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Exemplarische Vorgehensweise: Einrichten von Nachrichten für Ihre Organisation

Exemplarische Vorgehensweise: Einrichten von Nachrichten für Ihre Organisation

Mit SharePoint können Sie Nachrichteninhalte in ihrer gesamten Organisation auf eine sinnvolle und auffindbare Weise freigeben. Standardmäßig werden SharePoint Nachrichten auf der SharePoint Startseite, auf Teamwebsites, Kommunikationswebsites, Hub-Websites und in der mobilen App angezeigt, je nachdem, wie relevant die Nachrichten für den Benutzer sind. Wenn beispielsweise eine wichtige Nachricht von einer Person in ihrem engen Arbeitsbereich gepostet oder auf einer Website veröffentlicht wird, auf der Sie aktiv sind, wird Sie dem Benutzer angezeigt.

Organisationen haben zahlreiche Optionen für die Art der angezeigten Nachrichten, wo Sie angezeigt werden, wer die Möglichkeit hat, Beiträge zu erstellen, und vieles mehr.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine umfassende Strategie zum Einrichten von Nachrichten auf allen Ebenen Ihrer Organisation implementieren.

Die Strategie

In dieser exemplarischen Vorgehensweise wird mehr als nur das Einrichten von News-Webparts auf unterschiedlichen Websites erläutert – wir zeigen Ihnen eine umfassende Strategie, die das Einrichten einer "offiziellen" Nachrichtenwebsite für Nachrichten umfasst, die visuell als Organisations Nachrichten unterschieden werden. Einrichten von Kategorien für verschiedene Nachrichtentypen und sogar das Einrichten eines Genehmigungsprozesses für Nachrichten Beiträge. Wir zeigen Nachrichten auf einer Intranet- Hub-Website an, die von einer Unternehmens Kommunikationswebsite, einer Abteilungs Kommunikationswebsite und einer Abteilungs Teamwebsitestammt.

Auf der Startseite der Hub-Website werden alle genehmigten Nachrichten für jede Website angezeigt, die dem Hub zugeordnet ist. Das bedeutet, dass Benutzer alle Nachrichten anzeigen können, die auf der Unternehmensnachrichten-Website erstellt wurden, sowie alle Nachrichten, die auf Abteilungs Kommunikationswebsites erstellt wurden, sowie Nachrichten für die Teamwebsite der Abteilung.

Beispiel für Nachrichten auf einer Intranet-Hub-Website.

Nummer 1 Nachrichten von einer "offiziellen" Unternehmens Kommunikationswebsite, die Teil der Hub-Website ist

Nummer 2 Nachrichten von einer Abteilungs Kommunikationswebsite, die Teil der Hub-Website ist

Nummer 3 Nachrichten von einer Abteilungs Teamwebsite, die Teil der Hub-Website ist

Inhalte werden auf den Websites im Hub wie folgt angezeigt:

  • Jede Abteilungs Kommunikationswebsite zeigt Nachrichten für nur diese Abteilung an.

  • Auf jeder Abteilungs Teamwebsite werden in dieser Teamwebsite erstellte Nachrichten Beiträge sowie auf der Unternehmensnachrichten Website erstellte Beiträge angezeigt.

So funktioniert der Nachrichtenfluss:

  • Alle Mitarbeiter verfügen über die Berechtigung zum Erstellen von Nachrichten auf Ihren Teamwebsites. Beiträge können als "Meilenstein" oder einfach als "Abteilung" gekennzeichnet werden.

  • Jede Abteilung hat einem oder mehreren Mitarbeitern die Aufgabe zugewiesen, Nachrichten Beiträge auf der Kommunikationswebsite Ihrer Abteilung zu erstellen.

  • Alle Nachrichten, die auf Abteilungs Kommunikationswebsites erstellt wurden, führen einen Seiten Genehmigungs Fluss durch, in dem eine designierte Person aus der Abteilung für Unternehmenskommunikation Beiträge genehmigt.

  • Offizielle Nachrichten aus der Abteilung Corporate Communications werden auf einer speziellen Website namens Corporate News erstellt, die nicht mit der Hub-Website verknüpft ist. Diese Website wird als "offizielle" Nachricht bezeichnet.

  • Monatlich wird ein Newsletter mit ausgewählten Nachrichten aus der Unternehmenskommunikation an alle Mitarbeiter per e-Mail gesendet.

Die Hub-Websitestruktur

Alle Team-und Kommunikationswebsites, mit Ausnahme der Unternehmens Kommunikationswebsite, sind mit einer einzelnen Hub-Website verbunden.

Jede Abteilung verfügt über eine Kommunikationswebsite zum Freigeben von Informationen für die übrige Organisation sowie eine Teamwebsite für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern der Abteilung.

Beispiel für eine Hub-Websitestruktur

Implementieren der Strategie

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre SharePoint Umgebung so einrichten, dass Sie die Anforderungen dieser Nachrichten Strategie erfüllt. Dies umfasst das Einrichten des News-Webparts sowie das Erstellen eines Seiten Genehmigungsprozesses in einer Seitenbibliothek, das Erstellen von Kategorien für Nachrichten und das Festlegen einer Website als "offizielle Nachrichten".

In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass die einzelnen Kommunikations-und Teamwebsites bereits mit einer Hub-Site verknüpft sind (mit Ausnahme der Unternehmenskommunikation), und es gibt bereits mehrere Nachrichten Beiträge auf der Unternehmens Kommunikationswebsite. Wenn Sie wissen müssen, wie diese Typen von Websites eingerichtet werden, lesen Sie Einrichten Ihrer SharePoint-Hub-Website, Erstellen einer Kommunikationswebsite in SharePoint Onlineund Erstellen einer Teamwebsite in SharePoint.

Einrichten Ihrer Unternehmens Kommunikationswebsite für "offizielle" Organisations Nachrichten

Durch das Einrichten Ihrer Unternehmens Kommunikationswebsite für "offizielle" Organisations Nachrichten können Nachrichten aus der Unternehmenskommunikation hervorgehoben werden, damit Ihre Benutzer sofort wissen, dass es sich um offizielle Unternehmensnachrichten handelt, wie in diesem Beispiel:

Beispiel für Unternehmensnachrichten auf einer Website

Um dieses Feature zu aktivieren und die Website für Organisations Nachrichten anzugeben, muss ein SharePoint Administrator die SharePoint Online PowerShell-Befehleverwenden:

Get-SPOOrgNewsSite

Satz-SPOOrgNewsSite

Einrichten von Nachrichten auf einer Abteilungs Teamwebsite

Auf der Teamwebsite Ihrer Abteilung fügen Sie das News-Webpart dreimal zur Seite hinzu. In jedem Webpart werden unterschiedliche Nachrichten Informationen basierend auf der Nachrichtenquelle und den Kategorien angezeigt. Um die Kategorien zu erstellen, fügen Sie eine Spalte zur Seitenbibliothek hinzu, damit Autoren ihre Seiten mit der entsprechenden Kategorie kennzeichnen können.

Erstellen von Spalten für Kategorien

  1. Klicken Sie auf der Teamwebsite Ihrer Abteilung auf den Link Seiten in der Websitenavigation, um zur Bibliothek Seiten zu wechseln.

  2. Wählen Sie rechts neben dem Namen der letzten Spalte oben auf den Seiten die Option + Spalte oder +Hinzufügen aus.

    Beispiel für das Einrichten einer Spalte für News Kategorien

  3. Geben Sie im Feld Name den Namen Post-Typein.

  4. Wählen Sie im Dropdownmenü die Option Auswahl als Spaltentyp aus.

  5. Geben Sie zwei Optionen an: "Abteilungs-News" und "Meilenstein".

  6. Klicken Sie auf Speichern.

    Als Nächstes fügen wir News-Webparts zur Startseite der Abteilungs-Teamwebsite hinzu, um Abteilungs Neuigkeiten, Meilensteine-News und Neuigkeiten von der Unternehmenswebsite anzuzeigen.

Abteilungs Neuigkeiten hinzufügen

  1. Fügen Sie der Startseite einen Drittel rechten Abschnitt hinzu .

  2. Fügen Sie in der ersten Spalte das News -Webpart hinzu, und geben Sie den Titel "Department News" ein.

  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Webparts auf Schaltfläche "Bearbeiten" für Webpart Bearbeiten .

  4. Setzen Sie die folgenden Optionen im Eigenschaftenbereich des Webparts:

    • Nachrichtenquelle: Diese Website

    • Titel und Befehle anzeigen: ein

    • Layout: oberstes Stockwerk

    • Filter: Seiteneigenschaften

    • Eigenschaftsname: Post-Typ entspricht Abteilung News

  5. Klicken Sie auf über nehmen , um die Änderungen zu speichern.

Hinzufügen von Meilenstein-News

  1. Fügen Sie in derselben Spalte unterhalb des soeben hinzugefügten Webparts das News -Webpart erneut hinzu, und geben Sie den Titel "Meilensteine" ein.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Webparts auf Schaltfläche "Bearbeiten" für Webpart Bearbeiten .

  3. Setzen Sie die folgenden Optionen im Eigenschaftenbereich des Webparts:

    • Nachrichtenquelle: Diese Website

    • Titel und Befehle anzeigen: ein

    • Layout: nebeneinander

    • Filter: Seiteneigenschaften

    • Eigenschaftsname: Post-Typ entspricht Meilensteine

  4. Klicken Sie auf über nehmen , um die Änderungen zu speichern.

Unternehmensnachrichten hinzufügen

  1. Fügen Sie in der zweiten Spalte (rechts) das News -Webpart erneut hinzu, und geben Sie den Titel "Unternehmensnachrichten" ein.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Webparts auf Schaltfläche "Bearbeiten" für Webpart Bearbeiten .

  3. Setzen Sie die folgenden Optionen im Eigenschaftenbereich des Webparts:

    • Nachrichtenquelle: wählen Sie Websites auswählenaus, und wählen Sie dann Ihre Unternehmensnachrichten-Website aus.

    • Titel und Befehle anzeigen: ein

    • Layout: nebeneinander

    • Filter: Seiteneigenschaften

    • Eigenschaftsname: Post-Typ entspricht Meilensteine

  4. Klicken Sie auf über nehmen , um die Änderungen zu speichern.

Um zu testen, was Sie bisher getan haben, erstellen Sie mehrere Nachrichten Beiträge auf der Website der Abteilung. Legen Sie die Seiteneigenschaften auf Ihren News Story-Seiten so fest, dass in einigen der Post-Typ auf Abteilungs-News festgesetzt ist, und legen Sie in anderen Bereichen den Post-Typ auf Milestone fest. Eine Auffrischung zum Festlegen von Eigenschaften für Seiten finden Sie unter anzeigen, bearbeiten und Hinzufügen von Seiten Details.

So sieht die Homepage der Abteilung aus, nachdem Sie abgeschlossen ist:

Beispiel für Nachrichten auf einer Abteilungswebsite

Einrichten Ihrer Abteilungs Kommunikationswebsite

In diesem Beispiel müssen Nachrichten Beiträge, die auf der Kommunikationswebsite erstellt wurden, genehmigt werden. Sie können die Seiten Genehmigung mit Microsoft Floweinrichten. Geben Sie dem Flow einen Namen, der den Websitenamen enthält, beispielsweise "Genehmigung für Personalseiten", und legen Sie die genehmigende Person auf einen Mitarbeiter in der Abteilung für Unternehmenskommunikation fest.

Optionsbereich "Seiten Genehmigung"

Richten Sie als nächstes die Website-Startseite ein, um Nachrichten von dieser Website anzuzeigen.

  1. Fügen Sie auf der Startseite der Kommunikationswebsite Ihrer Abteilung ein News -Webpart hinzu.

  2. Wählen Sie auf der Symbolleiste des Webparts Schaltfläche "Bearbeiten" für Webpart Bearbeiten aus.

  3. Setzen Sie die folgenden Optionen im Eigenschaftenbereich des Webparts:

    • Nachrichtenquelle: Diese Website

    • Layout: oberstes Stockwerk

  4. Erstellen Sie einen Newsbeitrag, den Sie auf Ihrer Startseite anzeigen möchten. Wenn Sie fertig sind, senden Sie die Seite zur Genehmigung, indem Sie oben rechts auf der Seite die Option zur Genehmigung einreichen auswählen.

Der Mitarbeiter, der beim Einrichten des Flows als genehmigende Person festgelegt wurde, erhält eine e-Mail, auf die die Seite zur Genehmigung wartet. Nachdem Sie die Seite genehmigt haben, wird Sie im News-Webpart auf der Kommunikationswebsite Ihrer Abteilung angezeigt.

Erstellen Sie mehrere Nachrichten Beiträge auf dieser Website. Stellen Sie sicher, dass jede Seite zur Genehmigung übermittelt und dann genehmigt wurde.

In diesem Beispiel können Sie die Art der Nachrichten sehen, die auf der Website für die Abteilungs Kommunikation für die Personalabteilung angezeigt werden:

Beispiel für eine Kommunikationswebsite einer Abteilung

Einrichten der Startseite für das Intranet Hub

  • Fügen Sie der Startseite der Hub-Website einen zweispaltigen Abschnitt hinzu.

  • Fügen Sie in der linken Spalte das News -Webpart hinzu.

    Wählen Sie auf der Symbolleiste des Webparts Schaltfläche "Bearbeiten" für Webpart Bearbeiten aus.

  • Setzen Sie die folgenden Optionen im Eigenschaftenbereich des Webparts:

    • Nachrichtenquelle: wählen Sie Websites auswählenaus, und wählen Sie dann Unternehmens Kommunikationswebsiteaus.

    • Layout: oberstes Stockwerk

  • Fügen Sie in der rechten Spalte das News -Webpart erneut hinzu.

  • Setzen Sie die folgenden Optionen im Eigenschaftenbereich des Webparts:

    • Nachrichtenquelle: alle Websites im Hub

    • Layout: Hub-News

Wenn Sie damit fertig sind, sollten Sie auf der linken Seite der Seite nur die News Beiträge aus der Unternehmenskommunikation und auf jeder Website, die dem Hub im Webpart auf der rechten Seite zugeordnet ist, Nachrichten Beiträge sehen.

Beispiel für Rollup-Nachrichten auf einer Hub-Website

Entwickeln einer eigenen Nachrichten Strategie

Nachdem Sie nun erfahren haben, wie Sie eine bestimmte Strategie zur Arbeit bringen, können Sie sich Ihre eigene Strategie überlegen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich selbst und Ihrer Organisation stellen können, um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen:

  • Wie werden Nachrichten aktuell kommuniziert? Wie können Sie die gleichen Personen oder Prozesse verwenden, die Sie bereits bei der Nutzung des neuen Ansatzes haben?

  • Welche Art von Nachrichteninhalt möchten Sie freigeben?

  • Wer wird Inhalte erstellen?

  • Müssen Nachrichten genehmigt werden? Wenn ja, was sollte der Genehmigungsprozess sein?

  • Wie werden Nachrichten aktuell kommuniziert?

Organisations-und abteilungsübergreifende Kommunikation

In vielen Organisationen gibt es bereits eine formelle Möglichkeit, Informationen an Mitarbeiter unternehmensweit zu kommunizieren. Darüber hinaus kommunizieren in vielen Fällen Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung auf weniger formelle Weise miteinander. Es ist wichtig, diese Prozesse durchzudenken, da Sie in einigen Fällen weiterhin dieselben Personen oder Prozesse in SharePoint verwenden können.

Wenn Sie sich über die organisationsweite Kommunikation Gedanken machen, stellen Sie sich die folgenden Arten von Fragen:

  • Erstellt und sendet jemand in Ihrer Organisation Newsletter?

  • Werden Sie per e-Mail gesendet? Wenn ja, was ist der aktuelle Prozess, um dieser Person mitzuteilen, welche Nachrichten enthalten sein müssen? Wie oft werden die Newsletter gesendet?

  • Was ist der Prozess, um zu ermitteln, welche Nachrichten enthalten sind und welche nicht? Wer trifft diese Entscheidung?

  • Was ist der Prozess zum Bearbeiten der Inhalte?

  • Was ist der Prozess für die Entscheidung, welche Bilder in Textabschnitte aufgenommen werden?

Stellen Sie sich auf Abteilungsebene folgende Fragen:

  • Gibt es jemanden, dessen Aufgabenstellung die Freigabe von Informationen für die restliche Abteilung umfasst?

  • Tauschen Mitarbeiterinformationen informell untereinander mithilfe von Tools wie e-Mail oder Messaging gegenseitig aus?

  • Welche Inhalte werden freigegeben?

Inhaltstypen und deren Relevanz

Der nächste Schritt beim Erstellen Ihrer Nachrichten Strategie besteht darin, die Art der Nachrichteninhalte zu evaluieren, die von Ihrer Organisation produziert werden. Zu den Nachrichtentext Arten gehören unter anderem:

  • "In den Nachrichten"-Meldungen, in denen Mitarbeiter darüber benachrichtigt werden, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation öffentliche Pressen erhalten hat, beispielsweise in einer Fachpublikation oder in einem Nachrichten Programm

  • Unternehmens Ankündigungen oder Meilensteine, beispielsweise das Freigeben eines neuen Produkts oder das Starten einer neuen Initiative

  • Mitarbeiter Meilensteine, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter heiratet, ein Kind hat oder in den Ruhestand geht

  • Informationen, die die Mitarbeiter dazu verpflichten, Maßnahmen zu ergreifen, wie etwa die Anmeldung für Leistungen oder die Teilnahme an Schulungen

Wie Sie über diese Inhalte nachdenken, ist es wichtig, dass Sie sich mit Relevanz und Wichtigkeit für verschiedene Gruppen innerhalb Ihrer Organisation besprechen. Beispiel:

  • Jeder in Ihrer Organisation muss wissen, wann er sich für die Vorteile registrieren kann. Dies ist wichtig und für jeden relevant.

  • Personen in der Finanzabteilung müssen sich mit neuen Gesetzen vertraut machen, die sich auf Ihre Rechnungslegungsmethoden beziehen. Dies ist relevant und wichtig für Sie. Für alle anderen Personen in der Organisation ist es jedoch weder relevant noch wichtig.

  • Die Vertriebsabteilung hat am Freitag einen Kochwettbewerb im Pausenraum. Dies kann für die Mitarbeiter in der Vertriebsabteilung relevant sein, ist aber nicht als wichtig zu qualifizieren, und niemand sonst in der Organisation würde dies für relevant oder wichtig halten.

Der Zweck des durch Denkens ihrer Inhalte besteht darin, zu beachten, welche Inhalte in einer überwiegenden Weise, sekundärer oder überhaupt nicht aufgetaucht werden müssen. Wie Sie diese Frage beantworten, hängt möglicherweise von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, entscheiden Sie möglicherweise, dass Mitarbeiter Meilensteine unternehmensweit angezeigt werden sollen, während ein größeres Unternehmen dies nur Mitarbeitern in einer bestimmten Abteilung anzeigen kann.

Wer macht was

Wer verfasst Nachrichteninhalte?

In einigen Organisationen werden Nachrichteninhalte von einer zentralen Person oder Gruppe von Personen wie der Abteilung für Unternehmenskommunikation erstellt und verwaltet. Dieser zentralisierte Ansatz bietet einen einfachen Ansatz für die Erstellung und Verwaltung von Nachrichteninhalten, um sicherzustellen, dass nur wichtige und relevante Inhalte für Mitarbeiter unternehmensweit veröffentlicht werden. Dieser Ansatz reduziert jedoch die Menge an Nachrichteninhalten, die in der Regel generiert werden, da Sie die intensive Zeit einer einzelnen Person oder einer Gruppe von Personen erfordert. Indem Sie den Publikationsprozess anderen Personen in Ihrer Organisation öffnen, können Sie andere Personen zum Erstellen von Nachrichteninhalten bevollmächtigen. Nachrichten, die von Benutzern in ihren eigenen Abteilungen erstellt wurden, werden neuer und stärker auf Ihre abteilungsaktivitäten ausgerichtet sein und die Relevanz des Inhalts erhöhen.

Wer genehmigt Nachrichteninhalte?

Wenn Sie anderen Personen das Erstellen von Newsinhalten gestatten, ist es möglich, dass Inhalte erstellt werden, die Ihren Kriterien für qualitativ hochwertige Inhalte nicht entsprechen. Dies kann Inhalte enthalten, die Rechtschreib-und Grammatikfehler aufweisen, ungeeignete Sprache verwenden oder einfach irrelevant sind. Sie können beschließen, einen Genehmigungsprozess zu implementieren, um sicherzustellen, dass der Inhalt die für die Veröffentlichung erforderlichen Kriterien erfüllt.

Wie können Benutzer Nachrichten in SharePoint verwenden?

Traditionell wurden Intranet-Websites mit der Annahme erstellt, dass Benutzer zur Intranet-Homepage navigieren und dort Nachrichten verwenden würden. In diesem Szenario werden wichtige Unternehmensnachrichten auf der Startseite mit einer zusätzlichen Nachrichten Zufuhr zu Geschichten, die von Abteilungs Websites aggregiert wurden, vorgestellt. Hierbei handelt es sich um ein "Pull"-Szenario, in dem "offizieller" Inhalt (häufig wichtig und für alle Mitarbeiter relevant) angezeigt wird und aggregierter Inhalt von anderen Abteilungs Websites "gezogen" wird. In vielen Fällen navigieren Benutzer jedoch nicht mehr zur Intranet-Homepage. Die Benutzer können einfach direkt zur Homepage Ihrer Abteilungswebsite navigieren, da diese Website die meisten Informationen enthält, die Sie relevant finden. In einigen Fällen können Organisationen beschließen, ein "Push"-Szenario zu implementieren, in dem offizielle Informationen an Ihre Abteilungswebsite weitergeleitet werden und neben Nachrichten angezeigt werden, die nur in Ihrer Abteilung erstellt wurden.

Wenn Ihre Organisation Hub-Websites verwendet, können Sie den Nachrichteninhalt auf der Hub-Ebene aggregieren. Wenn Ihre Organisation mehrere Hubs implementiert hat, sollten Sie sich überlegen, wie diese in ihrer gesamten Nachrichten Strategie abgespielt werden. Es ist üblich, sowohl eine interne als auch eine externe Abteilungswebsite zu erstellen. Die interne Abteilungswebsite ist in der Regel eine SharePoint Teamwebsite mit einer Gruppe verbunden. Diese Website ist nur für Mitglieder dieser Abteilung vorgesehen. Es gibt jedoch auch eine öffentliche SharePoint Kommunikationswebsite, die verwendet wird, um Informationen aus dieser Abteilung nach außen an die gesamte Organisation zu übermitteln.

Bei Verwendung dieses Modells sehen alle Benutzer alle Nachrichten Beiträge, die auf den Websites für die Abteilungs Kommunikation erstellt wurden, aber die Benutzer können nur Nachrichten Beiträge sehen, die auf den Teamwebsites erstellt wurden, denen Sie angehören.

Darüber hinaus ist es wichtig, sich an die anderen Orte zu halten, an denen Benutzer Nachrichteninhalte Verbraucher möglicherweise. Benutzer können Nachrichten mithilfe der SharePoint-App auf Ihrem mobilen Gerät und auf der SharePoint Seite in Office 365 lesen. Darüber hinaus ist es möglich, dass ein Websitebesitzer einen Newsletter der neuesten Nachrichten erstellt, der an Benutzer gesendet werden kann, oder dass Benutzer Nachrichten von einer mit einer Gruppe verbundenen SharePoint Website an einen Microsoft Teams-Kanal senden können.

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

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