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Im Laufe der Zeit können sich alle gespeicherten Kalenderelemente zu einer großen Anzahl addieren und einen großen Speicherplatz in Ihrer Datendatei belegen. Um einen Teil dieses Speicherplatzes freizugeben, können Sie die Anzahl der gespeicherten Elemente reduzieren, indem Sie sie archivieren oder löschen.

Der Archivvorgang löscht Elemente aus Ihrer Datendatei, nachdem zuerst eine Sicherung der Elemente in einem anderen Outlook-Datendatei (PST) erstellt wurde.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Tools bereinigen, und klicken Sie dann auf Archivieren.

    Hinweis: Einige Organisationen deaktivieren die Möglichkeit für Benutzer, Outlook-Datendateien (PST) zu erstellen, die zum Archivieren von Elementen verwendet werden. Wenn der Befehl Archivieren nicht angezeigt wird, hat Ihr organization dieses Feature möglicherweise deaktiviert.

  2. Klicken Sie auf Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren.

    Wenn Sie zusätzliche Kalender erstellt haben, werden durch Auswahl dieser Einstellung Elemente aus diesen Kalendern archiviert.

  3. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Kalender.

    Dialogfeld 'Archivieren'

  4. Wählen Sie in der Liste Archivelemente, die älter als sind, das gewünschte Datum aus. Um alles zu archivieren, wählen Sie ein Datum in der Zukunft aus.

  5. Wenn Sie möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit "AutoArchivierung nicht einschließen" .

    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden alle Elemente archiviert, z. B. Elemente, die Sie als Ausnahmen für die AutoArchivierung markiert haben.

  6. Sie können den Dateispeicherort akzeptieren, an dem die Archivdatei gespeichert ist, oder Sie können zu einem anderen Ordner navigieren und den Dateinamen Ihrer Wahl angeben.

    Hinweis: Es wird empfohlen, diesen Speicherort zu notieren, damit Sie die Archivdatei später leicht finden können.

  7. Klicken Sie auf OK.

    Der Archivierungsprozess wird gestartet. Wenn Sie zur Standard Outlook-Ansicht zurückkehren, zeigt die Outlook status Leiste an, dass das Archiv ausgeführt wird.

    Archivierungsstatusanzeige

    Um das laufende Archiv abzubrechen, klicken Sie auf Schaltfläche "Stopp". Alle Elemente, die bis zu diesem Zeitpunkt bereits archiviert wurden, verbleiben in der Archivdatei.

Beim Löschen werden alle Elemente aus Ihrer Datendatei entfernt, ohne eine Sicherung zu erstellen.

Warnung: Mit den folgenden Schritten werden alle Elemente in Ihrem Kalender gelöscht, einschließlich Feiertagen, die dem Kalender automatisch hinzugefügt werden. Sie können standardmäßige Outlook Feiertage ersetzen, die während dieser Schritte gelöscht werden, aber alle anderen Kalenderelemente werden dauerhaft gelöscht.

  1. Klicken Sie in Kalender auf Ansicht.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansicht ändern, und klicken Sie dann auf Liste.

  3. Klicken Sie in die Elementliste, und drücken Sie dann STRG+A.

    Alle Elemente in der Liste sollten jetzt ausgewählt werden.

  4. Drücken Sie ENTF.

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