Einrichten einer Onlinebesprechung in Outlook

Einrichten einer Onlinebesprechung in Outlook

Sie können Outlook oder Outlook im Web verwenden, um eine Onlinebesprechung zu planen – im Wesentlichen wie bei der normalen Planung von Besprechungen, aber mit ein oder zwei zusätzlichen Schritten. Sie können entweder Skype for Business oder Teams verwenden, je nachdem, was in Ihrer Organisation unterstützt wird. Wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, enthält die Onlinebesprechungsanfrage automatisch Einwahlinformationen (Telefonnummer und Konferenzkennung).

Skype for Business Online Benutzer: Wenn Sie Outlook oder Outlook im Web nicht verwenden, können Sie neue Besprechungen unter Verwendung von Skype for Business Web Scheduler einrichten.

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Planen einer Onlinebesprechung mit Outlook

  1. Öffnen Sie Outlook, und wechseln Sie zu Ihrem Kalender.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neue Besprechung aus.

    Neue Besprechung erstellen

  3. Fügen Sie Informationen zur Onlinebesprechung hinzu, indem Sie Teams-Besprechung oder Skype-Besprechung auswählen.

    Teams-Besprechung hinzufügen Skype-Besprechung hinzufügen

    Hinweis: Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von Ihrer Organisation ab. Wenn Ihre Organisation Skype for Business verwendet, siehe Skype for Business installieren. Wenn Ihre Organisation Teams verwendet, wird das Add-In automatisch installiert.

  4. Setzen Sie die Einrichtung der Besprechung so fort, wie Sie normalerweise vorgehen. Details finden Sie unter Planen einer Besprechung mit anderen Personen.

    Tipps: 

    • Wenn Sie nach einer Uhrzeit suchen möchten, die allen passt, wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung im Abschnitt Anzeigen die Option Terminplanungs-Assistent aus.

    • Terminplanungs-Assistent

  5. Im Besprechungsbereich können Sie eine Tagesordnung hinzufügen. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, die Online-Besprechungsinformationen nicht zu ändern.

    Wichtig: 

    • Wenn Sie eine Skype-Besprechung einrichten, können Sie die Besprechungseinstellungen über Besprechungsoptionen anpassen.

    • Optionen für Skype-Besprechung

  6. (Optional) Wenn Sie Skype for Business verwenden, können Sie Ihre Besprechungsanlagen vorab laden. So können Sie sicherstellen, dass den Teilnehmern in der Besprechung alle benötigten Inhalte zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie unter Anlagen für eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen.

  7. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal, und wählen Sie Senden aus.

Planen einer Onlinebesprechung mit Outlook

  1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Mac, und wechseln Sie dann zur Ansicht Kalender.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Besprechung aus.

  3. Wählen Sie Skype-Besprechung oder Teams-Besprechung aus. Für Skype-Besprechungen wird die Anrufinfo sofort zur Besprechungseinladung hinzugefügt. Für Teams-Besprechungen werden Details zur Einladung hinzugefügt, sobald der Organisator die Einladung sendet.

Schaltfläche "Teams-Besprechung" auf die Kalendereinladung

Es wird Skype oder Teams angezeigt, je nachdem, welche Anwendung Ihre Organisation für die Kommunikation verwendet.

4.  Richten Sie den Rest der Besprechung so ein, wie Sie normalerweise vorgehen:

  • Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen durch Semikolons getrennt ein.

  • Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Besprechung ein.

  • Wenn Teilnehmer persönlich anwesend sein sollen, wählen Sie entweder auf der Registerkarte Besprechung im Abschnitt Optionen die Option Raumsuche aus, und suchen Sie dann einen Raum, oder geben Sie in das Feld Ort einen Besprechungsort ein, zum Beispiel einen Konferenzraum.

  • Wählen Sie eine Anfangszeit und eine Endzeit aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Besprechung oder eines Termins in Outlook.

5. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Agenda ein. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, die Skype for Business-Besprechungsinformationen nicht zu ändern.

6. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal, und wählen Sie dann Senden aus.

Wählen Sie Ihre Version von Outlook im Web aus, um entsprechende Anweisungen anzuzeigen.

Je nachdem, ob Sie die neue Version von Outlook im Web verwenden oder nicht, unterscheiden sich die Anleitungen geringfügig.

Wenn Ihr Postfach wie folgt aussieht...

Outlook im Web (Betaversion)

Siehe Einrichten einer Online-Besprechung mit dem neuen Outlook im Web.

Wenn Ihr Postfach wie folgt aussieht...

Outlook im Web

Siehe Einrichten einer Online-Besprechung mit dem klassischen Outlook im Web.

Hinweis: Wenn Ihre Organisation ihr Logo in die Symbolleiste integriert hat, sehen die Ihnen angezeigten Elemente möglicherweise etwas anders als oben gezeigt aus.

Einrichten einer Onlinebesprechung mit dem neuen Outlook im Web

Der erste Schritt zum Erstellen einer Onlinebesprechungsanforderung in Outlook im Web besteht darin, sich bei Outlook im Web anzumelden. Wenn die Anmeldung Sie nicht direkt zu Ihrer Mail führt, wählen Sie Outlook aus.

Die Office 365-Startseite, auf der die Outlook-App hervorgehoben ist

  1. Nachdem Sie sich angemeldet haben und sich in Mail befinden, wählen Sie Kalender Kalender aus.

  2. Wählen Sie auf der Kalenderseite die Option Neues Ereignis aus.

    Schaltfläche "Neues Ereignis"
  3. In dem sich öffnenden Fenster wird Sie möglicherweise eine von zwei Optionen angezeigt: eine Umschaltfläche, um zwischen einer Teams- oder Skype for Business-Besprechung zu wechseln, oder eine Dropdownliste, in der Sie entweder Teams oder Skype auswählen können. Ihr Administrator legt fest, welche Option angezeigt wird.

    Teams-Besprechung hinzufügen

    Auswählen von Teams oder Skype für eine Onlinebesprechung

  4. Geben Sie die erforderlichen Besprechungsinformationen ein, einschließlich Besprechungsteilnehmer.

    Formular "Neues Ereignis"
  5. Wählen Sie Senden aus.

Einrichten einer Onlinebesprechung mit dem klassischen Outlook im Web

Der erste Schritt zum Erstellen einer Onlinebesprechungsanforderung im klassischen Outlook im Web besteht darin, sich bei Outlook im Web anzumelden. Wenn die Anmeldung Sie nicht direkt zu Ihrer Mail führt, wählen Sie Outlook aus.

Die Office 365-Startseite, auf der die Outlook-App hervorgehoben ist

  1. Nachdem Sie sich angemeldet haben und sich in Mail befinden, wählen Sie Kalender Kalender aus.

  2. Wählen Sie auf der Kalenderseite die Optionen Neu > Kalenderereignis aus.

    Erstellen einer neuen Onlinebesprechung
  3. Wählen Sie auf der Seite Set up an appointment (Termin einrichten) die Option Add Skype meeting (Skype-Besprechung hinzufügen) aus.

    Hinzufügen einer Skype-Besprechung zu Ihrer E-Mail
  4. Geben Sie den Besprechungstitel, den Ort (wenn Teilnehmer persönlich anwesend sein sollen) und die Start- und Endzeit ein.

    Seite „Set up an appointment“ (Termin einrichten)
  5. Wählen Sie die gewünschten Teilnehmer aus, fügen Sie die Agenda oder andere Besprechungsinformationen hinzu, und wählen Sie dann Senden aus.

Siehe auch

Festlegen von Skype for Business-Besprechungsoptionen

Ändern von Teilnehmereinstellungen für Skype for Business-Besprechungen

Anlagen für eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen

Starten einer Skype for Business-Telefonkonferenz

Verwenden von Skype for Business für Chats und Onlinebesprechungen

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