Erstellen eines freigegebenen Postfachs

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Letzte Aktualisierung: 11 Juli, 2018

Freigegebene Postfächer lassen sich auf einfache Weise erstellen, damit eine Gruppe von Personen E-Mails einer gemeinsamen E-Mail-Adresse wie "info@contoso.com" überwachen und senden kann. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender! Viele kleine Unternehmen nutzen den freigegebenen Kalender gerne als zentralen Ort, an dem jeder Mitarbeiter seine Termine eintragen kann. So können beispielsweise alle drei Personen, die Kundenbesuche durchführen, den freigegebenen Kalender anzeigen und darin ihre Termine eintragen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um jeden über den jeweiligen Aufenthaltsort auf dem Laufenden zu halten.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Hinzufügen von Mitgliedern

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Video: Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Probieren Sie es aus!

  1. Wechseln Sie in der Office 365-Verwaltungskonsole zu Gruppen > Klicken Sie hier, um auf freigegebene Postfächer im Admin Center zu wechseln. .

    Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

    Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

    Melden Sie sich mit einem Office 365 globaler Administrator-Konto oder Exchange-Administrator-Konto an. Wenn Sie die Meldung "Sie keine Berechtigung zum Zugriff auf dieser Seite oder diese Aktion ausführen " darüber informiert werden nicht dann Sie Office 365-Administrator Suchen nach der Administrator in Ihrem Unternehmen.

  2. Geben Sie auf der Seite Postfach hinzufügen einen Namen für das freigegebene Postfach ein. Der Assistent wählt dann die E-Mail-Adresse aus, die Sie aber bearbeiten können.

    Geben Sie Ihrem freigegebenen Postfach einen Namen.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es kann ein paar Minuten dauern, bevor Sie Mitglieder hinzufügen können.

  4. Wählen Sie unter Nächste Schritte die Option Mitglieder diesem Postfach hinzufügen aus. "Mitglieder" sind die Personen, denen es möglich sein soll, die eingehenden E-Mails für dieses freigegebene Postfach und die ausgehenden Antworten anzuzeigen.

    Auswählen von "Mitglieder hinzufügen"

  5. Wählen Sie die Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen aus. Setzen Sie ein Häkchen neben die Personen, die dieses freigegebene Postfach nutzen sollen, und klicken Sie auf Speichern.

    Wählen Sie die Mitglieder aus, die dem freigegebenen Postfach zugewiesen werden sollen.

  6. Wählen Sie Schließen aus.

Schon! Sie über ein freigegebenes Postfach verfügen, und es enthält einen freigegebenen Kalender. Wechseln Sie jetzt mit dem nächsten Schritt: Benutzern gestatten, finden in der e-Mail gesendet.

Jedem erlauben, die gesendeten E-Mails (die Antworten) anzuzeigen

Nachrichten, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet wurden, werden standardmäßig nicht im Ordner "Gesendete Elemente" dieses Postfachs gespeichert. Stattdessen werden sie im Ordner "Gesendete Elemente" der Person gespeichert, die die Nachricht gesendet hat.

Wenn Sie es jedem erlauben möchten, die gesendete E-Mail anzuzeigen, bearbeiten Sie im Office 365 Admin Center die Einstellungen für freigegebene Postfächer, und wählen Sie Gesendete Elemente > Bearbeiten aus.

Wählen Sie "Gesendete Elemente" > "Bearbeiten" aus.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs in Outlook

Wenn Sie die automatische Zuordnung in Ihrem Unternehmen aktiviert haben (wie es standardmäßig die meisten Benutzer tun), wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App der Benutzer automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Fehlermeldung eine über Probleme nicht senden-Berechtigungen?

Angenommen, Sie Erstellen eines freigegebenen Postfachs, und klicken Sie dann versuchen, eine Nachricht daraus zu senden. Doch Sie dies:

"Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Sie müssen die Berechtigung zum Senden der Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers keinen."

Diese Meldung angezeigt wird, wenn Sie Office 365 eine Replikationswartezeit dieses Problem auftritt. Es sollte beseitigt in eine Stunde oder können, wenn die Informationen zu Ihrem neuen freigegebenen Postfachs (oder Benutzer hinzugefügt) über alle unsere Data Center repliziert wird. Warten Sie eine Stunde, und versuchen Sie dann erneut, eine Nachricht zu senden.

Verwenden eines freigegebenen Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Um ein freigegebenes Postfach auf einem mobilen Gerät zugreifen zu können, öffnen Sie Ihren Browser, melden Sie sich bei Office 365, und gehen Sie dann auf Outlook im Web. Anweisungen finden Sie unter Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web. In Outlook im Web zwar Sie auf das freigegebene Postfach zugreifen.

Sie können nicht aus der Outlook-app, die auf dem mobilen Gerät installiert ist, das freigegebene Postfach zugreifen. Möchten Sie dieses Feature? Lassen Sie das Outlook-Engineering Team informieren. Abstimmen hier!

Verwenden des freigegebenen Kalenders

Wenn Sie das freigegebene Postfach erstellt haben, haben Sie automatisch einen freigegebenen Kalender erstellt. Teilen Sie uns das freigegebene Postfach Kalender statt eines SharePoint-Kalenders für das Nachverfolgen von Terminen und Personen, wo sich befinden. Ist ein freigegebenes Kalenders in Outlook integriert, und es ist viel einfacher zu verwenden als einen SharePoint-Kalender.

  1. Wechseln Sie in der Outlook-App zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

    Auswählen der Kalenderansicht

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist.

  3. Jedes Element des freigegebenen Postfachs kann erstellen, anzeigen und Verwalten von Terminen im Kalender, wie sie ihre private Termine. Jede Person, die ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist zwar ihre Änderungen an den freigegebenen Kalender.

Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden

Sie müssen nicht das freigegebene Postfach und Weiterleiten von e-Mails, die an sie gesendet wird eine Lizenz zuweisen. Sie können die Nachrichten an eine beliebige gültige e-Mail-Adresse oder Verteilerliste weiterleiten.

  1. Wählen Sie das freigegebene Postfach, die, das Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf der Seite Klicken Sie hier, um auf freigegebene Postfächer im Admin Center zu wechseln. .

  2. Wählen Sie e-Mail-Nachrichten weiterleiten > Bearbeiten.

  3. Legen Sie die Umschaltfläche auf auf, und geben Sie 1-e-Mail-Adresse, um die Nachrichten weiterleiten. Eine gültige e-Mail-Adresse sind möglich. Wenn Sie an mehrere Adressen weitergeleitet werden sollen, müssen Sie zum Erstellen einer Verteilerliste, der die Adressen, und geben Sie den Namen der Verteilerliste.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Senden von automatischen Antworten aus einem freigegebenen Postfach

  1. Wählen Sie das freigegebene Postfach, die, das Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf der Seite Klicken Sie hier, um auf freigegebene Postfächer im Admin Center zu wechseln. .

  2. Wählen Sie Automatische Antworten > Bearbeiten aus.

  3. Legen Sie die Umschaltfläche, Klicken Sie auf, und wählen Sie aus, ob die Antwort an Personen in Ihrer Organisation und außerhalb Ihrer Organisation gesendet.

  4. Geben Sie die Antwort ein, die Sie an Personen innerhalb Ihrer Organisation senden möchten. Sie können nur Text (keine Bilder) hinzufügen.

  5. Wenn Sie eine Antwort auch an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Person, die die Antwort erhalten soll, und geben Sie Ihren Text ein. Es ist nicht möglich, eine Antwort nur an Personen außerhalb Ihrer Organisation (ohne Einbeziehung von Personen innerhalb Ihrer Organisation) zu senden.

  6. Wählen Sie Speichern aus.

Max. Größe für freigegebene Postfächer: 50 GB

Ihr freigegebene Postfach kann ohne Sie eine Lizenz zuweisen bis zu 50 GB Daten gespeichert werden. Anschließend müssen Sie das Postfach mehr Daten speichern eine Lizenz zuweisen. Weitere Informationen zur Lizenzierung freigegebenen Postfachs finden Sie unter Exchange Online Grenzwerte.

Wenn ein freigegebenes Postfach die Speichergrenze erreicht, können Sie E-Mails noch eine Zeitlang empfangen, aber keine neuen E-Mails mehr senden. Danach wird auch der Empfang von E-Mails beendet. Absender für das Postfach erhalten einen Unzustellbarkeitsbericht.

Verhindern, dass Mitglieder Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen

Leider können Sie nicht verhindern, dass Personen Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen. Angenommen beispielsweise, fünf Personen nutzen ein freigegebenes Postfach. Eine dieser Personen löscht eine E-Mail nach dem Lesen. Damit wurde die E-Mail für jedes Postfachmitglied gelöscht – auch wenn sie noch nicht von allen gelesen wurde. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, ist das Erstellen einer Office 365-Gruppe statt eines freigegebenen Postfachs.

Eine Gruppe in Outlook ist wie ein freigegebenes Postfach. Einen Vergleich der beiden Möglichkeiten finden Sie unter Vergleichen von Gruppen, speziell im Abschnitt Funktionsweise von Gruppen-E-Mail-Abonnements. Sie benötigen dies, um ein unbeabsichtigtes Löschen zu verhindern. Wenn Sie mehr zu Gruppen erfahren möchten, lesen Sie Weitere Informationen zu Gruppen.

Weitere wichtige Informationen zu freigegebenen Postfächern

  • Sie müssen keine Lizenzen für freigegebene Postfächer zuweisen, die unter 50 GB groß sind.

  • Sie müssen den Benutzern Berechtigungen (Mitgliedschaft) für das freigegebene Postfach erteilen. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein freigegebenes Postfach nutzen.

  • Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Personen mit einem Gmail-Konto) keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Wenn Sie das tun möchten, erwägen Sie stattdessen die Erstellung einer Gruppe für Outlook. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Office 365-Gruppe im Admin Center.

  • Sie können keine Outlook für iPhone oder Android ein freigegebenes Postfach zugreifen. Outlook mobile-app wird nicht die Funktion Zugriff auf freigegebene Postfächer enthält ist, und es nicht hinzugefügt werden soll.  Wenn Sie eine der folgenden Geräte ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, verwenden Sie den Browser, um Outlook im Internet zu öffnen, und Zugriff auf das freigegebene Postfach auf diese Weise. Oder erstellen Sie eine Gruppe von Office 365 stattdessen für Ihr freigegebenes Postfach. Weitere Informationen finden Sie unter Gruppen vergleichen.

  • Sie können keine Nachrichten gesendet werden, über ein freigegebenes Postfach verschlüsseln.  Dies ist, da ein freigegebenes Postfach keinen eigenen Sicherheitskontext (Benutzername und Kennwort), damit sie einen Schlüssel zugewiesen werden kann.  Wenn mehr als eine Person ist ein Element, und diese senden-empfangen-e-Mails sie für ihre eigenen Schlüssel verschlüsselt, andere Mitglieder möglicherweise die e-Mails lesen und andere möglicherweise nicht, je nachdem, welche öffentlicher Schlüssel mit die e-Mail verschlüsselt wurde.

  • Sie können Benutzerpostfächer in freigegebene Postfächer konvertieren. Lesen Sie dazu Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach.

  • Benutzer mit den Rollen "Globaler Administrator" oder "Exchange-Administrator" können freigegebene Postfächer erstellen.

  • Um ein freigegebenes Postfach erstellen zu können, müssen Sie ein Office 365 für Business-Plan abonnieren, die-e-Mail (Exchange Online-Dienst) enthält. Das Office 365 Business-Abonnement einschließen nicht e-Mail; Office 365 unterstützt Business Premium.

  • Ein freigegebenes Postfach dient nicht für direkte Log in. Das Benutzerkonto für das freigegebene Postfach selbst sollte im aktiven Zustand verbleibt.

Beheben von Problemen beim Erstellen von freigegebenen Postfächern

  • Fehlermeldung: Die Proxyadresse "SMTP:<Name des freigegebenen Postfachs>" wird bereits als Proxyadresse oder vom LegacyExchangeDN "<Name>" verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus.

    Dieses Problem tritt auf, wenn Sie dem freigegebenen Postfach einen Namen zu geben versuchen, der bereits verwendet wird. Beispiel: Sie möchten freigegebenen Postfächern die Namen "info@domaene1" und "info@domaene2" geben. Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

    • Verwenden Sie Windows PowerShell. Anweisungen dazu finden Sie im folgenden Blogbeitrag (nur in Englisch verfügbar): Create Shared Mailboxes with Same Alias at Different Domains in Office 365 ("Erstellen freigegebener Postfächer mit demselben Alias bei verschiedenen Domänen in Office 365").

    • Oder umgehen Sie diese Fehlermeldung, indem Sie das zweite freigegebene Postfach zunächst anders benennen. Geben Sie ihm dann im Exchange Admin Center den gewünschten neuen Namen.

Wie die automatische Zuordnung bei freigegebenen Postfächern funktioniert

Die automatische Zuordnung wird für das Postfach des Benutzers und nicht für das freigegebene Postfach festgelegt.

Dies bedeutet: Wenn Sie über eine Sicherheitsgruppe zu verwalten versuchen, wer auf das freigegebene Postfach zugreifen darf, funktioniert die automatische Zuordnung nicht. Deshalb müssen Sie zur Nutzung der automatischen Zuordnung Berechtigungen explizit zuweisen.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs im Exchange Admin Center

Einige Kunden erledigen ihre gesamte Postfachverwaltung im Exchange Admin Center. Hier sind Anleitungen, wie Sie freigegebene Postfächer über diese Schnittstelle erstellen können.

Wenn Sie sehen möchten, welche Berechtigungen zur Ausführung dieser Schritte erforderlich sind, lesen Sie den Eintrag "Benutzerpostfächer" in Empfängerberechtigungen.

  1. Wechseln Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole zu Empfänger > freigegeben > Hinzufügen.

  2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

    • Anzeigename

    • E-Mail-Adresse

  3. Zum Erteilen der Berechtigungen "Vollzugriff" oder "Senden als" klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten. Mit der STRG-TASTE können Sie mehrere Benutzer auswählen. Sie wissen nicht, welche Berechtigung zu verwenden ist? Dann lesen Sie Welche Berechtigungen sollte ich verwenden?

    Hinweis: Die Berechtigung "Vollzugriff" erlaubt es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen sowie die darin gespeicherten Elemente zu erstellen und zu ändern. Die Berechtigung "Senden als" erlaubt es jeder anderen Person als dem Postfachbesitzer, E-Mails aus diesem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für den erfolgreichen Betrieb eines freigegebenen Postfachs erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und das freigegebene Postfach zu erstellen.

  1. Wechseln Sie zu Empfänger > Freigegeben > Bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Postfachstellvertretung.

  3. Zum Erteilen oder Entfernen der Berechtigungen "Vollzugriff" oder "Senden als" klicken Sie auf Hinzufügen bzw. Entfernen, und wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten.

    Hinweis: Die Berechtigung "Vollzugriff" erlaubt es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen sowie die darin gespeicherten Elemente zu erstellen und zu ändern. Die Berechtigung "Senden als" erlaubt es jeder anderen Person als dem Postfachbesitzer, E-Mails aus diesem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für den erfolgreichen Betrieb eines freigegebenen Postfachs erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

  • Vollzugriff Die Berechtigung Vollzugriff kann einen Benutzer das freigegebene Postfach an- und dienen als Besitzer des Postfachs. Während Sie angemeldet, kann der Benutzer Kalenderelemente erstellen; Lesen, anzeigen, löschen und Ändern von e-Mail-Nachrichten; Erstellen von Aufgaben und Kontakte Kalender. Jedoch kann kein Benutzer mit der Berechtigung Vollzugriff e-Mails über das freigegebene Postfach zu senden, sofern diese auch haben, senden oder im Auftrag senden.

  • Senden als Die Berechtigung "Senden als" können einen Benutzer, der das freigegebene Postfach Identität beim Senden von Nachrichten. Angenommen, wenn Molly bei der Marketing-Abteilung freigegebenes Postfach meldet und eine e-Mail sendet, wird es aussieht der Abteilung Marketing die e-Mail-Nachricht gesendet.

    Jedoch möglich nicht Anna keines der e-Mail angezeigt, die in den oder aus der freigegebenen Adresse gesendet wurde.

  • Senden im Auftrag von – Die Berechtigung "Senden im Auftrag von" ermöglicht es einem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden. Wenn Johan sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach "Empfangsgebäude 32" anmeldet und eine E-Mail sendet, sieht es so aus, als ob die E-Mail von "Johan im Auftrag von Empfangsgebäude 32" gesendet worden wäre. Sie können Berechtigungen "Senden im Auftrag von" nicht über das EAC erteilen, sondern müssen das Cmdlet Set-Mailbox mit dem Parameter GrantSendonBehalf verwenden.

Verwenden Sie das PowerShell-Cmdlet New-Mailbox zum Erstellen freigegebener Postfächer. Wenn Sie dieses Cmdlet verwenden möchten, müssen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herstellen.

Das nachstehende Beispiel zeigt, wie Sie das freigegebene Postfach "Sales Department" (Vertriebsabteilung) erstellen und der Sicherheitsgruppe "MarketingSG" die Berechtigungen "Vollzugriff" und "Senden im Auftrag von" erteilen. Benutzern, die Mitglieder der Sicherheitsgruppe sind, werden die Berechtigungen für das Postfach erteilt.

  1. Erstellen Sie die E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe "MarketingSG". PowerShell-Anweisungen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen.

  2. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Sollte ich ein freigegebenes Postfach oder eine Office 365-Gruppe für Outlook erstellen?

Eine Entscheidungshilfe zu dieser Frage finden Sie unter Vergleichen von Gruppen.

Wichtig: aktuell ist es nicht möglich, ein freigegebenes Postfach zu einer Office 365-Gruppe migrieren.  Handelt es sich um einen Beitrag gewünschten?  Lassen Sie uns wissen. Abstimmung hier!

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