Elektronisches Verteilen eines Berichts

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Sie können Microsoft Office Access verwenden, um Ihre Access-Berichte elektronisch zu verteilen. Beispielsweise können Sie den Befehl " E-Mail " im Menü der Microsoft Office-Schaltfläche verwenden, um den Bericht schnell zu exportieren und als Anlage in einer e-Mail-Nachricht zu senden. Oder Sie können den Bericht als Datei exportieren und die Datei dann auf verschiedene Arten verteilen. Mithilfe von Methoden für die elektronische Verteilung können Sie schnell wichtige Informationen für alle Personen erhalten, die Sie benötigen. Darüber hinaus können Sie die Dateien zum Erstellen von Sicherungen und Archiven von Berichten verwenden, und Sie können auch die Papierverwendung in Situationen reduzieren, in denen gedruckte Kopien von Berichten nicht erforderlich sind.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Dateiformate erläutert, die Sie zum Exportieren eines Berichts verwenden können, und es werden die verschiedenen Methoden erläutert, mit denen Sie den exportierten Bericht an Ihre Empfänger verteilen können.

Inhalt dieses Artikels

GrundLegendes zu den Dateiformaten, in die Sie einen Bericht exportieren können

Verteilen eines Berichts mithilfe des Befehls "E-Mail"

Verteilen eines Berichts mithilfe anderer Methoden

GrundLegendes zu den Dateiformaten, in die Sie einen Bericht exportieren können

Sie können einen Bericht als mehrere unterschiedliche Dateiformate exportieren. Nicht alle diese Dateiformate behalten jedoch das Layout und die Formatierung des ursprünglichen Berichts bei. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht als HTML-Datei (*. htm oder *. html), eine Datei im Rich-Text-Format (*. RTF) oder eine Textdatei (*. txt) exportieren, enthält die resultierende Datei nicht alle visuellen Elemente, die im ursprünglichen Bericht vorhanden waren, wie etwa Grafiken. , Farben, Linien oder Rahmen. Bestimmte Dateiformate behalten jedoch das Layout und die Formatierung des ursprünglichen Berichts bei. Diese Formate umfassen das Snapshotformat (*. SNP), das Format Format für Portables Dokumentformat (*. pdf) und das XML Paper Specification Format (*. Xps). Dieser Artikel befasst sich mit der Verwendung dieser drei Dateiformate.

In der folgenden Tabelle sind alle verfügbaren Formate für den Export eines Berichts sowie die Programme aufgeführt, die Sie und ihre Empfänger zum Öffnen der resultierenden Dateien verwenden können.

Formatieren

Datei-ext ension (s)

Programme, die zum Öffnen der Datei verwendet werden

HTML

*. htm; *. html

Internet Browser wie Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. PDF

PDF-Reader, die als kostenlose Downloads von Drittanbietern zur Verfügung stehen.

Rich-Text

*. RTF

Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Office Word und WordPad.

Snapshot

*. SNP

Microsoft Snapshot Viewer, verfügbar im Microsoft Download Center. Einen Link zum kostenlosen Download finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Text

*. txt

Textverarbeitungs-und Textbearbeitungs Programme wie Word und Notepad.

XPS

*. XPS

  • In Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    Microsoft XML Paper Specification Viewer, verfügbar durch Herunterladen des Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Weitere Informationen zum Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch .

  • Unter Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7,0 oder höher

Hinweis: Die Optionen PDF-Format (*. pdf) und XPS-Format (*. Xps) sind verfügbar, nachdem Sie ein Add-in installiert haben. Weitere Informationen zur Unterstützung dieser Dateiformate finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

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Verteilen eines Berichts mithilfe des Befehls "E-Mail"

Eine der schnellsten Möglichkeiten zum Verteilen eines Berichts in Office Access 2007 ist die Verwendung des Befehls "E-Mail" im Menü der Microsoft Office - Schaltfläche. Mit nur wenigen Mausklicks exportiert Access den Bericht in das gewünschte Dateiformat und erstellt dann eine neue e-Mail-Nachricht mit der angefügten Datei.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich den Bericht aus, den Sie in einer e-Mail-Nachricht senden möchten.

  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf E-Mail.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Objekt senden als das Ausgabeformat aus, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK. Denken Sie daran, dass das Snapshotformat (*. SNP), das PDF-Format (*. PDF)und das XPS-Format (*. Xps) die einzigen Optionen sind, mit denen das Layout und die Formatierung des ursprünglichen Berichts erhalten bleiben.

    Office Outlook 2007 öffnet eine neue e-Mail-Nachricht mit einer Dateianlage des von Ihnen angegebenen Typs.

  4. Geben Sie die e-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld an ein, ein Betreff im Feld Betreff und eine Nachricht im Nachrichtenbereich.

    Tipp: Standardmäßig wird die Datei, die Sie mit dieser Methode senden, nicht auf Ihrem Computer gespeichert. Wenn Sie eine Kopie der Datei auf Ihrem Computer speichern möchten, klicken Sie im angeFügten Feld mit der rechten Maustaste auf die Anlage, und klicken Sie dann im kontextMenü auf Speichern unter.

  5. Klicken Sie auf Senden.

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Verteilen eines Berichts mithilfe anderer Methoden

Wenn Sie den e-Mail- Befehl nicht zum Verteilen des Berichts verwenden möchten, können Sie den Bericht zuerst in das gewünschte Dateiformat exportieren und dann auf die gleiche Weise wie jede andere Datei verteilen. Beispielsweise können Sie die Datei auf ein Wechselmedium wie eine CD, eine Diskette oder ein USB-Laufwerk kopieren und dann an Ihre Empfänger verteilen. Alternativ können Sie die Datei in einen freigegebenen Netzwerkordner oder eine Dokumentbibliothek auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website kopieren und dann den Empfängern den Speicherort der Datei mitteilen.

In den folgenden Abschnitten wird gezeigt, wie Sie einen Bericht als Snapshotdatei (*. SNP), als Datei im portablen Dokument Format (*. pdf) oder als XML-Papier Spezifikationsdatei (*. Xps) exportieren, die Sie dann mithilfe der gewünschten Methode verteilen können.

Exportieren eines Berichts als Snapshotdatei

Um eine Momentaufnahmedatei anzuzeigen, muss das Microsoft Snapshot Viewer-Programm auf den Computern Ihrer Empfänger installiert sein. In früheren Versionen von Access wurde der Snapshot-Viewer mit Access installiert. Der Snapshot-Viewer wird jedoch nicht mit Office Access 2007 installiert. Zum Anzeigen einer Momentaufnahmedatei müssen Sie das kostenlose Microsoft Snapshot Viewer-Programm aus dem Microsoft Download Center herunterladen und installieren. Da zum Herunterladen des Snapshot-Viewer-Programms keine Office Access 2007-Lizenz erforderlich ist, können Benutzer, die auf ihren Computern keine Access 2007 installiert haben, auch den Snapshot-Viewer herunterladen und zum Anzeigen der von Ihnen erstellten Snapshotdateien verwenden. Einen Link zum Download finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, den Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe exportieren auf Weitere, und klicken Sie dann auf Snapshot-Viewer.

  3. Geben Sie auf der ersten Seite des Assistenten zum Exportieren von Snapshot-Viewer im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen , um zu einem anderen Speicherort zu navigieren, an dem die Datei gespeichert werden soll.

  4. Wenn Sie den Snapshot sofort nach der Erstellung anzeigen möchten, aktivieren Sie unter Exportoptionen angebendas Kontrollkästchen Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs öffnen .

  5. Klicken Sie auf OK.

    Wenn in dem von Ihnen festgelegten Ordner bereits eine Datei mit dem gleichen Namen vorhanden ist, werden Sie von Access aufgefordert, entweder die vorhandene Datei zu ersetzen oder einen neuen Namen einzugeben. Klicken Sie auf Ja , um die Datei zu ersetzen, oder klicken Sie auf Nein , um einen anderen Dateinamen einzugeben.

    Access erstellt die Momentaufnahmedatei. Wenn Sie ausgewählt haben, dass Access die Zieldatei öffnen soll und das Snapshot Viewer-Programm auf Ihrem Computer installiert ist, wird das Programm gestartet und die Momentaufnahmedatei angezeigt. Wenn das Snapshot Viewer-Programm nicht auf Ihrem Computer installiert ist, wird keine Meldung angezeigt, und die Momentaufnahmedatei wird nicht angezeigt. Sie können Sie jedoch weiterhin an andere Benutzer verteilen.

  6. Um die Schritte des soeben ausgeführten Vorgangs zu speichern, damit Sie den gleichen Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiedergeben können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportschritte speichern , und geben Sie dann einen Namen und eine Beschreibung für die Schritte ein. Wenn Sie eine Outlook-Aufgabe erstellen möchten, mit der Sie den Exportvorgang zu einem späteren Zeitpunkt planen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen .

    Weitere Informationen zum Planen von Import-und Exportvorgängen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Exportieren eines Berichts als *. PDF-oder XPS-Datei

Sie müssen zuerst ein Add-in installieren, bevor Sie einen Bericht in eine *. PDF-oder *. XPS-Formatdatei exportieren können. Weitere Informationen zur Unterstützung anderer Dateiformate wie *. PDF und *. XPS erhalten Sie, wenn Sie auf die Links im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels klicken.

Nachdem Sie das Add-in installiert haben, verwenden Sie das folgende Verfahren, um einen Bericht als *. PDF-oder XPS-Datei zu exportieren:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, den Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe exportieren auf PDF oder XPS.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld als PDF oder XPS veröffentlichen im Feld Dateityp den Dateityp aus, in den Sie den Bericht exportieren möchten.

  4. Geben Sie im Feld Dateiname einen neuen Dateinamen ein, um den Namen zu ändern, unter dem der Bericht gespeichert wird.

  5. Wenn Sie den Bericht sofort nach dem Exportieren öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen . Wenn auf Ihrem Computer kein Programm installiert ist, das den Dateityp öffnen kann, ist diese Option nicht verfügbar.

  6. Führen Sie unter optimieren füreine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie den Bericht für eine größere Datei mit höherer Auflösung (für den Druck empfohlen) optimieren möchten, wählen Sie Standardaus.

    • Wenn Sie den Bericht für eine kleinere Datei mit niedrigerer Auflösung (empfohlen für die Onlineveröffentlichung) optimieren möchten, wählen Sie minimale Größeaus.

  7. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

    Access erstellt die Datei *. PDF oder *. Xps. Wenn Sie ausgewählt haben, dass Access die Datei nach der Veröffentlichung öffnen soll, wird das entsprechende Programm gestartet und die Datei angezeigt.

  8. Wenn Sie die Schritte des soeben ausgeführten Vorgangs speichern möchten, sodass Sie den gleichen Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiedergeben können, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Exportschritte speichern , und geben Sie dann einen Namen und eine Beschreibung für die Schritte ein. Wenn Sie eine Outlook-Aufgabe erstellen möchten, mit der Sie den Exportvorgang zu einem späteren Zeitpunkt planen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen .

    Weitere Informationen zum Planen von Import-und Exportvorgängen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

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