Erstellen einer neuen Datenbank

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In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zum Starten von Access und das Erstellen einer Datenbank behandelt, die auf Desktopcomputern und nicht im Web verwendet wird. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine Desktopdatenbank mithilfe einer Vorlage erstellen und wie Sie eine Datenbank von Grund auf erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellt. Außerdem werden einige Techniken erläutert, mit denen Sie vorhandene Daten in Ihre neue Datenbank abrufen können.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Erstellen einer Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage

Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Importieren, anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Hinzufügen eines anwendungsparts

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Verwenden von Access 2007?

Übersicht

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder wenn Sie eine Datenbank schließen, ohne den Zugriff zu schließen, wird die Microsoft Office Backstage-Ansicht angezeigt.

Die Backstage-Ansicht ist ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen, wichtige Inhalte aus Office.com anzeigen können – alles, was Sie mithilfe von Access für eine Datenbankdatei oder eine externe Datenbank verwenden, im Gegensatz zu innerhalb einer Datenbank.

Erstellen einer Datenbank

Wenn Sie Access öffnen, wird in der Backstage-Ansicht die neue Registerkarte angezeigt. Auf der Registerkarte " neu " stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zum Erstellen einer neuen Datenbank zur Verfügung:

  • Eine leere Datenbank    Wenn Sie möchten, können Sie ganz neu beginnen. Dies ist eine gute Option, wenn Sie sehr spezielle Entwurfsanforderungen haben oder über vorhandene Daten verfügen, die Sie berücksichtigen oder einbinden müssen.

  • Eine mit Access installierte Vorlage    Sie sollten eine Vorlage verwenden, wenn Sie ein neues Projekt starten und einen Vorsprung wünschen. Access enthält mehrere Vorlagen, die standardmäßig installiert werden.

  • Eine Vorlage aus Office.com    Zusätzlich zu den Vorlagen, die in Access enthalten sind, können Sie viele weitere Vorlagen auf Office.com finden. Sie müssen nicht einmal einen Browser öffnen, die Vorlagen sind auf der Registerkarte " neu " verfügbar.

Hinzufügen zu einer Datenbank

Nachdem Sie in einer Datenbank gearbeitet haben, können Sie Felder, Tabellen oder Anwendungsteile hinzufügen.

Anwendungsteile sind ein Feature, mit dem Sie mehrere zusammengehörige Datenbankobjekte so zusammen verwenden können, als wären Sie eins. Beispielsweise kann ein Anwendungsteil aus einer Tabelle und einem Formular bestehen, das auf der Tabelle basiert. Sie können die Tabelle und das Formular gleichzeitig hinzufügen, indem Sie das Anwendungsteil verwenden.

Sie können auch Abfragen, Formulare, Berichte und Makros erstellen – alle Datenbankobjekte, mit denen Sie arbeiten.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access bietet eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Eine Vorlage ist eine Soforteinsatz bereite Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare, Makros und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe benötigt werden. Es gibt beispielsweise Vorlagen, mit denen Sie Probleme nachverfolgen, Kontakte verwalten oder Ausgaben aufzeichnen können. Einige Vorlagen enthalten einige Beispieldatensätze, die Ihnen helfen, ihre Verwendung zu demonstrieren.

Wenn eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist die Verwendung in der Regel die schnellste Methode zum Starten einer Datenbank. Wenn Sie jedoch über Daten in einem anderen Programm verfügen, das Sie in Access importieren möchten, ist es möglicherweise besser, eine Datenbank zu erstellen, ohne eine Vorlage zu verwenden. Vorlagen haben bereits eine Datenstruktur definiert, und es kann viel Arbeit erfordern, Ihre vorhandenen Daten an die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Schließen. Die Backstage-Ansicht zeigt die Registerkarte " neu " an.

  2. Auf der Registerkarte " neu " stehen mehrere Vorlagengruppen zur Verfügung, von denen einige in Access integriert sind. Sie können weitere Vorlagen von Office.com herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt in diesem Artikel.

  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt im Feld Dateiname einen Dateinamen für die Datenbank vor, und Sie können den Dateinamen bei Bedarf ändern. Wenn Sie die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Feld Dateiname angezeigten speichern möchten, klicken Sie auf Erläuterung 4 , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf OK. Optional können Sie Ihre Datenbank mit einer SharePoint-Website erstellen und verknüpfen.

    Hinweis: Obwohl beide SharePoint verwenden, ist eine mit einer SharePoint-Website verknüpfte Desktopdatenbank nicht mit einer Webdatenbank mit Access Services identisch. Um eine Desktopdatenbank verwenden zu können, muss Access installiert sein. Eine Webdatenbank kann mit einem Webbrowser verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt eine Datenbank aus der von Ihnen ausgewählten Vorlage und öffnet dann die Datenbank. Bei vielen Vorlagen wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Eingabe von Daten beginnen können. Wenn Ihre Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Datensatz löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder Balken links neben dem Datensatz) und dann die folgenden Schritte ausführen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Erläuterung 4

  6. Wenn Sie mit der Eingabe von Daten beginnen möchten, klicken Sie in die erste leere Zelle des Formulars, und beginnen Sie mit der Eingabe. Verwenden Sie das Navigationsbereich, um nach anderen Formularen oder Berichten zu suchen, die Sie möglicherweise verwenden möchten. Einige Vorlagen enthalten ein Navigationsformular, mit dem Sie zwischen den verschiedenen Datenbankobjekten wechseln können.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Verwenden einer Vorlage zum Erstellen einer Access-Desktopdatenbank.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage

Wenn Sie sich nicht für die Verwendung einer Vorlage interessieren, können Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte aufbauen. In den meisten Fällen beinhaltet dies eine oder beide der folgenden Punkte:

  • Eingeben, einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und anschließendes Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mithilfe des Befehls " Tabelle " auf der Registerkarte " Erstellen " erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf neu, und klicken Sie dann auf leere Datenbank.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie den Speicherort der Datei von der Standardeinstellung ändern möchten, klicken Sie auf nach einem Speicherort durchsuchen, um die Datenbank Erläuterung 4 (neben dem Feld Dateiname ), navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1 und öffnet dann Tabelle1 in der Datenblattansicht. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte zum Hinzufügen klicken platziert.

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Die Eingabe von Daten in der Datenblattansicht ist so konzipiert, dass Sie der Arbeit in einem Excel-Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben. Wenn Sie dem Datenblatt eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld in der Tabelle definiert. Access legt die Datentypen der einzelnen Felder basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten automatisch fest.

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt keine Daten in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Erläuterung 4 schließen. Wenn Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Ja , um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein , um Sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen , um die Tabelle zu öffnen.

Tipp:  Access sucht eine Datei mit dem Namen " blank. accdb " im Ordner unter [Installationslaufwerk]: \Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Wenn Sie vorhanden ist, ist " leer. accdb " die Vorlage für alle neuen leeren Datenbanken, ohne Webdatenbanken. Alle darin enthaltenen Inhalte werden von allen neuen leeren Datenbanken geerbt. Dies ist eine gute Möglichkeit, um Standardinhalte wie Teilnummern oder Unternehmens Disclaimer und-Richtlinien zu verteilen. Denken Sie daran, dass leer. accdb keine Auswirkungen auf die Erstellung leerer neuer Webdatenbanken hat.

Wichtig: Wenn Sie die Tabelle1 schließen, ohne Sie mindestens einmal zu speichern, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Abbildung des Access-Menübands

Erstellen einer Tabelle, beginnend mit der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten sofort eingeben und Access die Tabellenstruktur hinter den Kulissen erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt automatisch die Datentypen der einzelnen Felder basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Erläuterung 4

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte zum Hinzufügen klicken aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe & löschen auf den Feldtyp, den Sie hinzufügen möchten. Wenn der gewünschte Typ nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Felder Erläuterung 4 .

  3. Access zeigt eine Liste der häufig verwendeten Feldtypen an. Klicken Sie auf den gewünschten Feldtyp, und in Access wird das neue Feld an der Einfügemarke zum Datenblatt hinzugefügt.

    Sie können das Feld verschieben, indem Sie es ziehen. Wenn Sie ein Feld in ein Datenblatt ziehen, wird an der Stelle, an der das Feld platziert wird, eine vertikale Einfügemarke angezeigt.

  4. Um Daten hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  5. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein.

    Sie sollten jedem Feld einen aussagekräftigen Namen zuweisen, damit Sie wissen, was es enthält, wenn es im Bereich Feldliste angezeigt wird.

  6. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf die Überschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie die Spalte dann an die gewünschte Position. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und diese dann auf einmal an eine neue Position ziehen. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Spalten auswählen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter Umschalttaste auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Tabellenstruktur. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben oder Daten mithilfe einer anderen Methode einzugeben, z. b. Einfügen oder importieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung für jedes Feld eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, und für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.

  5. Sie können mit der Eingabe von Daten in die Tabelle jederzeit beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln und in die erste leere Zelle klicken. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie eine Tabelle erstellt haben, empfiehlt es sich, Feldeigenschaften zu überprüfen und festzulegen. Während einige Eigenschaften in der Datenblattansicht verfügbar sind, können einige Eigenschaften nur in der Entwurfsansicht festgelegt werden. Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaftenangezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Ausführlichere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe klicken.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Bei Text Feldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Das Maximum ist 255. Für Zahlenfelder legt diese Eigenschaft den Typ der zu speichernden Zahl fest (Long Integer, Double usw.). Für die effizienteste Datenspeicherung wird empfohlen, dass Sie den wenigsten Speicherplatz reservieren, den Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert später nach oben anpassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Formatieren

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten aus, die im Feld gespeichert sind. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten korrekt eingegeben werden und die erforderliche Anzahl von Zeichen enthält. Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats finden Sie, indem Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds auf Schaltfläche "Generator" klicken.

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der in diesem Feld jedes Mal angezeigt wird, wenn ein neuer Eintrag hinzugefügt wird. Wenn Sie z. b. über ein Feld "Datum/Uhrzeit" verfügen, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, an dem der Eintrag hinzugefügt wurde, können Sie "Datum ()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Wert in diesem Feld erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf " Ja" festlegen, können Sie in Access keinen neuen Eintrag hinzufügen, es sei denn, ein Wert wird für dieses Feld eingegeben.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Wenn Ihre Daten aktuell in einem anderen Programm wie Excel gespeichert sind, können Sie diese kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert das am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie Sie sich in einem Excel-Arbeitsblatt befinden. Wenn sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Datenspalten mithilfe von Registerkarten zu trennen oder die Daten in eine Tabelle im Textverarbeitungsprogramm zu konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten bearbeitet werden müssen (z. b. Durchtrennen von vollständigen Namen in vor-und Nachnamen), können Sie diese Vorgehensweise vor dem Kopieren der Daten vorlesen, insbesondere dann, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp jedes Felds entsprechend dem Typ der Daten fest, die dort gefunden werden. Wenn beispielsweise ein eingefügtes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" auf dieses Feld an. Wenn das eingefügte Feld nur die Wörter "Ja" und "Nein" enthält, wendet Access den Datentyp Ja/Nein auf das Feld an.

Access benennt die Felder, je nachdem, was in der ersten Zeile der eingefügten Daten gefunden wird. Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten mit den Zeilen übereinstimmt, die Folgen, ermittelt Access, dass die erste Zeile Bestandteil der Daten ist, und weist die Felder generische Namen zu (F1, F2 usw.). Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten nicht mit den nachfolgenden Zeilen übereinstimmt, ermittelt Access, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access benennt die Felder entsprechend und enthält nicht die erste Zeile in den Daten.

Wenn Access generische Feldnamen zuweist, sollten Sie die Felder so schnell wie möglich umbenennen, um Verwechslungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Drücken Sie STRG + S, um die Tabelle zu speichern.

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen aussagekräftigen Feldnamen für jede Spalte ein.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis: Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um zur Datenblattansicht zurückzukehren, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle.

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Importieren, anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise haben Sie Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind, und Sie möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen. Sie können auch mit Personen zusammenarbeiten, die Ihre Daten in anderen Programmen beibehalten, und Sie möchten in Access damit arbeiten, indem Sie eine Verknüpfung damit herstellen. In jedem Fall erleichtert Access die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Der Vorgang, den Sie verwenden, unterscheidet sich je nach Quelle geringfügig, doch mit dem folgenden Verfahren erhalten Sie einen Einstieg.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe & importieren auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    Gruppe ' importieren und verknüpfen ' auf der Registerkarte ' externe Daten '

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der benötigte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf mehr.

    Hinweis: Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe " _AMP_ importieren " nicht finden können, müssen Sie möglicherweise das Programm starten, in dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm verwenden, um die Daten in einem gemeinsamen Dateiformat (z. b. einem Textdatei mit Trennzeichen ) zu speichern, bevor Sie eine Bedeutung haben können. t diese Daten in Access.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen auf Durchsuchen , um nach der Quelldaten Datei zu suchen, oder geben Sie den vollständigen Pfad der Quelldatendatei im Feld Dateiname ein.

  3. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten, auf die gewünschte Option (alle Programme können Sie importieren, einige können Sie anfügen oder verknüpfen). Sie können eine neue Tabelle erstellen, in der die importierten Daten verwendet werden, oder (bei einigen Programmen) Sie können die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die eine Verknüpfung mit den Daten im Quellprogramm verwaltet.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird entweder das Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen Verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Der genaue Vorgang hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen möchten.

  5. Access fragt Sie, ob Sie die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diesen Importvorgang in Zukunft erneut ausführen, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann in Zukunft ganz einfach wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe Schaltflächensymbol importieren & auf gespeicherteImporte klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importiert haben, importiert Access die Daten in eine neue Tabelle und zeigt dann im Navigationsbereich die Tabelle unter der Gruppe Tabellen an. Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, werden die Daten der Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung mit Daten ausgewählt haben, erstellt Access im Navigationsbereich unter der Gruppe Tabellen eine verknüpfte Tabelle.

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Hinzufügen eines anwendungsparts

Sie können eine Anwendungskomponente verwenden, um einer vorhandenen Datenbank Funktionen hinzuzufügen. Ein Anwendungsteil kann so einfach wie eine einzelne Tabelle sein, oder es kann mehrere verwandte Objekte enthalten, z. b. eine Tabelle und ein gebundenes Formular.

Der Kommentar Anwendungsteil besteht beispielsweise aus einer Tabelle mit einem AutoWert-Feld, einem Datumsfeld und einem Memofeld. Sie können Sie zu einer beliebigen Datenbank hinzufügen und Sie wie vorhanden oder mit minimalem Customizing verwenden.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, der Sie ein Anwendungsteil hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen .

  3. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsteile. Eine Liste der verfügbaren Teile wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Anwendungselement, das Sie hinzufügen möchten.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um Sie in dem Standardmodus zu öffnen, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder in dem Modus, der von einer administrativen Richtlinie festgelegt wurde.

    • Klicken Sie auf Öffnen , um die Datenbank für den gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, damit Sie Sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin lesen und schreiben.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusiv öffnen , um die Datenbank mithilfe des exklusiven Zugriffs zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, erhält jeder andere Benutzer, der versucht, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet".

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusives schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können weiterhin die Datenbank öffnen, Sie sind jedoch auf den schreibgeschützten Modus beschränkt.

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat öffnen, z. b. dBASE, Microsoft Exchange oder Excel. Sie können auch alle ODBC-Datenquelle, z. b. Microsoft SQL Server, direkt öffnen. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank im gleichen Ordner wie die Datendatei und fügt Links zu jeder Tabelle in der externen Datenbank hinzu.

Tipps

  • Um eine der zuletzt geöffneten Datenbanken zu öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf zuletztverwendet, und klicken Sie dann auf den Dateinamen für die Datenbank. Access öffnet die Datenbank mit denselben Optionseinstellungen, die Sie zuletzt geöffnet haben. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Client Einstellungen. Geben Sie unter Anzeigedie Anzahl der Dokumente ein, die in der Liste zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden sollen, maximal 50.

    Sie können auch zuletzt verwendete Datenbanken auf der Navigationsleiste der Backstage-Ansicht anzeigen, für zwei-Klick-Zugriff: 1) die Registerkarte Datei , 2) die zuletzt geöffnete Datenbank. Aktivieren Sie am unteren Rand der Registerkarte zuletzt verwendet das Kontrollkästchen Schnellzugriff auf diese Anzahl von zuletzt verwendeten Datenbanken , und passen Sie dann die Anzahl der anzuzeigenden Datenbanken an.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen, indem Sie auf der Registerkarte Datei auf den Befehl Öffnen klicken, können Sie eine Liste der Verknüpfungen mit Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie im Dialogfeld Öffnen auf meine zuletzt verwendeten Dokumente klicken.

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Verwenden von Access 2007?

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder wenn Sie eine Datenbank schließen, ohne den Zugriff zu schließen, wird die Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access angezeigt.

Erste Schritte mit der Microsoft Office Access-Seite

Diese Seite ist ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen oder ausgewählte Inhalte von Microsoft Office Online anzeigen können.

Access stellt Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie den Daten Bank Erstellungsprozess beschleunigen können. Eine Vorlage ist eine Soforteinsatz bereite Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe benötigt werden. Es gibt beispielsweise Vorlagen, mit denen Sie Probleme nachverfolgen, Kontakte verwalten oder Ausgaben aufzeichnen können. Einige Vorlagen enthalten einige Beispieldatensätze, die Ihnen helfen, ihre Verwendung zu demonstrieren. Vorlagendatenbanken können so verwendet werden, wie Sie sind, oder Sie können Sie so anpassen, dass Sie Ihren Anforderungen besser entsprechen.

Wenn eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist die Verwendung in der Regel die schnellste Methode zum Starten einer Datenbank. Wenn Sie jedoch über Daten in einem anderen Programm verfügen, das Sie in Access importieren möchten, ist es möglicherweise besser, eine Datenbank zu erstellen, ohne eine Vorlage zu verwenden. Vorlagen haben bereits eine Datenstruktur definiert, und es kann viel Arbeit erfordern, Ihre vorhandenen Daten an die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Datenbank Schaltflächensymbol schließen, um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen.

  2. In der Mitte der Seite " Erste Schritte mit Microsoft Office Access " werden mehrere Empfohlene Vorlagen angezeigt, und weitere werden verfügbar, wenn Sie auf die Links im Bereich " Vorlagenkategorien " klicken. Sie können weitere Vorlagen von der Office Online-Website herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt in diesem Artikel.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt im Feld Dateiname einen Dateinamen für die Datenbank vor, und Sie können den Dateinamen bei Bedarf ändern. Wenn Sie die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Feld Dateiname angezeigten speichern möchten, klicken Sie auf Erläuterung 4 , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf OK. Optional können Sie Ihre Datenbank mit einer SharePoint-Website erstellen und verknüpfen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen (oder herunterladen) für eine Office Online-Vorlage.

    Access erstellt oder downloadet die Datenbank und öffnet sie. Ein Formular wird angezeigt, in dem Sie mit der Eingabe von Daten beginnen können. Wenn Ihre Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Datensatz löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder Balken links neben dem Datensatz) und dann die folgenden Schritte ausführen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Erläuterung 4

  6. Wenn Sie mit der Eingabe von Daten beginnen möchten, klicken Sie in die erste leere Zelle des Formulars, und beginnen Sie mit der Eingabe. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um nach anderen Formularen oder Berichten zu suchen, die Sie möglicherweise verwenden möchten.

Wenn Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access eine Vorlage finden, die Ihren Anforderungen entspricht, und Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie auf der Office Online-Website nach einer größeren Auswahl suchen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access unter Weitere auf Office Onlineauf Vorlagen.

    Die Startseite der Vorlagen auf Office Online wird im Browserfenster angezeigt.

  2. Verwenden Sie die Office Online-Navigations-und-Such Tools, um die Access-Vorlage zu finden, die Sie verwenden möchten, und befolgen Sie die Anweisungen zum herunterladen. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, wird eine Datenbankdatei auf Ihren Computer heruntergeladen und in einer neuen Instanz von Access geöffnet. In den meisten Fällen ist die Vorlage so konzipiert, dass ein Dateneingabeformular geöffnet wird, damit Sie sofort mit der Eingabe von Daten beginnen können.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Verwenden einer Vorlage zum Erstellen einer Access-Desktopdatenbank.

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Wenn Sie sich nicht für die Verwendung einer Vorlage interessieren, können Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte aufbauen. In den meisten Fällen beinhaltet dies in der Regel eine oder beide der folgenden Punkte:

  • Eingeben, einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und anschließendes Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mithilfe des Befehls " Tabelle " auf der Registerkarte " Erstellen " erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access unter neue leere Datenbankauf leere Datenbank.

    Leere Datenbank (Schaltfläche)

  2. Geben Sie im Bereich leere Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, fügt Access Sie für Sie hinzu. Wenn Sie den Speicherort der Datei von der Standardeinstellung ändern möchten, klicken Sie auf nach einem Speicherort durchsuchen, um die Datenbank Erläuterung 4 (neben dem Feld Dateiname ), navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1 und öffnet dann Tabelle1 in der Datenblattansicht. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen platziert.

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Die Eingabe von Informationen in der Datenblattansicht ist so konzipiert, dass Sie der Arbeit in einem Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben – jedes Mal, wenn Sie der Tabelle eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld definiert. Access legt die Datentypen der einzelnen Felder basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten automatisch fest.

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt keine Informationen in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Erläuterung 4 schließen. Wenn Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, Änderungen an der Tabelle zu speichern. Klicken Sie auf Ja , um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein , um Sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen , um die Tabelle zu öffnen.

Wichtig: Wenn Sie die Tabelle1 schließen, ohne Sie mindestens einmal zu speichern, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten eingegeben haben.

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Abbildung des Access-Menübands

Erstellen einer Tabelle, beginnend mit der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten sofort eingeben und Access die Tabellenstruktur hinter den Kulissen erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt automatisch die Datentypen der einzelnen Felder basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Erläuterung 4

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen aus.

    Hinweis: Wenn die Spalte Neues Feld hinzufügen nicht angezeigt wird, befinden Sie sich möglicherweise in der Entwurfsansicht statt in der Datenblattansicht. Wenn Sie zur Datenblattansicht wechseln möchten, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle. Access fordert Sie auf, die neue Tabelle zu speichern, und wechselt dann zur Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld. Erläuterung 4

    Access zeigt den Bereich Feldvorlagen an, der eine Liste der häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie eines dieser Felder doppelklicken oder in das Datenblatt ziehen, fügt Access ein Feld mit diesem Namen hinzu und legt dessen Eigenschaften auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp fest. Sie können die Eigenschaften später bei Bedarf ändern. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es auf einen Bereich des Datenblatts ziehen, in dem sich eine Datei befindet. Eine vertikale Einfügemarke wird angezeigt, die zeigt, wo das Feld platziert wird.

  3. Um Daten hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  4. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein.

    Es empfiehlt sich, jedem Feld einen aussagekräftigen Namen zuzuweisen, damit Sie wissen, was es enthält, wenn es im Bereich feldListe angezeigt wird.

  5. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf die Überschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie die Spalte dann an die gewünschte Position.

    Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und diese dann auf einmal an eine neue Position ziehen. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Spalten auswählen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter Umschalttaste auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Struktur der neuen Tabelle. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben oder Daten mithilfe einer anderen Methode einzugeben, z. b. Einfügen oder importieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

    Hinweis: Wenn die Spalten Feldname und Datentyp nicht angezeigt werden, befinden Sie sich möglicherweise in der Datenblattansicht statt in der Entwurfsansicht. Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht Erläuterung 4 . Access fordert Sie zur Eingabe eines Namens für die neue Tabelle auf und wechselt dann zur Entwurfsansicht.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung für jedes Feld eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, und für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Erläuterung 4 .

  5. Sie können mit der Eingabe von Daten in die Tabelle jederzeit beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln und in die erste leere Zelle klicken. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Erstellen einer Tabelle mithilfe einer Vorlage    Access stellt Vorlagen für häufig verwendete Tabellentypen bereit. Mit nur einem Mausklick können Sie eine vollständige Tabellenstruktur erstellen, in der Felder bereits konfiguriert und einsatzbereit sind. Bei Bedarf können Sie dann Felder hinzufügen oder entfernen, damit die Tabelle Ihren Anforderungen entspricht.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann eine der verfügbaren Vorlagen aus der Liste aus.

  2. Um Daten hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

    • So löschen Sie eine Spalte    

      1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalten Schaltflächensymbol löschen.

    • So fügen Sie eine neue Spalte hinzu    

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld. Erläuterung 4

      2. Access zeigt den Bereich Feldvorlagen an, der eine Liste der häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie eines dieser Felder doppelklicken oder in das Datenblatt ziehen, fügt Access ein Feld mit diesem Namen hinzu und legt dessen Eigenschaften auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp fest. Sie können die Eigenschaften später bei Bedarf ändern. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es auf einen Bereich des Datenblatts ziehen, in dem sich eine Datei befindet. Eine vertikale Einfügemarke wird angezeigt, die zeigt, wo das Feld platziert wird.

  3. Speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Erläuterung 4 .

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie eine Tabelle erstellt haben, empfiehlt es sich, Feldeigenschaften zu überprüfen und festzulegen. Dies kann nur in der Entwurfsansicht erfolgen. Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaftenangezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Ausführlichere Informationen erhalten Sie durch Drücken von F1.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Bei Text Feldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Das Maximum ist 255. Für Zahlenfelder legt diese Eigenschaft den Typ der zu speichernden Zahl fest (Long Integer, Double usw.). Für die effizienteste Datenspeicherung wird empfohlen, dass Sie den wenigsten Speicherplatz reservieren, den Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert später nach oben anpassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Formatieren

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten aus, die im Feld gespeichert sind. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten korrekt eingegeben werden und die erforderliche Anzahl von Zeichen enthält. Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats finden Sie, indem Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds auf Schaltfläche "Generator" klicken.

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der in diesem Feld jedes Mal angezeigt wird, wenn ein neuer Eintrag hinzugefügt wird. Wenn Sie z. b. über ein Feld "Datum/Uhrzeit" verfügen, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, an dem der Eintrag hinzugefügt wurde, können Sie "Datum ()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Wert in diesem Feld erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf " Ja" festlegen, können Sie in Access keinen neuen Eintrag hinzufügen, es sei denn, ein Wert wird für dieses Feld eingegeben.

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Wenn Ihre Daten aktuell in einem anderen Programm, z. b. Office Excel 2007, gespeichert sind, können Sie diese kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert das am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie Sie sich in einem Excel-Arbeitsblatt befinden. Wenn sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Datenspalten mithilfe von Registerkarten zu trennen oder die Daten in eine Tabelle im Textverarbeitungsprogramm zu konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten bearbeitet werden müssen (z. b. Durchtrennen von vollständigen Namen in vor-und Nachnamen), können Sie diese Vorgehensweise vor dem Kopieren der Daten vorlesen, insbesondere dann, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp jedes Felds entsprechend dem Typ der Daten fest, die dort gefunden werden. Wenn beispielsweise ein eingefügtes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" auf dieses Feld an. Wenn das eingefügte Feld nur die Wörter "Ja" und "Nein" enthält, wendet Access den Datentyp Ja/Nein auf das Feld an.

Access benennt die Felder, je nachdem, was in der ersten Zeile der eingefügten Daten gefunden wird. Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten mit den Zeilen übereinstimmt, die Folgen, ermittelt Access, dass die erste Zeile Bestandteil der Daten ist, und weist die Felder generische Namen zu (F1, F2 usw.). Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten nicht mit den nachfolgenden Zeilen übereinstimmt, ermittelt Access, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access benennt die Felder entsprechend und enthält nicht die erste Zeile in den Daten.

Wenn Access generische Feldnamen zuweist, sollten Sie die Felder so schnell wie möglich umbenennen, um Verwechslungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Speichern Sie die Tabelle.

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Erläuterung 4 .

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen gültigen Feldnamen für jede Spalte ein. Möglicherweise sieht es so aus, als ob Sie Daten eingeben, die Zeile der Spaltenüberschrift jedoch Feldnamen und keine Daten enthält.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis: Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um zur Datenblattansicht zurückzukehren, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle.

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Möglicherweise haben Sie Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind, und möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen. Sie können auch mit Personen zusammenarbeiten, die Ihre Daten in anderen Programmen beibehalten, und Sie möchten in Access damit arbeiten, indem Sie eine Verknüpfung damit herstellen. In jedem Fall erleichtert Access die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Der Vorgang, den Sie verwenden, unterscheidet sich je nach Quelle geringfügig, doch mit dem folgenden Verfahren erhalten Sie einen Einstieg.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe importieren auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    Abbildung des Access-Menübands

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der benötigte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf mehr.

    Hinweis: Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe " importieren " nicht finden können, müssen Sie möglicherweise das Programm starten, in dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm verwenden, um die Daten in einem gemeinsamen Dateiformat (z. b. Textdatei mit Trennzeichen ) zu speichern, bevor Sie diese Daten importieren können. in Access.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen auf Durchsuchen , um nach der Quelldaten Datei zu suchen, oder geben Sie den vollständigen Pfad der Quelldatendatei im Feld Dateiname ein.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Option (alle Programme können Sie importieren und einige können Sie anfügen oder verknüpfen) unter Geben Sie an, wie und wo die Daten in der aktuellen Datenbank gespeichert werden sollen. Sie können eine neue Tabelle erstellen, in der die importierten Daten verwendet werden, oder (bei einigen Programmen) Sie können die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die eine Verknüpfung mit den Daten im Quellprogramm verwaltet.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird entweder das Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen Verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie auf OK.

    Der genaue Vorgang hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen möchten.

  5. Access fragt Sie, ob Sie die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diesen Importvorgang in Zukunft erneut ausführen, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann einfach zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe importieren auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol . Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importiert haben, importiert Access die Daten in eine neue Tabelle und zeigt dann im Navigationsbereich die Tabelle unter der Gruppe Tabellen an. Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, werden die Daten der Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung mit Daten ausgewählt haben, erstellt Access im Navigationsbereich unter der Gruppe Tabellen eine verknüpfte Tabelle.

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  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um Sie in dem Standardmodus zu öffnen, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder in dem Modus, der von einer administrativen Richtlinie festgelegt wurde.

    • Klicken Sie auf Öffnen , um die Datenbank für den gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, damit Sie Sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin lesen und schreiben.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusiv öffnen , um die Datenbank mit exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, erhält jeder andere Benutzer, der versucht, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet".

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusives schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können weiterhin die Datenbank öffnen, Sie sind jedoch auf den schreibgeschützten Modus beschränkt.

Wenn Sie die Datenbank, die Sie öffnen möchten, nicht finden können    

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf Arbeitsplatz , oder klicken Sie in der Dropdownliste Suchen in auf Arbeitsplatz .

  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, das möglicherweise die Datenbank enthält, und klicken Sie dann auf Suchen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Suchergebnisse Ihre Suchkriterien ein, und klicken Sie dann auf Suchen , um nach der Datenbank zu suchen.

  4. Wenn die Datenbank gefunden wurde, doppelklicken Sie darauf, um Sie zu öffnen.

  5. Sie müssen im Dialogfeld Öffnen auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird. Schließen Sie dann das Dialogfeld Suchergebnisse .

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat öffnen, z. b. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel. Sie können auch alle ODBC-Datenquelle direkt öffnen, z. b. Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank im gleichen Ordner wie die Datendatei und fügt Links zu jeder Tabelle in der externen Datenbank hinzu.

  • Um eine der zuletzt geöffneten Datenbanken zu öffnen, klicken Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access in der Liste zuletzt verwendete Datenbank öffnen auf den Dateinamen für diese Datenbank. Access öffnet die Datenbank mit denselben Optionseinstellungen, die Sie zuletzt geöffnet haben. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf erweitert. Geben Sie unter Anzeigedie Anzahl der Dokumente ein, die in der Liste zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden sollen, maximal neun.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen, indem Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche klicken und dann den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste der Verknüpfungen mit Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie auf meine zuletzt verwendeten Dokumente im geöffneten Symbol klicken. Dialogfeld.

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Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, öffnet Access eine neue Tabelle, in der Sie Daten eingeben können, die jedoch keine weiteren Objekte in der Datenbank erstellt. Wenn Sie möchten, dass andere Objekte, z. b. Formulare, Berichte, Makros oder zusätzliche Tabellen, in allen von Ihnen erstellten neuen Datenbanken vorhanden sind, können Sie eine benutzerdefinierte, leere Vorlage erstellen, die diese Objekte enthält. Wenn Sie das nächste Mal eine neue Datenbank erstellen, enthält diese bereits die Objekte in ihrer Vorlage. Zusätzlich zu diesen Objekten kann die Vorlage auch Tabellen enthalten, die mit Daten gefüllt sind, sowie spezielle Konfigurationseinstellungen, Datenbankeigenschaften, Verweise oder Code, die Sie in allen neuen Datenbanken verwenden möchten.

Angenommen, Sie verfügen über eine Sammlung von Makros, die Sie in allen Ihren Projekten verwenden möchten. Wenn Sie eine leere Vorlage mit diesen Makros erstellen, enthält Access Sie in alle neuen Datenbanken, die Sie erstellen.

Sie können leere Vorlagen im Office Access 2007-Dateiformat, im Access 2002-2003-Dateiformat oder im Access 2000-Dateiformat erstellen. Die Vorlage muss leer. accdb für das Office Access 2007-Dateiformat und leer. mdb für die früheren Dateiformate genannt werden.

  • Wenn das Standarddateiformat auf Access 2000 oder Access 2002-2003 festgelegt ist, verwendet Access "leer. mdb" als Namen für die leere Vorlagendatei. Die neue Datenbank wird im selben Dateiformat wie "leer. mdb" erstellt. Wenn z. b. das Standarddateiformat Access 2000 ist und die Vorlage mit dem Namen "blank. mdb" im Access 2002-2003-Dateiformat vorliegt, werden alle von Ihnen erstellten neuen Datenbanken im Access 2002-2003-Format gespeichert.

  • Wenn Ihr Standarddateiformat auf Access 2007 festgelegt ist, verwendet Access leer. accdb als Dateinamen für die leere Vorlage.

Wie ändere ich das Standarddateiformat?

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Popular.

  3. Wählen Sie unter Datenbankenerstellenin der Dropdownliste Standarddateiformat das gewünschte Format aus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine leere Vorlage zu erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Datenbank (geben Sie Ihr einen Namen oder einen temporären Namen), und importieren oder erstellen Sie dann die Objekte, die in die Vorlage aufgenommen werden sollen.

  • Erstellen Sie eine Kopie einer vorhandenen Datenbank, die bereits die gewünschten Objekte in der Vorlage enthält, und löschen Sie dann alle Objekte, die Sie nicht benötigen.

Nachdem Sie die gewünschten Objekte in der Vorlage gespeichert haben, müssen Sie Sie an einem bestimmten Speicherort speichern.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und zeigen Sie dann auf Speichernunter.

  2. Klicken Sie unter Datenbank in einem anderen Format speichernauf das Dateiformat, das Sie für die Vorlage wünschen.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu einem dieser beiden Vorlagenordner:

    • Ordner "System Vorlage"    Beispiel: C:\Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Benutzervorlagenordner    Beispiel:

      • In Windows Vista     "C:\users\ name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • In Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    C:\Dokumente und Einstellungen \ Einstellungen\benutzer\anwendungsdaten\microsoft\templates

        Hinweis: Eine leere Vorlage im System Vorlagenordner überschreibt leere Vorlagen in beliebigen Benutzervorlagenordnern.

  4. Geben Sie im Feld Dateinameleer. accdb (oder leer. mdbein, wenn Sie eine Vorlage für eine ältere Version erstellen), und klicken Sie dann auf Speichern.

Nachdem die neue Vorlage erstellt wurde und Sie eine neue leere Datenbank erstellen, sind die Objekte in der Vorlage in jeder neuen Datenbank enthalten, die Sie standardmäßig erstellen. Access öffnet eine neue Tabelle in der Datenblattansicht, wie dies beim Erstellen neuer leerer Datenbanken ohne Vorlage der Fall ist.

Um die Verwendung der leeren Vorlage zu beenden, löschen oder umbenennen Sie die Datei mit dem Namen "leer. accdb" (oder "leer. mdb" für frühere Versionen von Access).

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