Erstellen eines freigegebenen Postfachs

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Letzte Aktualisierung: 11 Juli, 2018

Freigegebene Postfächer lassen sich auf einfache Weise erstellen, damit eine Gruppe von Personen E-Mails einer gemeinsamen E-Mail-Adresse wie "info@contoso.com" überwachen und senden kann. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender! Viele kleine Unternehmen nutzen den freigegebenen Kalender gerne als zentralen Ort, an dem jeder Mitarbeiter seine Termine eintragen kann. So können beispielsweise alle drei Personen, die Kundenbesuche durchführen, den freigegebenen Kalender anzeigen und darin ihre Termine eintragen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um jeden über den jeweiligen Aufenthaltsort auf dem Laufenden zu halten.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Hinzufügen von Mitgliedern

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Video: Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Probieren Sie es aus!

  1. Wechseln Sie im Office 365 Admin Center zu Gruppen > Klicken Sie hier, um zu freigegebenen Postfächern im Admin Center zu wechseln. .

    Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

    Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

    Melden Sie sich mit einem globalen Office 365-Administratorkonto oder einem Exchange-Administratorkonto an. Wenn Sie die Meldung "Sie verfügen nicht über die Berechtigung zum Zugriff auf diese Seite oder diese Aktion ausführen " erhalten, sind Sie kein Office 365-Administrator. Suchen Sie den Administrator in Ihrem Unternehmen.

  2. Geben Sie auf der Seite Postfach hinzufügen einen Namen für das freigegebene Postfach ein. Der Assistent wählt dann die E-Mail-Adresse aus, die Sie aber bearbeiten können.

    Geben Sie Ihrem freigegebenen Postfach einen Namen.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es kann ein paar Minuten dauern, bevor Sie Mitglieder hinzufügen können.

  4. Wählen Sie unter Nächste Schritte die Option Mitglieder diesem Postfach hinzufügen aus. "Mitglieder" sind die Personen, denen es möglich sein soll, die eingehenden E-Mails für dieses freigegebene Postfach und die ausgehenden Antworten anzuzeigen.

    Auswählen von "Mitglieder hinzufügen"

  5. Wählen Sie die Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen aus. Setzen Sie ein Häkchen neben die Personen, die dieses freigegebene Postfach nutzen sollen, und klicken Sie auf Speichern.

    Wählen Sie die Mitglieder aus, die dem freigegebenen Postfach zugewiesen werden sollen.

  6. Wählen Sie Schließen aus.

Sie haben es geschafft! Sie verfügen über ein freigegebenes Postfach und enthalten einen freigegebenen Kalender. Gehen Sie nun zum nächsten Schritt: jedem erlauben, die gesendeten e-Mails anzuzeigen.

Jedem erlauben, die gesendeten E-Mails (die Antworten) anzuzeigen

Nachrichten, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet wurden, werden standardmäßig nicht im Ordner "Gesendete Elemente" dieses Postfachs gespeichert. Stattdessen werden sie im Ordner "Gesendete Elemente" der Person gespeichert, die die Nachricht gesendet hat.

Wenn Sie es jedem erlauben möchten, die gesendete E-Mail anzuzeigen, bearbeiten Sie im Office 365 Admin Center die Einstellungen für freigegebene Postfächer, und wählen Sie Gesendete Elemente > Bearbeiten aus.

Wählen Sie "Gesendete Elemente" > "Bearbeiten" aus.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs in Outlook

Wenn Sie die automatische Zuordnung in Ihrem Unternehmen aktiviert haben (wie es standardmäßig die meisten Benutzer tun), wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App der Benutzer automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Erhalten Sie eine Fehlermeldung über keine Sendeberechtigungen?

Angenommen, Sie erstellen ein freigegebenes Postfach und versuchen dann, eine Nachricht davon zu senden. Aber Sie erhalten Folgendes:

"diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Sie verfügen nicht über die Berechtigung zum Senden der Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers. "

Diese Meldung wird angezeigt, wenn ein Problem mit der Replikationswartezeit bei Office 365 auftritt. Es sollte in einer Stunde oder so verschwinden, wenn die Informationen zu Ihrem neuen freigegebenen Postfach (oder hinzugefügter Benutzer) in allen unseren Rechenzentren repliziert werden. Warten Sie eine Stunde, und versuchen Sie dann erneut, eine Nachricht zu senden.

Verwenden eines freigegebenen Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Wenn Sie auf einem mobilen Gerät auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, öffnen Sie Ihren Browser, melden Sie sich bei Office 365 an, und wechseln Sie dann zu Outlook im Web. Anweisungen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web. In Outlook im Web können Sie auf das freigegebene Postfach zugreifen.

Sie können nicht über die Outlook-APP, die auf dem mobilen Gerät installiert ist, auf das freigegebene Postfach zugreifen. Möchten Sie dieses Feature verwenden? Informieren Sie das Outlook-Entwicklungsteam. Stimmen Sie hier ab!

Verwenden des freigegebenen Kalenders

Wenn Sie das freigegebene Postfach erstellt haben, haben Sie automatisch einen freigegebenen Kalender erstellt. Wir möchten den Kalender für freigegebene Postfächer und nicht einen SharePoint-Kalender für die Nachverfolgung von Terminen und die Position von Personen. Ein freigegebener Kalender ist in Outlook integriert und es ist viel einfacher zu verwenden als ein SharePoint-Kalender.

  1. Wechseln Sie in der Outlook-App zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

    Auswählen der Kalenderansicht

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist.

  3. Jedes Mitglied des freigegebenen Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, anzeigen und verwalten, genauso wie die persönlichen Termine. Jeder, der ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist, kann seine Änderungen am freigegebenen Kalender sehen.

Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden

Sie müssen dem freigegebenen Postfach keine Lizenz zuweisen, um e-Mails weitergeben zu können, die an Sie gesendet wurden. Sie können die Nachrichten an eine beliebige gültige e-Mail-Adresse oder Verteilerliste weiterleitet.

  1. Wählen Sie auf der Klicken Sie hier, um zu freigegebenen Postfächern im Admin Center zu wechseln. -Seite das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten.

  2. Wählen Sie e-Mail-Weiterleitung > Bearbeiten aus.

  3. Legen Sie die Umschaltfläche auf ein und geben Sie eine e-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Hierbei kann es sich um eine beliebige gültige e-Mail-Adresse handeln. Wenn Sie eine Weiterleitung an mehrere Adressen durchführen möchten, müssen Sie eine Verteilerliste der Adressen erstellen und dann den Namen der Verteilerliste eingeben.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Senden von automatischen Antworten aus einem freigegebenen Postfach

  1. Wählen Sie auf der Klicken Sie hier, um zu freigegebenen Postfächern im Admin Center zu wechseln. -Seite das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten.

  2. Wählen Sie Automatische Antworten > Bearbeiten aus.

  3. Legen Sie die Umschaltfläche auf ein fest, und wählen Sie aus, ob die Antwort an Personen innerhalb Ihrer Organisation oder außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden soll.

  4. Geben Sie die Antwort ein, die Sie an Personen innerhalb Ihrer Organisation senden möchten. Sie können nur Text (keine Bilder) hinzufügen.

  5. Wenn Sie eine Antwort auch an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Person, die die Antwort erhalten soll, und geben Sie Ihren Text ein. Es ist nicht möglich, eine Antwort nur an Personen außerhalb Ihrer Organisation (ohne Einbeziehung von Personen innerhalb Ihrer Organisation) zu senden.

  6. Wählen Sie Speichern aus.

Max. Größe für freigegebene Postfächer: 50 GB

Ihr freigegebenes Postfach kann bis zu 50 GB an Daten speichern, ohne dass Sie ihm eine Lizenz zuweisen. Danach müssen Sie dem Postfach eine Lizenz zuweisen, um weitere Daten zu speichern. Weitere Informationen zur Lizenzierung von freigegebenen Postfächern finden Sie unter Grenzwerte für Exchange Online.

Wenn ein freigegebenes Postfach die Speichergrenze erreicht, können Sie E-Mails noch eine Zeitlang empfangen, aber keine neuen E-Mails mehr senden. Danach wird auch der Empfang von E-Mails beendet. Absender für das Postfach erhalten einen Unzustellbarkeitsbericht.

Verhindern, dass Mitglieder Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen

Leider können Sie nicht verhindern, dass Personen Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen. Angenommen beispielsweise, fünf Personen nutzen ein freigegebenes Postfach. Eine dieser Personen löscht eine E-Mail nach dem Lesen. Damit wurde die E-Mail für jedes Postfachmitglied gelöscht – auch wenn sie noch nicht von allen gelesen wurde. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, ist das Erstellen einer Office 365-Gruppe statt eines freigegebenen Postfachs.

Eine Gruppe in Outlook ähnelt einem freigegebenen Postfach. Einen Vergleich der beiden finden Sie unter Vergleichen von Gruppen. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter Weitere Informationen zu Gruppen

Weitere wichtige Informationen zu freigegebenen Postfächern

  • Sie müssen keine Lizenzen für freigegebene Postfächer zuweisen, die unter 50 GB groß sind.

  • Sie müssen den Benutzern Berechtigungen (Mitgliedschaft) für das freigegebene Postfach erteilen. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein freigegebenes Postfach nutzen.

  • Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Personen mit einem Gmail-Konto) keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Wenn Sie das tun möchten, erwägen Sie stattdessen die Erstellung einer Gruppe für Outlook. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Office 365-Gruppe im Admin Center.

  • Sie können nicht über Outlook für iPhone oder Android auf ein freigegebenes Postfach zugreifen. Die Outlook Mobile-App enthält nicht das Feature für den Zugriff auf freigegebene Postfächer, und es wird nicht hinzugefügt.  Wenn Sie von einem dieser Geräte auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, verwenden Sie Ihren Browser, um Outlook im Web zu öffnen und auf diese Weise auf das freigegebene Postfach zuzugreifen. Oder erstellen Sie stattdessen eine Office 365-Gruppe für das freigegebene Postfach. Weitere Informationen finden Sie unter Vergleichen von Gruppen.

  • Sie können e-Mails, die von einem freigegebenen Postfach gesendet wurden, nicht verschlüsseln.  Dies liegt daran, dass ein freigegebenes Postfach nicht über einen eigenen Sicherheitskontext (Benutzername/Kennwort) verfügt, sodass ihm kein Schlüssel zugewiesen werden kann.  Wenn mehr als eine Person Mitglied ist und Sie e-Mails senden/empfangen, die Sie mit ihren eigenen Schlüsseln verschlüsselt haben, können andere Mitglieder möglicherweise die e-Mail lesen, und andere möglicherweise nicht, je nachdem, mit welchem öffentlichen Schlüssel die e-Mail verschlüsselt wurde.

  • Sie können Benutzerpostfächer in freigegebene Postfächer konvertieren. Lesen Sie dazu Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach.

  • Benutzer mit den Rollen "Globaler Administrator" oder "Exchange-Administrator" können freigegebene Postfächer erstellen.

  • Zum Erstellen eines freigegebenen Postfachs müssen Sie einen Office 365 for Business-Plan abonnieren, der e-Mail enthält (den Exchange Online-Dienst). Das Office 365 Business-Abonnement enthält keine e-Mails; Office 365 Business Premium.

  • Ein freigegebenes Postfach ist nicht für die direkte Anmeldung vorgesehen. Das Benutzerkonto für das freigegebene Postfach sollte im Status "deaktiviert" bleiben.

Beheben von Problemen beim Erstellen von freigegebenen Postfächern

  • Fehlermeldung: Die Proxyadresse "SMTP:<Name des freigegebenen Postfachs>" wird bereits als Proxyadresse oder vom LegacyExchangeDN "<Name>" verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus.

    Dieses Problem tritt auf, wenn Sie dem freigegebenen Postfach einen Namen zu geben versuchen, der bereits verwendet wird. Beispiel: Sie möchten freigegebenen Postfächern die Namen "info@domaene1" und "info@domaene2" geben. Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

    • Verwenden Sie Windows PowerShell. Anweisungen dazu finden Sie im folgenden Blogbeitrag (nur in Englisch verfügbar): Create Shared Mailboxes with Same Alias at Different Domains in Office 365 ("Erstellen freigegebener Postfächer mit demselben Alias bei verschiedenen Domänen in Office 365").

    • Oder umgehen Sie diese Fehlermeldung, indem Sie das zweite freigegebene Postfach zunächst anders benennen. Geben Sie ihm dann im Exchange Admin Center den gewünschten neuen Namen.

Wie die automatische Zuordnung bei freigegebenen Postfächern funktioniert

Die automatische Zuordnung wird für das Postfach des Benutzers und nicht für das freigegebene Postfach festgelegt.

Dies bedeutet: Wenn Sie über eine Sicherheitsgruppe zu verwalten versuchen, wer auf das freigegebene Postfach zugreifen darf, funktioniert die automatische Zuordnung nicht. Deshalb müssen Sie zur Nutzung der automatischen Zuordnung Berechtigungen explizit zuweisen.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs im Exchange Admin Center

Einige Kunden erledigen ihre gesamte Postfachverwaltung im Exchange Admin Center. Hier sind Anleitungen, wie Sie freigegebene Postfächer über diese Schnittstelle erstellen können.

Wenn Sie sehen möchten, welche Berechtigungen zur Ausführung dieser Schritte erforderlich sind, lesen Sie den Eintrag "Benutzerpostfächer" in Empfängerberechtigungen.

  1. Wechseln Sie im Exchange Admin Center zu Empfänger > freigegeben > Hinzufügen.

  2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

    • Anzeigename

    • E-Mail-Adresse

  3. Zum Erteilen der Berechtigungen "Vollzugriff" oder "Senden als" klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten. Mit der STRG-TASTE können Sie mehrere Benutzer auswählen. Sie wissen nicht, welche Berechtigung zu verwenden ist? Dann lesen Sie Welche Berechtigungen sollte ich verwenden?

    Hinweis: Die Berechtigung "Vollzugriff" erlaubt es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen sowie die darin gespeicherten Elemente zu erstellen und zu ändern. Die Berechtigung "Senden als" erlaubt es jeder anderen Person als dem Postfachbesitzer, E-Mails aus diesem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für den erfolgreichen Betrieb eines freigegebenen Postfachs erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und das freigegebene Postfach zu erstellen.

  1. Wechseln Sie zu Empfänger > Freigegeben > Bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Postfachstellvertretung.

  3. Zum Erteilen oder Entfernen der Berechtigungen "Vollzugriff" oder "Senden als" klicken Sie auf Hinzufügen bzw. Entfernen, und wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten.

    Hinweis: Die Berechtigung "Vollzugriff" erlaubt es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen sowie die darin gespeicherten Elemente zu erstellen und zu ändern. Die Berechtigung "Senden als" erlaubt es jeder anderen Person als dem Postfachbesitzer, E-Mails aus diesem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für den erfolgreichen Betrieb eines freigegebenen Postfachs erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

  • Vollzugriff Die Berechtigung "Vollzugriff" ermöglicht einem Benutzer, sich beim freigegebenen Postfach anzumelden und als Besitzer dieses Postfachs zu fungieren. Während der Anmeldung kann der Benutzer Kalenderelemente erstellen. Lesen, anzeigen, löschen und Ändern von e-Mail-Nachrichten Erstellen von Aufgaben und Kalender Kontakten Ein Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" kann jedoch keine e-Mails aus dem freigegebenen Postfach senden, es sei denn, er hat auch die Berechtigung "Senden als" oder "Senden im Auftrag".

  • Senden als Mit der Berechtigung "Senden als" kann ein Benutzer die Identität des freigegebenen Postfachs beim Senden von e-Mails übertragen. Wenn sich beispielsweise Molly in das freigegebene Postfach der Marketingabteilung einzeichnet und eine e-Mail sendet, sieht es so aus, als ob die Marketingabteilung die e-Mail gesendet hat.

    Sie kann jedoch keine der e-Mails anzeigen, die an die oder von der freigegebenen Adresse gesendet wurden.

  • Senden im Auftrag von – Die Berechtigung "Senden im Auftrag von" ermöglicht es einem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden. Wenn Johan sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach "Empfangsgebäude 32" anmeldet und eine E-Mail sendet, sieht es so aus, als ob die E-Mail von "Johan im Auftrag von Empfangsgebäude 32" gesendet worden wäre. Sie können Berechtigungen "Senden im Auftrag von" nicht über das EAC erteilen, sondern müssen das Cmdlet Set-Mailbox mit dem Parameter GrantSendonBehalf verwenden.

Verwenden Sie das PowerShell-Cmdlet New-Mailbox zum Erstellen freigegebener Postfächer. Wenn Sie dieses Cmdlet verwenden möchten, müssen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herstellen.

Das nachstehende Beispiel zeigt, wie Sie das freigegebene Postfach "Sales Department" (Vertriebsabteilung) erstellen und der Sicherheitsgruppe "MarketingSG" die Berechtigungen "Vollzugriff" und "Senden im Auftrag von" erteilen. Benutzern, die Mitglieder der Sicherheitsgruppe sind, werden die Berechtigungen für das Postfach erteilt.

  1. Erstellen Sie die E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe "MarketingSG". PowerShell-Anweisungen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen.

  2. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Sollte ich ein freigegebenes Postfach oder eine Office 365-Gruppe für Outlook erstellen?

Eine Entscheidungshilfe zu dieser Frage finden Sie unter Vergleichen von Gruppen.

Wichtig: derzeit ist es nicht möglich, ein freigegebenes Postfach zu einer Office 365-Gruppe zu migrieren.  Möchten Sie das?  Lassen Sie es uns wissen. Stimmen Sie hierab!

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