Die zehn wichtigsten Gründe für die Verwendung von Access mit Excel

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Sollten Sie bei der Verwendung der Office-Produktfamilie Excel verwenden oder Access zum Verwalten von Tabellendaten verwenden? Ein Begleitartikel, in dem Access oder Excel zum Verwalten von Daten verwendetwird, beschreibt die Vorteile der einzelnen Produkte und deren Vorgehensweise. Warum aber zwischen den einen oder anderen wählen? Wenn Sie Ihre Daten in Access speichern und mit Excel eine Verbindung herstellen, profitieren Sie von den Vorteilen beider. Hier sind zehn Gründe, warum die Verwendung von Excel und Access zusammen sehr sinnvoll sind.

Obwohl es sich bei Excel nicht um eine Datenbank handelt, wird es häufig zum Speichern von Daten verwendet, und es wird häufig verwendet, um einfache Datenbankprobleme zu lösen. Excel ist jedoch eine flache Datei Datenbank und keine relationale Datenbank. Wenn sich einfache Tabellen in mehrere Tabellen mit verwandten Daten entwickeln müssen, ist Access die erste Wahl für Information Worker, um schnell eine Datenbankanwendung zu erstellen. Access ist seit jeher ein großartiges "Data-Landing-Pad" zum Sammeln und Konsolidieren von unterschiedlichen Daten im gesamten Unternehmen, von denen viele in Excel-Arbeitsmappen Leben. Nachdem Sie Ihre Daten in Access erhalten haben, können Sie weitere Tabellen hinzufügen und diesen beitreten, Abfragen erstellen (oder Ansichten Ihrer Daten), die Daten strukturieren und Datentypen definieren, um die Datenintegrität zu gewährleisten, Daten für viele Benutzer freizugeben und zu aktualisieren sowie leistungsstarke Berichte und Formulare zu erstellen.

Im Gegensatz zu den einfachen Tabellenlayouts von Excel wird Access unterschiedlich mit mehreren miteinander verknüpften Objekten organisiert, die zunächst möglicherweise entmutigend erscheinen. Sie müssen jedoch kein Experte sein, um Access verwenden zu können. Access ist für alle Arten von Benutzern konzipiert, und Sie können es nur so weit nehmen, wie Sie es benötigen.

Ziehen Sie den Zugriff auf eine Ebene gleichzeitig zurück.

Zugriffsebenen

1. verwenden Sie Access auf drei Arten: als gelegentlicher Benutzer, ein Hauptbenutzer oder ein Entwickler.

2. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte bauen aufeinander auf und bilden das Herzstück einer Datenbankanwendung.

3. gelegentliche Benutzer verfügen über Assistenten, Eigenschaften Generatoren, die Office Fluent-Benutzeroberfläche und Excel-ähnliche Features, um schnell eine Aufgabe erledigen zu können.

4. Power-Benutzer verfügen über Makros, den Eigenschaftenbereich, Ausdrücke und Datenbankentwurfstools, um tiefer zu forschen und mehr zu tun.

5. Entwickler können mit Modulen arbeiten und VBA-Code entwickeln, um benutzerdefinierte Datenbanklösungen zu erstellen und Laufzeitanwendungen bereitzustellen.

Excel-Daten in Access kopieren

Eine gute Möglichkeit für die ersten Schritten ist das Kopieren von Daten aus Excel in Access. Sie können eine Access-Tabelle erstellen und Sie in der Datenblattansicht anzeigen, die einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt. Sie können allgemeine Tabellen Erstellungsaufgaben wie das Definieren eines Datentyps, einen Feldnamen oder ein neues Feld direkt in der Datenblattansicht ausführen. Wenn Sie beispielsweise ein Date in ein leeres Feld eingeben, legt Access den Datentyp "Date/Time" für dieses Feld fest. Wenn Sie Text wie einen Namen eingeben, wendet Access den Datentyp "Text" auf das Feld an. Wenn Sie ein Feld verschieben möchten, klicken Sie einfach darauf, und ziehen Sie es.

Wenn Sie Daten aus Excel kopieren und in Access einfügen, müssen Sie nicht einmal zuerst eine Tabelle erstellen oder eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen. Access fragt Sie automatisch, ob Ihre Daten Überschriften enthalten, macht gute Vermutungen bei der Verwendung des richtigen Datentyps und erstellt eine Access-Tabelle. Einfacher geht es nicht.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen eines leeren Datenblatts.

Excel-Daten mit Access verknüpfen

Eine der einfachsten Möglichkeiten zum Ableiten der Vorteile von Excel und Access besteht darin, ein Excel-Arbeitsblatt mit einer Access-Tabelle zu verknüpfen. Verwenden Sie einen Access-Link, wenn Sie die Daten in Excel speichern möchten, aber auch regelmäßig einige der zahlreichen Access-Features wie Berichterstellung und Abfrage nutzen. Sie verknüpfen Daten aus Access und nicht aus Excel.

Access unterstützt zwei grundlegend unterschiedliche Methoden zum Erstellen von Datenbanktabellen. Benutzer können neue systemeigene Tabellen erstellen, um die Daten in einer Access-Datenbank zu speichern, oder Sie können Links zu vorhandenen Daten außerhalb der Access-Datenbank erstellen. Daten in verknüpften Tabellen werden wie systemeigene Tabellen auf viele Arten angezeigt und Verhalten sich so. Mit dem Assistenten für verknüpfte Tabellen-Manager können Sie das Excel-Arbeitsblatt oder eine andere Datenquelle nachvollziehen, suchen und aktualisieren, wenn es verschoben wird und der Link unterbrochen wird.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Excel-Daten verknüpft ist. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, nehmen Sie die Änderungen in Excel vor, und aktualisieren (oder erneutes Abfragen) der Daten in der Access-Tabelle. Sie können den Inhalt der Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Ihre Daten mit Excel verknüpft sind, können Sie in Access Berichte, Abfragen und schreibgeschützte Formulare erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Wichtige Daten von Excel nach Access

Wenn Sie sich entschließen, das Datenkabel auszuschneiden, können Sie die Daten in Excel verschieben, indem Sie die Daten in Access importieren. Beachten Sie, dass der Word- Import zwei unterschiedliche Bedeutungen zwischen Excel und Access aufweist. Wenn Sie in Excel importieren (oder eine Verbindung herstellen), stellen Sie eine dauerhafte Verbindung mit Daten her, die aktualisiert werden können. Beim Importieren bringen Sie in Access einmal Daten in Access, jedoch ohne permanente Datenverbindung. Wenn Sie Daten importieren, speichert Access die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne die Daten in Excel zu ändern. In Access können Sie alle oder alle Arbeitsblätter in einer Excel-Arbeitsmappe in einem Vorgang importieren.

Der Import-Assistent führt Sie durch die Importschritte und hilft Ihnen dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen, ob Datentypen geändert und Kopfzeilen hinzugefügt werden sollen. Wenn beim Importieren der Datenfehler auftreten, werden Sie von Access benachrichtigt, und die Fehler werden in einer Tabelle gespeichert, sodass Sie Sie schnell finden und korrigieren können. Beispielsweise kann es eine alphanumerische Postleitzahl geben, die tief in einer Spalte liegt, die Sie für "alle numerisch" gehalten haben, oder eine doppelte ID für ein Primärschlüsselfeld gefunden wurde. Sie können entweder die Änderungen in der Excel-Arbeitsmappe vornehmen und die Daten erneut importieren oder die Änderungen in der neuen Access-Tabelle vornehmen. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, können Sie die von Ihnen verwendeten Schritte speichern und sogar eine Outlook-Aufgabe erstellen, um Sie daran zu erinnern, wann der Importvorgang regelmäßig durchgeführt werden soll.

Nachdem die Daten importiert wurden, ist Sie jetzt native für Access, und Sie können Datenblätter und Formulare zum Hinzufügen, bearbeiten und Löschen der Daten verwenden. Nachdem Sie die Daten importiert haben, können Sie entscheiden, ob Sie die Daten aus Excel löschen möchten. Es empfiehlt sich normalerweise, nur einen Speicherort für die Aktualisierung der Daten zu haben.

Hinweis: Beim Importieren von Daten aus Excel in Access werden keine Formeln, sondern nur die Ergebnisse dieser Formeln importiert.

Weitere Informationen finden Sie unter

Verbindung mit Access-Daten aus Excel heraus herstellen

Sie können Access-Daten auch wieder mit Excel verbinden. Erstellen Sie hierzu eine Verbindung in Excel, die häufig in einer Office-Datenverbindungsdatei (ODC) gespeichert ist, an die Access-Datenbank, und rufen Sie alle Daten aus einer Tabelle oder Abfrage ab. Nachdem Sie eine Verbindung mit den Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen auch automatisch aus der ursprünglichen Access-Datenbank aktualisieren (aktualisieren), wenn die Datenbank mit neuen Informationen aktualisiert wird.

Weitere Informationen finden Sie unter

Mitarbeiterbericht mit tabellarischem Layout

Sobald Ihre Daten in Access zur Verfügung stehen, können Sie die hervorragende Auswahl an Tools für die Berichtserstellung und-Anpassung nutzen. Möchten Sie einen Bericht mit nur wenigen Mausklicks erstellen? Verwenden Sie den Berichts-Assistenten. Sie möchten das Berichtslayout in Echtzeit mit Livedaten entwerfen und ändern, Datenblöcke verschieben und ändern, Felder hinzufügen und entfernen und die Änderungen sofort sehen, während Sie Sie erstellen? Verwenden Sie die Layoutansicht. Möchten Sie mit dem Bericht interagieren, um Livedaten zu suchen, zu filtern und zu sortieren? Verwenden Sie die Berichtsansicht. Sie möchten Befehlsschaltflächen, Seitenzahlen, Bilder, Hyperlinks und professionell aussehende Stile auf eigene Faust hinzufügen? Verwenden Sie die vielen Steuerelement-Assistenten und-Galerien in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf des Menübands. Mithilfe von Access können Sie ganz einfach einfache Berichte, Gruppen-und Zusammenfassungsberichte, Adressetiketten, grafische Berichte und Unterberichte erstellen.

Nachdem der Bericht erstellt wurde, verwenden Sie Access, um den Bericht elektronisch zu verteilen. Beispielsweise können Sie den Bericht mithilfe einer e-Mail-Nachricht senden oder den Bericht in unterschiedlichen Formaten wie einer Access-Momentaufnahme oder einer PDF-Datei speichern, um ihn einer Webseite oder einer SharePoint-Website hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter

Beispielformular

Nachdem Ihre Daten in Access vorhanden sind, können Sie die vielen Tools zur Formularerstellung und-Anpassung nutzen. Möchten Sie ein Formular mit nur wenigen Mausklicks erstellen? Verwenden Sie den Formular-Assistenten. Sie möchten das Formularlayout in Echtzeit mit Livedaten entwerfen und ändern, Datenblöcke verschieben und ändern, Felder hinzufügen und entfernen und die Änderungen sofort sehen, während Sie Sie erstellen? Verwenden Sie die Layoutansicht. Sie möchten Befehlsschaltflächen, Listenfelder, Kombinationsfelder, Optionsgruppen, Bilder, Eingabemasken, Diagramme, Hyperlinks und professionell aussehende Stile ganz eigenständig hinzufügen? Verwenden Sie die vielen Steuerelement-Assistenten und-Galerien in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf des Menübands. Mithilfe von Access können Sie ganz einfach einfache Formulare, Formulare mit Registerkarten, Endlosformulare, Popupformulare, modale Dialogfelder und Unterformulare erstellen.

In Access können Sie ganz einfach ein geteiltes Formular erstellen, das eine synchronisierte Datenblatt-und Formularansicht anzeigt, sodass Sie beide optimal nutzen können. Nachdem Sie ein poliertes Formular erstellt haben, können Sie mithilfe der Standardnavigationsschaltflächen und des Suchfelds am unteren Rand des Formulars einfach scrollen, Filtern und sogar die Daten hinter dem Formular durchsuchen.

Geteiltes Formular

Weitere Informationen finden Sie unter

AutoFilter

Unabhängig davon, welches Produkt Sie verwenden, Filtern Sie Daten so, dass Sie mit einer Teilmenge von Daten arbeiten, und sortieren Sie die Daten, um Sie so zu sortieren, wie Sie es wünschen. In Access können Excel-Benutzerdaten in einer Datenblattansicht Filtern und sortieren, ohne eine vollständig neue Benutzeroberfläche neu erlernen zu müssen. Die Symbole, Befehlsmenüs, Befehle, Kriterien und Dialogfelder sind sehr ähnlich, ganz gleich, ob Sie mit Text, Zahlen, Datumsangaben oder Leerzeichen arbeiten. Sie können die Filter und Sortierungen sogar zusammen mit der Datenblattansicht speichern.

Sie können eine Abfrage in Access erstellen und nicht einmal wissen, wofür SQL steht. Mit vier Abfrage-Assistenten können Sie einfache Abfragen erstellen, Duplikate suchen, nicht übereinstimmende Datensätze suchen und Kreuztabellenabfragen erstellen. Sie müssen nicht einmal eine Abfrage erstellen. Filtern und sortieren Sie die Daten einfach so, wie Sie aussehen sollen, und speichern Sie Sie mit einem Datenblatt.

Kriterien für 'Land/Region'

Weitere Informationen finden Sie unter

Erste Seite des Etiketten-Assistenten

Nun, da ihre Familie gewachsen ist, wurde ihre feiertagskarten Liste plötzlich größer, und Sie müssen viel mehr Geburtstage und Jubiläen im Auge behalten. Kein Problem. Sie können eine Access-Tabelle oder-Abfrage als Datenquelle für den Seriendruck verwenden und einen Seriendruck Vorgang mit dem Word-Seriendruck-Assistenten für Briefe, Karten, e-Mail-Nachrichten und Umschläge erstellen. Wenn Sie nur Adressetiketten erstellen müssen, verwenden Sie den Etiketten-Assistenten in Access, um Ihre Etiketten aus einem von Ihnen erstellten Bericht zu erstellen und zu drucken. Sie können sogar automatisch einen Strichcode Hinzufügen, der jeder Kundenadresse entspricht.

Weitere Informationen finden Sie unter

Access und Excel bieten Befehle zum Herstellen einer Verbindung mit Daten in SharePoint-Listen. Excel stellt eine schreibgeschützte (unidirektionale) Verbindung zu verknüpften SharePoint-Listen bereit. in Access können Sie (bidirektionale) Daten in verknüpften SharePoint-Listen lesen und schreiben. Access-und SharePoint-Listen funktionieren sehr gut zusammen. Access-und SharePoint-Datentypen, wie Rich-Text, nur anfügen (um den Versionsverlauf in einem Memofeld zu unterstützen), Anlagen, AutoWert, Nachschlagevorgänge und mehrwertige Felder, sorgen für eine reibungslose Integration und nur wenige, wenn überhaupt, Dateninkonsistenzen.

Nachdem Sie Ihre SharePoint-Listendaten in einer Access-Datenbank verknüpft haben, können Sie sogar die SharePoint-Listendaten in einer lokalen Access-Datenbank offline schalten, mit den Daten lokal arbeiten und dann erneut eine Verbindung mit der SharePoint-Website herstellen, um alle Änderungen hochzuladen. Alle in Konflikt stehenden Datenänderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen werden, werden von einem Konflikt Lösungs Assistenten verarbeitet. Die in Access erstellten Formulare und Berichte basieren auf denselben Daten, jedoch mit SharePoint-Listen verknüpft.

Excel bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

Datenbezogene Integrationspunkte von Excel

1. Einmaliges Importieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste oder Exportieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste, um eine permanente, einseitige Datenverbindung zu erstellen.

2. Verwenden der permanenten, einseitigen Datenverbindung zum Aktualisieren von Daten in einem Excel-Tabellenblatt aus der SharePoint-Liste.

3. Veröffentlichen von Excel-Arbeitsmappen in Excel Services und Anzeigen von und interagieren mit Daten mithilfe des Excel Web Access-Webparts auf einer Webpartseite.

4. importieren (verbinden) von Daten in eine Excel-Arbeitsmappe von OLAP-Servern, SQL Server-und Access-Datenbanken sowie Flatfiles.

Access bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

1. Einmaliges Importieren oder Exportieren von Daten zwischen Access-Ansichten und einer SharePoint-Liste.

2. verknüpfen Sie Daten zwischen Access-Tabellen und einer SharePoint-Liste, indem Sie eine dauerhafte bidirektionale Verbindung erstellen. (aktualisierte Listendaten können in einer Access-Tabelle angezeigt werden; aktualisierte Access-Tabellendaten können in einer Liste angezeigt werden.)

3. Offlineschalten von Daten, Aktualisieren in Access, erneutes Onlineschalten, Synchronisieren von Aktualisierungen und Lösen von Konflikten.

4. Anzeigen und Bearbeiten von Listendaten in Access-Datenblatt-, -Formular- und Berichtsansichten.

Weitere Informationen finden Sie unter

Sie können sehr anspruchsvolle Desktopdaten Bankanwendungen erstellen, ohne jemals eine Zeile VBA-Code schreiben zu müssen. Jedes Access-Objekt verfügt über einen umfangreichen Satz von Eigenschaften und Ereignissen, auf die von einem Eigenschaftenblatt aus leicht zugegriffen werden kann, um die Anpassung Ihrer Lösung zu erleichtern. Jedes Objekt verfügt über detaillierte Designer, die alle verfügbaren Features offen legen. Weitere Datenbankvorlagen sind in Office Online verfügbar. Mithilfe von Feld-und Tabellenvorlagen können Sie neue Tabellen schnell erstellen und anpassen. Sie können eine neue Datenbank mit integrierten Datenbankentwurfstools ganz neu entwerfen.

Access-Makros verwenden eine deklarative Umgebung, für die kein VBA-Code geschrieben werden muss, sodass Sie kein Entwickler sein müssen. Jede Makroaktion führt eine Aufgabe aus, beispielsweise das Öffnen eines Formulars, das Ausführen einer Abfrage, das Suchen nach Datensätzen oder das Anzeigen einer Nachricht. Sie können Makros in jedes Ereignis eines Berichts, Formulars oder Steuerelements einbetten. Die meisten Makros verfügen über Argumente, und Sie können Ihnen Bedingungslogik hinzufügen, damit Sie die gewünschten Aufgaben ausführen können. Sie können sogar Variablen definieren und eine Fehlerüberprüfung durchführen, ohne VBA-Code zu schreiben.

Entwerfen Sie einen Prototyp, und führen Sie ihn von der IT-Abteilung aus. Erstellen Sie eine Lösung für Ihr Team, wenn Sie Sie so schnell wie möglich benötigen, und machen Sie das mit einem einfachen Personal. Behalten Sie die Nachverfolgung von Tickets, die für einen Unternehmenspartner verkauft werden, die Nachverfolgung der Haltbarkeitsdauer von Fertigungsmaterialien oder das Drucken von Akzeptanz Tags für Teile bei. Nachverfolgung von Aufgaben, Problemen und Lieferumfang in Teamprojekten Erstellen Sie eine Sales Pipeline-Datenbank, um potenzielle Umsätze innerhalb einer kleinen Gruppe von Vertriebsmitarbeitern zu überwachen.

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