Ertragswertanalyse für jedermann

Der Ertragswert stellt ein leistungsfähiges Überwachungs- und Budgetierungsfeature in Project dar. Trotz der Vielzahl von Akronymen (wie IK, SKAA usw.) ist die Handhabung nicht besonders kompliziert. Mithilfe des Ertragswerts können Sie Fragen beantworten wie: "Welcher Geldbetrag sollte für die Menge der bereits abgeschlossenen Arbeit bei diesem Projekt aufgewendet worden sein?". Dies führt dann zu weiteren Fragen wie: "Werden wir rechtzeitig fertig?"

Ein einfaches Beispiel    Sie arbeiten an einem Gartenbauprojekt für zehn Häuser in einer Sackgasse. Sie erwarten, dass das gesamte Projekt für die zehn Häuser in zehn Monaten abgeschlossen ist, und müssen außerdem jeden Monat den Garten eines Hauses fertig stellen. Sehen wir uns nun einmal die Details zu diesem Projekt an.

  • Das Gesamtbudget für alle zehn Häuser beträgt 10.000 €.

  • Für jedes Haus sind 1.000 € budgetiert. Das bedeutet, dass Sie eine Ausgabe von 1.000 € pro Monat für das gesamte Projekt planen. Dazu gehören die Ausgaben für Pflanzen, Werkzeuge und einen Gärtner.

  • Nach zwei Monaten bitten Sie Ihren Buchhalter um einen Bericht. Der Buchhalter teilt Ihnen mit, dass bisher 1.500 € für das Projekt ausgegeben wurden. Sie denken nun: "Toll! Ich spare Geld."

  • Dann bemerken Sie Ihren Fehler. Nach zwei Monaten sollten 20 Prozent des Projekts abgeschlossen sein, da zwei Monate 20 Prozent der zehn Monate entsprechen, die Sie ursprünglich für das Projekt geplant hatten. Es sind aber nur 1,5 Gärten fertig gestellt und nicht 2.

  • Für einen rechtzeitigen Abschluss des Projekts sollten nach zwei Monaten 20 Prozent von 10.000 € (2.000 €) ausgegeben und zwei Gärten fertig gestellt worden sein und nicht 1.500 € für 1,5 Gärten. Sie stellen dadurch fest, dass Sie hinter dem Zeitplan liegen. Es ist also höchste Zeit, mal mit dem Gärtner zu reden.

Kompliziert (und großartig) am Ertragswert ist, dass dabei die Zeit in Bezug zum Geld gesetzt wird, indem ein Währungswert mit einer geplanten Zeit (oder dem Fertigstellungsgrad, wie es professionelle Projektmanager nennen) multipliziert wird.

Was lernen wir daraus?    "Zeit ist Geld" lautet ein altes Sprichwort. Doch noch können Sie den Ertragswert nicht verwenden. Dazu müssen Sie erst noch mehr lesen...

Weitere Informationen zum Ertragswert

Anzeigen des Ertragswerts

Verwenden von Berichten

Verwenden von Ansichten

Interpretieren des Ertragswerts

Einige Hinweise zur Verwendung des Ertragswerts

Weitere Lektüre

Anzeigen des Ertragswerts

In Project werden Informationen zum Ertragswert auf zwei Arten angezeigt: in Ansichten und in Berichten. Doch zunächst müssen Sie einige Schritte ausführen, um den Ertragswert für die Berichterstellung einzurichten.

Verwenden von Berichten

  1. Klicken Sie auf Projekt > Berichte > Weitere Berichte.

  2. Klicken Sie auf Kosten, und klicken Sie dann auf Ertragswert.

Verwenden von Ansichten

  1. Klicken Sie auf Ansicht > Tabelle, und klicken Sie dann auf Weitere Tabellen
    Symbol 'Weitere Tabellen'

  2. Klicken Sie in der Liste Tabellen auf Ertragswert, Ertragswert-Kostenindikatoren oder Ertragswert-Terminplanindikatoren.
    Wenn Sie nicht sicher sind, welche Tabelle verwendet werden soll, wählen Sie Ertragswert aus.

  3. Klicken Sie auf Auswahl.

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Interpretieren des Ertragswerts

Drei Schlüsselwerte bilden die Grundlage der Ertragswertanalyse. Zum Verwenden des Ertragswerts müssen Ihnen zumindest diese drei Werte bekannt sein.

Geplanter Wert (GW)    Auch unter dem Akronym SKBA bekannt.

Dies sind die Soll-Kosten (oder geplanten Kosten) für Vorgänge, die zu Beginn des Projektplans auf Grundlage der Kosten für Ressourcen, die diesen Vorgängen zugeordnet sind, plus aller Fixkosten, die den Vorgängen zugeordnet sind, bis zum ausgewählten Statusdatum geschätzt werden.

Beispiel: Das geplante Gesamtbudget für einen vier Tage dauernden Vorgang sieht 100 € vor, und der Vorgang beginnt an einem Montag. Wenn Sie das Statusdatum auf den folgenden Mittwoch setzen, beträgt der GW 75 €. Sie können anhand dieses Werts jedoch nicht den Fortschritt des Projekts bewerten.

Ist-Kosten (IK)    Auch als IKAA bezeichnet.

Dies sind die Ist-Kosten, die für den Abschluss aller Vorgänge oder von Teilvorgängen erforderlich sind, bis zum Statusdatum. Wenn sich bei dem vier Tage dauernden Vorgang beispielsweise die Gesamtkosten an jedem der beiden ersten Tage auf 35 € belaufen, lauten die IK für diesen Zeitraum 70 € (der GW beträgt jedoch weiterhin 75 €).

Sie können anhand dieses Werts jedoch nicht den Fortschritt des Projekts bewerten. Wenn Sie beispielsweise die Fertigstellung von wesentlich mehr Arbeit für diese 70 € geplant haben, sieht es gar nicht so gut aus. Sie müssen also den Ertragswert kennen, um die Effizienz des Projekts wirklich zu bemessen.

Ertragswert (EW)    Auch als SKAA bezeichnet.

Dies ist der Wert der bis zum Statusdatum abgeschlossenen Arbeit. Die Angabe erfolgt als Währungswert.

Wenn beispielsweise nach zwei Tagen 60 % der Arbeit für einen Vorgang abgeschlossen sind, ist zu erwarten, dass 60 Prozent des Gesamtbudgets für den Vorgang (60 €) aufgewendet wurden. Wenn sich herausstellt, dass 80 € aufgewendet wurden, ist das Budget überschritten, und Sie liegen hinter dem Zeitplan.

Ein wichtiger Begriff im Zusammenhang mit dem Ertragswert ist das Statusdatum. Bei der Ertragswertanalyse wird davon ausgegangen, dass Sie den Fortschritt Ihres Projekts vor einem bestimmten ausgewählten Zeitpunkt sehen möchten.

Doch da Bilder wesentlich aussagekräftiger sind als Worte, folgt hier eine Grafik. Dieses Diagramm stellt eine stetige Anhäufung von Kosten über die Lebensdauer eines Projekts dar. Die gepunktete Linie zeigt eine beständige Ausgabe über die Lebensdauer des Projekts.

Abbildung zum Ertragswert

Nachdem mit der Arbeit am Projekt begonnen wurde, kann ein Diagramm der Schlüsselwerte für die Ertragswertanalyse beispielsweise wie folgt aussehen:

Abbildung zum Ertragswert

Das Statusdatum bestimmt die von Project berechneten Werte. Die Ist-Kosten (IK) dieses Projekts übersteigen die Soll-Kosten. Der Ertragswert (EW) spiegelt den tatsächlichen Wert der abgeschlossenen Arbeit wieder. In diesem Fall liegt der Wert der abgeschlossenen Arbeit unter dem Betrag, der zum Ausführen dieser Arbeit aufgewendet wurde.

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Einige Hinweise zur Verwendung des Ertragswerts

Aktion

Durchführung

Frühzeitig Maßnahmen ergreifen

Je früher Sie im Lebenszyklus eines Projekts solche Abweichungen zwischen Ist-Kosten, Soll-Kosten und Ertragswert feststellen, desto eher können Sie Schritte zur Behebung des Problems einleiten.

Mehr arbeiten

Das ist leichter gesagt als getan. Je mehr Arbeit vor dem nächsten Statusdatum zur Ermittlung des Ertragswerts abgeschlossen wird, desto besser. Das Einstellen von mehr Arbeitskräften ist möglicherweise keine Lösung, doch können billigere Arbeitskräfte eine Lösung sein. Möglicherweise müssen Sie sich auch die Produktion genauer ansehen, um festzustellen, warum die Arbeitskräfte nicht produktiver arbeiten. Möglicherweise liegt das Problem aber auch beim Management, das Maschinen bereitstellt, die einen höheren Wartungsaufwand als erwartet aufweisen. Es kann eine Vielzahl von Ursachen geben, doch der wichtige Punkt ist, dass Sie durch einen "zahlenmäßigen Ansatz" mithilfe des Ertragswerts negative Entwicklungen erkennen können.

Durchdachter Arbeiten

Verlaufen Sie sich nicht in Produktivitätsproblemen bei solchen Vorgängen, die weniger wichtig sind als andere. Prüfen Sie zuerst die kritischen Vorgänge auf die größte Auswirkung, die sie auf positive Ertragswertzahlen haben.

Berichte wiederholt ausführen

Eine Ertragswertanalyse am Ende eines Projekts hat nur einen geringen Nutzen. Die Ursachen von Problemen liegen wahrscheinlich in einer frühen Phase des Projekts und die Auswirkungen sind wahrscheinlich schon so groß, dass sie nicht ohne hohe Kosten oder einen frustrierenden Arbeitsaufwand vom Team, dem Manager oder anderen Beteiligten korrigiert werden können. Gewöhnen Sie es sich an, Ertragswertberichte einmal im Monat auszuführen.

Zahlen in frühen Phasen nicht überbewerten

Wenn Sie in einer sehr frühen Phase des Projekts Probleme feststellen, kann es sich einfach um Anlaufkosten oder die Kosten für Schulungen, die Einbeziehung aller Mitarbeiter, die umfangreiche, aber erforderliche Zusammenarbeit mit dem Team in der ersten Phase sowie andere übliche Anfangskosten handeln. Lassen Sie diese frühen Anzeichen für mögliche Probleme nicht außer Acht, doch sind diese in einer frühen Phase des Projekts eher nachvollziehbar als in einer späteren Phase.

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