die das Datum und die Uhrzeit der Rechnungserstellung angeben.

Rechnungsnummer: { PRINTDATE \@ "ddMMyyyyHHmm" }{ MERGEREC }

Für die zwölfte Rechnung, die am 13. Februar 2007 um 9:46 Uhr gedruckt wird, sieht das Dokument wie folgt aus:

Rechnungsnummer: 12022007094612

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