Einführung in Bibliotheken

Eine Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien mit Teammitgliedern hochladen, erstellen, aktualisieren und zusammenarbeiten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste der Dateien und Schlüsselinformationen zu den Dateien an, beispielsweise die Person, die die Datei zuletzt geändert hat. Die meisten Websites umfassen beim Erstellen der Website eine Bibliothek. Eine Teamwebsite verfügt beispielsweise über eine Dokumentbibliothek, in der Sie Ihre Dokumente organisieren und freigeben können.

Dokumentbibliothek

Wenn Sie weitere Bibliotheken benötigen, können Sie aus mehreren Soforteinsatz bereiten Bibliotheks-apps auswählen und diese zu Ihrer Website hinzufügen. Sie können Bibliotheken auch auf verschiedene Arten anpassen. So können Sie beispielsweise steuern, wie Dokumente angezeigt, verwaltet und erstellt werden. oder nachvollziehen von Versionen von Dateien, einschließlich der Anzahl und dem Typ der Version. Sie können sogar benutzerdefinierte Ansichten, Formulare und Workflows erstellen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte und Geschäftsprozesse unterstützen.

Ein Marketing Team bei Contoso erstellt eine Teamwebsite, auf der Sie Projekte und Dokumente verwalten möchten. Sie suchen einen Websitebesitzer aus, um die Website zu verwalten. Der Websitebesitzer Ruft die Berechtigungsstufe "Vollzugriff" ab, wenn Sie der Gruppe "Besitzer" für die Website hinzugefügt wird. Sie teilt die Website und gewährt jeder Person die Berechtigung, dazu beizutragen. Das Team beschließt, die Dokumentbibliothek zum Verwalten von Pressemitteilungen, Budget Dateien, Verträgen, Vorschlägen und anderen Teamdokumenten zu verwenden.

Der Websitebesitzer lädt wichtige Dokumente hoch, damit das Team die Bibliothek als zentralen Standort verwenden können. Dann aktiviert Sie die Versionsverwaltung, sodass das Team über einen Verlauf der Entwicklung von Dateien verfügt und bei Bedarf eine vorherige Version wiederherstellen kann. Der Websitebesitzer fügt der Bibliothek außerdem Standardvorlagen für Marketingberichte, Verkaufsverträge, Kampagnen Pläne und Budget Arbeitsblätter hinzu. Jede Vorlage enthält das Firmen Logo und ein Format, das jeder zu verwenden vereinbart hat. Wenn Mitglieder aus der Dokumentbibliothek eine neue Datei erstellen, können Sie ganz einfach auswählen, welche Vorlage Sie verwenden möchten.

Wenn Teammitglieder Dateien hinzufügen und an Dokumenten zusammenarbeiten, organisieren Sie die Bibliothek, indem Sie Spalten hinzufügen und Ansichten erstellen, die Ihnen helfen, Dokumente schnell zu finden. Beispielsweise fügt der Websitebesitzer eine Spalte "Projekt Name" hinzu, damit die Mitglieder nach dieser Spalte filtern oder sortieren können. Andere Teammitglieder fügen öffentliche Ansichten hinzu, die nach Geschäftsquartal gruppieren, und Filtern nach Verträgen, die innerhalb von sechs Monaten ablaufen. Jedes Mitglied erstellt auch persönliche Ansichten, die Ihnen helfen, Informationen schnell zu finden und ihre Arbeit abzuschließen.

Nach vielen Diskussionen in einer Mitarbeiterbesprechung beschließt das Team, Benachrichtigungen auf Bibliotheksebene zu setzen, um Updates einmal pro Woche zu melden. Jedes Mitglied kann bei Bedarf entscheiden, wie zusätzliche Benachrichtigungen oder RSS-Feeds für bestimmte Dateien eingerichtet werden.

Registerkarte "Bibliothek" mit hervorgehobener RSS-Benachrichtigung

Das Team verpflichtet sich auch zu einer wichtigen "bewährten Methode" in dieser neuen Welt der Zusammenarbeit. Wenn Mitglieder ein Dokument freigeben möchten, widersetzen Sie sich der Versuchung, es an eine e-Mail-Nachricht anzufügen, und senden stattdessen einen Link zu dem Dokument. Das Senden eines Links per e-Mail ist in der Bibliothek einfach und weist Personen auf die neueste Version auf der Teamwebsite hin.

Eine kritische Verantwortung für dieses Team schlägt Marketingkampagnen vor, um Umsatz und Umsatz zu steigern. Wenn Teammitglieder einen neuen Kampagnen Plan entwickeln, werden Sie gemeinsam Dokumente erstellen und kleinere Versionen der Dateien nachvollziehen können. Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung können mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne sich Gedanken über die Abstimmung von Änderungen machen zu müssen. Wenn Sie in einer Version eines Dokuments einen Fehler machen, können Sie eine frühere Version wiederherstellen. Wenn Sie den Kampagnen Plan fertig gestellt haben, können Sie eine Hauptversion erstellen und diese dann zur Genehmigung durch Ihre Rechtsabteilung und deren Vorgesetzten senden. Wenn die Datei genehmigt wurde, können andere Mitarbeiter des Unternehmens die Datei anzeigen.

Der Websitebesitzer erforscht die Onlinedokumentation und-Schulung und lernt, wie Sie einen Workflow einrichten, ihn der Bibliothek zuordnen und den Prozess des Sammelns von Feedback, dem Sammeln von Signaturen und dem Veröffentlichen des endgültigen Dokuments automatisieren.

Nach dreimonatiger Nutzung sind die Dokumentbibliothek und die Website für das Marketing Team kritisch geworden und haben dazu beigetragen, Ihre Produktivität und Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern. Sie können sich nicht vorstellen, ohne Sie zu arbeiten, und erkunden andere Möglichkeiten, SharePoint-Technologien für eine bessere Zusammenarbeit zu verwenden.

Nachfolgend sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und Sie für Ihre Gruppe nützlicher machen können (locker von Basic bis Advanced organisiert):

Verwenden und Erstellen von Ansichten     Sie können eine Ansicht verwenden, um die Dateien in einer Bibliothek anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder die für einen bestimmten Zweck am besten geeignet sind. Der Inhalt der Bibliothek ändert sich nicht, aber jede Ansicht organisiert oder filtert die Dateien, damit Sie einfacher zu finden sind und auf sinnvolle Weise durchsucht werden können. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Bildbibliothek-Ansichtsleiste mit ausgewählter Option ' Ansicht ändern '

Verfolgen von Versionen     Wenn Sie frühere Versionen von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Wenn Sie den Speicherplatz verwalten möchten, können Sie optional die Anzahl der einzelnen Versionstypen auswählen, die Sie speichern möchten.

Tipp: Wenn in Ihrem Team die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet werden soll, empfiehlt es sich, zumindest die Hauptversionsverwaltung in der Bibliothek zu aktivieren, um für den Fall gerüstet zu sein, dass ein Benutzer versehentlich ein Dokument mit demselben Namen in eine Bibliothek hochlädt, in der alle Teammitglieder gemeinsam an der Erstellung eines Dokuments arbeiten. Auf diese Weise können Sie eine frühere Version des Dokuments wiederherstellen, falls Änderungen verloren gehen.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Gemeinsames erstellen oder Auschecken von Dateien     Wenn Sie ein Microsoft Word-oder PowerPoint-Dokument aus einer Bibliothek bearbeiten, ohne es zu überprüfen, können andere Personen es zur gleichen Zeit bearbeiten (Dies ist die gemeinsame Dokumenterstellung). Wenn Sie eine Datei Auschecken, stellen Sie sicher, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis Sie eingecheckt wurde. Sie können festlegen, dass Dokumente in Bibliotheken ausgecheckt werden sollen, die vertrauliche Dokumente enthalten, oder wenn Sie die Entwicklung von Dokumenten sorgfältig nachverfolgen möchten. Beachten Sie aber, dass es für Personen unmöglich ist, Dokumente gemeinsam zu erstellen, indem Sie das Auschecken erforderlich machen. Wenn Sie das Auschecken verwenden, werden die Personen aufgefordert, einen Kommentar zu dem, was Sie im Dokument geändert haben, zu hinterlassen, aber durch das Auschecken werden auch die Bearbeitungs-und Überarbeitungs Prozesse verlangsamt. Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung oder Auschecken, Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek.

Bearbeiten von Dateien aus Desktop Programmen    Wenn Sie Dokumente auf einer SharePoint-Website speichern, können Sie Dokumente direkt aus kompatiblen Desktop Programmen wie Microsoft Word oder PowerPoint erstellen, bearbeiten und gemeinsam erstellen, ohne die Website zu wechseln. So können Sie beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation zur gleichen Zeit bearbeiten, wie Sie von anderen Personen bearbeitet wird (auch bekannt als gemeinsame Dokumenterstellung). Sie können das Einchecken und Auschecken auch direkt in PowerPoint verwalten. Darüber hinaus können Sie OneDrive for Business oder Outlook verwenden, um Bibliotheksinhalte offline zu übernehmen, mit Ihnen von einem Remotestandort aus zu arbeiten und dann Änderungen reibungslos zu synchronisieren, wenn Sie wieder online sind.

Über Änderungen informiert sein    Wenn Sie auf dem neuesten Stand bleiben möchten, wenn Dokumente in einer Bibliothek geändert werden, richten Sie Benachrichtigungen ein, abonnieren Sie RSS-Feeds, oder folgen Sie Dokumenten. Der Hauptunterschied zwischen Benachrichtigungen, RSS und folgenden Schritten besteht darin, dass Sie die Benachrichtigungen erhalten. Sowohl Benachrichtigungen als auch RSS-Feeds informieren Sie über Updates, und Sie können mit beiden Informationen festlegen, wie viele Informationen Sie erhalten. Sie können Benachrichtigungen oder RSS einrichten, um festzustellen, ob sich Änderungen in einer Bibliothek ändern. Wenn Ihnen nur ein bestimmtes Dokument wichtig ist, richten Sie eine Benachrichtigung ein, oder folgen Sie dem Dokument. Benachrichtigungen können als e-Mail-oder Textnachrichten eingehen. RSS-Benachrichtigungen gelangen in einen konsolidierten Feed, den Sie in Outlook oder einem anderen Feed-Reader lesen können. Wenn Sie einem Dokument folgen, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Newsfeed (wenn Ihre Organisation Newsfeed verwendet). Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Dokumentgenehmigung erforderlich     Sie können festlegen, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor Sie von jedem angezeigt werden können. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden.

Berechtigungen einrichten    SharePoint-Gruppen und Berechtigungsstufen unterstützen Sie beim effizienten Verwalten des Zugriffs auf Inhalte. Standardmäßig werden Berechtigungen für Bibliotheken, Ordner in Bibliotheken und Dokumente von der Website geerbt. Das Zuweisen von eindeutigen Berechtigungen für eine bestimmte Bibliothek oder ein Dokument kann Ihnen helfen, vertrauliche Inhalte wie Verträge oder Budgetinformationen zu schützen, ohne den Zugriff auf die restliche Website zu beschränken. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint.

Erstellen von Workflows     Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf Ihre Dokumente anwenden, so genannte Workflows, die Aktionen angeben, die in einer Abfolge ausgeführt werden müssen, beispielsweise das Genehmigen von Dokumenten. Ein SharePoint-Workflow ist eine automatisierte Möglichkeit zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben. Standardmäßig stehen für Bibliotheken drei Workflows zur Verfügung: "Genehmigung", wobei ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird; "Feedback sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln von Feedback an eine Gruppe von Personen weitergeleitet und das Dokument an die Person als Aufstellung zurückgesendet wird, die den Workflow gestartet hat; "Signaturen sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln ihrer digitalen Signaturen an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird.

Hinweis: In SharePoint Foundation steht nur der Workflow mit drei Status zur Verfügung.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Definieren von Inhaltstypen     Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien arbeitet, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen zulassen und definieren. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Jeder Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflow Prozesse angeben. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für die Formatierung und sämtliche Textbausteine sowie für Eigenschaften, die für Dokumente dieses Typs gelten, z. B. Abteilungsname oder Vertragsnummer.

Revisionsverfolgung    Wenn Sie über eine Gruppe vertraulicher Dateien verfügen und es hilfreich wäre, zu wissen, wie die Dokumente verwendet werden, können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die Überwachungs Nachverfolgung von Ereignissen wie Dateiänderungen, Kopien oder Löschungen aktivieren können.

Richtlinien einrichten    Richtlinieneinstellungen ermöglichen das Ablaufdatum, das automatische Löschen oder die regelmäßige Überprüfung (über einen Workflow) von Dokumenten, die ein bestimmtes Alter erreicht haben. Wenn Bibliotheken entwickelt werden, können mithilfe dieser Dispositionseinstellungen Zeit und Mühe gespart werden, wenn der Speicherplatz auf der Festplatte manuell bereinigen oder das erreichen von Kontingentgrenzen vermieden werden soll.

Hinweis: Richtlinieneinstellungen stehen in SharePoint Foundation nicht zur Verfügung.

Verwenden einer Dokumentcenterwebsite    Sie können eine Dokumentcenterwebsite verwenden, wenn Sie eine große Anzahl an Dokumenten erstellen, verwalten und speichern möchten. Ein Dokument Center dient als zentrales Repository für die Verwaltung vieler Dokumente. Features wie Metadaten und Strukturansicht-Navigation, Inhaltstypen und Webparts helfen Ihnen beim organisieren und Abrufen von Dokumenten. "Content Stewards" kann die Metadaten-gesteuerte Navigation schnell so konfigurieren, dass Sie für die meisten Bibliotheken gut geeignet ist, ohne dass explizit Indizes erstellt werden. Oder Inhaltsverwalter können Indizes erstellen, um die Leistung über einen breiteren Bereich von Filtern und Ansichten zu verbessern. Sie können eine Dokument Center Website als Erstellungsumgebung verwenden (wobei Benutzer Dateien ein-und Auschecken und Ordnerstrukturen für diese Dateien erstellen) oder ein als Inhaltsarchiv (in dem Benutzer nur Dokumente anzeigen oder Hochladen).

Hinweis: Das Dokument Center steht in SharePoint Foundation nicht zur Verfügung.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien in einer Bibliothek organisieren, hängt von den Anforderungen Ihrer Gruppe und davon ab, wie Sie Ihre Informationen speichern und suchen möchten. Einige Planungen können Ihnen beim Einrichten der Struktur helfen, die für Ihre Gruppe am besten geeignet ist. Bibliotheken verfügen über mehrere Features, die Ihnen bei der Arbeit mit mehreren Dateien in einer Bibliothek helfen. Es ist jedoch möglich, dass mehrere Bibliotheken für Ihre Gruppe besser geeignet sind.

Möglicherweise möchten Sie, dass eine Bibliothek verschiedene Anforderungen erfüllt. So können Sie beispielsweise mehrere Projekte in der gleichen Gruppe oder mehrere Gruppen an demselben Projekt bearbeiten. In diesem Fall sollten Sie eine einzelne Bibliothek verwenden:

  • Ihre Gruppe muss Zusammenfassungsinformationen zu oder unterschiedliche Ansichten der gleichen Gruppe von Dateien anzeigen. Ein Manager möchte beispielsweise alle Dateien nach Abteilungen oder nach Fälligkeitsdatum gruppieren.

  • Personen möchten nach den Dateien am gleichen Speicherort auf einer Website suchen.

  • Sie möchten die gleichen Einstellungen auf Dateien anwenden, beispielsweise das Nachverfolgen von Versionen von Dateien oder das Anfordern einer Genehmigung.

  • Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, haben ähnliche Eigenschaften wie die gleichen Berechtigungsstufen.

  • Sie möchten Informationen zu den Dateien in einer Kalkulationstabelle analysieren oder konsolidierte Updates zu den Dateien erhalten.

Wenn Sie effizient mit Dokumenten in einer Bibliothek arbeiten möchten, können Sie Dateien in einer Bibliothek organisieren, indem Sie Spalten hinzufügen, Ansichten definieren oder Ordner erstellen.

Möglicherweise möchten Sie mehrere Bibliotheken erstellen, wenn zwischen den Gruppen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, oder zwischen den Gruppen von Personen, die mit den Dateien arbeiten, deutliche Unterschiede bestehen. Verwenden Sie mehrere Bibliotheken in folgenden Fällen:

  • Die Dateitypen, die Sie speichern und verwalten möchten, sind unterschiedlich, und Sie erwarten nicht, dass Personen häufig Zusammenfassungen der Dateien anzeigen oder die Dateien zusammen durchsuchen.

  • Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind eindeutig und unterscheiden sich von den Berechtigungsstufen.

  • Sie müssen verschiedene Einstellungen wie Versionsverwaltung oder Genehmigung auf unterschiedliche Dateigruppen anwenden.

  • Sie müssen die Dateien nicht zusammen analysieren oder konsolidierte Updates zu den Dateien erhalten.

  • Sie möchten verschiedene Gruppen von Optionen zum Erstellen neuer Dateien bereitstellen, oder Sie möchten, dass die Optionen im Menü "neu" einer Bibliothek in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden.

Im folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie mit mehreren Bibliotheken effizient arbeiten können.

Einrichten von Websitevorlagen und-Spalten    Wenn Ihre Organisation einige konsistente Einstellungen für Ihre Bibliotheken einrichten möchte, kann Sie Websitevorlagen und Websitespalten einrichten. Sie können die Einstellungen für mehrere Bibliotheken freigeben, damit Sie die Einstellungen nicht jedes Mal erneut erstellen müssen.

Senden von Dateien an einen anderen Speicherort    Wenn Sie möchten, dass eine Datei in mehreren Bibliotheken zur Verfügung steht, können Sie Sie in einer Bibliothek speichern und dann eine Kopie an andere Bibliotheken senden. Sie können auswählen, dass Sie daran erinnert werden möchten, dass alle Kopien des Dokuments aktualisiert werden, wenn Sie Änderungen am Original vornehmen.

Erstellen von Bibliotheksvorlagen    Wenn Sie einige einheitliche Einstellungen für Bibliotheken einrichten oder Merkmale in Bibliotheken wieder verwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen stehen auf der Seite "app hinzufügen" auf Ihrer Website als Option zur Verfügung.

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Organisieren von Dateien in einer Bibliothek. Sie können Spalten hinzufügen, Ansichten definieren und Ordner erstellen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile, und Sie können jeden Ansatz kombinieren, um die individuellen Anforderungen Ihrer Bibliothek und Ihres Teams zu erfüllen.

Standardmäßig überwachen Bibliotheken den Namen einer Datei sowie Informationen zum Status einer Datei, beispielsweise ob Sie eingecheckt ist. Sie können jedoch zusätzliche Spalten angeben, die Ihrer Gruppe helfen, Dateien zu kategorisieren und zu überwachen, beispielsweise einen Kampagnennamen oder eine Projektnummer, oder andere Informationen, die für Ihr Team wichtig sind. Sie haben mehrere Optionen für den Typ der Spalte, die Sie erstellen, darunter eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, oder sogar den Namen und das Bild einer Person auf Ihrer Website.

Spalten stellen Spaltenüberschriften bereit, die es den Personen erleichtern, Dokumente zu sortieren und zu filtern. Wenn Sie Dateien in einer Bibliothek anzeigen, können Sie die Dateien vorübergehend sortieren oder filtern, indem Sie auf den Namen einer Spalte zeigen und dann auf den Abwärtspfeil neben dem Namen klicken. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Dateien auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, aber Sie müssen die Schritte wiederholen, wenn Sie die Bibliothek das nächste Mal anzeigen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Spalten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek.

Möchten Benutzer häufig sehen: alle Dokumente, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen, alle Dokumente, die zu einer bestimmten Abteilung gehören, oder die Dokumente nach dem Monat gruppieren, in dem Sie fällig sind? Wenn Sie davon ausgehen, dass die Dateien häufig auf eine bestimmte Weise angezeigt werden, können Sie eine Ansicht definieren. Sie können diese Ansicht jederzeit verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird Sie der Dropdownliste aktuelle Ansichten hinzugefügt, die sich im Menüband Bibliothek befindet.

Bei einer Bibliotheksansicht handelt es sich um eine Auswahl von Spalten auf einer Seite, auf der Elemente in einer Bibliothek angezeigt werden, und es werden häufig eine bestimmte Sortierreihenfolge, ein Filter, eine Gruppierung und ein benutzerdefiniertes Layout definiert. Bibliotheken können persönliche Ansichten und öffentliche Ansichten aufweisen. Alle Personen, die der Gruppe "Mitglieder" auf der Website (mit der Berechtigungsstufe "mitwirken") zugewiesen wurden, können eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nur nach den Dateien zu filtern, die Sie anzeigen möchten. Wenn Sie über die Berechtigung zum Entwerfen einer Bibliothek verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jeder beim Anzeigen der Bibliothek verwenden kann. Sie können auch eine öffentliche Ansicht zur Standardansicht machen, damit Personen diese Ansicht der Bibliothek automatisch sehen.

Wenn Mitglieder Ihrer Gruppe die Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie sogar mobile Ansichten erstellen, die Grenzwerte bereitstellen, beispielsweise die Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente, die für die Bandbreite und die Einschränkungen der Geräte optimal sind.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Ordner sind Container, mit deren Hilfe Sie Inhalte in einer Bibliothek oder Liste Gruppieren und verwalten können. Wenn Ordner für die Bibliothek aktiviert sind, können Sie den meisten Typen von Bibliotheken Ordner hinzufügen. Wenn Ihre Bibliothek viele Elemente enthält, verbessern Ordner auch die Effizienz beim Zugriff auf diese Elemente. Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird im Hintergrund ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Bibliothek oder Liste erstellt. Wenn Sie auf Elemente in einem Ordner zugreifen, verwenden Sie tatsächlich diesen internen Index, um auf die Daten zuzugreifen.

Wenn eine Bibliothek viele Elemente enthält, die auf eine bestimmte Weise gruppiert werden können, können Sie mithilfe von Ordnern Inhalte in der Bibliothek organisieren. Gute Beispiele für Gruppen sind Projekte, Teams, Abteilungen, Produktkategorien, Alters Bereiche, alphabetische Auflistungen und alphabetische Untergruppen (A-C, D-F usw.). Ordner können Personen helfen, viele Dateien auf eine vertraute Art und Weise zu überprüfen und zu verwalten.

Ordner in einer Bibliothek

Standardmäßig werden in einer Bibliothek mit aktivierten Ordnern Ordner in der Standardansicht der Bibliothek ohne Filter angezeigt. Dies ist hilfreich, da Benutzer den entsprechenden Ordner auswählen können, wenn neue Dokumente eingefügt werden. Bei der Anzeige aller Ordner sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Elemente in der Bibliothek fälschlicherweise außerhalb der Ordner hinzugefügt werden. Mithilfe des Befehls " mit Explorer öffnen ", der im Menüband "Bibliothek" verfügbar ist, können Sie Dokumente auf einfache Weise in verschiedenen Bibliotheksordnern neu organisieren.

Hinweis: Eine Bibliotheksansicht kann so festgelegt werden, dass Sie nur nach angegebenen Kriterien sortiertwird, wobei die Ordner zunächst nicht vor allen Elementen in der Ansicht angezeigt werden. Wenn Sie möchten, dass Benutzer den richtigen Ordner problemlos finden können, möchten Sie möglicherweise diese Option zum Sortieren von Ansichten nicht verwenden.

Obwohl Bibliotheksordner nicht in der Websitenavigation angezeigt werden, kann der Websitebesitzer oder ein Benutzer mit der Berechtigung zum Entwerfen einer Website die Strukturansicht aktivieren, in der ein Websiteinhalts Abschnitt in der Websitenavigation angezeigt wird, und Sie können erweitern, reduzieren und einfach navigieren. Ordner mit Bibliotheken.

Strukturansicht auf einer Website

Weitere Informationen zu Ordnern finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek oder Löschen eines Ordners in einer Bibliothek.

Alle drei Ansätze können zusammenarbeiten. Dieselben Spalten, die Sie zum nachvollziehen von Dokumenten in der Standardansicht einer Bibliothek verwenden, können zum Erstellen einer Ansicht mit mehreren Filterkriterien verwendet werden. Personen können eine Ansicht dynamisch sortieren und Filtern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, um den Inhalt im Moment zu finden. Wenn in der Bibliothek eine Ordnerstruktur definiert wurde, können Sie eine Bibliotheksansicht "Glätten", indem Sie die Option alle Elemente ohne Ordner anzeigen im Abschnitt Ordner festlegen, wenn Sie die Ansicht erstellen oder ändern. Jeder Ansatz kann den anderen ergänzen, um die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise für Sie zu erhalten.

Einige Bibliotheken werden für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen, beispielsweise die Bibliothek "Dokumente" auf einer Teamwebsite. Sie können diese Bibliotheken für Ihre Zwecke anpassen, oder Sie können eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen. Jeder Bibliotheks hat einen bestimmten Zweck, und einige haben einen anderen Satz von Verhaltensweisen und Features.

Wichtig: Je nach der Version von SharePoint, auf der Ihre Website basiert, dem Plan von Office 365, den Ihre Organisation abonniert hat, oder ob bestimmte Features auf Ihrer Website aktiviert sind, sind möglicherweise weniger oder mehr Bibliotheken auf Ihrer Website verfügbar.

Objektbibliothek     Verwenden Sie zum Freigeben und Verwalten digitaler Medienressourcen wie Bild-, Audio-und Videodateien eine Objektbibliothek. Mit einer Objektbibliothek können Benutzer digitale Mediendateien, die bereits von anderen Personen erstellt wurden, wie Logos und Unternehmensbilder, einfacher entdecken und wieder verwenden. Eine Objektbibliothek enthält auch Inhaltstypen mit Eigenschaften und Ansichten zum Verwalten und Durchsuchen von Medienressourcen, wie Miniaturansichten und Metadaten-Schlüsselwörter. So können Sie beispielsweise Marken Bilder und wieder verwendbare Inhaltsfragmente aus Anwendungen verwalten und speichern, damit Sie im gesamten Unternehmen verfügbar sind und konsistent verwendet werden.

Dashboards-Bibliothek    Enthält Webpartseiten, Webpartseiten mit Status Listen und bereitgestellte PerformancePoint-Dashboards.

Datenverbindungsbibliothek     Verwenden Sie eine Datenverbindungsbibliothek, um die Wartung und Verwaltung von Datenverbindungen zu vereinfachen. Eine Datenverbindungsbibliothek ist ein zentraler Ort zum Speichern von ODC-Dateien (Office Data Connection). Jede dieser Dateien (ODC) enthält Informationen dazu, wie Sie eine externe Datenquelle finden, sich anmelden, Abfragen und darauf zugreifen können. Durch die Zentralisierung von ODC-Dateien in einer Datenverbindungsbibliothek können auch Datenverbindungsdateien von einer SharePoint-Website aus freigegeben, verwaltet und durchsucht werden, und es wird sichergestellt, dass Geschäftsdaten und-Berichte, insbesondere Kalkulationstabellen, einen konsistenten Satz von Werte und Formelergebnisse als "eine Version der Wahrheit".

Hinweis: Um die Wartung und Verwaltung von Datenverbindungsdateien für PerformancePoint zu vereinfachen, verwenden Sie die Datenverbindungsbibliothek für PerformancePoint. In dieser Bibliothek können Sie ODC-Dateien und UDC-Dateien (Universal Data Connection) speichern.

Dokumentbibliothek     Verwenden Sie für viele Dateitypen, einschließlich Dokumente und Kalkulationstabellen, eine Dokumentbibliothek. Sie können andere Arten von Dateien in einer Dokumentbibliothek speichern, obwohl einige Dateitypen aus Sicherheitsgründen blockiert werden. Wenn Sie mit nicht blockierten Programmen arbeiten, können Sie diese Dateien aus der Bibliothek erstellen. So kann beispielsweise Ihr Marketing Team über eine eigene Dokumentbibliothek für die Planung von Materialien, Pressemitteilungen und Publikationen verfügen.

Formularbibliothek    Wenn Sie eine Gruppe von XML-basierten Geschäftsformularen verwalten müssen, verwenden Sie eine Formularbibliothek. Ihre Organisation möchte beispielsweise eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen verwenden. Zum Einrichten einer Formularbibliothek ist ein XML-Editor oder ein XML-Formularentwurfsprogramm wie Microsoft InfoPath erforderlich. Das Formular, das Personen ausfüllen, ist nur eine XML-Datei, die die Daten (und nur die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, beispielsweise das Ausgaben Datum und den Betrag. Alles, was den Spesenbericht ausmacht, wird von der Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Personen Formulare ausgefüllt haben, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.

Bildbibliothek    Wenn Sie eine Sammlung digitaler Bilder oder Grafiken freigeben möchten, verwenden Sie eine Bildbibliothek. Obwohl Bilder in anderen Arten von SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden können, haben Bildbibliotheken mehrere Vorteile. So können Sie beispielsweise in einer Bildbibliothek Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, Bilder auf Ihren Computer herunterladen und Bilder mit kompatiblen Grafikprogrammen wie Microsoft Paint bearbeiten. Erstellen Sie eine Bildbibliothek, wenn Sie Bilder von Teamereignissen oder Produkteinführungen speichern möchten. Sie können auch eine Verknüpfung zu Bildern in Ihrer Bibliothek von einem anderen Ort auf Ihrer Website aus erstellen, beispielsweise aus Wikis und Blogs.

Datensatzbibliothek     Verwenden Sie eine datensatzbibliothek, um ein zentrales Repository für das Speichern und Verwalten der Datensätze oder wichtigen Geschäftsdokumente Ihrer Organisation beizubehalten. Beispielsweise muss Ihre Organisation Compliance-Vorschriften einhalten, die einen organisierten Prozess für die Verwaltung relevanter Dokumente erfordern. Eine Datenarchiv-Website kann eine Reihe von datensatzbibliotheken zum Speichern unterschiedlicher Datensatztypen enthalten. Sie können für jede Bibliothek Richtlinien festlegen, die festlegen, welche Datensätze gespeichert werden sollen, wie die Dokumente weitergeleitet und verwaltet werden und wie lange diese Datensätze aufbewahrt werden müssen.

Berichtsbibliothek     Verwenden Sie eine Berichtsbibliothek, um die Erstellung, Verwaltung und Zustellung von Webseiten, Dokumenten und KPI (Key Performance Indicators) von Metriken und Zielen zu vereinfachen. Die Berichtsbibliothek ist ein zentraler Ort, an dem Sie Berichte wie Excel-Arbeitsmappen und Dashboardseiten erstellen und speichern können. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einer Berichtsbibliothek veröffentlichen, können Sie mit einem einzigen Mausklick in der Browseransicht geöffnet werden, was eine bequeme Möglichkeit ist, die Arbeitsmappe zu sehen, ohne Sie zu einer Webparts-Seite hinzuzufügen.

Prozessdiagramm Bibliothek (metrische und US-Einheiten)    Verwenden Sie zum Speichern und Freigeben von Diagramm Prozess Dokumenten, wie Sie mit Microsoft Visio erstellt wurden, eine Prozessdiagramm Bibliothek. Die Bibliotheken für metrische und US-Einheiten sind auf die jeweiligen Maße zugeschnitten.

Wiki-Seitenbibliothek    Verwenden Sie eine Wiki-Seitenbibliothek, um eine Sammlung verbundener Wiki-Seiten zu erstellen. Ein wiki ermöglicht es mehreren Personen, Informationen in einem Format zu sammeln, das einfach zu erstellen und zu ändern ist. Sie können Ihrer Bibliothek auch Wiki-Seiten hinzufügen, die Bilder, Tabellen, Hyperlinks und interne Links enthalten. Wenn Ihr Team beispielsweise eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, kann die Website Tipps und Tricks in einer Reihe von Seiten speichern, die miteinander verbunden sind.

Hinweis: Je nach Website und Konfiguration werden zusätzliche Systembibliotheken, wie etwa die Formatvorlagenbibliothek, die Bibliothek "Website Objekte" und die Website Seitenbibliothek, automatisch für Sie erstellt. Sie können diese speziellen Bibliotheken jedoch nicht über die Benutzeroberfläche erstellen.

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

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