Einführung in Dokumentenmappen

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Eine Dokumentenmappe ist eine Gruppe von verwandte Dokumente, die als einzelne Einheit verwaltet werden können. Sie können in einem einzigen Schritt erstellen eine Dokumentenmappe und definieren Sie deren Merkmale und Metadaten.

Was ist eine Dokumentenmappe?

Für viele Arten von Projekten zu Personen oft eine ganze Reihe von verwandte Dokumente erstellen. In einigen Fällen möglicherweise diese Reihe von Dokumenten im Ergebnis eines Projekts, oder die "Lieferung" an. Angenommen, möglicherweise ein professionelles Dienstleistungsunternehmen einen Standard "Pitch Buch" Naturprodukte Wenn sie zu einer Besprechungsanfrage für Vorschlag von einem möglichen Client reagieren. Im Adressbuch Pitch möglicherweise immer diese Textstellen, mit jeder angepasst gemäß den spezifischen Vorschriften eines bestimmten Projekts enthalten:

  • Vorstellung des Dienstleistungsunternehmens

  • Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken

  • Geschäftsplan

  • Vergleichbare Unternehmensanalyse

In anderen Fällen können diese Dokumente lediglich verschiedenartige Informationen darstellen, die ein größeres Projekt unterstützen und zur Erstellung oder Lieferung von etwas anderem führen. Ein Industriebetrieb kann beispielsweise eine Standarddokumentenmappe für Entwurf, Prüfung und Herstellung der einzelnen Produkte erstellen.

Diese Dokumente möglicherweise zur gleichen Zeit oder Phasen erstellt werden. Dokumente möglicherweise produziert oder von einer Person oder von vielen Personen überprüft werden. Alle Dokumente möglicherweise das gleiche Format (wie Word-Dokumente). Alternativ können sie verschiedenen Dateiformaten betreffen (z. B. Word-Dokumente, OneNote-Notizbücher, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagramme, excel-Arbeitsmappen, usw.).

Dokumentenmappen erleichtern Unternehmen die Abwicklung solcher Situationen. Die Dokumentenmappe fasst mehrere zusammengehörige Dokumente zu einer einzelnen Ansicht zusammen, die als einzelne Einheit bearbeitet und verwaltet werden kann. Wenn Sie eine neue Dokumentenmappe erstellen, erstellen Sie eigentlich einen neuen Inhaltstyp. Der Inhaltstyp wird in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung gestellt. Sie können für die einzelnen verschiedenen Arbeitsprodukte, die mehrere Dokumente umfassen, einen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellen.

Wenn der Inhaltstyp für die Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzugefügt wird, können die Benutzer genauso neue Instanzen der Dokumentmappe erstellen, wie sie ein einzelnes Dokument erstellen.

Möglichkeiten, die Ihnen Dokumentenmappen bieten

Der Inhaltstyp für die Dokumentenmappe enthält mehrere spezielle Funktionen, mit denen aus mehreren Dokumenten bestehende Arbeitsprodukte einfacher erstellt und verwaltet werden können. Beim Konfigurieren des Inhaltstyps für eine Dokumentenmappe haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Anpassen einer Willkommenseite    für die Dokumentenmappe, die alle Informationen, die ein Benutzer muss über die Menge enthält. Die Homepage ist eine Webpartseite, die eingerichtet werden kann, zum Anzeigen von Projektinformationen oder Ressourcen Teammitgliedern helfen, die an eine Dokumentenmappe (beispielsweise,, Projektplan, Links zu Ressourcen, usw.) arbeiten. Es zeigt auch eine Liste der Dokumente, die der Gruppe hinzugefügt wurden.

  • Standardinhalt angeben    , die automatisch erstellt und in jede neue Instanz der Dokumentenmappe eingeschlossen werden soll. Können Sie bestimmte Dokumente automatisch eingefügt haben, und Sie können steuern, Vorlagen, die Personen zu verwenden. Sie können sicherstellen, dass die Standarddokumenten die richtigen Inhaltstypen sind. Beispielsweise, wenn Ihre Organisation Vorlagen, die Sie für bestimmte Typen von Kommunikation verwenden Marke enthält, können Sie diese hochladen beim Konfigurieren eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe.

  • Angeben der zulässigen Inhaltstypen,    die in der Dokumentenmappe verwendet werden dürfen (z. B. Dokumentdateien, Bilder, Audio oder Video).

  • Angeben gemeinsamer Metadaten    und Metadatenspalten, die für alle Dokumente in einer Mappe vorhanden sein sollen. Standarddokumente werden beim Erstellen der Dokumentenmappe automatisch mit den Metadaten konfiguriert. Sie können die gemeinsamen Metadaten auf der Willkommenseite anzeigen.

  • Zuweisen von Workflows    , die Sie für die Dokumentenmappe verwenden möchten. Sie können die Überprüfung oder Genehmigung Standardworkflows mit Dokumentenmappen verwenden, und die gesamte Dokumentenmappe bis Workflowschritte fortfahren wird, als wäre sie eine einzelne Datei. Darüber hinaus kann Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows für Dokumentenmappen entwickeln.

  • Senden von Dokumentenmappen    an die Inhaltsorganisation, damit sie an einen Ordner, eine Website oder eine Bibliothek weitergeleitet wird.

Nachdem Sie einen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzugefügt haben, können Websitebenutzer die vertrauten Dokumentverwaltungsfunktionen sowie spezielle Funktionen für Dokumentenmappen verwenden.

Ersteller von Dokumentenmappen können die folgenden Aufgaben ausführen:

  • Schnelles und einfaches Erstellen neuer, aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukte mithilfe des Befehls Neues Dokument in einer Dokumentbibliothek.

  • Erstellen einer Momentaufnahme zum Versionsverlauf der aktuellen Eigenschaften und Dokumente in der Dokumentenmappe.

  • Starten von Workflows für die gesamte Dokumentenmappe oder für einzelne Elemente der Dokumentenmappe, um gemeinsame Aufgaben wie die Überprüfung und Genehmigung zu verwalten.

  • Versenden eines Links zur Dokumentenmappe per E-Mail.

  • Verwenden des Befehls Senden an, um die Dokumentenmappe an einen anderen Speicherort zu verschieben oder zu kopieren (das Ziel muss innerhalb der Zentraladministration konfiguriert sein).

  • Verwalten von Berechtigungen für die Dokumentenmappe.

Siehe auch

Erstellen und Konfigurieren eines neuen Dokumentenmappe Inhaltstyps

Erstellen und Verwalten von Dokumentenmappen

Anpassen der Seite "Willkommen" für eine Dokumentenmappe

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