Erstellen von organisationsweiten Signaturen und Haftungsausschlüssen

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Letzte Aktualisierung: 10 September 2018

Sie können den E-Mail-Nachrichten, die an Ihre Organisation oder von ihr gesendet werden, eine E-Mail-Signatur, einen Haftungsausschluss oder eine Offenlegungserklärung hinzufügen. Das können Sie so einrichten, dass diese Hinzufügung auf alle ein- und ausgehenden Nachrichten angewendet wird, wie unten gezeigt wird. Oder Sie können sie nur auf bestimmte Nachrichten anwenden, z. B. solche, die bestimmte Wörter oder Textmuster enthalten.

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Erstellen einer Signatur, die auf alle Nachrichten angewendet wird

  1. Tipp: organisationsweite Signaturen werden unabhängig von ihrer Bedeutung als "Haftungsausschlüsse" bezeichnet. Sie können beispielsweise nur eine Signatur sein oder auch Ihre Adresse, ihren rechtlichen Disclaimer oder andere Informationen einschließen, die Sie benötigen.

  2. Wechseln Sie zum Klicken Sie hier, um zum Office 365 Admin Center zu wechseln. .

    Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

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  3. Klicken Sie auf das App-Startfeld Symbol für das App-Startfeld in Office 365 und dann auf Administrator.

    Office 365-App-Startfeld mit hervorgehobener Administrator-App

    Sie können die gesuchte App nicht finden? Wählen Sie im Startprogramm auf Alle Apps aus, um eine alphabetische Liste der verfügbaren Office 365-Apps anzuzeigen. Hier können Sie nach einer bestimmten App suchen.

  4. Wählen Sie Admin Center aus, und klicken Sie auf Exchange.

  5. Wählen Sie unter "Nachrichtenfluss" Regeln aus.

  6. Klicken Sie auf das Symbol + (für "Hinzufügen"), und wählen Sie Haftungsausschlüsse anwenden aus.

  7. Benennen Sie die Regel.

  8. Wählen Sie unter "Diese Regel anwenden" [Auf alle Nachrichten anwenden] aus.

    Tipp: Weitere Informationen zum Anwenden von Bedingungen, wenn Sie nicht möchten, dass die Verzichtserklärung auf alle Nachrichten angewendet wird. (dieser Scoping-Artikel gilt für Exchange Server, aber auch für Office 365.)

  9. Lassen Sie unter "Folgendes ausführen" die Option Haftungsausschluss anfügen ausgewählt.

  10. Klicken Sie auf Text eingeben, und geben Sie Ihren Haftungsausschluss ein.

    Tipp: Weitere Informationen zum Formatieren von Haftungsausschlüssen. (dieser Formatierungs Artikel gilt für Exchange Server, aber auch für Office 365.)

  11. Klicken Sie auf Eine(n) auswählen, und wählen Sie Umschlag als Ausweichaktion aus. Klicken Sie dann aufOK. Dies bedeutet: Wenn der Haftungsausschluss wegen Verschlüsselung oder einer anderen E-Mail-Einstellung nicht hinzugefügt werden kann, wird er in einen Nachrichtenumschlag eingeschlossen.

  12. Lassen Sie Diese Regel mit Schweregrad überwachen aktiviert. Wählen Sie dann einen der Werte Niedrig, Mittel oder Hoch aus, der im Nachrichtenprotokoll verwendet werden soll.

  13. Wählen Sie Erzwingen aus, um den Haftungsausschluss sofort zu aktivieren, wenn Sie ihn nicht zuerst testen möchten.

  14. Wählen Sie Weitere Optionen aus, um zusätzliche Bedingungen oder Ausnahmen einzubeziehen.

  15. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus.

Einschränkungen von Office 365-organisationsweiten Signaturen

Mit Office 365-Signaturen können Sie Folgendes nicht ausführen:

  • Einfügen der Signatur direkt unter der letzten e-Mail-Antwort oder Weiterleitung

  • Anzeigen von serverseitigen e-Mail-Signaturen in den Ordnern "Gesendete Elemente" der Benutzer

  • Einbetten von Bildern in e-Mail-Signaturen

  • Zeilen überspringen, die Variablen enthalten, die nicht aktualisiert werden konnten (z.b. weil der Wert für einen Benutzer nicht angegeben wurde)

Um diese und andere Funktionen zu nutzen, verwenden Sie ein Tool eines Drittanbieters. Führen Sie eine Internetsuche für e-Mail-Signatur Softwaredurch. Eine Reihe dieser Anbieter sind Microsoft Gold-Partner, deren Software diese Funktionen bereitstellt.

Weitere Ressourcen

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