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In diesem Thema wird erläutert, wie Sie die Funktion "Dokumentenmappe" für eine Websitesammlung aktivieren und dann den Inhaltstyp der Dokumentenmappe konfigurieren können.
Inhalt dieses Artikels
Aktivieren von Dokumentenmappen für eine Websitesammlung
Die Funktion "Dokumentenmappe" für die Websitesammlung muss aktiviert sein, um neue Inhaltstypen der Dokumentenmappe erstellen oder konfigurieren zu können. Zum Aktivieren der Funktion müssen Sie Websiteadministrator sein.
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Wechseln Sie in der Websitesammlung, für die Sie Dokumentenmappen aktivieren möchten, zur Website auf oberster Ebene.
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Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
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Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.
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Suchen Sie in der Liste nach "Dokumentenmappen", und klicken Sie dann auf Aktivieren.
Erstellen eines neuen Inhaltstyps der Dokumentenmappe
Damit Websitebenutzer mithilfe von Dokumentenmappen neue Instanzen von aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukten erstellen können, müssen Sie zunächst einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe für jedes zu verwaltende Arbeitsprodukt erstellen und konfigurieren und diesen der Dokumentbibliothek hinzufügen, in der er verwendet werden soll. Nachdem Sie einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie ihn der Bibliothek hinzufügen, in der die Benutzer ihre Dokumentenmappen erstellen sollen.
Sie müssen Websitesammlungsadministrator oder Websitebesitzer sein, um Inhaltstypen der Dokumentenmappe erstellen oder konfigurieren zu können.
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Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
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Klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
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Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf Erstellen.
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Geben Sie im Abschnitt Name und Beschreibung im Feld Name den Namen für die neue Dokumentenmappe ein. Dieser Name wird Benutzern angezeigt, wenn sie eine neue Instanz einer Dokumentenmappe erstellen.
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Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Dokumentenmappe ein.
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Klicken Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus auf Inhaltstypen der Dokumentenmappe. (Wenn Inhaltstypen der Dokumentenmappe als Option nicht verfügbar ist, wurde die Funktion "Dokumentenmappen" möglicherweise nicht für die Websitesammlung aktiviert.)
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Geben Sie im Abschnitt Gruppe an, ob der neue Inhaltstyp der Dokumentenmappe in eine neue oder eine vorhandene Gruppe eingeteilt werden soll.
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Klicken Sie auf OK.
Wenn der neue Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt ist, wird die Informationsseite "Websiteinhaltstyp" für den Inhaltstyp angezeigt. Dort können Sie weitere Einstellungen konfigurieren.
Konfigurieren oder Anpassen eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe
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Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
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Klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
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Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf den Namen des Inhaltstyps der Dokumentenmappe, den Sie konfigurieren möchten.
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Klicken Sie unter Einstellungen auf Einstellungen für Dokumentenmappe.
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Wählen Sie im Abschnitt Zulässige Inhaltstypen unter "Verfügbare Websiteinhaltstypen" den Inhaltstyp aus, der in dieser Dokumentenmappe zulässig sein soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um ihn in das Feld In der Dokumentenmappe zulässige Inhaltstypen zu verschieben. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden in die Dokumentenmappe einzubeziehenden Inhaltstyp.
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Wählen Sie im Abschnitt Standardinhalt den Inhaltstyp aus, für den Standardinhalt hochgeladen werden soll, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um nach der hochzuladenden Datei zu suchen. Standardinhalt wird für Autoren automatisch erstellt, wenn diese neue Instanzen einer Dokumentenmappe erstellen.
Beispiel: Sie erstellen eine Dokumentenmappe zum Verwalten des Produktentwurfprozesses. Diese Dokumentenmappe enthält ggf. ein Produktentwurfsdokument (ein Microsoft Word-Dokument), eine Entwurfszeichnung (eine Microsoft Visio-Zeichnung) und Leistungsdaten (ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt). In Ihrer Organisation gibt es möglicherweise eine Microsoft Word-Standarddokumentvorlage für das Produktentwurfsdokument, die bereits mit einigen Standardinformationen aufgefüllt ist, die die Autoren ergänzen müssen. Sie können diese Vorlage als Standardinhalt hochladen. Wenn Autoren eine neue Instanz der Dokumentenmappe für den Produktentwurf erstellen, wird eine Kopie des Produktentwurfsdokuments für sie erstellt, und sie können es bearbeiten, um weitere Informationen hinzuzufügen.
Wenn Sie entscheiden, keinen Standardinhalt für die Inhaltstypen in der Dokumentenmappe einzubeziehen, werden keine Dateien automatisch für Autoren erstellt, wenn diese eine neue Instanz einer Dokumentenmappe erstellen, sodass sie entweder in der Dokumentenmappe völlig neu beginnen oder Dokumente in die Dokumentenmappe hochladen. -
Wenn sich in der Dokumentenmappe mehrere Inhaltstypen befinden und für jeden Inhaltstyp Standardinhalt hochgeladen werden soll, klicken Sie auf Neuen Standardinhalt hinzufügen, wählen Sie den nächsten Inhaltstyp aus, für den Sie Standardinhalt angeben möchten, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um nach der hochzuladenden Datei zu suchen. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Standardinhalte für die einzelnen Inhaltstypen in dieser Dokumentenmappe angegeben haben.
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Wenn der Name der Dokumentenmappe den Namen der einzelnen Dateien in einer Instanz einer Dokumentenmappe hinzugefügt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Jedem Dateinamen den Namen der Dokumentenmappe hinzufügen. Durch die Einbeziehung dieser Informationen wird Benutzern die Identifizierung der Dateien in bestimmten Ansichten der Bibliothek vereinfacht, insbesondere, wenn eine Bibliothek mehrere Typen von Dokumentenmappen enthält.
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Wählen Sie im Abschnitt Freigegebene Spalten die Spalten aus, die von allen Inhaltstypen in der Dokumentenmappe gemeinsam genutzt werden sollen.
Freigegebene Spalten sind für die Dokumente in der Dokumentenmappe schreibgeschützt; sie können nur für die Dokumentenmappe bearbeitet werden. Wenn an den Werten in den freigegebenen Spalten für die Dokumentenmappe Änderungen vorgenommen werden, werden diese Änderungen mit den Werten in den freigegebenen Spalten der Dokumente in der Mappe synchronisiert. -
Geben Sie im Abschnitt Spalten auf der Homepage die Spalten an, die auf der Homepage für die Dokumentenmappe angezeigt werden sollen.
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Klicken Sie im Abschnitt Homepage auf Homepage anpassen, um die Darstellung der Homepage anzupassen, die Benutzern für jede Instanz der Dokumentenmappe angezeigt wird.
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Wenn diese Änderungen an der Homepage auf alle Dokumentenmappen angewendet werden sollen, die von dieser Dokumentenmappe erben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Die Willkommensseite von Dokumentenmappen aktualisieren, die von diesem Inhaltstyp erben.
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Geben Sie im Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob Inhaltstypen, die von dieser Dokumentenmappe erben, mit den vorgenommenen Änderungen aktualisiert werden sollen.
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Klicken Sie auf OK.
Nachdem Sie einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie ihn der Bibliothek hinzufügen, in der die Benutzer ihre Dokumentenmappen erstellen sollen.
