Einführung in das Integrieren von Daten zwischen Access und einer SharePoint-Website

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Sie können Daten in vielerlei Hinsicht freigeben und verwalten, indem Sie Microsoft Office Access 2007 mit Windows SharePoint Services 3.0 verwenden. Sie können von den Features für die Zusammenarbeit einer SharePoint-Website profitieren, während Sie weiterhin die Dateneingabe-und Analysefeatures von Access verwenden. Sie können beispielsweise Datenversionen nachvollziehen, Benachrichtigungen abonnieren, damit Sie wissen, wann Änderungen vorgenommen werden, und die Berechtigungen für die Daten verwalten.

Inhalt dieses Artikels

Möglichkeiten zum Arbeiten mit Daten

Integrieren und Verwalten von Daten

Nachverfolgen von Daten und Workflow

Möglichkeiten zum Arbeiten mit Daten

Wenn Sie Office Access 2007 verwenden, können Sie Daten von SharePoint-Websites auf verschiedene Arten freigeben, verwalten und aktualisieren.

Verschieben von Daten auf eine SharePoint-Website    Wenn Sie eine Datenbank aus Access auf eine SharePoint-Website verschieben, erstellen Sie Listen auf der SharePoint-Website, die als Tabellen in Ihrer Datenbank verknüpft sind. Wenn eine Datenbank verschoben wird, erstellt Access eine neue Front-End-Anwendung mit allen alten Formularen und Berichten sowie den neuen verknüpften Tabellen, die gerade exportiert wurden. Der Wechsel zu SharePoint-Website-Assistent hilft Ihnen dabei, die Daten aller Tabellen gleichzeitig zu verschieben.

Nachdem die SharePoint-Listen erstellt wurden, können die Benutzer mit den Listen auf der SharePoint-Website oder in den verknüpften Tabellen in Access arbeiten, während Sie die Features einer SharePoint-Website verwenden, um die Daten zu verwalten und mit den Änderungen auf dem neuesten Stand zu bleiben. Als Administrator können Sie die Berechtigungen für die Daten und die Datenversionen verwalten, damit Sie sehen, wer die Daten geändert hat, oder damit Sie frühere Daten wiederherstellen können.

Veröffentlichen von Daten auf einer SharePoint-Website    Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, können Sie eine Kopie einer Datenbank in einer Bibliothek auf einem SharePoint-Server speichern und mit den Formularen und Berichten in Access weiterhin in der Datenbank arbeiten. Sie können Listen als Tabellen in der Datenbank verknüpfen, was hilfreich ist, wenn Sie Daten auf der SharePoint-Website nachvollziehen möchten, und dann Formulare, Abfragen und Berichte erstellen können, um mit den Daten zu arbeiten. Sie können beispielsweise eine Access-Anwendung erstellen, die Abfragen und Berichte für SharePoint-Listen bereitstellt, die Probleme nachvollziehen und Mitarbeiterinformationen verwalten. Wenn Personen mit diesen Listen auf einer SharePoint-Website arbeiten, können Sie die Access-Abfragen und-Berichte über das Menü " Ansicht " für die SharePoint-Listen öffnen. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht zu Access-Problemen für eine monatliche Besprechung anzeigen und drucken möchten, können Sie ihn direkt in der SharePoint-Liste ausführen.

Wenn Sie eine Datenbank zum ersten Mal auf einem Server veröffentlichen, stellt Access eine Liste von Webservern bereit, die es einfacher macht, zu dem Speicherort zu navigieren, an dem Sie veröffentlichen möchten, beispielsweise eine Dokumentbibliothek. Nachdem Sie die Datenbank veröffentlicht haben, merkt sich Access den Speicherort, sodass Sie den Server nicht erneut suchen müssen, wenn Sie die Änderungen veröffentlichen. Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, steht die Datenbank für Personen mit der Berechtigung zum Arbeiten mit der SharePoint-Website zur Verfügung.

Öffnen von Access-Formularen und-Berichten auf einer SharePoint-Website    Benutzer können Listen in Rich Access-Ansichten von einer SharePoint-Website aus öffnen. Access-Formulare,-Berichte und-Datenblätter können neben anderen Ansichten auf einer SharePoint-Website angezeigt werden. Wenn Sie eine Access-Ansicht auswählen, beginnt Access und öffnet das angeforderte Formular, den Bericht oder das Datenblatt. Auf diese Weise können Sie einen Rich Access-Bericht auf einer SharePoint-Website problemlos ausführen, ohne zunächst Office Access 2007 starten oder zum richtigen Objekt navigieren zu müssen.

Erstellen von Datenbanken aus SharePoint-Listen    Sie können eine SharePoint-Liste in Access öffnen. Wenn eine Datenbank nicht vorhanden ist, können Sie Sie in Access erstellen und dann basierend auf Ihrer Liste eine Reihe von Formularen und Berichten erstellen.

Offline schalten von SharePoint-Listen mit Access    Wenn Sie eine Arbeit mit nach Hause nehmen müssen, können Sie Ihre SharePoint-Listen mithilfe von Access mit einem Mausklick offline schalten. Sie können Ihre Daten in Access bearbeiten und dann zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Änderungen synchronisieren oder eine erneute Verbindung mit der SharePoint-Website herstellen.

Importieren von oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste    Sie können eine SharePoint-Liste in Access durch Importieren oder durch Verknüpfen bringen. Beim Importieren einer SharePoint-Liste wird eine Kopie der Liste in einer Access-Datenbank erstellt. Während des Importvorgangs können Sie die Listen angeben, die Sie kopieren möchten, und Sie können für jede ausgewählte Liste angeben, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Ansicht importieren möchten. Durch verknüpfen können Sie eine Verbindung mit Daten in einem anderen Programm herstellen, ohne diese Informationen zu importieren, sodass Sie die neuesten Daten sowohl im ursprünglichen Programm als auch in Ihrer Access-Datenbank anzeigen und bearbeiten können, ohne eine Kopie der Daten in Access zu erstellen und zu verwalten.

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Integrieren und Verwalten von Daten

Nachdem Sie Ihre Access-Daten auf eine SharePoint-Website verschoben haben, können Sie verwalten, wer die Daten anzeigt, die Versionen nachverfolgt und alle versehentlich gelöschten Daten wiederherstellen. Eine bessere Datenintegration zwischen Office Access 2007 und SharePoint-Websites verbessert die Leistung und den Anwendungsentwurf.

Verwalten von Berechtigungen auf SharePoint-Websites    Sie können Listen und Access-Datenbanken auf SharePoint-Websites unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen. Sie können Gruppen eingeschränkte Leseberechtigungen oder vollständige Bearbeitungsberechtigungen zuweisen, und Sie können bestimmten Benutzern den Zugriff selektiv gewähren oder verweigern. Wenn Sie den Zugriff auf nur wenige sensible Elemente in einer Datenbank einschränken müssen, können Sie Berechtigungen für bestimmte Listenelemente auf einer SharePoint-Website festlegen.

Nachverfolgung und Verwaltung von Versionen auf SharePoint-Websites    Sie können Versionen von Listenelementen nachvollziehen und den Versionsverlauf auf einer SharePoint-Website anzeigen. Bei Bedarf können Sie eine frühere Version eines Elements wiederherstellen. Wenn Sie wissen müssen, wer eine Zeile geändert hat oder wann Sie geändert wurde, können Sie den Versionsverlauf anzeigen.

Abrufen von Daten aus dem Papierkorb    Sie können den neuen Papierkorb auf SharePoint-Websites verwenden, um gelöschte Datensätze einfach anzuzeigen und Informationen wiederherzustellen, die versehentlich gelöscht wurden.

Verbesserte Leistung für Tabellen, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind    Es wurden Optimierungen an der internen Verarbeitung von Tabellen vorgenommen, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind, um eine schnellere und reibungslosere Benutzererfahrung als bei früheren Versionen zu ermöglichen.

Verbesserte Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen    Mit der neuen Unterstützung für mehrwertige Felder und Anlagen unterstützt Access jetzt mehr der auf SharePoint-Websites gefundenen Datentypen, wodurch das Entwerfen und Erstellen von freigegebenen Anwendungen wesentlich vereinfacht wird.

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Nachverfolgen von Daten und Workflow

Sie können Office Access 2007 mit Informationen von SharePoint-Websites verwenden, um die Daten, Probleme und den Workflow Ihrer Organisation nachzuverfolgen.

Tracking    Access verfügt jetzt über eine Tracking-Vorlage, die direkt mit der Problem Verfolgungsvorlage auf einer SharePoint-Website interagiert. Die Schemas sind identisch, und die Access-Lösung kann als Frontend – beispielsweise mit Formularen und Abfragen – für Daten aus einer SharePoint-Website verwendet werden.

Nachverfolgen des Verlaufs von Memofeldern    Memofelder eignen sich zum Speichern großer Informationsmengen. Sie können eine Eigenschaft festlegen, die Access anweist, um einen Verlauf aller Änderungen an einem Memofeld beizubehalten. Anschließend können Sie den Verlauf dieser Änderungen anzeigen. Dieses Feature unterstützt auch das Versionsverwaltungsfeature auf SharePoint-Websites, sodass Sie auch Access verwenden können, um die an der SharePoint-Liste vorgenommenen Änderungen anzuzeigen.

Integration mit Workflow auf SharePoint-Websites    Sie können jetzt Access für die Interaktion mit und den Bericht über Workflows verwenden, sodass Sie den Status des Projekts besser messen und ihre Geschäftsprozesse auswerten können. Die Workflowberichte können mehrere Listen sowie Informationen aus mehreren Workflows umfassen.

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