Erstellen und Aktualisieren einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

Inhalt dieses Artikels

• Vorbemerkung

• Verstehen Sie Beispiele für die Verwendung externer Datenspalten

• Erstellen einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

• Aktualisieren einer externen Datenspalte

• Aktualisieren einer externen Datenspalte

Erste Schritte

Für das Arbeiten mit externen Daten müssen vorher mehrere Aufgaben ausgeführt werden, damit der sichere Zugriff auf die Daten möglich ist. Sie können die folgenden Informationen zur Planung der nächsten Schritte heranziehen. Bei Problemen bei der Arbeit mit externen Daten finden Sie hier ggf. auch Informationen zur Identifizierung des Problems. Für den Zugriff auf externe Daten müssen Sie oder ein Administrator folgende Schritte ausführen:

Vorbereiten der externen Datenquelle    Ein Administrator muss eventuell ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, sodass sichergestellt ist, dass die richtigen Personen auf die Daten zugreifen können und die Daten nicht in falsche Hände geraten. In einer externen Datenbank kann der Administrator zudem spezielle Tabellen, Ansichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die Elemente zu beschränken, die benötigt werden, und um die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und-Konten    Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren.

Konfigurieren von Secure Store Services    Ein Administrator muss gehen Sie folgendermaßen vor: Ermitteln der Zugriffsmodus für die externen Daten Datenquelle, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services    Ein Administrator muss sicherstellen, dass den Benutzer, der das externe hat Typ über die Berechtigung zum Business Data Connectivity-Metadatenspeicher und erstellt die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp, die die externe Liste basiert zugreifen auf Inhalt.

Erstellen eines externen Inhaltstyps    Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.

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Beispiele für die Verwendung externer Datenspalten

In den folgenden Abschnitten finden Sie einige praktische Beispiele für das Hinzufügen einer externen Datenspalte zu einer Liste oder Bibliothek.

Kundenverträge und Kontaktinformationen    Sie verfügen über eine Dokumentbibliothek, die Kundenverträge enthält. Allerdings werden alle Kundeninformationen in einer Branchenanwendung (wie SAP oder Microsoft CRM) verwaltet, für die eine Datenquelle außerhalb von SharePoint-Produkten verwendet wird. Sie möchten die Kundenverträge in der Dokumentbibliothek nachverfolgen, aber sicherstellen, dass zugehörige Kundeninformationen auf dem neuesten Stand und nicht unnötig doppelt vorhanden sind. Dazu können Sie der Bibliothek eine oder mehrere externe Datenspalten hinzufügen, um jedem in der Bibliothek gespeicherten Vertrag den Namen und die Telefonnummer des entsprechenden Kunden zuzuordnen. Die externe Datenspalte erleichtert die Eingabe der richtigen Informationen ebenso wie die Aktualisierung. In ihr werden automatisch die Kundeninformationen aus der externen Datenquelle abgerufen. In diesem Szenario können Sie also auch ein strukturiertes Word-Dokument erstellen, das die Werte der externen Datenspalten zu einem Word-Dokument höherstuft, sodass Sie die Werte im Dokumentinformationsbereich oder unter Verwendung der Inhaltssteuerelemente von Word bearbeiten können

Grundlegende Produktdaten mit Bildern    Sie haben eine Bildbibliothek mit Fotos der von Ihrem Unternehmen vertriebenen Produkte erstellt. Sie fügen der Bibliothek eine externe Datenspalte hinzu, von der aus auf den Produktnamen, den Produktcode und den aktuellen Preis in einer externen Datenbank zugegriffen wird. Bei der Erstellung des externen Inhaltstyps stellen Sie jedoch sicher, dass die externen Daten schreibgeschützt sind. Nach den Regeln und Prozessen Ihres Unternehmens müssen alle Änderungen an Produktinformationen im Datenbanksystem vorgenommen werden. Jetzt können aber mehr Mitarbeiter im Unternehmen problemlos alle gängigen Produktinformationen in einer Bibliotheksansicht einsehen.

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Erstellen einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zu der Liste oder Bibliothek.

   Hinweis:  Es ist nicht möglich, einer externen Liste eine externe Datenspalte hinzuzufügen.

2. Klicken Sie auf Liste oder Bibliothek > Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

3. Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Spalte erstellen.

4. Geben Sie den Namen der Spalte ein, z. B. Kunde, und klicken Sie dann unter Spaltentypen auf Externe Daten.

5. Klicken Sie unter Externer Inhaltstyp auf Auswahl für externen Inhaltstyp, und wählen Sie dann das entsprechende Element aus der Liste der externen Inhaltstypen aus, z. B. KundenCRM.

6. Legen Sie fest, wie für den externen Inhaltstyp definierte Aktionen verarbeitet werden sollen, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

   • Klicken Sie zum Anzeigen eines Menüs für mindestens eine Aktion auf Aktionsmenü anzeigen.

   • Klicken Sie auf Diese Spalte mit der Standardaktion des externen Inhaltstyps verknüpfen, damit die externe Datenspalte bei Auswahl die Standardaktion ausführt.

7. Klicken Sie unter Spalte zum Anzeigen dieser zusätzlichen Felder hinzufügen auf Alle Felder auswählen, oder wählen Sie bestimmte Feldnamen aus, z. B. Kundenname und Telefonnummer.

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Aktualisieren einer externen Datenspalte

1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zu der Liste oder Bibliothek.

2. Fügen Sie in der Liste ein Element hinzu, oder bearbeiten Sie ein Element bzw. fügen Sie Eigenschaften für die Dokumentbibliothek hinzu, oder bearbeiten Sie diese.

3. Klicken Sie im Textfeld für die externe Datenspalte, z. B. für den Kundennamen, auf das Auswahltool für externe Datenelemente.

   Der Autor des externen Inhaltstyps muss definieren, wie die Auswahl für externe Elemente funktioniert, indem er ein geeignetes Identitätsfeld auswählt und mindestens einen Filter erstellt, sodass Sie den richtigen Wert schnell auffinden können. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich wegen Unterstützung an den Autor des externen Inhaltstyps oder Ihren Administrator.

4. Wählen Sie im Dialogfeld den gewünschten Eintrag aus, z. B. Nadine Daas, und klicken Sie dann auf OK.

Die Daten werden in der externen Liste und in der externen Datenquelle aktualisiert.

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Auffrischen einer externen Datenspalte

Aus Leistungsgründen werden die Daten in einer externen Datenspalte auf einem Server oder in einem Dienst zwischengespeichert, sodass möglicherweise nicht die neuesten Werte aus dem externen Datensystem angezeigt werden. Um sicherzustellen, dass die aktuellen externen Daten angezeigt werden, können Sie die externe Datenspalte auffrischen. Seien Sie jedoch mit dem Durchführen eines Auffrischvorgangs vorsichtig, da dieser je nach Einrichtung der externen Daten sehr lange dauern kann.

1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zu der Liste oder Bibliothek.

2. Klicken Sie in der Spaltenüberschrift der externen Datenspalte auf Aktualisieren.

3. Entscheiden Sie auf der Seite "Aktualisieren", ob Sie nur den aktuellen Ordner oder diesen mit allen Unterordnern auffrischen möchten.

4. Klicken Sie auf OK.

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