Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Arbeitsmappen oder Präsentationen

Wenn Sie eine elektronische Kopie bestimmter Office-Dokumente für Kunden oder Kollegen freigeben, ist es ratsam, die Dokumente auf versteckte Daten oder persönliche Informationen zu überprüfen. Sie können diese ausgeblendeten Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben. Mit dem Feature "Dokumentprüfung" in Word, Excel, PowerPoint oder Visio können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in freizugebenden Dokumenten suchen und entfernen.

Folgende Informationen können ausgeblendet sein:

  • Ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen, die Sie in Word-Dokumenten möglicherweise nicht freigeben möchten

  • Daten, die Excel zu einer Arbeitsmappe hinzufügt, wenn Sie mit anderen Personen zusammenarbeiten

  • Ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen in einer PowerPoint-Datei, die möglicherweise in der Präsentation oder deren Metadaten gespeichert werden

  • Dokumentinformationen und Dateieigenschaften in Visio-Dokumenten

Hinweis: Sofern Sie Ihr Dokument nicht an Microsoft senden, hat Microsoft keinen Zugriff auf Informationen im Dokument.

In diesem Artikel werden die Arten von Informationen erläutert, die in der Regel in Office-Dokumenten gespeichert werden, damit Sie entscheiden können, welche Daten Sie behalten und welche Sie im Dokument oder in den Metadaten entfernen möchten. Es gibt einige Informationen, welche die Dokumentprüfung nicht entfernen kann. Diese gehen aus den Tabellen hervor, welche die Detailinformationen zu Word, Excel und PowerPoint ergänzen.

Eine für Kunden oder Kollegen freigegebene elektronische Kopie eines Word-Dokuments enthält häufig ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften bzw. Metadaten gespeichert sind.

Tipp: Wenn Sie nur Kommentare nicht drucken möchten, wechseln Sie zu Datei > Drucken, klicken Sie auf Alle Seiten drucken, und deaktivieren Sie Markup drucken.

Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen

Word-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

  • Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen    Wenn Sie beim Erstellen Ihres Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält das Dokument u. U. Elemente, wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden – Dinge, die Sie möglicherweise nicht mit Personen außerhalb Ihres Teams teilen möchten.

  • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen    Zu den Dokumenteigenschaften oder Metadaten gehören u. a. Details zu Ihrem Dokument, wie beispielsweise Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die das Dokument zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere Informationen, anhand derer Sie persönlich identifiziert werden können (Personally Identifiable Information, PII), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler und Vorlagennamen.

  • Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen   Word-Dokumente können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Außerdem haben Sie Ihrem Word-Dokument eventuell ein Wasserzeichen hinzugefügt.

  • Ausgeblendeter Text   Word-Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie es mit der Dokumentprüfung danach durchsuchen.

  • Dokumentservereigenschaften    Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver (z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek) gespeichert wurde, kann das Dokument weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.

  • Benutzerdefinierte XML-Daten    Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.

Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen mit der Dokumentprüfung

Mit der Dokumentprüfung können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Word-Dokumenten suchen und entfernen. Sie sollten die Dokumentprüfung auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihres Word-Dokuments freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage.

Wichtig: Es wird dringend empfohlen, für die Dokumentprüfung eine Kopie des ursprünglichen Dokuments zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.

  1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu speichern.

    Hinweis: In Word 2007 Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu speichern.

  3. Klicken Sie in der Kopie des ursprünglichen Dokuments auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf Informationen.

    In Word 2007 Klicken Sie in der Kopie des ursprünglichen Dokuments auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen. Überspringen Sie Schritt 4, und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  4. Klicken Sie auf Auf Probleme überprüfen, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.

  5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die zugehörigen Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen.

  6. Klicken Sie auf Prüfen.

  7. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.

  8. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    Wichtig: 

    • Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

    • Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Dokumenten entfernen möchten, die im OpenDocument-Textformat (ODT) gespeichert sind, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie das Dokument in diesem Format speichern.

Informationen, die von der Dokumentprüfung in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden

In Word umfasst die Dokumentprüfung mehrere verschiedene Prüfungen, mit denen Sie für Word-Dokumente spezifische, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die von der Dokumentprüfung in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der folgenden Tabelle.

Hinweise: 

  • Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst und um Prüfungsmodule ergänzt wurde, können Sie Ihr Dokument möglicherweise auf weitere Informationsarten prüfen.

  • Wenn Sie Microsoft Word Starter 2010 verwenden, werden nicht alle Features in Word Starter unterstützt, die für Word aufgeführt werden. Weitere Informationen zu den in Word Starter verfügbaren Features finden Sie unter Feature-Unterstützung in Word Starter.

Inspektor

Sucht und entfernt

Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen

Hinweis: In Word Starter 2010 werden mit der Dokumentprüfung nur Versionen und Anmerkungen entfernt.

  • Kommentare

  • Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen

  • Dokumentversionsinformationen

  • Freihandanmerkungen

Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen

  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften

  • E-Mail-Kopfzeilen

  • Verteiler

  • Zur Durchsicht versendete Informationen

  • Dokumentservereigenschaften

  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie

  • Inhaltstypinformationen

  • Datenbindungs-Verknüpfungsinformationen für datengebundene Felder (der letzte Wert wird in Text konvertiert)

  • Benutzername

  • Vorlagenname

Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen

  • Informationen in Dokumentkopfzeilen

  • Informationen in Dokumentfußzeilen

  • Wasserzeichen

Ausgeblendeter Text

Text, der als ausgeblendet formatiert ist (ein Schriftarteffekt, der im Dialogfeld Schriftart zur Verfügung steht)

Hinweis: Mit dieser Dokumentprüfung kann kein Text erkannt werden, der von anderen Methoden (z. B. weißer Text auf weißem Hintergrund) ausgeblendet wurde.

Benutzerdefinierte XML-Daten

  • Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können

Nicht sichtbarer Inhalt

Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert wurden

Hinweis: Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von dieser Prüfung nicht gefunden.

Wenn Sie eine elektronische Kopie einer Excel-Arbeitsmappe freigeben, stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitsmappe auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen überprüfen, die möglicherweise in der Arbeitsmappe selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten) gespeichert sind.

Mit der Dokumentprüfung in Excel können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Arbeitsmappen suchen und entfernen.

Hinweis: Sie können ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Arbeitsmappen entfernen, die Sie für andere Personen freigeben. Wurde Ihre Excel-Arbeitsmappe jedoch als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert, können Sie Kommentare, Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen nicht entfernen. Um Informationen dieser Art aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, müssen Sie die Arbeitsmappe zuerst kopieren und die Funktion "Freigegebene Arbeitsmappe" deaktivieren.

Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen

Mit der Dokumentprüfung können Sie in Excel-Arbeitsmappen nach ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen suchen und diese entfernen. Sie sollten die Dokumentprüfung auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihrer Arbeitsmappe freigeben (z. B. in einer E-Mail-Anlage).

Wichtig: Es wird dringend empfohlen, für die Dokumentprüfung eine Kopie der ursprünglichen Arbeitsmappe zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.

  1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter, und geben Sie einen anderen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu speichern.

    Hinweis: In Excel 2007: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu speichern.

  3. Klicken Sie in der Kopie der ursprünglichen Arbeitsmappe auf Datei > Informationen.

    In Excel 2007: Klicken Sie in der Kopie der ursprünglichen Arbeitsmappe auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen. Überspringen Sie Schritt 4, und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  4. Klicken Sie auf Auf Probleme überprüfen, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.

  5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die betreffenden Kontrollkästchen für die Arten von ausgeblendetem Inhalt, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Prüfungen finden Sie unter Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können.

  6. Klicken Sie auf Prüfen.

  7. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Feld Dokumentprüfung.

  8. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    Wichtig: 

    • Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrer Arbeitsmappe entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

    • Wenn Sie ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter entfernen, die Daten enthalten, ändern Sie möglicherweise die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in Ihrer Arbeitsmappe. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern enthalten sind, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden die ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter ein, und prüfen Sie dann ihren Inhalt.

    • Die Prüfungen für Kommentare und Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen und Kopf- und Fußzeilen können in einer Arbeitsmappe, die als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde (Überprüfen > Arbeitsmappe freigeben), nicht verwendet werden. Dies liegt daran, dass bei freigegebenen Arbeitsmappen persönliche Informationen dazu genutzt werden, die Zusammenarbeit verschiedener Personen an derselben Arbeitsmappe zu ermöglichen. Um Informationen dieser Art aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, können Sie die Arbeitsmappe kopieren und dann die Freigabe aufheben. Zum Aufheben der Freigabe einer Arbeitsmappe klicken Sie auf Überprüfen > Arbeitsmappe freigeben und deaktivieren das Kontrollkästchen Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen.

      Hinweis: Das Aufheben von Freigaben ist in Microsoft Excel Starter 2010 nicht verfügbar. Dazu benötigen Sie die Vollversion von Excel.

    • Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Kalkulationstabellen entfernen möchten, die im OpenDocument-Kalkulationstabellenformat (ODS) gespeichert sind, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Kalkulationstabelle in diesem Format speichern.

Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in Excel

Nachfolgend sind einige Elemente aufgeführt, bei denen es sich um Quellen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen in Ihren Excel-Arbeitsmappen handeln kann:

  • Kommentare und Freihandanmerkungen     Wenn Sie beim Erstellen der Arbeitsmappe mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Arbeitsmappe u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrer Arbeitsmappe gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen anzeigen, die an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen wurden.

  • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen    Zu den Metadaten oder Dokumenteigenschaften in Excel und anderen Office-Apps gehören Informationen wie Autor, Betreff und Titel. Office verwaltet automatisch den Namen der Person, die eine Arbeitsmappe zuletzt gespeichert hat, das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde, sowie den Speicherort des Dokuments (Excel 2013 oder höher). Ihr Dokument enthält eventuell weitere personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler, Druckereigenschaften (beispielsweise Druckerpfad und sicheres Druckerkennwort) sowie Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.

  • Kopf- und Fußzeilen     Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen aufweisen.

  • Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter     Arbeitsmappen können Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter aufweisen, die ausgeblendet sind. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter enthält, können andere Personen diese einblenden und die darin enthaltenen Daten anzeigen.

  • Dokumentservereigenschaften     Arbeitsmappen, die an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, können weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf den Serverspeicherort beziehen.

  • Benutzerdefinierte XML-Daten     Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten aufweisen, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.

  • Nicht sichtbarer Inhalt    Arbeitsmappen können Objekte aufweisen, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind.

  • Externe Verknüpfungen    Arbeitsmappen können Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen (externe Verknüpfungen) aufweisen. Die Namen der Arbeitsblätter, die diese Daten enthalten, werden dann mit den Arbeitsmappen gespeichert, sind aber möglicherweise nicht sichtbar.

  • Eingebettete Dateien oder Objekte    Arbeitsmappen können eingebettete Dateien (z. B. ein Office- oder Textdokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Gleichung) aufweisen, die möglicherweise Daten enthalten, die nicht sichtbar ist.

  • Makros oder VBA-Code    Arbeitsmappen können Makros, VBA-Module, COM- oder ActiveX-Steuerelemente, Benutzerformulare oder benutzerdefinierte Funktionen (User Defined Functions, UDFs) aufweisen, die möglicherweise ausgeblendete Daten enthalten.

  • Elemente, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten enthalten    Arbeitsmappen können zwischengespeicherte Daten für PivotTables, PivotCharts, Datenschnitte, Zeitachsen und Cubeformeln aufweisen, die möglicherweise nicht sichtbar sind.

  • Excel-Umfragen    Arbeitsmappen können ausgeblendete Fragen einer Excel-Umfrage enthalten, die in Excel Online eingegeben und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, dort aber nicht sichtbar sind.

  • Szenarien des Szenario-Managers    Arbeitsmappen können Szenarien aufweisen, die mit dem Szenario-Manager definiert wurden. Diese Szenarien können zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten enthalten.

  • Filter    Arbeitsmappen können aktive AutoFilter oder Tabellenfilter aufweisen, die möglicherweise dazu führen, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden.

  • Ausgeblendete Namen    Arbeitsmappen können ausgeblendete Namen aufweisen, die möglicherweise eine Quelle ausgeblendeter Daten sind.

Informationen, die von der Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten gefunden und entfernt werden

Die Dokumentprüfung zeigt gefundene Elemente an, sodass Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen, die für Excel-Arbeitsmappen spezifisch sind, suchen und entfernen können. In der folgenden Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgelistet, die von der Dokumentprüfung in den Arbeitsmappen gefunden und entfernt werden können.

Hinweise: 

  • Nicht alle in der Tabelle aufgeführten Excel-Features werden in Microsoft Excel Starter 2010 unterstützt. Weitere Informationen zu den in Excel Starter verfügbaren Features finden Sie unter Feature-Unterstützung in Excel Starter.

  • Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Prüfungsmodule zur Dokumentprüfung hinzugefügt hat, werden möglicherweise weitere Informationsarten angezeigt.

Elemente

Die Dokumentprüfung sucht und entfernt

Kommentare und Anmerkungen

  • Kommentare

  • Freihandanmerkungen

Hinweis: In Excel Starter 2010 entfernt die Dokumentprüfung nur Anmerkungen.

Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen

  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften

  • (Excel 2013 oder höher) Dokumentspeicherort; beim Klicken auf Alle entfernen wird der vorhandene Dokumentspeicherort aus der Datei gelöscht. Der Dokumentspeicherort wird beim Speichern nicht wieder zur Datei hinzugefügt, bis Sie Excel 2013 oder höher schließen und die Datei erneut öffnen.

  • E-Mail-Header

  • Verteiler

  • Zur Durchsicht versendete Informationen

  • Dokumentservereigenschaften

  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie

  • Inhaltstypinformationen

  • Benutzername

  • Druckerpfadinformationen

  • Szenariokommentare

  • Dateipfad für die Veröffentlichung von Webseiten

  • Kommentare zu definierten Namen und Tabellennamen

  • Inaktive externe Datenverbindungen

Kopf- und Fußzeilen

  • Informationen in Arbeitsblattkopfzeilen

  • Informationen in Arbeitsblattfußzeilen

Ausgeblendete Zeilen und Spalten

  • Ausgeblendete Zeilen

  • Ausgeblendete Spalten, die Daten enthalten

    Hinweise: 

    • Falls Ihre Arbeitsmappe ausgeblendete Spalten enthält, die keine Daten enthalten und die sich zwischen Spalten mit Daten befinden, werden auch diese leeren, ausgeblendeten Spalten gefunden und entfernt.

    • Falls die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten in Ihrer Arbeitsmappe Daten enthalten, können sich die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in der Arbeitsmappe ändern, wenn Sie diese entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen oder Spalten enthalten sind, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden Sie die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten ein, und prüfen Sie dann deren Inhalt.

    • Die Dokumentprüfung erkennt keine Formen, Diagramme, Steuerelemente, Microsoft ActiveX-Objekte und -Steuerelemente, Bilder oder SmartArt-Grafiken, die sich möglicherweise in ausgeblendeten Spalten befinden.

    • Ausgeblendete Zeilen oder ausgeblendete Spalten werden nicht entfernt, wenn sie zu einer Tabellenüberschrift, Listenüberschrift oder einer PivotTable gehören. Diese Zeilen und Spalten werden eingeblendet.

Ausgeblendete Arbeitsblätter

Ausgeblendete Arbeitsblätter

Hinweis: Falls die ausgeblendeten Arbeitsblätter in Ihrer Arbeitsmappe Daten enthalten, können sich die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in der Arbeitsmappe ändern, wenn Sie diese entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen die ausgeblendeten Arbeitsblätter enthalten, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden Sie die ausgeblendeten Arbeitsblätter ein, und prüfen Sie dann deren Inhalt.

Benutzerdefinierte XML-Daten

Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Arbeitsmappe gespeichert werden können

Nicht sichtbarer Inhalt

Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind

Hinweis: Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von der Dokumentprüfung nicht gefunden.

Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden, aber nicht entfernt werden können

Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht für Sie entfernen, da dadurch die Arbeitsmappe möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.

Elemente

Die Dokumentprüfung sucht

Externe Verknüpfungen

Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen. Die Namen der Arbeitsblätter, die die Daten enthalten, werden mit der Arbeitsmappe gespeichert, sind aber dort nicht sichtbar. Externe Verknüpfungen umfassen externe Bezüge, die bei Folgendem verwendet werden:

  • Arbeitsblattzellen

  • Namen

  • Objekte wie Textfelder oder Formen

  • Diagrammtitel

  • Diagrammdatenreihen

Eingebettete Dateien oder Objekten

Eingebettete Dateien (z. B. ein Office- oder Textdokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Gleichung), die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Hier einige Beispiele für Objekttypen:

  • Bitmap-Bildobjekte

  • Microsoft Equation 3.0-Objekte

  • Microsoft Graph-Diagrammobjekte

  • PowerPoint-Präsentationsobjekte

  • Visio-Zeichnungsobjekte

  • Word-Dokumentobjekte

  • OpenDocument-Textobjekte

Makros oder VBA-Code

Makro- oder VBA-Elemente, die ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe aufweisen können. Dies umfasst Folgendes:

  • Makros, einschließlich Excel 4.0-Makrovorlagen (XLM)

  • VBA-Module

  • COM- oder ActiveX-Steuerelemente

  • Benutzerformulare, einschließlich Excel 5.0-Formulare

  • Benutzerdefinierte Funktionen (User Defined Functions, UDFs)

BI-Features mit zwischengespeicherten Daten

BI-Features, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten aufweisen, die mit der Arbeitsmappe gespeichert werden, können Daten enthalten, die nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung sucht nach folgenden Elementen, die einen PivotCache, SlicerCache oder Cubeformelcache aufweisen können:

  • PivotTables und PivotCharts

  • Datenschnitte und Zeitachsen

  • Cubeformeln

Excel-Umfragen

Fragen einer Excel-Umfrage, die in Excel Online erstellt und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, ohne dort sichtbar zu sein.

Szenarien des Szenario-Managers

Szenarien, die mit dem Szenario-Manager definiert wurden und dazu führen können, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden.

Filter

Filter können die Ursache für zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe sein. Die Dokumentprüfung sucht nach AutoFiltern und Tabellenfiltern, die auf die Daten angewendet werden.

Ausgeblendete Namen

Ausgeblendete Namen, mit denen ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe gespeichert werden können.

Mit der Dokumentprüfung können Sie nach ausgeblendeten Informationen in Ihren PowerPoint-Präsentationen suchen und diese entfernen.

Tipp: Wenn Sie nur Kommentare nicht drucken möchten, wechseln Sie zu Datei > Drucken, klicken Sie auf Ganzseitige Folien, und deaktivieren Sie Kommentare und drucken.

Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen

Wichtig: Es wird dringend empfohlen, für die Dokumentprüfung eine Kopie der ursprünglichen Präsentation zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.

  1. Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern unter, und geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu speichern.

    Hinweis: In PowerPoint 2007: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu speichern.

  3. Klicken Sie in der Kopie der ursprünglichen Präsentation auf der Registerkarte Datei auf Informationen.

    Hinweis: In PowerPoint 2007: Klicken Sie in der Kopie der ursprünglichen Präsentation auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen. Überspringen Sie Schritt 4, und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  4. Klicken Sie auf Auf Probleme überprüfen und dann auf Dokument prüfen.

  5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die betreffenden Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen über die einzelnen Prüfungen finden Sie unter Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können.

  6. Klicken Sie auf Prüfen.

  7. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.

  8. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    • Beim Entfernen von ausgeblendetem Inhalt aus Ihrer Präsentation können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

    • Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Präsentationen entfernen möchten, die im OpenDocument-Präsentationsformat (ODP) gespeichert werden, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Präsentation in diesem Format speichern.

Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen

In einer PowerPoint-Präsentation können verschiedene Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen gespeichert sein. Diese Informationen sind zwar möglicherweise nicht unmittelbar sichtbar, können sie dennoch aus der Präsentation abgerufen werden.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die von PowerPoint hinzugefügt werden, damit Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

PowerPoint-Präsentationen können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

  • Kommentare und Freihandanmerkungen     Wenn Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Präsentation u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die vorgenommenen Änderungen und die Namen der Personen, die an Ihrer Präsentation gearbeitet haben, zusammen mit Kommentaren von Prüfern anzeigen.

  • Überarbeitungsmarkierungsdaten   Wenn Sie an einem freigegebenen Dokument zusammenarbeiten, das in der Cloud gespeichert wurde, speichert PowerPoint 2016 für Office 365, welche Personen Änderungen am Dokument vorgenommen haben und wann diese Änderungen vorgenommen wurden.

  • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen     Zu den Dokumenteigenschaften, auch als Metadaten bezeichnet, gehören u. a. Details zu Ihrer Präsentation, wie Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler und Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.

  • Nicht sichtbarer Inhalt in Folien     Ihre Präsentation kann Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert wurden.

  • Externer Folieninhalt   PowerPoint-Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht direkt sichtbar sind, weil sie aus der Folie heraus in den externen Folienbereich gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen enthalten.

  • Präsentationsnotizen     Der Abschnitt "Notizen" einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie nicht öffentlich freigeben möchten, insbesondere, wenn die Notizen allein für die Verwendung der Person geschrieben wurden, von der die Präsentation abgehalten wird.

  • Dokumentservereigenschaften     Wenn Ihre Präsentation an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver (z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek) gespeichert wurde, kann die Präsentation weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.

  • Benutzerdefinierte XML-Daten     Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.

Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können

In PowerPoint umfasst die Dokumentprüfung mehrere verschiedene Prüfungen, mit denen Sie für PowerPoint-Präsentationen spezifische, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die von der Dokumentprüfung in Präsentationen gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der folgenden Tabelle.

Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Prüfungsmodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihre Präsentationen möglicherweise auf weitere Informationsarten prüfen.

Inspektor

Sucht und entfernt

Kommentare und Anmerkungen

  • Kommentare

  • Freihandanmerkungen

Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen

  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften

  • E-Mail-Header

  • Verteiler

  • Zur Durchsicht versendete Informationen

  • Dokumentservereigenschaften

  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie

  • Inhaltstypinformationen

  • Dateipfad für die Veröffentlichung von Webseiten

Überarbeitungsmarkierungsdaten

Informationen zu den Personen, die Änderungen am Dokument vorgenommen haben, und zum Zeitpunkt der Änderung.

Dieses Feature ist nur für Office 365-Abonnenten verfügbar, die dem Office Insider-Programm beigetreten sind. Wenn Sie ein Office 365-Abonnent sind, vergewissern Sie sich, dass Sie über die neueste Office-Version verfügen.

Nicht sichtbarer Inhalt in Folie

Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind

Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von diesem Inspektor nicht gefunden.

Externer Folieninhalt

  • Inhalte oder Objekte, die in einer Präsentation nicht unmittelbar sichtbar sind, weil sie sich außerhalb des Folienbereichs befinden, u. a.:

    • ClipArt

    • Textfelder

    • Grafiken

    • Tabellen

      Externe Folienobjekte mit Animationseffekten werden von der Dokumentprüfung nicht gefunden oder entfernt.

Präsentationsnotizen

Text, der dem Abschnitt "Notizen" einer Präsentation hinzugefügt wurde

Die Dokumentprüfung kann keine Bilder entfernen, die im Abschnitt "Notizen" einer Präsentation hinzugefügt wurden.

Benutzerdefinierte XML-Daten

Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Präsentation gespeichert werden können

Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden, aber nicht entfernt werden können

Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Präsentation nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht entfernen, da dadurch die Präsentation möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.

Elemente

Die Dokumentprüfung sucht

Eingebettete Dateien oder Objekten

Eingebettete Dateien (z. B. ein Office- oder Textdokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Gleichung), die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Hier einige Beispiele für Objekttypen:

  • Bitmap-Bildobjekte

  • Microsoft Equation 3.0-Objekte

  • Microsoft Graph-Diagrammobjekte

  • PowerPoint-Präsentationsobjekte

  • Visio-Zeichnungsobjekte

  • Word-Dokumentobjekte

  • OpenDocument-Textobjekte

Makros oder VBA-Code

Makro- oder VBA-Elemente, die in den Präsentationen ausgeblendete Daten enthalten können. Dazu zählen:

  • Makros

  • VBA-Module

  • COM- oder ActiveX-Steuerelemente

Dokumentprüfung und persönliche Daten

Bei den Überarbeitungsmarkierungsdaten, eingeführt in PowerPoint 2016 Build 8403 für Office 365-Insider, zeigt sich eine Einschränkung der Dokumentprüfung. Angenommen, Klarissa und Linda arbeiten gemeinsam in Office 365 an Präsentation A. Überarbeitungsmarkierungsdaten (d. h. Benutzernamen und Zeitpunkt der Änderungen) werden der Präsentation hinzugefügt. Anschließend öffnet Martin Präsentation A in PowerPoint 2013 und führt zum Entfernen der persönlichen Daten in der Datei die Dokumentprüfung aus. Die Dokumentprüfung in dieser Version von PowerPoint kann die Überarbeitungsmarkierungsdaten, die der Präsentation in der neueren, von Klarissa und Linda verwendeten Office 365-Version von PowerPoint hinzugefügt wurden, jedoch nicht erkennen und entfernen. Martin kann die Überarbeitungsmarkierungsdaten nur dann entfernen, wenn er ein Upgrade auf die aktuelle Version von PowerPoint vornimmt und dann die Dokumentprüfung ausführt.

In Visio können Sie ausgeblendete Informationen wie in anderen Apps für Office entfernen. Bevor Sie anderen Personen eine Kopie eines Visio-Dokuments überlassen, sollten Sie überlegen, ob das Dokument und die Dateieigenschaften Informationen enthalten, die Sie entfernen möchten.

Persönliche Informationen können problemlos aus folgenden Featurebereichen in Visio entfernt werden:

  • Kommentare, die auf den Seiten des Dokuments eingefügt wurden

  • Dateieigenschaften (Autor, Manager und Unternehmen)

  • Namen der Bearbeiter, Initialen und Markup

  • Dateipfade von Schablonen

  • Dateipfad und Name von Vorlagen

Hinweis: Wenn das Dokument auf einem freigegebenen Server für andere Personen verfügbar ist und jemand das Dokument öffnet, werden der Name des Benutzers, der die Datei geöffnet hat, und der Name des Computers, auf dem die Datei gespeichert ist, angezeigt. Um diese Informationen besser zu schützen, sollten Sie sicherstellen, dass nur vertrauenswürdige Benutzer auf freigegebene Dokumente zugreifen können.

Mithilfe der folgenden Schritte können Sie nach ausgeblendeten Informationen in Ihren Visio-Präsentationen suchen und diese entfernen.

  • Klicken Sie im Menü Datei auf Ausgeblendete Informationen entfernen.

    Wenn Sie Visio Premium 2010 oder höhere Versionen verwenden, finden Sie diesen Menüpunkt unter Datei > Informationen > Persönliche Informationen entfernen.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Persönliche Informationen.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Elemente aus dem Dokument entfernen.

    Tipp: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnung anzeigen bei Versuch, diese Informationen erneut einzufügen, wenn bei jedem erneuten Einfügen von persönlichen Informationen eine Warnung angezeigt werden soll.

  • Um potenziell vertrauliche Daten von externen Quellen zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von externen, in diesem Dokument gespeicherten Quellen entfernen.

    Hinweis: Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden Daten, die mit einem Shape verknüpft sind, nicht entfernt. Die Datenquelle wird aus dem Diagramm entfernt. Wenn sich jedoch Daten von der Datenquelle im Diagramm befinden, müssen Sie diese manuell entfernen.

Wir hören Ihnen zu!

Dieser Artikel wurde aufgrund Ihrer Kommentare am 9. Januar 2018 zuletzt aktualisiert. Wenn Sie den Artikel hilfreich fanden, und insbesondere, wenn Sie ihn nicht hilfreich fanden, senden Sie uns bitte über die unten angezeigten Feedbacksteuerelemente konstruktive Vorschläge, wie wir ihn verbessern können.

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×