Exportieren oder Sichern von E-Mails, Kontakten und Kalender in einer Outlook-PST-Datei

Exportieren oder Sichern von E-Mails, Kontakten und Kalender in einer Outlook-PST-Datei

Wenn eine Outlook-Anwendung auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie damit E-Mails, Kontakte und Kalenderelemente von einem E-Mail-Konto in ein anderes verschieben.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben ein Office 365-Postfach und ein Gmail-Konto. Sie können beide zu Outlook hinzufügen. Anschließend können Sie Outlook verwenden, um Elemente aus Ihrem Gmail-Konto zu exportieren und in Ihr Office 365-Postfach zu importieren.

Exportieren Sie Elemente durch Erstellen einer PST-Datei. Diese Outlook-Datendatei enthält Ihre Nachrichten und andere Outlook-Elemente und wird auf Ihrem Computer gespeichert. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Elemente nach dem Export wieder importieren können, finden Sie im Artikel Importieren von E-Mails, Kontakten und Kalendern aus einer Outlook-PST-Datei weitere Informationen.

Exportieren von E-Mails, Kontakten und Kalender-Elementen in Outlook in eine PST-Datei

Wählen Sie aus der nachstehenden Liste die Anweisungen zum Exportieren.

Fügen Sie Ihr Office 365-E-Mail-Konto zu einer Outlook-App, z. B. Outlook oder Office 365, Outlook 2016 oder 2013, hinzu. Anschließend können Sie Outlook verwenden, um E-Mails, Kontakte und Kalenderelemente in Ihr Office 365-Postfach zu verschieben. 

  1. Fügen Sie Ihr "Quell"-E-Mail-Konto zu Outlook hinzu. Sie können beispielsweise Ihr Gmail-Konto in Outlook 2016 hinzufügen. Warten Sie eine Weile, bis alle Ihre E-Mails und Kontakte angezeigt werden.

  2. Fügen Sie Ihr Office 365-E-Mail-Konto zu Outlook hinzu. Anschließend wird Outlook automatisch mit Office 365 synchronisiert. Die Inhalte Ihres Office 365-Postfachs werden in Outlook angezeigt.

  3. Wählen Sie aus den Exportanweisungen die geeignete Anweisung aus, um Ihre E-Mails aus dem Quellkonto in eine PST-Datei zu exportieren.

    Wenn beispielsweise Outlook 2016 installiert ist, wählen Sie Outlook 2013 und Outlook 2016: Exportieren von Outlook-Elementen aus einer PST-Datei aus.

  4. Wenn beispielsweise Outlook 2010 installiert ist, wählen Sie Outlook 2010: Exportieren von Outlook-Elementen in eine PST-Datei aus.

Nachdem Ihre E-Mail-Daten in eine PST-Datei exportiert wurden, können sie übertragen werden! Sie können sie beispielsweise in andere E-Mail-Konten importieren. Wenn dies mithilfe von Outlook geschehen soll, finden Sie weitere Informationen unter Importieren von E-Mails, Kontakten und Kalendern aus einer Outlook-PST-Datei.

  1. Wählen Sie oben im Outlook-Menüband die Option Datei aus.

    Wenn das Menüband links oben nicht die Option Datei aufweist, lesen Sie Über welche Outlook-Version verfüge ich?, um Ihre Outlook-Version zu bestimmen und die entsprechenden Exportanweisungen zu finden.

    So sieht das Menüband in Outlook 2016 aus.
  2. Wählen Sie Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren aus.

    Wählen Sie "Öffnen und Exportieren" und dann "Importieren/Exportieren" aus.

  3. Wählen Sie In Datei exportieren aus.

    Wählen Sie "In Datei exportieren" aus.

  4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (PST) > Weiter.

  5. Wählen Sie den Namen des zu exportierenden E-Mail-Kontos aus, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt. Es können jeweils nur die Daten eines Kontos exportiert werden.

    Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Elemente des Kontos exportiert werden: Kalender, Kontakte und Posteingang. Wählen Sie Weiter aus.

    Wählen Sie das zu exportierende E-Mail-Konto aus.

  6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort für die Outlook-Datendatei (PST) auszuwählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie OK aus, um den Vorgang fortzusetzen.

    Hinweis: Wenn Sie zuvor bereits Informationen exportiert haben, werden der Pfad und Dateiname des vorherigen Ordners angezeigt. Geben Sie einen anderen Dateinamen ein, bevor Sie OK auswählen.

  7. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  9. Outlook beginnt den Exportvorgang sofort, es sei denn, es wird eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellt oder eine kennwortgeschützte Datei verwendet.

    • Wenn Sie eine Outlook-Datendatei (PST) erstellen, können Sie diese mit einem Kennwort schützen. Geben Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen das Kennwort in den Feldern Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und wählen Sie OK aus. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und wählen Sie OK aus.

    • Beim Exportieren in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST), die kennwortgeschützt ist, müssen Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort eingeben und OK auswählen.

Ihre Outlook-Daten sind nun, da sie sich in einer PST-Datei befinden, portierbar. So können Sie die PST-Datei auf OneDrive speichern und dann auf den neuen Computer herunterladen. Sie können die Datei auch auf ein tragbares Laufwerk speichern und dann E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook importieren.

  1. Wählen Sie oben im Outlook-Menüband die Registerkarte Datei aus.

    Wenn das Menüband links oben nicht die Option Datei aufweist, lesen Sie Über welche Outlook-Version verfüge ich?, um Ihre Outlook-Version zu bestimmen und zu den richtigen Exportanweisungen zu gelangen.

    In Outlook 2010: Wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus.

  2. Wählen Sie Optionen aus.

    Wählen Sie "Optionen" aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld "Outlook-Optionen" die Option Erweitert aus.

    Wählen Sie "Erweitert" aus.

  4. Wählen Sie unter Exportieren die Option Exportieren aus.

    Wählen Sie die Seite "Erweitert" und dann "Exportieren" aus.

  5. Wählen Sie In Datei exportieren und dann Weiter aus.

  6. Wählen Sie Outlook-Datendatei (PST) und dann Weiter aus.

  7. Wählen Sie den Namen des zu exportierenden E-Mail-Kontos aus, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt. Es können jeweils nur die Daten eines Kontos exportiert werden.

    Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Elemente exportiert werden: Kalender, Kontakte und Posteingang. Wählen Sie Weiter aus.

    Wählen Sie das zu exportierende E-Mail-Konto aus.

  8. Wählen Sie Durchsuchen aus, um auszuwählen, wo die Outlook-Datendatei (PST) gespeichert werden soll, und einen Dateinamen einzugeben. Wählen Sie OK aus, um fortzufahren.

    Hinweis: Wenn Sie die Exportfunktion bereits verwendet haben, werden der vorherige Ordner- und Dateiname angezeigt. Ändern Sie den Dateinamen, wenn Sie eine neue Datei erstellen möchten, statt die vorhandene Datei zu verwenden.

  9. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  11. Der Exportvorgang beginnt sofort, es sei denn, es wird eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellt oder in eine vorhandene Datei exportiert, die kennwortgeschützt ist.

    • Wenn Sie eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellen, können Sie diese mit einem Kennwort schützen. Geben Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen das Kennwort in den Feldern Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und wählen Sie OK aus. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und wählen Sie OK aus.

    • Beim Exportieren in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST), die kennwortgeschützt ist, müssen Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort eingeben und dann OK auswählen.

Ihre Outlook-Daten sind nun, da sie sich in einer PST-Datei befinden, portierbar. Speichern Sie die PST-Datei auf OneDrive, und laden Sie sie dann auf den neuen Computer herunter. Sie können die Datei auch auf ein tragbares Laufwerk speichern, das Sie überall mit hinnehmen können, und dann E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook importieren.

  1. Wählen Sie in Outlook 2007 oben im Menüband die Option Datei aus.

    Wenn das Menüband links oben nicht die Option Datei aufweist, lesen Sie Über welche Outlook-Version verfüge ich?, um Ihre Outlook-Version zu bestimmen und zu den richtigen Exportanweisungen zu gelangen.

    In Outlook 2007: Wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus.

  2. Wählen Sie Importieren und exportieren aus.

    Wählen Sie "Importieren und exportieren" aus.

  3. Wählen Sie In eine Datei exportieren und dann Weiter aus.

    Wählen Sie "In eine Datei exportieren" und dann "Weiter" aus.

  4. Klicken Sie auf Persönliche Ordner-Datei (PST) > Weiter.

  5. Wählen Sie den Namen des zu exportierenden E-Mail-Kontos aus, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt. Es können jeweils nur die Daten eines Kontos exportiert werden.

    Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Elemente des Kontos exportiert werden: Kalender, Kontakte und Posteingang. Wählen Sie Weiter aus.

    Wählen Sie das zu exportierende E-Mail-Konto aus.

  6. Wählen Sie Durchsuchen aus, um auszuwählen, wo die Outlook-Datendatei (PST) gespeichert werden soll, und einen Dateinamen einzugeben. Wählen Sie OK aus, um fortzufahren.

    Hinweis: Wenn Sie die Exportfunktion bereits verwendet haben, werden der vorherige Ordner- und Dateiname angezeigt. Ändern Sie den Dateinamen, wenn Sie eine neue Datei erstellen möchten, statt die vorhandene Datei zu verwenden.

  7. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  9. Der Exportvorgang beginnt sofort, es sei denn, Sie erstellen eine neue Outlook-Datendatei (PST), oder Sie exportieren in eine vorhandene Datei, die kennwortgeschützt ist. In diesen Fällen wird das folgende Dialogfeld angezeigt:

    Wählen Sie "OK" aus, wenn Sie die PST-Datei nicht mit einem Kennwort schützen möchten.

    Wählen Sie OK aus, wenn Sie Ihre Datei nicht mit einem Kennwort schützen möchten. Andernfalls:

    • Wenn Sie Ihre PST-Datei mit einem Kennwort schützen möchten: Geben Sie das Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und wählen Sie dann OK aus. Geben Sie im Dialogfeld "Kennwort für Outlook-Datendatei" das Kennwort ein, und wählen Sie OK aus.

    • Wenn Sie in eine vorhandene PST-Datei (Personal File Folder) exportieren, die kennwortgeschützt ist, geben Sie im Dialogfeld "Kennwort für Outlook-Datendatei" das Kennwort ein, und wählen Sie dann OK aus.

Ihre Outlook-Daten sind nun, da sie sich in einer PST-Datei befinden, portierbar. Speichern Sie die PST-Datei auf OneDrive, und laden Sie sie dann auf den neuen Computer herunter. Sie können die Datei auch auf ein tragbares Laufwerk speichern, das Sie überall mit hinnehmen können, und dann E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook importieren.

Welche Daten werden exportiert?

  • Wenn Outlook E-Mails, Kontakte und Kalenderinformationen in eine PST-Datei exportiert, wird eine Kopie der Informationen erstellt. Nichts wird aus Outlook entfernt. Sie können Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook weiterhin anzeigen und haben auch weiterhin Zugriff darauf.

  • Wenn Outlook E-Mails exportiert, umfasst dies auch etwaige Anlagen der E-Mails.

  • Metadaten, z. B. Ordnereigenschaften (wie Ansichten, Berechtigungen und Einstellungen für die AutoArchivierung), Nachrichtenregeln sowie Listen mit blockierten Absendern werden von Outlook jedoch nicht exportiert.

Wichtig: Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus verwenden, exportiert Outlook nur die Elemente in Ihrem aktuellen Cache. Standardmäßig enthält der Cache Elemente der letzten 12 Monate. Um mehr als die letzten 12 Monate an Daten zu exportieren, deaktivieren Sie zuerst den Exchange-Cache-Modus. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren des Exchange-Cache-Modus.

Wann sollte ich eine PST-Datei importieren/exportieren (sichern)?

  • Sie möchten E-Mails von einem E-Mail-Konto in ein anderes E-Mail-Konto verschieben:

    Nehmen wir beispielsweise an, Sie verfügen über ein altes Yahoo!-E-Mail-Konto, "Jansachweh77@yahoo.com" und möchten Ihre E-Mails in ein neues Office 365-E-Mail-Konto ("Jansachweh78@contoso.com") verschieben.

    Mit Outlook auf dem Desktop Fügen Sie beide Konten zu Outlook hinzufügen. Warten Sie, bis alle Ihre E-Mails angezeigt werden (je nach Menge kann dies gegebenenfalls länger dauern). Verwenden Sie dann Outlook, um die E-Mails aus Ihrem Yahoo!-Konto in eine PST-Datei zu exportieren. Anschließend importieren Sie die PST-Datei auf Ihr Office 365-Konto.

  • Wenn Sie von einem PC zu einem anderen wechseln: Sie verschieben Ihre E-Mail-Daten von einem Computer mit Outlook auf einen anderen Computer mit Outlook. Angenommen, auf Ihrem alten Computer ist Outlook 2007 installiert, und Sie haben sich gerade einen neuen Computer mit Outlook 2016 angeschafft. Exportieren Sie Ihre E-Mail-Daten aus Outlook 2007 (in diesem Artikel beschriebenen), und importieren Sie sie in Outlook 2016.

  • Wenn Sie von einem PC auf einen Mac wechseln: Übertragen Sie E-Mail-Daten von Outlook auf einem PC durch Importieren nach Outlook 2016 auf einem Mac.

  • Sie wünschen regelmäßige Datensicherungen: Sie können alle Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender regelmäßig an einem sicheren Ort sichern. Nachdem Sie die PST-Datei erstellt haben, legen Sie eine Kopie an einem sicheren Speicherort wie einem USB-Stick, einer anderen Festplatte oder auf einem Cloudspeicherort wie OneDrive oder Dropbox ab.

    Es gibt keine automatisierte Möglichkeit für eine regelmäßige Sicherung aller Elemente (alt und neu). Mit Automatisch archivieren werden nur alte Elemente gesichert und verschoben, anstatt eine Kopie hiervon zu erstellen.

  • Wenn Sie nur Ihre Kontakte sichern möchten, lesen Sie Exportieren von Kontakten aus Outlook. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre Kontakte in eine CSV-Datei exportieren können.

Siehe auch

Importieren und Exportieren von Outlook-E-Mails, -Kontakten und -Kalenderelementen

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