Einführung in Listen

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Eine Liste ist eine Sammlung von Daten, die Sie für Teammitglieder und andere Benutzer der Website freigeben können. Sie werden feststellen, dass SharePoint eine Reihe sofort verwendbarer Listen und Listenvorlagen bereitstellt, die einen guten Ausgangspunkt für das Organisieren von Listenelementen bieten. In diesem Artikel werden die Konzepte für das Erstellen und Verwenden von Listen erörtert.

Informationen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Listen finden Sie unter den folgenden Themen:

Hinweis: Beachten Sie, dass die Informationen hier und die Typen von Listen, die Ihnen zur Verfügung stehen, von der verwendeten SharePoint-Version abhängen. Wenn Sie die Version nicht kennen, wenden Sie sich an Ihren Administrator, Ihren Helpdesk oder Manager, oder schauen Sie sich an, welche Version von SharePoint verwende ich?.

Eine Website enthält in der Regel viele Standardlisten, darunter "Hyperlinks", "Ankündigungen", "Kontakte", "Problemverfolgung", "Umfragen" und "Aufgaben", die als Schwerpunkt für die Zusammenarbeit im Team oder für eine Geschäftslösung verwendet werden können. In vielen Fällen können diese Listen schnelle, effektive Lösungen ohne oder nur mit geringfügigen Änderungen bereitstellen. Beispielsweise bieten sich die folgenden Zwecke an:

  • Aufgaben, die das Verfolgen der Besitzrechte und des Fortschritts sowie eine auf der Seite befindliche Zeitskala für eine attraktive visuelle Darstellung des Listeninhalts einschließen.

  • Problemnachverfolgung mit Speicherung von Versionen und Versionsverläufen zur tieferen Analyse von Arbeitsgruppenprojekten und häufig wiederkehrenden Aufgaben.

Listen sind komplex und flexibel und verfügen über viele integrierte Features, die eine robuste Möglichkeit zum Speichern und Freigeben von sowie zum Arbeiten mit Daten bieten. Sie können folgende Aktionen ausführen:

  • Erstellen von Listen mit einer Vielzahl von Spalten, einschließlich Text, Zahl, Auswahl, Währung, Datum und Uhrzeit, Nachschlagewert, Ja/Nein und Berechnet. Darüber hinaus können Sie Dateien an Listenelemente anfügen, um weitere Details bereitzustellen, wie etwa eine Kalkulationstabelle mit ergänzenden Zahlen oder ein Dokument mit Hintergrundinformationen.

  • Erstellen von Listenansichten zum organisieren, Sortieren und Filtern von Daten auf unterschiedlichen und bestimmten Arten Ändern der Metadaten, z. b. hinzufügen und Löschen von Spalten und Ändern von Validierungsregeln und verwenden Sie Listen einheitlich auf Websites mit Inhaltstypen, Websitespalten und Vorlagen. So können Sie z. b. nur die aktuellen Ereignisse aus einem Kalender auf einer Startseite anzeigen und eine visuelle Ansicht – ähnlich wie bei einem Wandkalender – auf einer anderen Seite erstellen.

  • Erstellen von Beziehungen zwischen Listen mithilfe einer Kombination aus eindeutigen Spalten, Nachschlagespalten und erzwungenen Beziehungen (Löschweitergabe und Löscheinschränkung), mit denen Sie komplexere Geschäftslösungen erstellen und die Datenintegrität besser erhalten können.

  • Erstellen von benutzerdefinierten Listen, Anzeigen der Daten in Webparts und Webpartseiten sowie Importieren, Exportieren und Verknüpfen von Daten aus anderen Programmen, z. B. aus Excel und Access.

  • Verfolgen von Versionen und detailliertem Verlauf, Anfordern der Genehmigung zum Ändern von Daten, Verwenden von Sicherheit auf Elementebene und Ordnersicherheit, Ein- und Auschecken sowie automatische Information bei Änderungen mittels Benachrichtigungen und RSS-Feeds.

  • Organisieren des Inhalts einer einzigen Liste in Ordnern für erhöhten Bedienkomfort und bessere Leistung sowie allgemeine Leistungsverbesserung bei umfangreichen Listen mithilfe von Indizierung.

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten der Arbeitsweise mit Listen beschrieben, die Sie bei der Informationsverwaltung für die Gruppe unterstützen.

Nachverfolgen von Versionen und des detaillierten Verlaufs    Sie haben die Möglichkeit, Versionen von Listenelementen nachzuverfolgen, sodass Sie sehen können, welche Elemente von Version zu Version geändert wurden und wer die Listenelemente geändert hat. Wenn in einer neueren Version Fehler gemacht werden, können Sie die frühere Version eines Elements wiederherstellen. Das Nachverfolgen des Verlaufs einer Liste ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Ihre Organisation die Entwicklung einer Liste überwachen muss.

Anfordern einer Genehmigung    Sie können festlegen, dass ein Listenelement genehmigt werden muss, bevor es angezeigt werden kann. Elemente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Sie können steuern, welche Benutzergruppen ein Listenelement vor dessen Genehmigung anzeigen können.

Anpassen von Berechtigungen    Sie können für Ihre Liste festlegen, ob Teilnehmer nur die von ihnen erstellten Elemente oder alle Elemente in der Liste lesen und bearbeiten können. Personen mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen können alle Listenelemente lesen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie auch bestimmte Berechtigungsstufen auf ein einzelnes Listenelement anwenden, wenn das Element vertrauliche Informationen enthält.

Erstellen und Verwalten von Ansichten    Ihre Gruppe kann unterschiedliche Ansichten einer Liste erstellen. Dabei ändert sich der Inhalt der eigentlichen Liste nicht, aber die Elemente werden organisiert oder gefiltert, sodass abhängig von den jeweiligen Anforderungen eine Suche nach den wichtigsten oder interessantesten Informationen möglich ist.

Aktualisieren von Listen    Das Verfahren beim Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Listenelementen ist bei allen Listentypen ähnlich. Zum Hinzufügen von Elementen zu einer Liste oder zum Bearbeiten von Elementen in Listen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Mithilfe eines Formulars – dies ist die Standardmethode.

  • Inline, was bedeutet, das Element wird direkt auf der Listenseite hinzugefügt.

Wenn die Liste zum Nachverfolgen von Versionen eingerichtet ist, wird bei jedem Bearbeiten eines Listenelements eine neue Version des Listenelements erstellt. Sie können den Verlauf der Änderungen eines Listenelements anzeigen und eine frühere Version wiederherstellen, falls eine neue Version einen Fehler enthält.

Verwenden von Formeln und berechneten Werten    Mithilfe von Formeln und berechneten Werten können Sie in den Spalten einer Liste Informationen dynamisch generieren. Die Operationen können Informationen aus anderen Spalten in einer Liste sowie Systemfunktionen wie [Heute] zur Angabe des aktuellen Datums einschließen. So können Sie z. B. ein Standardfälligkeitsdatum festlegen, das sieben Tage nach dem aktuellen Datum liegt.

Über Änderungen informiert sein    Listen und Ansichten können RSS verwenden, sodass die Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen empfangen können. Mithilfe der RSS-Technologie können Personen Aktualisierungen oder RSS-Feeds mit Neuigkeiten und Informationen an einem konsolidierten Ort empfangen und anzeigen. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie benachrichtigt werden, wenn Listen geändert oder neue Elemente hinzugefügt werden. Benachrichtigungen eignen sich gut, um Änderungen nachzuverfolgen, die für Sie wichtig sind.

Erstellen von Listenbeziehungen    Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Listen erstellen möchten, erstellen Sie in der Quellliste eine Nachschlagespalte, die einen oder mehrere Werte aus einer Zielliste abruft (in der Zielliste "nachschlägt"), sofern diese Werte mit dem Wert in der Nachschlagespalte in der Quellliste übereinstimmen. Falls Sie es wünschen, können Sie weitere Spalten aus der Zielliste zur Quellliste hinzufügen. Wenn Sie eine Nachschlagespalte erstellen, können Sie darüber hinaus auch bestimmen, dass ein Beziehungsverhalten erzwungen wird, indem Sie eine Option für kaskadiertes oder eingeschränktes Löschen festlegen, die Sie beim Sicherstellen der Gültigkeit Ihrer Daten unterstützt und hilft, Inkonsistenzen zu vermeiden, die im weiteren Verlauf zu Problemen führen könnten.

Freigeben von Listeninformationen mit einen Datenbankprogramm    Wenn auf Ihrem Computer ein Datenbankprogramm wie Access installiert ist, können Sie Daten von Ihrer Website exportieren und Daten importieren sowie eine Datenbanktabelle mit einer Liste verknüpfen. Wenn Sie mit den Listendaten in einer Access-Datenbank arbeiten, können Sie auch Abfragen, Formulare und Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten in eine Access-Datenbank.

Konsistente Verwendung von Listen auf allen Websites    Wenn Ihre Gruppe mit verschiedenen Listentypen arbeitet, können Sie mithilfe von Inhaltstypen, Websitespalten und Vorlagen für Konsistenz in mehreren Listen sorgen. Diese Features ermöglichen eine effektive Wiederverwendung der Einstellungen und Listenstruktur. Beispielsweise können Sie einen Inhaltstyp für ein Kundendienstproblem erstellen, mit dem bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp festgelegt werden. Ein weiteres Beispiel ist das Erstellen einer Websitespalte für Abteilungsnamen mit einer Dropdownliste der Abteilungen. Sie können die Spalte in mehreren Listen verwenden, um sicherzustellen, dass die Namen in jeder Liste immer in gleicher Weise vorkommen.

Bearbeiten von Listenelementen aus einem E-Mail-Programm    Mithilfe eines E-Mail-Programms, das mit SharePoint-Technologien kompatibel ist, können Sie wichtige Listeninformationen überallhin mitnehmen. In Outlook können Sie beispielsweise Aufgaben, Kontakte und Diskussionsrunden auf Ihrer Website anzeigen und aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer externen Liste mit Outlook.

Gezielte Inhaltsadressierung    Sie können die Benutzergruppenadressierung für eine Liste aktivieren und anschließend Elemente in der Liste nur für Personen sichtbar machen, die Mitglied bestimmter SharePoint- und Active Directory-Gruppen oder in anderer Weise als Zielgruppe definiert sind. Dafür werden Webparts wie das Webpart für Inhaltsabfragen verwendet, die eine Benutzergruppenadressierung zum Filtern der Liste basierend auf der Gruppenmitgliedschaft des Benutzers einsetzen. Die Elemente einer Liste können erst dann für eine bestimmte Zielgruppe aktiviert werden, wenn die Liste selbst mit der Spalte "Benutzergruppenadressierung" eingerichtet wurde.

Je nach Art der freigegebenen Informationen verwenden Sie unterschiedliche Listentypen.

Ankündigungen    Verwenden Sie eine Ankündigungsliste, um Nachrichten und Statusinformationen freizugeben und Erinnerungen auszugeben. Für Ankündigungen wird die erweiterte Formatierung mit Bildern, Links und formatiertem Text unterstützt.

Kontakte    In einer Kontaktliste können Sie Informationen zu Personen oder Gruppen speichern, mit denen Sie zusammenarbeiten. Wenn Sie ein mit SharePoint-Technologien kompatibles E-Mail- oder Kontaktverwaltungsprogramm verwenden, können Sie die Kontakte von der Website in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können beispielsweise eine Liste aller Lieferanten Ihrer Organisation von einem mit SharePoint-Technologien kompatiblen E-Mail-Programm wie Outlook aus aktualisieren. Eine Kontaktliste dient nicht direkt zur Verwaltung der Mitglieder Ihrer Website. Sie kann jedoch zum Speichern und Freigeben von Kontakten der Organisation verwendet werden, beispielsweise als Liste externer Lieferanten.

Diskussionsrunden    Verwenden Sie eine Diskussionsrunde, um einen zentralen Ort zum Erfassen und Speichern von Teamdiskussionen in einem ähnlichen Format wie Newsgroups bereitzustellen. Wenn Ihr Administrator Listen auf Ihrer Website für den Empfang von E-Mail-Nachrichten aktiviert hat, können in Diskussionsrunden E-Mail-Unterhaltungen aus den meisten gängigen E-Mail-Programmen gespeichert werden. Beispielsweise können Sie eine Diskussionsrunde für die neue Produktvorstellung Ihrer Organisation erstellen.

Links    Eine Linkliste dient als zentraler Speicherort für Links zum Internet, dem Unternehmensintranet und sonstigen Ressourcen. Sie können beispielsweise eine Liste mit Links zu den Websites Ihrer Kunden erstellen.

Höher gestufte Links    Verwenden Sie diese Liste, um eine Gruppe von Linkaktionen in einem visuellen Layout anzuzeigen.

Kalender    In einem Kalender können Sie alle Teamereignisse für bestimmte Situationen, beispielsweise Betriebsferien, festhalten. Ein Kalender enthält ähnlich einem Tisch- oder Wandkalender visuelle Ansichten von allen Teamereignissen, wie Besprechungen, sozialen Zusammenkünften und ganztägigen Ereignissen. Sie können auch Teammeilensteine wie Abgabetermine und Produktfreigabedaten nachverfolgen, die sich nicht auf ein bestimmtes Zeitintervall beziehen. Wenn Sie ein mit SharePoint-Technologien kompatibles E-Mail- oder Kalenderprogramm verwenden, können Sie den Kalender von der Website anzeigen und aktualisieren, während Sie in dem anderen Programm arbeiten. Sie können beispielsweise den Kalender auf der Website mit Terminen aus Ihrem Outlook-Kalender vergleichen und aktualisieren, indem Sie beide Kalender in Outlook nebeneinander oder überlappend anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Kalenders.

Aufgaben    Mit einer Aufgabenliste können Sie Informationen zu Projekten und sonstigen anstehenden Ereignissen für Ihre Gruppe nachverfolgen. Sie können die Aufgaben den jeweiligen Personen zuweisen und im Lauf der Aufgabenbearbeitung den Status und den Prozentsatz der Fertigstellung nachverfolgen. Wenn Sie ein mit SharePoint-Technologien kompatibles E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, können Sie die Aufgaben von der Website in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können beispielsweise eine Aufgabenliste für den Budgetprozess der Organisation erstellen und sie dann zusammen mit Ihren anderen Aufgaben in Outlook anzeigen und aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste.

Projektaufgaben    Verwenden Sie eine Projektaufgabenliste, um Aufgabeninformationen in einer visuellen oder Balkendiagrammansicht mit Statusanzeigen zu speichern. Im Lauf der Aufgabenbearbeitung können Sie den Status und den Prozentsatz der Fertigstellung nachverfolgen. Wenn Sie ein mit SharePoint-Technologien kompatibles E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, können Sie die Projektaufgaben von der Website in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können beispielsweise auf der Website eine Projektaufgabenliste erstellen, um die Arbeit zum Erstellen eines Übungshandbuchs abzugrenzen und zuzuweisen. Anschließend können Sie den Fortschritt der Organisation über Project nachverfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste.

Problemverfolgung    Mithilfe einer Problemverfolgungsliste können Sie Informationen zu bestimmten Problemen, wie z. B. Supportproblemen, speichern und deren Fortschritt nachverfolgen. Sie können Probleme zuweisen, kategorisieren und zueinander in Beziehung setzen. Sie können beispielsweise eine Problemverfolgungsliste zum Verwalten von Kundendienstproblemen und -lösungen erstellen. Sie können den Problemen auch bei jeder Bearbeitung Kommentare hinzufügen und einen Kommentarverlauf erstellen, ohne die ursprüngliche Problembeschreibung zu ändern. So kann z. B. ein Kundendienstmitarbeiter die einzelnen Schritte zur Problembehebung und deren Ergebnisse aufzeichnen. Sie können auch eine Problemverfolgungsliste mit einem Drei-Status-Workflow verwenden, um die Problem- oder Projektverfolgung Ihrer Organisation zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste.

Umfrage    Verwenden Sie eine Umfrage, um Feedback, beispielsweise zur Mitarbeiterzufriedenheit oder zu einem Quiz, zu sammeln und zu kompilieren. Sie können die Fragen und Antworten auf verschiedene Arten entwerfen und einen Überblick über Ihr Feedback anzeigen. Wenn auf Ihrem Computer ein mit SharePoint-Technologien kompatibles Tabellenkalkulations- oder Datenbankprogramm installiert ist, können Sie die Ergebnisse zur weiteren Analyse exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Umfrage.

Benutzerdefiniert    Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Liste, um eine Liste von Anfang an neu zu erstellen. Sie können eine benutzerdefinierte Liste auch basierend auf einer Kalkulationstabelle erstellen, wenn Sie über ein mit SharePoint-Technologien kompatibles Tabellenkalkulationsprogramm verfügen. Beispielsweise können Sie eine Liste aus Excel importieren, die Sie zum Speichern und Verwalten von Lieferantenverträgen erstellt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer auf einer Kalkulationstabelle basierenden Liste.

Externe Listen    Verwenden Sie eine externe Liste, wenn Sie mit Daten arbeiten möchten, die zwar außerhalb von SharePoint gespeichert sind, die Sie aber in SharePoint lesen und schreiben können. Die Datenquelle einer externen Liste wird als "Externer Inhaltstyp" bezeichnet. Anders als bei einer systemeigenen SharePoint-Liste wird für eine externe Liste Business Connectivity Services verwendet, um direkt auf Daten in einem externen System (beispielsweise SAP, Siebel und Microsoft SQL Server) zuzugreifen, wobei das System eine Datenbank, ein Webdienst oder ein Branchensystem sein kann.

Benutzerdefinierte Liste in einer Datenblatt   ansicht Verwenden Sie die Option "Benutzerdefinierte Liste in Datenblattansicht" zum Erstellen einer leeren Liste, ähnlich einer benutzerdefinierten Liste, die jedoch standardmäßig in der Datenblattansicht angezeigt werden soll. Die Datenblattansicht bietet ein Datenraster für das Anzeigen und Bearbeiten von Daten in Form von Zeilen und Spalten. Sie können Zeilen und Spalten hinzufügen und bearbeiten, Filter und Sortierfolgen anwenden, berechnete Werte und Summen anzeigen sowie Daten in den Rasterzellen bequem bearbeiten. Für die Datenblattansicht müssen Office und ein Browser, der ActiveX-Steuerelemente unterstützt, auf einem 32-Bit-Clientcomputer installiert sein.

Statusliste    Verwenden Sie eine Statusliste zum Anzeigen und Nachverfolgen der Projektziele. Die Liste umfasst einen Satz farbiger Symbole, mit denen der Grad visualisiert wird, zu dem die Ziele erfüllt wurden.

Rundschreiben    Verwenden Sie die Rundschreibenliste zum Senden von Informationen, einschließlich Bestätigungsvermerken, an Ihre Teammitglieder.

Microsoft IME-Wörterbuchliste    Verwenden Sie die Microsoft IME-Wörterbuchliste, wenn Sie die Daten in der Liste als Microsoft IME-Wörterbuch verwenden möchten. Sie können die anzuzeigenden Elemente der Lesespalte mithilfe von Microsoft IME konvertieren und die Inhalte im Fenster IME-Kommentar als Kommentar anzeigen. Die Daten können mit einer bestimmten URL verknüpft werden.

PerformancePoint-Inhaltsliste    Verwenden Sie eine PerformancePoint-Inhaltsliste zum Speichern von Dashboardelementen, wie etwa Scorecards, Berichten, Filtern, Dashboardseiten und weiteren Dashboardelementen, die Sie mithilfe des PerformancePoint Dashboard-Designers entwerfen können.

Sprachen und Übersetzer    Verwenden Sie eine Liste mit Sprachen und Übersetzern zusammen mit einem Übersetzungsverwaltungsworkflow in einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek. Der Workflow verwendet die Liste, um dem in der Liste für die jeweilige Sprache angegebenen Übersetzer Übersetzungsaufgaben zuzuweisen. Sie können diese Liste manuell erstellen oder festlegen, dass sie automatisch beim Hinzufügen eines Übersetzungsverwaltungsworkflows zu einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek erstellt wird.

KPI-Liste    Verwenden Sie eine KPI-Liste zum Nachverfolgen von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs), die eine schnelle Auswertung des erzielten Fortschritts für messbare Ziele ermöglichen. Sie können KPI-Listen zur Nachverfolgung der Leistung mithilfe einer der folgenden vier Datenquellen festlegen: manuell eingegebene Daten, Daten in einer SharePoint-Liste, Daten in Excel-Arbeitsmappen oder Daten aus Analysis Services (eine Komponente von Microsoft SQL Server). Nachdem die KPI-Liste erstellt wurde, können Sie die Liste verwenden, um den Status des Indikators auf einer Dashboardseite anzuzeigen.

Kalkulationstabelle importieren    Erstellen Sie eine Liste, die die Spalten und Daten aus einer vorhandenen Kalkulationstabelle verwendet. Für das Importieren einer Kalkulationstabelle ist Microsoft Excel oder ein anderes kompatibles Programm erforderlich.

So fügen Sie Ihrer Seite eine dieser Listen hinzu

  1. Klicken Sie in "Websites" auf Einstellungen  Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , und klicken Sie dann auf Websiteinhalte.

  2. Klicken Sie auf das Symbol App hinzufügen.

    Das Symbol "App hinzufügen" im Dialogfeld "Websiteinhalte"
  3. Scrollen Sie durch die Liste, und klicken Sie auf die App, die Sie verwenden möchten. Möglicherweise sind mehrere Seiten vorhanden.

  4. Weisen Sie der App einen eindeutigen Namen zu, den Sie sich merken und den Sie später für eine Seite verwenden können, und klicken Sie auf Erstellen.

  5. Wenn Sie zum Bildschirm "Websiteinhalte" zurückkehren, können Sie drei Aufgaben ausführen:

    • Schließen Sie das Fenster, und wechseln Sie zurück zur Seite. Fügen Sie Ihrer Seite die neue App mithilfe der Option zum Einfügen von Webparts hinzu.

    • Klicken Sie auf die App, und beginnen Sie mit der Dateneingabe.

    • Klicken Sie auf die Auslassungszeichen (...), und klicken Sie dann auf Einstellungen ändern. Hier können Sie Spalten hinzufügen, Namen ändern und andere Aufgaben ausführen.

Organisieren von Listen auf einer Website

Zwar gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Verwendung der Listenfeatures, ihre tatsächliche Verwendung hängt jedoch von der Größe und der Anzahl der vorhandenen Listen und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Um verschiedene Anforderungen zu erfüllen, können Sie eine große Liste verwenden. So wäre es z. B. möglich, dass Sie eine große Anzahl von technischen Problemen organisationsweit verfolgen müssen, die sich auf mehrere Projekte und Gruppen beziehen.

Verwenden Sie eine einzelne Liste, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Ihre Gruppe muss zusammenfassende Informationen zu den Listenelementen oder unterschiedliche Ansichten einer Gruppe von Elementen anzeigen können. So möchte ein Manager z. B. den Fortschritt überprüfen können, der bei allen technischen Problemen einer Organisation erzielt wird, oder alle Probleme anzeigen können, die innerhalb einer Zeitperiode katalogisiert wurden.

  • Es soll möglich sein, dass Probleme an einem Speicherort auf einer Website durchsucht und gesucht werden können.

  • Sie möchten für Listenelemente identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Erfordern von Zustimmung.

  • Die Gruppen, die mit der Liste arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen. Auf bestimmte Listenelemente können eigene Berechtigungen angewendet werden, wenn jedoch die Berechtigungsstufen stark voneinander abweichen, sollten Sie die Verwendung mehrerer Listen in Betracht ziehen.

  • Sie möchten Informationen zu der Liste analysieren oder einheitliche Aktualisierungen für die Liste empfangen. Sie können Benachrichtigungen empfangen, wenn Änderungen an Listenelementen vorgenommen wurden, oder die Änderungen an einer Liste mithilfe der RSS-Technologie anzeigen. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste mit Informationen, die geändert wurden.

Mehrere Listen eignen sich, wenn zwischen den Elementen, die Sie verwalten möchten, oder den Gruppen von Personen, die mit diesen Elementen arbeiten, deutliche Unterschiede bestehen.

Verwenden Sie mehrere Listen, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Sie gehen davon aus, dass keine Elementübersichten benötigt werden.

  • Die Gruppen von Personen, die mit den Informationen arbeiten, sind verschieden und verfügen über unterschiedliche Berechtigungsstufen.

  • Sie müssen auf mehrere Gruppen von Elementen verschiedene Einstellungen anwenden, z. B. Versionsverwaltung oder Genehmigungen.

  • Sie müssen die Elemente nicht zusammen analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu Listen empfangen.

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten des Organisierens von Listen und Listenelementen beschrieben:

Hinzufügen von Spalten    Um der Gruppe zu helfen, die wichtigsten Elemente zu ermitteln, können Sie Ihrer Liste Spalten hinzufügen. So können Sie beispielsweise die Spalte Projekt zu einer Liste hinzufügen, damit Personen, die an bestimmten Projekten arbeiten, ihre Elemente einfacher anzeigen und bearbeiten können. Möglicherweise möchten Sie auch weitere Spalten hinzufügen, wenn Sie weitere Informationen für jedes Listenelement erfassen möchten, z. b. den Namen der Abteilung oder den Namen eines Mitarbeiters.

Wenn Sie über mehrere Elemente in einer Liste verfügen, sollten Sie die Indizierung bestimmter Spalten erwägen, um die Leistung beim Anzeigen mehrerer Elemente oder beim Wechseln von Ansichten zu verbessern. Mit diesem Feature wird nicht die Art und Weise der Elementanordnung geändert. Organisationen wird damit ermöglicht, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste einfacher zu speichern. Allerdings kann der Indizierungsvorgang mehr Datenbankspeicherplatz beanspruchen. Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek

Erstellen von Ansichten    Sie können Ansichten verwenden, wenn die Personen in Ihrer Gruppe häufig Daten auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. Ansichten verwenden Spalten zum Sortieren, gruppieren, Filtern und Anzeigen der Daten. Sie können auch auswählen, wie viele Elemente gleichzeitig in jeder Ansicht angezeigt werden. Beispielsweise können Benutzer eine Liste in Gruppen von 25 oder 100 Listenelementen pro Seite durchsuchen, je nach Ihren Einstellungen und der Geschwindigkeit Ihrer Verbindung.

Ansichten bieten die Flexibilität, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste zu speichern, aber nur die zu einem bestimmten Zeitpunkt gewünschte Teilmenge anzuzeigen, beispielsweise nur die Themen, die im aktuellen Jahr veröffentlicht wurden, oder nur die aktuellen Ereignisse in einem Kalender. Sie können persönliche Ansichten erstellen, die nur Ihnen zur Verfügung stehen. Und wenn Sie über die Berechtigung zum Ändern einer Liste verfügen, können Sie öffentliche Ansichten erstellen, die für alle verfügbar sind. Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek

Erstellen von Ordnern    Sie können den meisten Listentypen Ordner hinzufügen, wenn der Listenbesitzer die Erstellung von Ordnern zugelassen hat. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Listenelemente auf eine bestimmte Weise aufgeteilt werden können, z. b. nach Projekt oder nach Gruppe. Mithilfe von Ordnern können Benutzer die Listenelemente einfacher durchsuchen und verwalten. SharePoint-Technologien bieten eine Strukturansicht, mit der Personen in ihren Websites und Ordnern ähnlich wie bei der Arbeit mit den Ordnern auf der Festplatte navigieren können. Beispielsweise kann jede Abteilung einen eigenen Ordner haben. Erstellen eines Ordners in einer Liste

Siehe auch

Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Listenelementen

Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

Erstellen eines Ordners in einer Liste

Löschen eines Ordners in einer Liste

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