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Für Seriendrucke verwendbare Datenquellen

Die Empfänger eines Seriendrucks stammen in der Regel aus einer vorhandenen Liste von Namen und Daten, z. B. einer Excel-Kalkulationstabelle oder einer Outlook-Kontaktliste. Bei der vorhandenen Liste kann es sich auch um eine beliebige Datenbank handeln, zu der Sie eine Verbindung herstellen können. Wenn Sie noch nicht über eine Liste verfügen, können Sie diese als Teil des Seriendruckvorgangs in Word erstellen.

Die Liste oder Datenbank wird als Datenquelle für den Seriendruck bezeichnet.

Wählen Sie aus, welchen Listentyp Sie als Datenquelle verwenden möchten:

Neue Liste

Wenn Sie noch nicht über eine Datenquelle verfügen, wählen Sie Neue Liste eingeben, und verwenden Sie dann das Formular, das sich zum Erstellen der Liste öffnet. Die Liste wird als Datenbankdatei (MDB-Datei) gespeichert, die Sie wiederverwenden können.

Ausführliche Informationen zum Erstellen einer neuen Liste finden Sie unter Einrichten einer neuen Seriendruckliste mit Word.

Vorhandene Liste

Bei einer vorhandenen Liste kann es sich um ein Excel-Arbeitsblatt, eine Access-Datenbank oder eine andere Art von Datenbank handeln. Wenn Sie die Liste als Datenquelle verwenden möchten, wählen Sie Vorhandene Liste verwenden aus.

Wichtig: Unabhängig vom Dateityp, den Sie als Datenquelle verwenden, müssen Sie ihn auf dem lokalen Computer oder auf einer Dateifreigabe speichern. HTTP-Speicherorte werden beim Seriendruck nicht unterstützt.

  • Excel-Tabelle    Eine Excel-Kalkulationstabelle eignet sich gut als Datenquelle für einen Seriendruck, wenn sich alle Daten auf einem Blatt befinden und die Daten entsprechend formatiert sind, sodass sie fehlerfrei von Word gelesen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Word-Seriendruck.

  • Access-Datenbank    In Access können Sie Daten aus einer beliebigen in der Datenbank definierten Tabelle oder Abfrage auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Access-Daten an Word mithilfe des Seriendrucks.

  • Andere Datenbankdateien    Um auf andere Arten von Datenquellen zuzugreifen, führen Sie den Datenverbindungsassistenten aus:

  1. Wechseln Sie zu Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden, und wählen Sie dann die Option Neue Quelle aus, um den Datenverbindungs-Assistenten zu öffnen.

    Datenquelle für den Seriendruck

  2. Wählen Sie den Datenquellentyp aus, den Sie für den Seriendruck verwenden möchten, und wählen Sie dann Weiter aus.

    Datenverbindungs-Assistent

  3. Folgen Sie den Anweisungen des Datenverbindungs-Assistenten, um den Vorgang zum Herstellen der Datenverbindung mit dem Dokument für den Seriendruck abzuschließen.

Outlook-Kontaktliste

Sie können Kontaktinformationen aus Ihrer Outlook-Kontaktliste direkt in Word abrufen. Um die Kontaktliste als Datenquelle zu verwenden, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten auswählen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Outlook-Kontakten als Datenquelle für den Seriendruck.

Neue Liste

Wenn Sie noch nicht über eine Datenquelle verfügen, wählen Sie Neue Liste erstellen aus, und verwenden Sie dann die Dialogfelder, die sich zum Erstellen der Liste öffnen. Die Liste wird als Dokumentdatei gespeichert, die Sie wiederverwenden können.

Ausführliche Informationen zum Erstellen einer neuen Liste finden Sie unter Einrichten einer neuen Seriendruckliste mit Word.

Vorhandene Datenquellen

Nachstehend sind einige Beispiele für Datenquellen aufgeführt, die Sie für den Seriendruck in Word verwenden können.

  • Excel-Tabelle

    Eine Excel-Tabelle eignet sich gut als Datenquelle für den Seriendruck. Die Daten sollten sich auf einem Blatt befinden und ordentlich formatiert sein, damit Sie mit Word gelesen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck.

  • Outlook-Kontaktliste

    Sie können Kontaktinformationen aus Ihrer Outlook-Kontaktliste direkt in Word abrufen. Informationen hierzu finden Sie unter Exportieren von Outlook-Elementen.

  • Apple-Kontaktliste

    Sie können Apple-Kontakte in eine Excel-Tabelle exportieren und diese als Adressenliste für den Seriendruck verwenden.

  • Textdateien

    Sie können jede Textdatei verwenden, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas voneinander getrennte (abgegrenzte) Datenfelder sowie durch Absatzmarken getrennte Datensätze enthält.

 

 

• Neue Liste erstellen

Word erstellt im Dialogfeld Listenfelder bearbeiten automatisch Felder für einige grundlegende Informationen, wie etwa Vorname, Nachname und Postanschrift. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen möchten – z. B. ein Mitteilungsfeld – fügen Sie es jetzt hinzu, damit Sie es bei der Eingabe der Einträge ausfüllen können.

  1. Geben Sie unter Neuer Feldname den Namen des Felds ein, das Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf + (Pluszeichen).

    Tipp: Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, wählen Sie das zu verschiebende Feld aus, und verwenden Sie dann den nach oben oder den nach unten zeigenden Pfeil, um das Feld zu verschieben.

  2. Wenn alle Felder wie gewünscht eingerichtet sind, wählen Sie Erstellen aus, um eine neue Liste zu erstellen.

 

 

• Vorhandene Liste verwenden

  1. Suchen Sie die zu verwendende Datei, und wählen Sie Öffnen aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen das Blatt aus, das Sie verwenden möchten, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

    • Belassen Sie Zellbereich leer, um das gesamte Arbeitsblatt zu verwenden.

      oder

    • Geben Sie einen Zellbereich für die Daten ein, die Sie verwenden möchten.

  3. Wählen Sie OK aus.

 

 

• Aus Outlook-Kontakten auswählen

  1. Wählen Sie Empfänger filtern aus, um die einzuschließenden Empfänger auszuwählen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Abfrageoptionen neben Seriendruckempfänger auflisten nach die Option Vollständiger Eintrag aus.

  3. Wählen Sie in der Liste der Kontakte die Kontakte aus, die Sie zum Seriendruck hinzufügen möchten, und wählen Sie dann OK aus.

 

 

• Apple-Kontakte

  1. Wählen Sie Empfänger filtern aus, um die einzuschließenden Empfänger auszuwählen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Abfrageoptionen unter Apple-Gruppenkontakte die Gruppe aus, die Sie in den Seriendruck einbeziehen möchten, und wählen Sie dann OK aus.

 

 

• FileMaker Pro

  1. Suchen Sie die zu verwendende Datei, und wählen Sie Öffnen aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Trennzeichen im Steuersatz ein Feldtrennzeichen, mit dem je zwei Datenfelder, und ein Datensatztrennzeichen aus, mit dem je zwei Datensätze getrennt werden sollen, und wählen Sie dann OK aus.

Nachstehend sind einige Beispiele für Datenquellen aufgeführt, die Sie für den Seriendruck in Word verwenden können.

  • Excel-Tabelle

    Eine Excel-Tabelle eignet sich gut als Datenquelle für einen Seriendruck, wenn sich alle Daten auf einem Blatt befinden und die Daten entsprechend formatiert sind, sodass sie fehlerfrei von Word gelesen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck.

  • Outlook-Kontaktliste

    Sie können Kontaktinformationen in Word direkt aus Ihrer Outlook-Kontaktliste abrufen. Informationen hierzu finden Sie unter Exportieren von Outlook-Elementen.

  • Apple-Kontaktliste

    Sie können Apple-Kontakte in eine Excel-Tabelle exportieren und diese als Adressenliste für den Seriendruck verwenden.

  • Textdateien

    Sie können jede Textdatei verwenden, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas voneinander getrennte (abgegrenzte) Datenfelder sowie durch Absatzmarken getrennte Datensätze enthält.

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