Einfügen, Ändern oder Löschen eines Memofelds

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Sie verwenden ein Memofeld, um große Mengen Text in einer Datenbank zu speichern. In diesem Thema wird das Hinzufügen eines Memofelds zu neuen und vorhandenen Datenbanktabellen mithilfe von Microsoft Office Access 2007 erläutert.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zu Memofeldern

Hinzufügen eines Memofelds in der Datenblattansicht

Hinzufügen eines Memofelds in der Entwurfsansicht

Löschen eines Memofelds

Verweis auf Memo-Eigenschaft

Grundlegendes zu Memofeldern

Wenn Sie mit Access vertraut sind, denken Sie daran, dass die Daten in einer Datenbank in einer oder mehreren Tabellen befinden. Sie können die Informationen in einem Datenblatt anzeigen – einem Raster, die Excel-Arbeitsblatt ähnelt – oder in einer Dateneingabe Formular oder einen Bericht, aber die Daten in einer oder mehreren Tabellen. Wiederum jede Tabelle besteht aus einer Reihe von Feldern (Spalten), und jedes Feld festgelegt ist, um einen bestimmten Typ von Daten zu akzeptieren. Angenommen, Sie ein Feld Datum und Uhrzeit der festlegen Datentyp, wenn Sie Datums- und Uhrzeitangaben speichern müssen, und Sie ein Feld in den Memo-Datentyp festlegen, wenn Sie benötigen, um große Mengen von Text zu speichern.

Memofeld-Spezifikationen

In Memofeldern in Office Access 2007 können bis zu 1 GB Zeichen oder 2 GB Speicher (2 Bytes pro Zeichen) gespeichert werden, von denen 65.535 Zeichen in einem Steuerelement auf einem Formular oder in einem Bericht angezeigt werden können. Außerdem können nun die Daten in einem Memofeld mithilfe der Rich-Text-Formatierung formatiert werden. So können Sie beispielsweise Farben festlegen, Schriftarten ändern und Daten fett oder kursiv formatieren.

Weitere Informationen zum Formatieren von Rich-Text-Daten in einem Memofeld finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Tabellen, Formularen und Berichten.

Möglichkeiten zum Erstellen eines Memofelds

In Office Access 2007 werden mehrere Möglichkeiten bereitgestellt, einer neuen oder vorhandenen Tabelle ein Memofeld hinzuzufügen:

  • Datenblattansicht Sie können einer neuen oder vorhandenen Tabelle in der Datenblattansicht ein Memofeld hinzufügen und dann entweder mehr als 256 Zeichen Text in eine leere Zeile im Feld einfügen oder den Datentyp Memo aus einer Dropdownliste auswählen.

  • Entwurfsansicht    Sie verwenden die Entwurfsansicht, wenn Sie ein Memo-Feld hinzufügen, Rich-Text-Bearbeitung für das Feld aktivieren und Festlegen von Eigenschaften, die Sie in der Entwurfsansicht, wie etwa einen Standardwert festlegen möchten. Weitere Informationen zu den Eigenschaften, die Sie für ein Memo-Feld festlegen können, finden Sie im Abschnitt Verweis auf Memo-Eigenschaft.

Sie können eines der Verfahren zum Erstellen neuer Tabellen und zum Ändern vorhandener Tabellen verwenden.

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Hinzufügen eines Memofelds in der Datenblattansicht

Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird das Hinzufügen eines Memofelds zu einer neuen oder vorhandenen Tabelle in der Datenblattansicht erläutert. Wenn Sie mit Access noch nicht vertraut sind: Ein Datenblatt ist ein Raster, das mit einem Excel-Arbeitsblatt vergleichbar ist.

Hinzufügen eines neuen Memofelds zu einer vorhandenen Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Führen Sie bei Bedarf einen horizontalen Bildlauf durch, um zum ersten leeren Feld zu gelangen.

    Standardmäßig wird in Access in der Überschriftenzeile aller neuen Felder Neues Feld hinzufügen angezeigt, z. B.:

    Eine neues Feld in einem Datenblatt

  5. Doppelklicken Sie auf die Überschriftenzeile, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

    In der Regel verwenden Sie für ein Memofeld Namen wie "Kommentare" oder "Notizen".

  6. Wählen Sie die erste leere Zeile unterhalb der Überschrift aus, und geben Sie einen Textblock mit mehr als 256 Zeichen ein.

    Access wendet den Memo-Datentyp in das Feld aus, da das Feld höchstens 256 Zeichen enthält. Alternativ können Sie mehr als 256 Zeichen der Textdaten in der ersten Zeile einfügen.

  7. Speichern Sie die Änderungen.

Hinzufügen eines Memofelds zu einer neuen Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

    Die neue Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Doppelklicken Sie auf die Überschriftenzeile für das erste Tabellenfeld (mit der Überschrift Neues Feld hinzufügen), und geben Sie einen Namen für das Feld ein. In der Regel werden für ein Memofeld Namen wie "Kommentare" oder "Notizen" verwendet.

  5. Wählen Sie die erste leere Zeile unterhalb der Überschrift aus, und geben Sie einen Textblock höchstens 256 Zeichen umfassen. Access wendet den Memo-Datentyp in das Feld aus, da das Feld höchstens 256 Zeichen enthält. Alternativ können Sie mehr als 256 Zeichen von Textdaten in das Feld einfügen.

  6. Speichern Sie die Änderungen.

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Hinzufügen eines Memofelds in der Entwurfsansicht

Sie verwenden die Entwurfsansicht, wenn Sie einer neuen oder vorhandenen Tabelle ein Memofeld hinzufügen und für das Feld die Unterstützung der Rich-Text-Formatierung festlegen möchten. Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird erläutert, wie vorhandenen und neuen Tabellen ein Memofeld hinzugefügt und für das Memofeld die Rich-Text-Bearbeitung festgelegt wird.

Hinzufügen eines Memofelds zu einer vorhandenen Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

  4. Markieren Sie in der Spalte Feldname die erste leere Zeile, und geben Sie für das Feld einen Namen ein. In der Regel werden für ein Memofeld Namen wie "Kommentare" oder "Notizen" verwendet.

  5. Markieren Sie die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp, und wählen Sie dann aus der Liste die Option Memo aus.

  6. Speichern Sie die Änderungen.

Hinzufügen eines Memofelds zu einer neuen Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die neue Tabelle, und klicken Sie im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  5. Markieren Sie in der Spalte Feldname die erste leere Zeile, und geben Sie für das Feld einen Namen ein. In der Regel werden für ein Memofeld Namen wie "Kommentare" oder "Notizen" verwendet.

  6. Markieren Sie die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp, und wählen Sie dann aus der Liste die Option Memo aus.

  7. Speichern Sie die Änderungen. Wenn Sie für das Feld die Rich-Text-Bearbeitung aktivieren möchten, setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Aktivieren der Rich-Text-Bearbeitung

  • Suchen Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Feldeigenschaften das Eigenschaftenfeld Textformat, und ändern Sie den Wert von Nur Text in Rich-Text.

Hinweis: Wenn Sie ein Textfeld an das Memofeld binden, müssen Sie für das Textfeld auch die Eigenschaft Textformat auf Rich-Text festlegen.

Informationen zum Formatieren von Daten als Rich-Text finden Sie in den Artikeln Formatieren von Daten in Tabellen, Formularen und Berichten und eingeben oder Bearbeiten von Daten in einem Steuerelement oder einer Spalte, die Rich-Text unterstützt.

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Löschen eines Memofelds

Zum Löschen eines Memofelds aus einer Tabelle können Sie die Datenblatt- oder Entwurfsansicht verwenden. Wenn Sie jedoch ein Memofeld löschen, das Daten enthält, gehen diese Daten unwiderruflich verloren. Diesen Löschvorgang können Sie nicht rückgängig machen. Daher sollten Sie vor dem Löschen von Tabellenfeldern oder anderen Datenbankkomponenten eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen.

Löschen eines Memofelds in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Suchen Sie das Memofeld, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschriftenzeile (den Namen), und klicken Sie auf Spalte löschen.

  5. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Löschen eines Memofelds in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird von Access in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie auf die Zeilenauswahl (das leere Quadrat) neben dem Memofeld, und drücken Sie die ENTF-TASTE.

    -Oder-

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilenauswahl, und klicken Sie auf Zeilen löschen.

  5. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

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Verweis auf Memofeld-Eigenschaft

Wenn Sie einer Tabelle mithilfe der Entwurfsansicht ein Memofeld hinzufügen, können Sie eine Reihe von Eigenschaften für das Feld festlegen und ändern. In der folgenden Tabelle sind die Eigenschaften für das Memofeld aufgeführt und deren Funktionen sowie die Auswirkungen beschrieben, die sich beim Festlegen oder Ändern der Eigenschaften ergeben.

Eigenschaft

Verwendung

Format

Geben Sie benutzerdefinierte Formatierungszeichen ein, um ein Anzeigeformat zu definieren. Hier definierte Formate werden in Datenblättern, Formularen und Berichten angezeigt.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Formaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Tabellen, Formularen und Berichten.

Beschriftung

Gibt den Namen des Textfelds an. Die Eigenschaft akzeptiert bis zu 2.048 Zeichen. Wenn Sie keine Beschriftung angeben, wird der Standardfeldname von Access verwendet.

Standardwert

Gibt den Wert an, der beim Erstellen eines neuen Datensatzes automatisch in einem Feld angezeigt wird. Sie können beispielsweise einen Wert wie "Geben Sie bis zu 65 KB Text ein." angeben. Damit werden Benutzer daran erinnert, dass sie ein Memofeld verwenden. Maximale Länge (des Standardwerts): 255 Zeichen.

Gültigkeitsprüfungsregel

Gibt die Anforderungen für Daten in einem Datensatz, einem Feld oder einem Steuerelement eingegeben. Wenn Sie Daten, die verletzt die Regel für das Feld definiert ist eingeben, können Sie die Eigenschaft Gültigkeitsmeldung verwenden, um anzugeben, die sich ergebende Fehlermeldung. Maximale Länge: 2.048 Zeichen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Gültigkeitsregeln finden Sie im Artikel Erstellen einer Gültigkeitsprüfungsregel zu Daten in einem Feld zu überprüfen.

Gültigkeitsmeldung

Gibt den Text in der Fehlermeldung an, die angezeigt wird, wenn Benutzer gegen eine Gültigkeitsregel verstoßen. Maximale Länge: 255 Zeichen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Gültigkeitsregeln finden Sie im Artikel Erstellen einer Gültigkeitsprüfungsregel zu Daten in einem Feld zu überprüfen.

Erforderlich

Wenn Sie Ja festlegen, müssen Sie einen Wert in das Feld oder in Steuerelemente eingeben, die an das Feld gebunden sind. Der Wert darf nicht Null sein.

Leere Zeichenfolge

Wenn auf Ja gesetzt ist, können Sie leere Zeichenfolgen in einem Feld eingeben. Eine Zeichenfolge der Länge 0 (null) keine Zeichen enthält, und Sie verwenden können, um anzugeben, dass Sie wissen, dass kein Wert für ein Feld vorhanden ist. Sie eine Zeichenfolge der Länge 0 (null) eingeben, indem Sie zwei doppelten Anführungszeichen ohne Leerzeichen eingeben ("").

Indiziert

Sie können einen Index verwenden, um Abfragen, Sortier- und Gruppiervorgänge in großen Datenmengen zu beschleunigen. Mithilfe von Indizes können Sie außerdem verhindern, dass Benutzer Informationen mehrfach eingeben. Optionen:

  • Nein    Deaktiviert die Indizierung (Standard)

  • Ja (Duplikate möglich)    Indiziert das Feld und lässt zu, dass Werte mehrfach eingegeben werden.So können beispielsweise Vor- und Nachnamen mehrfach vorkommen.

  • Ja (ohne Duplikate)    Indiziert das Feld und lässt nicht zu, dass Werte mehrfach eingegeben werden.

Unicode-Kompression

In Access wird Unicode verwendet, um Daten in Text-, Memo- und Hyperlinkfeldern darzustellen. Unicode belegt mehr Speicherplatz, da pro Zeichen anstelle von einem 2 Bytes verwendet werden. Um die Dateigröße zu reduzieren, lautet der Standardwert der Eigenschaft Unicode-Kompression für ein Text-, Memo- oder Hyperlinkfeld Ja. Wenn Ja festgelegt wird, wird jedes Zeichen, dessen erstes Byte eine Null ist, beim Speichern komprimiert und beim Abrufen dekomprimiert.

Daten in einem Memofeld ist nicht komprimiert, es sei denn, es 4.096 Bytes erforderlich sind oder weniger Speicherplatz nach der Komprimierung. Daher den Inhalt eines Memo-Felds in einem Datensatz komprimiert werden möglicherweise, aber möglicherweise nicht in einem anderen Datensatz komprimiert werden.

IME-Modus

Legt einen Eingabemethoden-Editor (IME, Input Method Editor) fest. Ein Tool zum Verwenden von englischen Versionen von Access für Dateien, die in Japanisch oder Koreanisch erstellt wurden. Standardwert: Keine Kontrolle. Weitere Informationen zum Verwenden dieser Eigenschaft erhalten Sie, wenn Sie F1 drücken.

IME-Modus

Gibt den Datentyp an, der mit einem Eingabemethoden-Editor eingegeben werden kann. Weitere Informationen zu dieser Eigenschaft erhalten Sie, wenn Sie F1 drücken.

Smarttags

Geben mindestens ein Smarttag für das Feld sowie alle an das Feld gebundenen Steuerelemente an. Smarttags sind Komponenten, die Datentypen in einem Feld erkennen und mit deren Hilfe Sie je nach Typ Aktionen durchführen können. In einer E-Mail-Adresse kann ein Smarttag beispielsweise eine neue E-Mail-Nachricht starten oder einer Liste mit Kontakten die Adresse hinzufügen.

Klicken Sie auf Schaltfläche "Generator" , um eine Liste mit verfügbaren Smarttags anzuzeigen.

Textformat

Aktiviert oder deaktiviert die Rich-Text-Bearbeitung. Wählen Sie Rich Text aus, um die Rich-Text-Bearbeitung zu aktivieren.

Hinweis: Wenn Sie für ein Feld die Rich-Text-Bearbeitung aktivieren und anschließend ein Textfeld-Steuerelement an das Feld binden, müssen Sie auch für das Steuerelement die Rich-Text-Bearbeitung aktivieren.

Weitere Informationen zum Aktivieren der Rich-Text-Bearbeitung für ein Steuerelement sowie zum Verwenden von Formatierung im Allgemeinen finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Tabellen, Formularen und Berichten.

Textausrichtung

Gibt die Ausrichtung von Daten in einem Memofeld an. Hierbei gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Allgemein    Text wird am linken Rand, Zahlen und Datumsangaben am rechten Rand ausgerichtet

  • Linksbündig    Text, Datumsangaben und Zahlen werden am linken Rand ausgerichtet

  • Zentriert    Text, Datumsangaben und Zahlen werden zentriert

  • Rechtsbündig    Text, Datumsangaben und Zahlen werden am rechten Rand ausgerichtet

  • Verteilen    Richtet Text, Datumsangaben und Zahlen gleichmäßig an beiden Seiten des Felds oder des Textfelds aus

Nur anfügen

Bestimmt, ob Änderungen an Feldwerten nachverfolgt werden. Es stehen zwei Einstellungen zur Verfügung:

  • Ja  Änderungen werden nachverfolgt. Klicken Sie zum Anzeigen des Feldwertverlaufs mit der rechten Maustaste auf das Feld, und klicken Sie dann auf Spaltenverlauf anzeigen.

  • Nein  Änderungen werden nicht nachverfolgt.

    Warnung: Wenn diese Eigenschaft auf Nein festgelegt wird, werden alle vorhandenen Feldwertverläufe gelöscht.


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