Erstellen einer verwalteten Metadatenspalte

Erstellen einer verwalteten Metadatenspalte

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Mithilfe einer verwalteten Metadatenspalte können Sie die Informationen steuern, die in eine Spalte eingegeben werden können. Die Benutzer wählen die Begriffe oder Ausdrücke, die sie in die Spalte eingeben, aus einem vordefinierten verwalteten Ausdruckssatz aus.

Die folgende Abbildung veranschaulicht die Funktionsweise. Die Dokumentbibliothek in der Abbildung enthält eine verwaltete Metadatenspalte namens “Discover ECM”. Um Werte in die Spalte einzugeben, bearbeitet ein Benutzer die Eigenschaften für ein Element in der Bibliothek (in diesem Fall ist das Element ein Arbeitsblatt). Der Name der verwalteten Metadatenspalte (Discover ECM) ist die Beschriftung eines Felds auf der Eigenschaftenseite. Um eine Liste der Ausdrücke anzuzeigen, müssen Benutzer lediglich auf das Tagsymbol klicken.

Mithilfe einer verwalteten Metadatenspalte können Benutzer vordefinierte Werte, die in die Spalte eingegeben werden sollen, über die Dokumenteigenschaften auswählen.

Wenn Sie eine Spalte für verwaltete Metadaten einrichten, können Sie einen vorhandenen Ausdruckssatz verwenden, oder Sie können einen Ausdruckssatz speziell für diesen Zweck hinzufügen. Informationen zum Hinzufügen eines neuen Ausdruckssatzes finden Sie unter Einrichten eines neuen Ausdrucks Satzes.

Erstellen von Spalten für verwaltete Metadatendateien für Websites, Listen oder Bibliotheken

Wichtig: Sie müssen ein Website Sammlungs Administrator sein, um Website Spalten erstellen oder konfigurieren zu können. Sie müssen über die Berechtigungsstufe "Listen verwalten" verfügen, um Spalten für Listen oder Bibliotheken erstellen zu können. Standardmäßig verfügen Websitebesitzer über die Berechtigung zum Verwalten von Listen.

  1. Sie können eine Spalte für Listen und Bibliotheken erstellen, oder Sie können eine Websitespalte erstellen. Erstellen Sie die Spalte, indem Sie eines der folgenden Verfahren auswählen:

  2. Erstellen einer Websitespalte für verwaltete Metadaten

    1. Wählen Sie auf der Homepage Websiteinhalte aus.

    2. Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhalte" auf Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" -Einstellungen.

    3. Klicken Sie unter Web-Designer-Kataloge auf Websitespalten.

    4. Klicken Sie auf der Seite Websitespalte auf Erstellen.

    5. Geben Sie auf der Seite Neue Websitespalte im Abschnitt Name und Typ den Namen der Spalte ein.

  3. Erstellen einer Listen-oder Bibliotheksspalte für verwaltete Metadaten

    1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der Sie die Spalte erstellen möchten.

    2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Liste oder Bibliothek auf Listeneinstellungen oder auf Bibliothekseinstellungen.

    3. Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Spalte erstellen.

    4. Geben Sie auf der Seite Spalte erstellen im Abschnitt Name und Typ den Namen der Spalte ein.

  4. Wählen im Abschnitt Der Informationstyp in dieser Spalte ist die Option Verwaltete Metadaten aus.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Gruppe eine Gruppe für die Spalte aus oder erstellen Sie eine Gruppe für die Spalte.

  6. Geben Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen eine Beschreibung ein, und geben Sie an, ob der Wert angegeben werden muss. Sie können auch angeben, ob eindeutige Werte für die Spalte erzwungen werden sollen.

  7. Geben Sie im Abschnitt Mehrwertiges Feld an, ob mehrere Werte in der Spalte zulässig sind.

    Wichtig: Wenn mehrere Werte in der Spalte zulässig sind, können Benutzer nicht anhand dieser Spalte sortieren.

  8. Geben Sie im Abschnitt Anzeigeformat an, ob nur die Ausdrucksbeschriftung oder der Ausdruck und der vollständigen Pfad in der Ausdruckssatzhierarchie angezeigt werden soll.

  9. Führen Sie im Abschnitt Ausdruckssatzeinstellungen eine der folgenden Aktionen aus:

  10. Wählen Sie Verwalteten Ausdruckssatz verwenden aus, wenn Sie einen vorhandenen Ausdruckssatz verwenden möchten, und suchen Sie dann den Namen des Ausdruckssatzes. Nachdem Sie den Namen des Ausdruckssatzes ausgewählt haben, können Sie angeben, ob Benutzer Werte eingeben können, und einen Standardwert für die Spalte festlegen.

  11. Wenn Sie einen Ausdruckssatz für diese Spalte erstellen möchten, wählen Sie ihren Ausdruckssatz anpassen aus, und geben Sie eine Beschreibung für den Ausdruckssatz ein. Klicken Sie dann auf mit Ausdruckssatz-Manager bearbeiten, und führen Sie die Schritte unter Einrichten eines neuen Ausdruckssatzesaus.

  12. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie eine Metadaten palte verwalten möchten, führen Sie einen der vorherigen Schritte aus, um zu Ihrer Website-, Bibliotheks-oder Listenspalten-Seite " Websites " zu gelangen. Scrollen Sie auf dieser Seite durch die definierten Spalten, und klicken Sie auf das Element, das Sie ändern möchten. Sie befinden sich dann wieder auf der Bearbeitungsseite, auf der Sie die Einstellungen ändern oder aktualisieren können.

Verwaltete Metadatenspalten stellen Benutzern eine Liste mit vordefinierten Ausdrücken zur Verfügung, die sie auf Inhalte anwenden können. Mit diesem Feature können Sie für eine einheitliche Verwendung von Ausdrücken in der Websitesammlung sorgen. Darüber hinaus werden aktualisierte Ausdrücke automatisch für Benutzer verfügbar.

Verwaltete Metadatenspalten weisen mehrere einzigartige Merkmale auf, die Benutzer bei der Auswahl und Anwendung von Ausdrücken auf Inhalte unterstützen. Sie unterstützen beispielsweise die automatische Ergänzung während der Eingabe und ermöglichen die Unterscheidung mehrdeutiger Ausdrücke, Beschreibungen, Synonyme und mehrsprachiger Werte. Darüber hinaus müssen sich die Benutzer nicht alle Ausdrücke merken. Sie können die Ausdrücke stattdessen in einer Baumstruktur auswählen, die die Ausdruckssatzhierarchie darstellt.

  • Typ-Ahead    Wenn ein Benutzer mit der Eingabe eines Werts beginnt, zeigt SharePoint eine Liste aller Ausdrücke im zugeordneten Ausdruckssatz an, die mit den Zeichen beginnen, die der Benutzer eingegeben hat. Sie können den Typ-Ahead so einrichten, dass der Name des Ausdruckssatzes und die Position des Ausdrucks in der Hierarchie zusätzlich zum Ausdruck selbst angezeigt werden.

    Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, werden Ihnen Ausdrücke vorgeschlagen.

    Benutzer können ihren Mauszeiger auf vorgeschlagenen Ausdrücken positionieren, um beschreibenden Text anzuzeigen, damit sie die richtige Entscheidung treffen. Wurden für einen Ausdruck Synonyme angegeben, werden automatisch die richtigen Ausdrücke zugewiesen, wenn Benutzer die Synonyme eingeben.

  • Auswählen aus der Ausdruckssatz Hierarchie    Wenn Benutzerinformationen in einer Spalte mit verwalteten Metadaten hinzufügen oder ändern, verfügen Sie über mehrere Optionen. Wenn Sie mit dem Ausdruckssatz vertraut sind, können Sie einfach den neuen Wert in die Spalte eingeben. Wenn das Feature für den Typ-Ahead den richtigen Wert bietet, kann der Benutzer es einfach auswählen.

    Benutzer können den entsprechenden Wert auch suchen. Sie können dazu auf das Tagsymbol neben dem verwalteten Metadatenfeld klicken und dann einen Wert aus einer Baumstruktur auswählen, die die Ausdruckssatzhierarchie darstellt.

    Sie können verwaltete Ausdrücke aus einem Strukturauswahlsteuerelement auswählen.

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