Einführung in das Senden und Empfangen von InfoPath-E-Mail-Formularen mit Outlook

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Inhalt dieses Artikels

Einführung in InfoPath-E-Mail-Formulare

Voraussetzungen zum Verwenden von InfoPath-E-Mail-Formularen

Einführung in InfoPath-E-Mail-Formulare

Optimieren Sie die Prozessen, die Sie verwenden, um die Zusammenarbeit und Freigeben von Daten, wenn Sie Microsoft Office InfoPath-Formulare bereits für Aufgaben wie übermitteln wöchentliche Statusberichte verwenden, und wenn Sie Microsoft Office Outlook 2007 zum Verwalten von e-Mail-Nachrichten verwenden, können e-Mail-Formulare von InfoPath-Hilfe. Das war, weil Sie zu öffnen, ausfüllen und Senden von InfoPath-Formularen aus Office Outlook 2007, ohne InfoPath zu öffnen. Wenn Sie ein InfoPath-Formular E-mail erhalten haben, können Sie darauf antworten, weiterleiten und wie ein aller anderen Elemente im Office Outlook 2007 zu speichern.

Informationen zu InfoPath-Formularen und Formularvorlagen

InfoPath ist ein Programm, das offene XML-Standards verwendet, um den Benutzern eine flexible und besser strukturierte Möglichkeit zum Sammeln von Daten zur Verfügung zu stellen. Da InfoPath auf XML-Standards aufgebaut ist, können die mithilfe von InfoPath-Formularen gesammelten Daten unternehmensweit wiederverwendet werden. Beispielsweise kann auf die in einem Ausgabenberichtsformular gespeicherten Daten zugegriffen werden, und diese Daten können auf einer Webseite angezeigt werden, die die Budgettrends für eine Abteilung zum Inhalt hat.

Wenn ein Formular-Designers ein neues InfoPath-Formular erstellt, erstellt hingegen eigentlich des sogenannte einer Formularvorlage. Eine Formularvorlage definiert die Datenstruktur, Aussehen und Verhalten der Formulare, die Benutzer ausfüllen. Stellen Sie sich eine Formularvorlage als Entwurf – vom Ausgangspunkt, mit dem Benutzer neue Formulare erstellen, die Daten auf die gleiche Weise speichern und verwenden kann. Da eine Formularvorlage verfügbar sein muss, bevor Sie ein Formular ausfüllen können, müssen Formularvorlagen an einem Speicherort bereitgestellt werden, wo sie von Benutzern zugegriffen werden kann. Formularvorlagen werden häufig auf Speicherorte in einem Unternehmensnetzwerk wie freigegebene Ordner, Webservern oder Bibliotheken auf Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Windows SharePoint Services 2.0-Websites bereitgestellt werden.

Wenn Benutzer über die Berechtigung zum Zugreifen auf des Speicherorts eine Formularvorlage gespeichert ist verfügen, können sie ein Formular basierend auf dieser Vorlage mithilfe von InfoPath, einen Webbrowser, einem mobilen Gerät oder Office Outlook 2007 ausfüllen. Gibt an, ob ein Formular ausgefüllt werden kann mithilfe von InfoPath oder eine der anderen Methoden, hängt von verschiedene Faktoren, einschließlich wie die Formularvorlage entworfen und bereitgestellt wurde. Angenommen, um in einem Browser ausgefüllt werden, ein Formular in einem Browser ausgeführt entworfen werden muss, und die Formularvorlage für das Formular auf einem Server mit InfoPath Forms Services bereitgestellt werden muss.

Mit E-Mail-Formularen von InfoPath können Sie eigene Daten freigeben oder Daten von anderen Office Outlook 2007-Benutzern erfassen.

Freigeben von Daten mit InfoPath-E-Mail-Formularen

Sie können die E-Mail-Formulare von InfoPath verwenden um Daten freizugeben. Angenommen, Sie füllen ein wöchentliches Statusberichtsformular in InfoPath aus und senden es als Anlage in einer E-Mail-Nachricht an Ihren Vorgesetzten. Mit Office Outlook 2007 können Sie diesen Prozess optimieren. Öffnen Sie den Statusbericht an der veröffentlichten Stelle als InfoPath-E-Mail-Formular, füllen Sie es aus, und senden Sie die Daten mit Office Outlook 2007  an Ihren Vorgesetzten. Dabei wird InfoPath nicht geöffnet. Wenn das Formular so geöffnet wurde, dass Daten an eine Datenquelle gesendet werden, werden die Daten beim Übermitteln des Formulars mit Outlook an diese Datenquelle gesendet. Nach dem Übermitteln von Daten können Sie optional eine Kopie des InfoPath-E-Mail-Formulars und die darin enthaltenen Daten im aktuellen Ordner speichern.

Erfassen von Daten mit InfoPath-E-Mail-Formularen

Sie können die E-Mail-Formulare von InfoPath verwenden, um Daten von anderen Benutzern zu erfassen. Beispiel: Sie erinnern Ihr Team wöchentlich per E-Mail daran, ein Spesenabrechnungsformular auszufüllen. Dieses kann dann mithilfe von Office Outlook 2007 als ein InfoPath-E-Mail-Formular versendet werden. Wenn die Mitglieder des Teams beim Absenden der Daten Ihre E-Mail-Adresse in das Feld An im InfoPath-E-Mail-Formular eingeben, erhalten Sie Kopien der Spesenabrechnungsformulare in Ihrem Office Outlook 2007-Posteingang. Falls Sie mit den E-Mail-Formularen von InfoPath Daten erfassen, können Sie diese auch verwalten, indem Sie folgende Aufgaben durchführen:

  • Speichern von Daten in Ordnern    In Office Outlook 2007 können Sie einen neuen Ordnertyp verwenden, den Ordner für InfoPath-Formulare, um Sammlungen zusammengehöriger Office InfoPath 2007-Formulare zu speichern. Wenn Sie bspw. mit Office Outlook 2007 Formulare für Statusberichte sammeln, können Sie die ausgefüllten Statusberichte in einem InfoPath-Formularordner im Posteingang speichern. In diesem Ordner können Sie außerdem Daten aus jedem Formular in Spalten anzeigen. Das ermöglicht es Ihnen, Daten aus mehreren Formularen schnell zu gruppieren, zu filtern und zu sortieren.

    Bevor Sie Daten aus einem Formular in einer Ansicht eines InfoPath-Formularordners anzeigen können, muss die Formularvorlage für dieses Formular zum Verwenden der Eigenschaftenheraufstufung konfiguriert sein. Mithilfe der Eigenschaftenheraufstufung können Felder in einem Formular Werte in Ordnern InfoPath-Formulare in Office Outlook 2007 oder auf Servern mit Windows SharePoint Services 3.0 oder InfoPath Forms Services anzeigen. Die Eigenschaftenheraufstufung für eine Formularvorlage kann nur von einem Formularvorlagenentwickler in InfoPath aktiviert werden.

  • Zusammenführen von Daten    Sie können Daten aus mehreren InfoPath-E-Mail-Formularen in einem Formular zusammenführen. Wenn Sie beispielsweise mit Office Outlook 2007 Formulare für Statusberichte sammeln, können Sie die Daten aus den Formularen für den Vorgesetzten in einem einzelnen kombinierten Formular zusammenführen.

  • Exportieren von Daten    Wenn Sie eine detaillierte Analyse von Formulardaten ausführen möchten, können Sie diese aus dem Formularordner in Outlook in eine Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe exportieren. Sie können auch einzelne InfoPath-E-Mail-Formulare als XML-Dateien auf den Desktop exportieren.

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Voraussetzungen zum Verwenden von InfoPath-E-Mail-Formularen

Für eine erfolgreiche Verwendung von InfoPath-E-Mail-Formularen sollten Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Kollegen die richtige Software installiert und konfiguriert haben.

Installationsvoraussetzungen

Zum Senden oder Empfangen von e-Mail-Formularen in Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 muss auf Ihrem Computer installiert sein und Office Outlook 2007 muss konfiguriert sein, um das Senden und Empfangen von e-Mail-Formularen. Wenn Sie diese Programme auf Ihrem Computer installiert haben und Office Outlook 2007 zum Senden von e-Mail-Formularen konfiguriert ist, aber dasselbe nicht für die Empfänger Ihrer e-Mail-Formularen gilt, werden die Formulare, die Sie senden an diesen Empfänger als Anlagen zu angezeigt e-Mail-Nachrichten. Die Empfänger können dann Speichern von angefügten Formulare und mithilfe von InfoPath zu öffnen. Office Outlook 2007 ist so konfiguriert, dass senden und Empfangen von e-Mail-Formularen standardmäßig. E-Mail-Formularen aktivieren oder deaktivieren um in das Dialogfeld Optionen in Office Outlook 2007 deaktivieren, klicken Sie auf der Registerkarte Weitere auf Erweiterte Optionen und klicken Sie dann aktivieren Sie oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktivieren e-Mail-Formularen in Erweiterte Optionen klicken Sie im Dialogfeld.

Installationsvoraussetzungen für Empfänger

Wenn der Empfänger Ihrer e-Mail-Formulare von InfoPath nicht Microsoft Office Outlook 2007 und Microsoft Office InfoPath 2007 installiert und so konfiguriert ist, verwenden Sie die e-Mail-Formulare von InfoPath verfügen, empfängt eine e-Mail-Nachricht diese, die eine HTML-Darstellung der Standardansicht für das Formular, und eine InfoPath enthält Formular wird an die e-Mail-Nachricht angefügt. Wenn der Empfänger eine frühere Version von InfoPath installiert haben und das Formular abwärtskompatibel Features enthält, können sie speichern Sie die Datei als Anlage gesendete Formular und mithilfe von InfoPath die frühere Version zu öffnen.

Abhängigkeiten bei Formularvorlagen

Wenn die Benutzer E-Mail-Formulare von InfoPath ausfüllen und die Daten an Sie zurücksenden sollen und die zum Formular zugehörige Formularvorlage nicht an einem freigegebenen Speicherort, auf den die Benutzer zugreifen können, gespeichert ist, können Sie die Formularvorlage in das E-Mail-Formular von InfoPath aufnehmen, indem Sie im Aufgabenbereich E-Mail-Optionen auf die Option Formularvorlage als Anlage einschließen klicken. Der Aufgabenbereich wird angezeigt, wenn Sie ein E-Mail-Formular von InfoPath weiterleiten oder darauf antworten oder wenn Sie es durch Klicken auf Absenden auf dem Formular senden. Alternativ können Sie eine schreibgeschützte Version des Formulars senden.

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