Erstellen von barrierefreien Office-Dokumenten

Farbgebrauch

Verlassen Sie sich niemals nur auf die Farbe, um Informationen zu übertragen, falls Ihr Publikum sie nicht richtig sehen kann. Wenn es wichtig ist, die genaue Farbe zu kennen, erwähnen Sie die Farbe beispielsweise auf dem Bildetikett.

Vermeiden Sie hellblaue Farben, da dies die erste Farbe ist, die Probleme verursacht, wenn die Augen altern und ihre Empfindlichkeit verlieren.

Soundgebrauch

Wenn Sie in einem Dokument Ton verwenden, stellen Sie sicher, dass auf die Informationen zugegriffen werden kann, auch wenn Sie sie nicht hören können.

Um Videos und Audiodateien barrierefrei zu machen, können Sie Ihrem Dokument Beschriftungen oder Untertitel hinzufügen. Sie machen Ihr Dokument für ein größeres Publikum geeignet, einschließlich Menschen mit Hörbehinderungen und Personen, die andere Sprachen als die in Ihrem Medienclip sprechen.

Fehlende alternative Texte in visuellen Objekten

Wenn Sie eine Bildschirmsprachausgabe verwenden, beschreibt der alternative Text (Alt) ein visuelles Element für diejenigen, die es nicht sehen können. Wenden Sie immer effektive Alt-Texte auf alle Formen, Bilder, Diagramme, Tabellen und SmartArt-Grafiken an, um ihre Dokumente barrierefreier zu machen. Weitere Informationen zur geeigneten Verwendung von Alt-Text finden Sie unter Alternativer Text.

Komplexer Schreibstil

Wenn Ihr Publikum Sie nicht verstehen kann, erfüllt Ihr Dokument automatisch seinen Zweck.

Verwenden Sie kurze Sätze und einfache Grammatik. Wenn sich der Inhalt für eine Liste mit Aufzählungszeichen eignet, präsentieren Sie ihn auf diese Weise. Eine Liste mit Aufzählungszeichen ist eine sehr einfache Möglichkeit, kurze Sätze durchzusetzen.

Wählen Sie bei Optionen immer das einfachste verfügbare Wort aus, anstatt Ihr Publikum mit Ihrem Wortschatz zu beeindrucken.

Tabellen in Dokumenten

Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Verwendung von Tabellen in Ihren Dokumenten, da es schwierig sein kann, den Tabelleninhalt mit einer Bildschirmsprachausgabe zu verfolgen. Wenn Sie eine Tabelle verwenden müssen, gestalten Sie sie möglichst einfach. Verwenden Sie immer eine Überschrift, um die Tabelle einzuführen.

Wenn Sie eine Tabelle mit HTML für eine Webseite erstellen, verwenden Sie die entsprechende Kennzeichnung, damit die Bildschirmsprachausgabe oder die Braille-Ausgabe die Tabellenkopfinformationen und -daten im Kontext bereitstellen können. Verwenden Sie die Tags <TH> für Header und <TD> für Datenzellen. Vergessen Sie nicht, eine Tabellenzusammenfassung in das <table> -Tag aufzunehmen, um den Zweck der Tabelle zu erläutern.

Tabellenbasierte Dokumentlayouts

Tabellenbasierte Layouts sind besonders in Newslettern beliebt, die mit Word und Outlook erstellt wurden. Durch Erstellen einer Tabelle mit unsichtbaren Rändern und Platzieren der verschiedenen Newsletter-Artikel in einzelnen Zellen können Sie auf einfache Weise ein beeindruckend aussehendes Dokument erstellen. Ihre Leser, die Probleme mit der Barrierefreiheit haben, werden es Ihnen jedoch nicht danken. Verwenden Sie niemals Tabellen als Layout-Tool.

Wenn Sie in einem Dokument mit Tabellenlayout navigieren, zeigen die Bildschirmsprachausgabe und die Braille-Ausgabe die gelesenen Tabellen zeilenweise in den Spalten an. Wenn Ihr Newsletter so konzipiert wurde, dass er spaltenweise von oben nach unten gelesen werden kann, werden Sie ihren Leser verlieren.

Versuchen Sie, Ihr Dokument ohne Verwendung von Tabellen zu gestalten. Ideen und eine Sammlung zugänglicher Vorlagen, die Sie mit verschiedenen Office Anwendungen verwenden können, finden Sie unter Verbessern der Barrierefreiheit Ihrer Vorlagen und Abrufen barrierefreier Vorlagen für Office. Wenn Sie ein Tabellenlayout verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass es zeilenweise über die Spalten gelesen werden kann, und versuchen Sie, die Anzahl der Tabulatortasten oder Wischen zu minimieren, die erforderlich sind, um das Ende zu erreichen.

Navigations- und Fokusreihenfolge

Die Benutzer der Bildschirmsprachausgabe verlassen sich auf die Tabulatortaste oder wischen, um durch Ihr Dokument zu navigieren. Bei jedem Drücken oder Wischen der Tabulatortaste wird der Fokus im Dokument zum nächsten Teil verschoben, und die Bildschirmsprachausgabe kann den Inhalt in diesem Teil vorlesen.

Stellen Sie zum Implementieren einer barrierefreien Navigation sicher, dass die Teile im Dokumentinhalt logisch sortiert wurden. Dies ist besonders wichtig, wenn der Dokumentinhalt aus separaten Text- und Bildteilen besteht, die wie auf einer PowerPoint-Folie nebeneinander oder übereinander angeordnet sind. Wenn die Teile nicht logisch organisiert sind, liest die Bildschirmsprachausgabe sie in der falschen Reihenfolge vor, sodass der Benutzer kaum Gelegenheit hat, den Inhalt zu verstehen. Um die Navigation zu testen, aktivieren Sie die Bildschirmsprachausgabe und bewegen Sie sich durch das Dokument, indem Sie die Tabulatortaste drücken oder auf dem Bildschirm nach links oder rechts wischen. Stellen Sie sicher, dass sich der Fokus wie erwartet durch das Dokument bewegt.