Dokument Projekte mit Project 2007

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Bucheinbandabbildung von 'Project 2007 Inside Out'

Microsoft Office Project 2007 innen nach außen
von Teresa S. Stover

Teresa S. Stover ist Expertin für Projektmanagement und gehört seit Version 4 als Beraterin zum Microsoft Office Project-Team. Sie entwickelt Schulungsmaterial und verfasst ausgezeichnete Bücher, wobei sie auf ihre in über zwei Jahrzehnten erworbene Erfahrung in der technischen Kommunikation zurückgreift. Teresa S. Stover hat unzählige Benutzerhandbücher, Lernprogramme und Hilfesysteme verfasst – und zusätzlich mehr als ein Dutzend Computerbücher, unter anderem Microsoft Office Project 2003 Inside Out und Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Weitere Informationen zu anderen Bücher 2007 Microsoft Office System finden Sie auf Microsoft drücken.

Inhalt dieses Artikels

Fokus die Projektziel

Bereich definieren

Anfügen von Projektdokumentation

Da das Herzstück des Projektmanagements plant, ist es kein Wunder, dass die Planung Prozesse eines neuen Projekts hat Sie sehr viel Arbeit, die Phase festlegen einfach ausführen. Definieren Sie einen Überblick und Beteiligten Genehmigung für die Angaben von Produkt oder Service, die Sie erstellen möchten und für die Begrenzung der allgemeinen Projektumfang muss das Projekt selbst zu erhalten. Nachdem diese Vision erstellt wurde, sind Sie bereit sind, Ihre Entwurf Project erstellen – Projektplan – Microsoft Office Project 2007 verwenden. Klicken Sie dann unterteilen Sie Ihre Projektziele und Ziele in der tatsächlichen Phasen, Meilensteine und Aufgaben, die dem Backbone Ihres Projekts Informationen Systems bilden. Sie können Ihre unterstützten Dokumentation, wie das Dokument Sehschwäche oder Strategie Projektplan hinzufügen. Ebenso können Sie andere ergänzenden Informationen, wie z. B. Notizen und Hyperlinks in einzelne Vorgänge, Meilensteine und Phasen hinzufügen. Alle diese Daten stellen Projekt Planen der zentralen Repository gespeichert, alle Projektinformationen.

Fokus die Projektziel

Möglicherweise haben Sie bereits ein löschen Bild in Ihre Meinung was zum Projekt ist und was er angezeigt wird, wenn er abgeschlossen ist. Andererseits, kann das Projekt noch etwas verzerrt mindestens an den Rändern scheinen. Es ist nicht für andere Beteiligte eine klare Vision haben, wenn Sie nicht sicher, ob Sie nur noch erhalten sind nicht üblich.

Und wenn eine beteiligten rechnen klar genug, aber einen anderen Beteiligten des rechnen Sound vollständig widersprüchliche scheint erwartungsgemäß werden also.

Die Herausforderung bei dieser wichtigen Ausgangspunkt ist, um das Projekt ohne Zweideutigkeit, klar zu definieren, damit alle zu einem Projekt, derselben erwartet und die gleichen Ergebnisse zu sprechen. Definieren des Konzepts klar am Anfang wird verhindert, dass Umleitung (und der Telefonzentrale vergeblich) in der Mitte des Projekts oder Enttäuschung am Ende.

Also, wie erstellen Sie eine Vision? Sie arbeiten mit hauptverantwortliche wie die Kunden, potenziellen Benutzern, Sponsoren, Geschäftsführer und Mitglieder des Projektteams können Sie ihre Projekt rechnen zu gelangen. Möglicherweise müssen in Konflikt stehende Ansichten und entgegengesetzte Tagesordnungen abstimmen. Im Verlauf dieses Prozesses erhalten Sie die Ziele des Projekts sowie deren messbare Ziele identifizieren. Sie erhalten identifizieren Projektannahmen, potenzielle Risiken ausgeschrieben und vornehmen Notfallplan Pläne für diese Risiken. Ermitteln Sie zudem bekannte Einschränkungen für Budgets, Zeit oder Ressourcen.

Durch die Zeit, die Sie dieser projektplanung auf hoher Ebene fertig sind und erhalten kennt die notwendigen Genehmigung, alle Beteiligten genau wie diese für sich anmelden.

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Bereich definieren

Ein definierter Bereich Hervorhebung die Vision des Produkts, die Sie erstellen möchten und das Projekt, das sie erstellen möchten. Während des Projekts ausgeführt wird, und Probleme auftreten, kann Ihre definierte Bereich Entscheidungen treffen helfen. Die Bereichsdefinition ist der Richtlinie, ob die Richtung, die Sie nachdenken, wirklich den Auftrag für dieses Projekt wurde. Wenn Sie auf den Bereich: bei des Projekts konzentrieren nicht, werden Sie vermutlich auf "Umfang verschieben" in dem Sie Zeit, Geld und Ressourcen auf Aufgaben und Lieferungen, die nicht Bestandteil der ursprünglichen Vision sind Ausgaben einhandeln auftreten.

Dies ist nicht zu sagen, dass Umfang im Verlauf eines Projekts geändert werden kann. Geschäftsbedingungen, Entwurf Fakten, Budgets, Zeit, ressourcenverfügbarkeit und viele andere Faktoren können Project Bereich in der Mitte durch Ändern vornehmen. Darüber hinaus als Mitglieder von Ihrem Projektteam an ihren Vorgängen arbeiten zu können, sind sie wahrscheinlich neue Ideen zu generieren. Dennoch, Ihr Dokument Umfang können Sie entscheiden, und verwalten diese Änderungen, damit Sie die richtige Ausrichtung ändern – in Übereinstimmung mit generelle Strategie Ihres Unternehmens, des Produkts Grund gezogen und den Projektzielen.

Grundlegendes zu Produktumfang und Projektumfang

Es gibt zwei Arten von Bereich: Produktumfang und Projektumfang. Zunächst definieren Sie den Bereich Produkt, es sei denn, sie bereits für Sie definiert wurde. Der Produktumfang gibt an, die Features und Funktionen des Produkts, die das Ergebnis des Projekts werden sollen. Der Produktumfang möglicherweise auch Teil der produktbeschreibung in Ihrer Satzung. Das Produkt kann Sachanlagen, wie etwa das Bauen eines Hauses neuen Office oder das Design einer neuen Flugzeug sein. Das Produkt kann auch die Entwicklung einer Dienst oder das Ereignis, z. B. Bereitstellung von einem neuen Computersystem oder einer neuen Schulung Initiative Implementierung sein.

Unabhängig vom Typ des Produkts zeigt der Bereich Product an, die Spezifikationen und Parameter, die ein genaues Bild des Ergebnisses Ende zu zeichnen. Der Bereich der bauen eines Hauses neuen Office Product enthalten möglicherweise Grundfläche, Anzahl der Geschichten, Ort und Architektur Designelemente.

Der Projektumfang gibt an, die Arbeit, die zum Abschließen des Projekts erfolgreich, den Spezifikationen für den Bereich zugeordneten Produkt ausgeführt werden muss. Der Projektumfang definiert und gesteuert wird, und was wird nicht im Projekt enthalten sein. Wenn mehrere Phasen der Produktentwicklung werden, kann der Projektumfang welcher Phase Geben Sie dieses Projekt werden. Beispielsweise möglicherweise ein Computer System Bereitstellungsprojekt angeben, welchen Umfang der Infrastrukturentwicklung und die Installation des neuen Computersystems, aber nicht Dokumentation und Schulungen für neue Systembenutzer umfassen. Oder dies möglicherweise angeben, dass alle Aspekte des Produkts, vom Konzept bis Ende der letzten Phase des Projekts zu behandeln.

Entwickeln der Umfang-Anweisung

Um der Projektumfang definieren, und übermitteln sie andere hauptverantwortliche, entwickeln und aufzeichnen die Umfang-Anweisung. Abhängig von Ihrer Organisation Planungsmethoden möglicherweise bestimmte Elemente der Umfang-Anweisung definiert werden, bevor Sie als Projektmanager zugewiesenen sehr früh, manchmal. Andere Elemente können definiert werden, nur Vorbemerkung identifizieren und Abfolge von Projektaufgaben. Die Umfang-Anweisung sollte Folgendes enthalten:

  • Project-Ausrichtung     Die Umfang-Anweisung sollte die geschäftliche Notwendigkeit oder andere Reaktion für dieses Projekt definieren. Diese Ausrichtung bietet eine sound Basis Auswertung zukünftige Entscheidungen, einschließlich der unvermeidbare vor-und Nachteile.

  • Produktbeschreibung     Sie können der Umfang sollte die Details des Produkts oder der zu erstellende Dienst kennzeichnen. Die Beschreibung des Projekts Ausrichtung und Produkt sollte die Ziele des Projekts zusammen aufstellen.

  • Projekteinschränkungen oder Einschränkungen     Sie können der Umfang sollte alle einschränkenden Faktoren des Projekts enthalten. Faktoren, die eine Project-Optionen einschränken können einbeziehen ein bestimmtes Budget, vertragliche Vorschriften, präzise Enddatum usw.

    Hinweis: Da wir den Begriff Einschränkungen in diesem Handbuch verwenden, um die Aufgabe Einschränkungen Mittelwert, sind in diesem Kapitel wir die Einschränkungen für einen Ausdruck verwendet, um auf allgemeine projekteinschränkungen verweisen.

  • Projektannahmen     Der Bereich sollte alle Elemente, die als WAHR, real oder bestimmte gelten auflisten – auch wenn sie möglicherweise nicht – aus Gründen der werden weiterhin zur Entwicklung von Projektplan und nach vorne verschieben. Ihrer Art nach führen Annahmen in der Regel ein Maß Risiko aus. Wenn Sie nicht wissen, ob das Gebäude für ein Projekt kommerzielles Bauvorhaben 10.000 oder 15.000 Quadratfuß sein soll, müssen Sie beispielsweise eine oder das andere aus Gründen der Planung wird davon ausgegangen. Das Risiko ist, dass die anderen Option für die richtige wird einhandeln möglicherweise. Sie können den Plan anpassen, nachdem die Fakten bekannt sind, aber andere Abhängigkeiten von Project möglicherweise bereits angeordnet, indem dann werden.

    Hinweis: Obwohl bestimmte Aspekte Ihrer Umfang Abrechnung bis iterative Planungsprozesses unverändert möglicherweise, trifft, die nicht unbedingt mit Project Einschränkungen und Annahmen. Während der Bereich weitere wird eng definiert werden, die Einschränkungen Annahmen hier Light und besser verfügbar gemacht werden. Ebenso wie unten ständige des Planungsprozesses weiterhin, ist normalerweise der gesamten Projektumfang mehr Fokus erhält.

  • Lieferumfang des Projekts     Sie können der Umfang sollte die Zusammenfassung Ebene genusstauglichen im Verlauf des Projekts erstellt angegeben werden. Die Übermittlung der Lieferung abgeschlossen Unterprojekt markiert den Abschluss des gesamten Projekts. Diese Liste zeigen möglicherweise den Fokus Haupt-Projektphasen und Meilensteine, die wertvolle gestellt werden, wenn Sie mit der Eingabe der Vorgänge in Ihrem Projektplan beginnen.

  • Projektziele     Der Bereich sollte die messbare Ziele für das Projekt als erfolgreich eingestuft einverstanden benutzerspezifisch auflisten Die Ziele der Lieferungen zuordnen und werden die Projektziele gesteuert, wie in der Beschreibung des Projekts Ausrichtung und Product beschrieben. Um sinnvoll sein kann, muss die Projektziele quantifizierbare in irgendeiner Weise, beispielsweise einen bestimmten Geldbetrag, eines bestimmten Zeitrahmens oder eine bestimmte Ebene Qualität.

    Hinweis: Die Bereich Anweisung möglicherweise auch andere Projekt planen Probleme wie Kommunikation, Quality Assurance und Risikomanagement Adresse. Sie können die reporting Anforderungen und der Tools für die Zusammenarbeit ergreifenden definieren. Die Umfang-Anweisung kann auch Geben Sie die minimale Berechtigungsstufe Qualität annehmbar, die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit dem detaillierte Einschränkungen und Annahmen definieren und Methoden der Risiken mehrstufige vorschreiben.

Produktumfang und Projektumfang sind komplizierte Weise verknüpft. Der Projektumfang basiert auf eine eindeutige Definition des Gültigkeitsbereichs Produkt. Der Projektumfang wird durch den Abschluss des Arbeit dargestellt wird im Projektplan erfüllt. Auf die gleiche Weise ist Produktumfang durch Besprechung die Angaben in das Produkt Anforderungen erfüllt.

Mit den Entwurf der Umfang-Anweisung in Hand müssen Sie ein Dokument, das Sie verwenden können, um klar mit anderen Projektbeteiligten kommunizieren. Dieser Entwurf hilft Ihnen, alle Cross-purposes, fehlerhaften Annahmen und falsch eingefügten Anforderungen zu entfernen. Wenn Sie die Anweisung Bereich verfeinern weiterhin, ist das Projektziel dem Punkt vernetzten, in dem alle Beteiligten eine allgemeine Verständnis für das Projekt sein soll. Und da alle Beteiligten bei der Erstellung von der Vision teilgenommen haben, können Sie sicher, dass jeder genau wie diese in Richtung erfährt, wenn sich daher auszuführende Projektplan arbeiten, fällt.

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Anfügen von Projektdokumentation

Sie können Project 2007 zentrale Repository für alle wichtigen Projektdokumentation vornehmen. Sie möchten beispielsweise anfügen oder zu verknüpfen Ihrer Anweisung Bereich des Projektplans sowie andere Dokumente wie die Anforderungen Analyse, Market-Fallstudie und technische Daten.

Anzeigen des Projektsammelvorgangs

Im erste Schritt werden, um die Planung Dokumentation Ihres Projekts anfügen, den Projektsammelvorgang angezeigt. Nicht nur der Projektsammelvorgang Gelegenheit bietet Zusammenfassung Datum und Kosteninformationen für das Projekt als Ganzes, kann es als Speicherort für Ihre Planungsdokumente angefügte oder verknüpfte dienen. Wenn Sie den Projektsammelvorgang anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf Extras, Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Ansicht.

  2. Aktivieren Sie unter Gliederungsoptionen das Kontrollkästchen Projektsammelvorgang anzeigen.

  3. Klicken Sie auf OK. Sammelvorgang in Zeile 0 des Gantt-Diagramms angezeigt (siehe Abbildung 1), den Namen der Datei als Projektname Sammelvorgang eingeführt. Wenn Sie den Namen ändern möchten, klicken Sie im Feld Vorgangsname den Projektsammelvorgang. Bearbeiten Sie den Namen im Eingabefeld über Vorgangstabelle hinzu.

    Verwenden des Projektsammelvorgangs zum Anfügen oder Verknüpfen von Planungsdokumenten
    Abbildung 1 mithilfe des Projektsammelvorgangs zum Anfügen von oder verknüpfen Planungsdokumente.

Kopieren eines Dokuments in Ihre Projektdatei

Sie können die in anderen Programmen in Project 2007 erstellt Planungsdokumente einbeziehen. Obwohl dadurch die Dateigröße erheblich zunehmen kann, wissen Sie, dass alle Projektinformationen an einem Ort gespeichert ist. Wenn die Dokumente einbeziehen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit den Projektsammelvorgang ausgewählt ist auf der Standardsymbolleiste auf Informationen zum Vorgang, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Notizen. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, um das Dialogfeld Vorgangsinformationen Zusammenfassung öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Objekt einfügen, klicken Sie auf die Registerkarte Notizen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt einfügen die Option Aus Datei erstellen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Durchsuchen.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Wählen Sie das Projekt planen Dokument, das Sie in Ihre Projektdatei, oder betten Sie anfügen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.

  4. Zurück in diesem Fall im Dialogfeld Objekt einfügen auswählen das Kontrollkästchen als Symbol anzeigen Feld (siehe Abbildung 2).

    Wenn das Dokument klein ist, erwägen Sie das Kontrollkästchen Als Symbol anzeigen deaktivieren aus. Den Inhalt der Datei durch Deaktivieren dieses Kontrollkästchens in Ihre Notizen im Projekt eingebettet werden, sodass Sie es direkt von dort aus lesen können.

    Das ausgewählte Dokument wird in Ihren Projektplan eingebettet.
    Abbildung 2 das ausgewählte Dokument wird im Projektplan eingebettet werden.
  5. Klicken Sie auf OK. Dokuments-Symbol wird im Bereich Notizen im Dialogfeld Informationen zum Vorgang Zusammenfassung angezeigt (siehe Abbildung 3).

    Doppelklicken auf das Symbol öffnet es in seiner Ursprungsanwendung.
    Abbildung 3 Doppelklicken auf das Symbol wird in der Anwendung geöffnet.
  6. Klicken Sie im Dialogfeld Informationen zum Vorgang Zusammenfassung klicken Sie auf OK. Der Indikator für Notizen im Gantt-Diagramm angezeigt (siehe Abbildung 4).

    Notizenindikator in der entsprechenden Zeile des Gantt-Diagramms
    Abbildung 4, wenn Sie etwas in einer Registerkarte Notizen speichern, wird der Indikator für Notizen in der entsprechenden Zeile des Gantt-Diagramms angezeigt.

Nun immer, wenn Sie das Dokument zu überarbeiten müssen, doppelklicken Sie einfach auf dem Notizsymbol, um die Registerkarte Notizen im Dialogfeld Informationen zum Vorgang Zusammenfassung zu öffnen. Doppelklicken Sie dann auf das Symbol "Dokument".

Hinweis: Zusätzlich zum Anfügen von Dokumenten zu den Projektsammelvorgang an, können Sie Dokumente in Sammelvorgänge und Teilvorgänge anfügen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Spezifikationen haben oder Zeichnungen, die weiter des Umfangs eines bestimmten Teilphasen oder einer Aufgabe definieren. Sie können auch Lieferungen anfügen oder Meilenstein-Berichte Meilensteine.

Hyperlink eines Dokuments in Ihre Projektdatei

Hyperlinking ist eine weitere Möglichkeit, Planungsdokumente für Ihre Projektdatei einfügen. Hyperlinking ist eine bevorzugte Methode, wenn Sie Ihre Datei Größe Trimmer behalten möchten, und Sie wissen, dass Ihre Projektplan und die zugehörigen Planungsdokumente immer an derselben Stelle genommen werden. Es ist auch eine sehr effiziente Methode zum zugeordneten Dokumente schnell zu öffnen. Wenn Sie einen Hyperlink einfügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit den Projektsammelvorgang ausgewählt ist auf der Standardsymbolleiste auf Hyperlink einfügen.

  2. Geben Sie im Feld Textanzeige auf einen beschreibenden Namen für das Dokument aus, mit dem Sie, z. B. Aussage zum Umfangverknüpfen möchten.

  3. Suchen nach, und wählen Sie das Projekt Planen des Dokuments, die Sie in Ihre Projektdatei verknüpfen möchten (siehe Abbildung 5).

    Der Pfad und Name des ausgewählten Dokuments werden im Adressfeld angezeigt.
    Abbildung 5 den Pfad und den Namen des ausgewählten Dokuments werden im Feld Adresse angezeigt.
  4. Klicken Sie auf OK. Symbol für einen Hyperlink in das Feld Indikatoren des Gantt-Diagramms angezeigt (siehe Abbildung 6).

    Anzeige eines Linkindikators in der entsprechenden Zeile des Gantt-Diagramms
    Abbildung 6, wenn Sie ein Dokument zu einem Vorgang, Symbol für einen Hyperlink Hyperlink in der entsprechenden Zeile des Gantt-Diagramms angezeigt wird.

Nun immer, wenn Sie das Dokument zu überarbeiten müssen, klicken Sie einfach auf das Symbol für einen Hyperlink. Das Dokument in einem eigenen Anwendungsfenster wird geöffnet.

Hinweis: Zusätzlich zu Hyperlinking Dokumente aus den Projektsammelvorgang können Sie einen Link von Sammelvorgängen und einzelne Vorgänge erstellen. Wenn Sie Microsoft Office Project Professional 2007 für Enterprise Projektmanagement mit Microsoft Office Project Server verwenden, ist die bevorzugte Methode für alle Projektdokumente zusammenhalten die Dokumentbibliothek verwenden. Durch Microsoft Office Project Web Access mit Windows SharePoint Services eingerichtet haben, können Sie einrichten und Verwalten einer Dokumentbibliothek. Auf diese Weise Ihre Teammitglieder und andere Beteiligte können Sie die Dokumente über ihren Webbrowser anzeigen. Sie können auch Dokumente vergrößern und verkleinern, Bereitstellen von wichtigen Versionskontrolle aktivieren.

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