Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien in Office 365

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Letzte aktualisierte 2-April, 2018

Eine der besten Methoden zum Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien für Ihr Unternehmen ist die Nutzung von OneDrive for Business zusammen mit einer Office 365-Teamwebsite. Dies ist für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ideal geeignet.

Office 365 enthält eine einfache Teamwebsite als Einstiegshilfe. Sie können sofort mit dem Speichern von Dateien in OneDrive for Business beginnen und an Dateien auf Ihrer Teamwebsite zusammenarbeiten.

Speicherorte für Dokumente in Office 365

  • OneDrive for Business ist für die individuelle Nutzung bei gelegentlicher Freigabe von Dateien konzipiert. OneDrive for Business eignet sich ideal zum Speichern Ihrer eigenen Dateien.

  • Eine Office 365-Teamwebsite ist für die Freigabe von und regelmäßige Zusammenarbeit an Dateien konzipiert. Sie eignet sich ideal zum Speichern von Dateien mit gemeinsamem Besitz, bei dem mehrere oder alle Teammitglieder die Dateien besitzen und daran zusammenarbeiten können.

Sowohl OneDrive for Business als auch Teamwebsites ermöglichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zugriff von überall aus.

Ein Diagramm, das zeigt, wie die beiden Speichertypen verwendet werden können: OneDrive oder Teamwebsites

Hier sind Empfehlungen für die Elemente, die an den jeweiligen Orten gespeichert werden sollten, wenn Sie OneDrive for Business und Office 365-Teamwebsites zusammen nutzen:

Speicherort

Zweck

Zu speichernde Elemente

OneDrive for Business

Das Speichern von Inhalten auf OneDrive for Business entspricht dem Speichern von Dateien auf Ihrem Computer; niemand anders kann darauf problemlos zugreifen.

Es eignet sich ideal zum Speichern von Geschäftsdateien, an denen nur Sie selbst arbeiten.

Geschäftsdateien, die andere Teammitglieder für die Zusammenarbeit nicht benötigen oder auf die sie nicht regelmäßig zugreifen müssen.

Office 365-Teamwebsite

Eine Office 365-Teamwebsite ist wie eine Website, die standardmäßig aber nicht öffentlich ist; nur Personen, denen Sie die entsprechenden Berechtigungen erteilen, können darauf zugreifen.

Sie eignet sich ideal für die Freigabe von und Zusammenarbeit an Dateien.

Freigegebene Dokumente, auf die alle Ihre Mitarbeiter zugreifen und an denen sie zusammenarbeiten können. Arbeiten Sie beispielsweise an einer PowerPoint-Präsentation zusammen, speichern Sie Teampläne, die jeder Mitarbeiter aktualisieren kann, oder veröffentlichen Sie Tagesordnungen für Besprechungen.

Unterwebsite der Office 365-Teamwebsite

Eine Unterwebsite der Office 365-Teamwebsite ist wie ein separater Bereich auf Ihrer Teamwebsite mit einem einzigartigen Erscheinungsbild oder eindeutigen Zugriffsberechtigungen.

Sie eignet sich ideal für die Freigabe von und Zusammenarbeit an Dateien mit einem Kunden oder Partner außerhalb Ihres Unternehmens.

Es empfiehlt sich auch zum Speichern von Dateien, die Sie vertraulich behandeln gegenüber dem Rest der Personen in Ihrem Unternehmen möchten, wer Zugriff auf die Teamwebsite haben. Sie können Einrichten einer Unterwebsite, sodass nur Sie (und bei Bedarf eine oder zwei andere) darauf zugreifen können.

Informationen zum Erstellen einer Unterwebsite der Teamwebsite

Dateien, die Sie für Personen außerhalb Ihres Unternehmens freigeben möchten.

Dateien, die Sie von anderen Personen in Ihrem Geschäft private behalten möchten. Sie möchten beispielsweise Personal und hier Finanzdaten gespeichert wird.

Office 365-Websitesammlungen

Eine Office 365-Websitesammlung ist vollständig unabhängig vom vorhandenen Teamwebsite.

Eine Websitesammlung verfügt über eine eigene Adresse und Berechtigungen, und für interne oder externe für die Zusammenarbeit verwendet werden kann.

Größere Unternehmen nutzen Websitesammlungen auf die gleiche Weise, wie kleine Unternehmen Unterwebsites nutzen. Ein kleines Unternehmen mit stärkeren Sicherheitsanforderungen und umfangreichen technischen Kenntnissen kann bei Bedarf ebenfalls eine Websitesammlung erstellen.

Speichern Sie die gleichen freigegebenen Dateien in einer Websitesammlung an, wie in einer Teamwebsite und Unterwebsite.

Schritte: Verwenden von OneDrive for Business und Ihrer Office 365-Teamwebsite für Dateispeicher und Onlinezusammenarbeit

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 5-10 Minuten

Jede Person in Ihrem Unternehmen, die über Office 365 verfügt, erhält OneDrive for Business-Cloudspeicher. Weisen Sie die Mitarbeiter an, ihre geschäftlichen Dateien hier zu speichern, wenn nur sie selber die Dateien nutzen müssen. So könnten sie beispielsweise einen Entwurfsvorschlag, ihre Besprechungsnotizen oder das Skript für eine Demo speichern, die sie bald vorführen werden.

Es ist auch wichtig, die Mitarbeiter anzuweisen, ihren OneDrive for Business-Ordner für Sie und Ihre Kollegen freizugeben. Wenn ein Mitarbeiter erkrankt oder das Unternehmen verlässt, ist es schwierig, auf seine auf OneDrive for Business gespeicherten Dateien zuzugreifen. Wenn die OneDrive for Business-Ordner aber freigegeben sind, können Sie bei Bedarf jederzeit auf die Dateien zugreifen.

So kann jedes Ihrer Teammitglieder auf sein OneDrive for Business zugreifen und seinen Ordner freigeben.

Office 365-Homepage

  1. Wechseln Sie zu office.com anmelden, und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.

  2. Wählen Sie auf der Homepage der Office 365OneDrive aus.

  3. Wenn Sie in OneDrive for Business bereits über den Ordner Für jeden freigegeben verfügen, öffnen Sie ihn. In diesem Ordner sollten die Teammitglieder ihre eigenen geschäftlichen Dokumente in OneDrive for Business speichern. Wählen Sie Freigeben aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

    Oder, wenn Sie diesen Ordner bereits besitzen, wählen Sie neu> Ordner, und nennen Sie es für jeden freigegeben.

    Mit der rechten Maustaste in des Ordners, und wählen Sie Freigeben.

    Office 365 freigeben Ordner

  4. Informationen Link senden lEave die Standardauswahl jede Person mit den Link anzeigen und bearbeiten kann.

    Geben Sie die Namen oder e-Mail-Adressen der Teammitglieder haben Zugriff auf den Ordner, und fügen Sie eine Meldung angezeigt werden soll. Sie können Ihre eigene e-Mail-Adresse, um eine Kopie der e-Mail erhalten, die an die Personen gesendet wird, die Sie Zugriff gewähren einbeziehen zu.

    Office 365 Senden von Links zu Ordner

  5. Wenn Sie damit fertig sind eingeben die Informationen ein Link zu senden , wählen Sie Senden. Der wird sofort an die Personen von Ihnen gesendete e-Mails einladen.

    Dialogfeld für Office 365-Link senden

  6. So sieht wie die e-Mail wie, wann sie gesendet wird. Er enthält ein Öffnen  Link zu Ihrem Ordner für jeden freigegeben, sodass er darauf zugreifen können.

    Office 365 Link Senden einer e-Mail

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 5-10 Minuten

Office 365 enthält eine einfache Teamwebsite mit einigen Features als Einstiegshilfe. Nur die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können auf diese interne Website zugreifen.

So gelangen Sie zu Ihrer Teamwebsite:

  1. Melden Sie sich bei Office 365 und wechseln Sie zu der SharePoint-Teamwebsite verwenden die URL https://<your Firmenname >. sharepoint.com. Beispiel: https://contoso.sharepoint.com

  2. Sehen Sie die Homepage für Ihres Teams interne Website mit dem Standardtitel < Name Ihres Unternehmens > Teamwebsite. Diese Seite enthält:

    • Kacheln zu Features als Einstiegshilfe zum Anpassen Ihrer Teamwebsite

    • Links auf der linken Seite zum Navigieren zu anderen Bereichen Ihrer Teamwebsite

    • Eine Dokumentbibliothek, sodass Sie mit dem Speichern und Freigeben von Dateien für Ihr Team beginnen können

Office 365-Teamwebsite-Homepage

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 20-30 Minuten für die ersten Dateien

Als Einstiegshilfe, damit Sie mit dem Speichern und Freigeben von Dateien schnell beginnen können, enthält Ihre Teamwebsite einen Ort zum Speichern von Dateien. Dies ist die so genannte Bibliothek "Dokumente" wie in einer "Dokumentbibliothek".

Hier werden die Schritte zum Hinzufügen von Dateien aus:

  1. Wählen Sie auf der Homepage Ihrer Teamwebsite Dokumente im Navigationsmenü auf der linken Seite ein. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Bibliothek Dokumente.

    Office 365 Team Site - Dokumente wählen

  2. Während Sie dennoch bei Office 365 angemeldet sind, öffnen Sie Windows- Datei-Explorer aus der Taskleiste oder einem anderen Speicherort. Wechseln Sie zu den Dateien, die Sie zu Ihrer Teamwebsite hochladen möchten.

    Office 365-Datei-Explorer-Dateien hochladen

  3. Wählen Sie die Dateien, die Sie zu Ihrer Teamwebsite hochladen möchten, und ziehen Sie sie dann in der Dokumentbibliothek.

    Office 365 SharePoint-Dokumentbibliothek- Drag & drop

  4. Wenn Sie fertig sind, werden die Dateien in Ihrer Teamwebsite auch auf dem Computer gespeichert werden.

    Office 365 SharePoint-Dokumentbibliothek - hochgeladene Dateien

  5. Sie können die Dateien von Ihrem Computer löschen. Im nächsten Schritt, Schritt 4: Synchronisieren von Onlinedateien mit Ihrem Desktop, erstellen Sie einen neuen Speicherort für diese Dateien auf Ihrem Computer.

    Wenn Sie viele Dateien oder große Dateien auf Ihre Teamwebsite hochladen müssen, lesen Sie die Tipps unter Hochladen großer oder vieler Dateien in eine Bibliothek.

    Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, lesen Sie Ändern von Speicherplatz für Ihr Abonnement.

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 20–30 Minuten für die ersten Dateien

Jetzt, da Sie Dateien auf Ihrer Teamwebsite gespeichert haben, können Sie diese für die Synchronisierung mit Ihrem PC oder Mac einrichten Auf diese Weise können Sie auf Ihre Dateien von Ihrem PC oder Mac arbeiten, statt in Microsoft Edge, Chrome oder einen anderen Browser arbeiten. Es empfiehlt sich auch eine Version Ihrer Dateien, die auf Ihrem Computer für Situationen synchronisiert werden, wenn Sie benötigen, um eine Datei zu gelangen, und Sie werden nicht mit dem Internet verbunden sein.

Nachdem Sie Dateien zum Synchronisieren mit Ihrem Computer eingerichtet haben und wenn eine Internetverbindung besteht, werden die Dateien ungefähr alle 10 Minuten automatisch synchronisiert.

Führen Sie zum Synchronisieren von Dateien zwischen Ihrer Teamwebsite und Ihrem Desktop die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie auf der Homepage Ihrer Teamwebsite über das Navigationsmenü Dokumente aus. Dadurch gelangen Sie zu Ihrem Dokumentbibliothek.

    Tipp: Beim Synchronisieren von Dateien auf Ihrer Teamwebsite sind die einzelnen Dateibibliothek auf der Website, die nicht die gesamte Website synchronisiert.

    Office 365 SharePoint Team Site – Wählen Sie Dokumente

  2. Wählen Sie in der SharePoint Synchronisieren, alle Dateien zu synchronisieren. Oder wählen Sie die einzelnen Dateien, die Sie synchronisieren möchten.

    Office 365 SharePoint - Synchronisieren von Dateien

  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, um apps zu wechseln, wählen Sie Jaaus. (OneDrive for Business ist die Verfahren zum Ausführen der Synchronisierung.)

    Office 365 wechseln apps auffordern
  4. Wenn Sie dann einen Sicherheitshinweis erhalten möchten, wählen Sie Zulassen. Wenn eine Aufforderung zur Eingabe Ihrer Anmeldeinformationen Office 365 angezeigt wird, geben Sie Ihre Office 365-Benutzer-ID und Ihr Kennwort ein.

  5. Synchronisieren von Dateien mit diesem PC aufgefordert werden wählen Sie Weiteraus.

    Office 365 SharePoint - auffordern, Synchronisieren von Dateien
  6. Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie die Dateien auf dem Computer im Ordner Ihres Teams anzeigen. Das kleine grüne Häkchen neben der Datei zeigt an, dass es auf dem neuesten Stand ist und mit der Datei auf der Teamwebsite synchronisiert wurde.

    Synchronisierung von Office 365 SharePoint - Datei-Explorer für Windows

  7. Testen Sie die Synchronisierung indem Sie Ihres Teams Ordner auf Ihrem Computer, und Öffnen einer Datei ein. Nehmen Sie eine Änderung, und wählen Sie dann auf Speichern.

    Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, wird möglicherweise eine Mitteilung, die angibt, dass die Datei auf Ihre Teamwebsite gespeichert wird angezeigt werden. Es wird ebenfalls zur gleichen Zeit auf Ihrem Computer gespeichert. Wenn Sie die Meldung "Fehler beim Hochladen" angezeigt wird, versuchen Sie es erneut. Manchmal kann der inkonsistente Verbindung zum Internet unterbrochen speichern.

    Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die Dateispeicherung und Onlinezusammenarbeit für Ihre Organisation fertig eingerichtet.

Bewährte Methoden für die Dateispeicherung und -freigabe

  • Kleine gemeinnützige Einrichtung: Erstellen Sie eine Office 365-Teamwebsite zum Speichern freigegebener Dokumente, damit Informationen zentral abgelegt und archiviert werden. Auf diese Weise gehen während Personalübergängen, z. B. zu einem anderen Leiter, keine Informationen verloren. Erstellen Sie eine private Office 365-Teamwebsite (Unterwebsite) zum Speichern von Dateien, die Sie im Hinblick auf die anderen Teammitglieder privat halten möchten. Dies können beispielsweise Dokumente mit Personal- und Finanzdaten sein.

  • Unternehmen im Alleineigentum: Verwenden Sie OneDrive for Business zum Speichern Ihrer eigenen Dateien und deren Freigabe von Fall zu Fall für Kunden.

  • Unternehmen im Miteigentum: Wenn Sie Miteigentümer des Unternehmens sind, können Sie Ihr OneDrive for Business weiterhin nutzen, müssen aber Ihre Dateien direkt für den anderen Eigentümer freigeben und umgekehrt.

  • Unternehmen mit externen Kunden oder Partnern, die auf die Dateien zugreifen müssen: Verwenden Sie Office 365-Unterwebsites der Teamwebsite zum Speichern und Freigeben von Dokumenten, die für einen bestimmten Kunden vorgesehen sind. Weil der Zugriff auf die Unterwebsite für bestimmte Kunden spezifisch und auf die Unterwebsite begrenzt ist, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass ein Kunde versehentlich Zugriff auf Informationen erhält, die für einen anderen Kunden vorgesehen sind.

Wenn Sie eine Datei in OneDrive for Business speichern, können nur Sie darauf zugreifen, sofern Sie die Datei nicht für andere Personen freigeben. Beim Freigeben von Dateien können Sie auswählen, ob diese für einzelne Benutzer oder für alle Personen freigegeben werden sollen. Sie können auch in OneDrive separate Ordner für unterschiedliche Zwecke erstellen, beispielsweise öffentliche und persönliche Ordner oder Ordner für einzelne Projekte. Jeder Ordner kann für eine andere Person oder Gruppe oder aber auch für niemanden freigegeben werden.

Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie auch unter Freigeben von Dateien und Ordnern in OneDrive for Business.

Wenn Sie erfahren möchten, wie viel Speicherplatz Ihnen auf OneDrive for Business noch zur Verfügung steht, lesen Sie Verwalten Ihres OneDrive for Business-Speichers.

Sie können zwar Dateien in fast jedem Format hochladen, aber einige Dateien sind möglicherweise aus Sicherheitsgründen und aufgrund ungültiger Zeichen in den Dateinamen nicht zulässig. Bestimmte Dateitypen sowie eine kleine Gruppe von Zeichen werden durch die Sicherheitsrichtlinien von OneDrive for Business gesperrt. Weitere Informationen zu unzulässigen Dateiformaten und ungültigen Zeichen finden Sie unter Ungültige Zeichen in Datei- oder Ordnernamen oder ungültige Dateitypen in OneDrive for Business.

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