Die zehn wichtigsten Gründe für die Verwendung von Access in Excel

Sollten Sie bei Verwendung der Office-Produktfamilie Excel verwenden oder Access zum Verwalten Ihrer tabellarischen Daten verwenden? Ein Begleitartikel, in dem Access oder Excel zum Verwalten Ihrer Daten verwendetwerden, beschreibt die Vorteile der einzelnen Produkte und die Ergebnisse, die Sie in die Tabelle einbringen. Aber warum sollten Sie zwischen den einen oder anderen wählen? Wenn Sie Ihre Daten in Access speichern und von Excel aus eine Verbindung dazu herstellen, erhalten Sie die Vorteile beider. Hier sind zehn Gründe, warum die Verwendung von Excel und Access zusammen sehr sinnvoll ist.

Obwohl Excel keine Datenbank ist, wird es häufig zum Speichern von Daten verwendet, und es wird häufig verwendet, um einfache Datenbankprobleme zu lösen. Excel ist jedoch eine flache Datei Datenbank und keine relationale Datenbank. Wenn einfache Tabellen in mehrere Tabellen mit verwandten Daten weiterentwickelt werden müssen, ist Access die erste Wahl für Information Worker, um schnell eine Datenbankanwendung zu erstellen. Access war seit jeher eine hervorragende "Daten Landungs Plattform" zum Sammeln und Konsolidieren von unterschiedlichen Daten im gesamten Unternehmen, von denen viele in Excel-Arbeitsmappen Leben. Sobald Ihre Daten in Access sind, können Sie weitere Tabellen hinzufügen und ihnen beitreten, Abfragen (oder Ansichten Ihrer Daten) erstellen, die Daten strukturieren und Datentypen definieren, um die Datenintegrität zu gewährleisten, Daten für viele Benutzer freizugeben und zu aktualisieren sowie leistungsstarke Berichte und Formulare zu erstellen.

Anders als in Excels einfacher Kalkulationstabelle ist Access unterschiedlich strukturiert, und es gibt mehrere zusammenhängende Objekte, die anfangs vielleicht entmutigend erscheinen. Sie müssen aber kein Experte sein, um Access verwenden zu können. Access ist für alle Arten von Benutzern konzipiert, und Sie können es nur so weit wie möglich übernehmen.

Ziehen Sie den Zugriff auf eine Ebene gleichzeitig zurück.

Zugriffsebenen

1. verwenden Sie Access auf drei Arten: als gelegentlicher Benutzer, als Power-User oder als Entwickler.

2. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte basieren auf einander und bilden das Herzstück einer Datenbankanwendung.

3. gelegentliche Benutzer verfügen über Assistenten, Eigenschafts Ersteller, die Office Fluent-Benutzeroberfläche und Excel-ähnliche Features, um schnell eine Aufgabe erledigen zu können.

4. Power-Benutzer verfügen über Makros, den Eigenschaftenbereich, Ausdrücke und Datenbankentwurfstools, um tiefer zu forschen und mehr zu tun.

5. Entwickler können mit Modulen arbeiten und VBA-Code entwickeln, um benutzerdefinierte Datenbanklösungen zu erstellen und Runtime-Anwendungen bereitzustellen.

Excel-Daten in Access kopieren

Eine gute Möglichkeit, die ersten Schritte zu Unternehmen, besteht darin, Daten aus Excel in Access zu kopieren. Sie können eine Access-Tabelle erstellen und in der Datenblattansicht anzeigen, die einem Excel-Arbeitsblatt ähnlich ist. Sie können allgemeine Tabellen Erstellungsaufgaben wie das Definieren eines Datentyps, eines Feldnamens oder eines neuen Felds direkt in der Datenblattansicht ausführen. Wenn Sie in ein leeres Feld beispielsweise ein Datum eingeben, legt Access den Datentyp für dieses Feld auf "Datum/Uhrzeit" fest. Wenn Sie Text wie einen Namen eingeben, wendet Access den Datentyp "Text" auf das Feld an. Wenn Sie ein Feld verschieben möchten, klicken Sie einfach darauf, und ziehen Sie es.

Wenn Sie Daten aus Excel kopieren und in Access einfügen, müssen Sie nicht einmal zuerst eine Tabelle erstellen oder eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen. Access fragt Sie automatisch, ob Ihre Daten über Kopfzeilen verfügen, macht Vermutungen bei der Verwendung des richtigen Datentyps und erstellt eine Access-Tabelle. Einfacher geht es nicht.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen eines leeren Datenblatts.

Excel-Daten mit Access verknüpfen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Vorteile von Excel und Access abzuleiten, besteht darin, ein Excel-Arbeitsblatt mit einer Access-Tabelle zu verknüpfen. Verwenden Sie einen zugriffslink, wenn Sie beabsichtigen, die Daten in Excel beizubehalten, aber auch einige der vielen Access-Features wie Berichterstellung und Abfrageregel mäßig zu nutzen. Sie verknüpfen Daten aus Access und nicht aus Excel.

Access unterstützt zwei grundlegend unterschiedliche Methoden zum Erstellen von Datenbanktabellen. Benutzer können neue systemeigene Tabellen erstellen, um die Daten in einer Access-Datenbank zu speichern, oder Sie können Links zu vorhandenen Daten außerhalb der Access-Datenbank erstellen. Daten in verknüpften Tabellen werden wie systemeigene Tabellen auf viele Arten angezeigt und Verhalten sich so. Der Assistent für verknüpfte Tabellen-Manager hilft Ihnen beim Nachverfolgen, suchen und Aktualisieren des Excel-Arbeitsblatts oder einer anderen Datenquelle, wenn es verschoben wird und der Link unterbrochen wird.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Excel-Daten verknüpft ist. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, nehmen Sie die Änderungen in Excel vor, und aktualisieren (oder Re-Query) Sie die Daten in der Access-Tabelle. Sie können den Inhalt der Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Ihre Daten mit Excel verknüpft sind, können Sie in Access Berichte, Abfragen und schreibgeschützte Formulare erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Wichtige Daten von Excel nach Access

Wenn Sie sich entschließen, das Datenkabel zu schneiden, können Sie die Daten nach Excel verschieben, indem Sie die Daten in Access importieren. Beachten Sie, dass der Word- Import zwei unterschiedliche Bedeutungen zwischen Excel und Access hat. Wenn Sie in Excel importieren (oder eine Verbindung herstellen), stellen Sie eine dauerhafte Verbindung zu Daten her, die aktualisiert werden können. Wenn Sie in Access importieren, können Sie Daten nur einmal, aber ohne permanente Datenverbindung in Access einbringen. Wenn Sie Daten importieren, speichert Access die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne die Daten in Excel zu ändern. In Access können Sie alle oder alle Arbeitsblätter in einer Excel-Arbeitsmappe in einem Vorgang importieren.

Der Import-Assistent führt Sie durch die Importschritte und hilft Ihnen dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen, ob Datentypen geändert und Kopfzeilen hinzugefügt werden sollen. Wenn beim Importieren der Datenfehler auftreten, werden Sie von Access benachrichtigt, und die Fehler werden in einer Tabelle gespeichert, sodass Sie Sie schnell finden und korrigieren können. Es kann beispielsweise eine alphanumerische Postleitzahl geben, die tief in einer Spalte, die Sie für alle Zahlen hielten, verborgen war, oder eine doppelte ID für ein Primärschlüsselfeld gefunden wurde. Sie können entweder die Änderungen in der Excel-Arbeitsmappe vornehmen und die Daten erneut importieren oder die Änderungen in der neuen Access-Tabelle vornehmen. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, können Sie die von Ihnen verwendeten Schritte speichern und sogar eine Outlook-Aufgabe erstellen, um Sie daran zu erinnern, wann der Importvorgang in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden soll.

Nachdem die Daten importiert wurden, ist Sie jetzt für Access nativ, und Sie können Datenblätter und Formulare verwenden, um die Daten hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen. Nachdem Sie die Daten importiert haben, können Sie entscheiden, ob Sie die Daten aus Excel löschen möchten. In der Regel ist es ratsam, nur einen Speicherort für die Datenaktualisierung zu haben.

Hinweis: Beim Importieren von Daten aus Excel in Access werden keine Formeln, sondern nur die Ergebnisse dieser Formeln importiert.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Verbindung mit Access-Daten aus Excel heraus herstellen

Sie können Access-Daten auch wieder mit Excel verbinden. Erstellen Sie dazu eine Verbindung in Excel, die häufig in einer Office-Datenverbindungsdatei (ODC) gespeichert ist, in der Access-Datenbank, und rufen Sie alle Daten aus einer Tabelle oder Abfrage ab. Nachdem Sie eine Verbindung mit den Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen auch automatisch aus der ursprünglichen Access-Datenbank aktualisieren (oder aktualisieren), sobald die Datenbank mit neuen Informationen aktualisiert wird.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Mitarbeiterbericht mit tabellarischem Layout

Sobald Ihre Daten in Access zur Verfügung stehen, können Sie die hervorragende Auswahl an Tools zum Erstellen und Anpassen von Berichten nutzen. Möchten Sie einen Bericht mit nur wenigen Mausklicks erstellen? Verwenden Sie den Berichts-Assistenten. Sie möchten das Berichtslayout in Echtzeit mit Livedaten entwerfen und ändern, Datenblöcke verschieben und ändern, Felder hinzufügen und entfernen und die Änderungen sofort sehen, während Sie Sie erstellen? Verwenden der Layoutansicht Möchten Sie mit dem Bericht interagieren, um Livedaten zu durchsuchen, zu filtern und zu sortieren? Verwenden Sie die Berichtsansicht. Möchten Sie Befehlsschaltflächen, Seitenzahlen, Bilder, Hyperlinks und professionell aussehende Formatvorlagen hinzufügen? Verwenden Sie die zahlreichen Steuerelement-Assistenten und-Kataloge in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf des Menübands. Mithilfe von Access können Sie einfache Berichte, Gruppen-und Zusammenfassungsberichte, Adressetiketten, grafische Berichte und Unterberichte erstellen.

Nachdem der Bericht erstellt wurde, verwenden Sie Access, um den Bericht elektronisch zu verteilen. So können Sie beispielsweise den Bericht mithilfe einer e-Mail-Nachricht senden oder den Bericht in verschiedenen Formaten wie einem Access-Schnappschuss oder einer PDF-Datei speichern, um ihn einer Webseite oder einer SharePoint-Website hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Beispielformular

Sobald Ihre Daten in Access zur Verfügung stehen, können Sie die vielen Tools zum Erstellen und Anpassen von Formularen nutzen. Möchten Sie ein Formular mit nur wenigen Mausklicks erstellen? Verwenden des Formular-Assistenten Möchten Sie das Formularlayout in Echtzeit mit Livedaten entwerfen und ändern, Datenblöcke verschieben und ändern, Felder hinzufügen und entfernen und die Änderungen sofort anzeigen, während Sie Sie erstellen? Verwenden der Layoutansicht Möchten Sie Befehlsschaltflächen, Listenfelder, Kombinationsfelder, Optionsgruppen, Bilder, Eingabeformate, Diagramme, Hyperlinks und professionell aussehende Formatvorlagen hinzufügen? Verwenden Sie die zahlreichen Steuerelement-Assistenten und-Kataloge in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf des Menübands. Mithilfe von Access können Sie einfache Formulare, Formulare mit Registerkarten, Endlosformulare, Popupformulare, modale Dialogfelder und Unterformulare problemlos erstellen.

In Access können Sie ganz einfach ein geteiltes Formular erstellen, in dem eine synchronisierte Datenblatt-und Formularansicht angezeigt wird, damit Sie das Beste aus beiden abrufen können. Nachdem Sie ein poliertes Formular erstellt haben, können Sie mithilfe der Standardnavigationsschaltflächen und des Suchfelds am unteren Rand des Formulars einfach einen Bildlauf durchführen, die Daten hinter dem Formular Filtern und sogar durchsuchen.

Geteiltes Formular

Weitere Informationen finden Sie unter:

AutoFilter

Je nachdem, welches Produkt Sie verwenden, Filtern Sie Daten so, dass Sie mit einer Teilmenge der Daten arbeiten, und Sie sortieren Daten, um Sie so zu sortieren, wie Sie es wünschen. In Access können Excel-Benutzerdaten in einer Datenblattansicht Filtern und sortieren, ohne eine völlig neue Benutzeroberfläche neu erlernen zu müssen. Die Symbole, Befehlsmenüs, Befehle, Kriterien und Dialogfelder sind sehr ähnlich, ganz gleich, ob Sie mit Text, Zahlen, Datumsangaben oder Leerzeichen arbeiten. Sie können sogar die Filter und Sortierungen zusammen mit der Datenblattansicht speichern.

Sie können in Access eine Abfrage erstellen und nicht einmal wissen, wofür SQL steht. Vier Abfrage-Assistenten unterstützen Sie beim Erstellen einfacher Abfragen, Suchen von Duplikaten, suchen nach nicht übereinstimmenden Datensätzen und Erstellen von Kreuztabellenabfragen. Sie müssen nicht einmal eine Abfrage erstellen. Filtern und sortieren Sie die Daten einfach so, wie Sie aussehen sollen, und speichern Sie Sie mit einem Datenblatt.

Kriterien für 'Land/Region'

Weitere Informationen finden Sie unter:

Erste Seite des Etiketten-Assistenten

Nun, da ihre Familie gewachsen ist, wurde ihre feiertagskarten Liste plötzlich größer, und Sie müssen viel mehr Geburtstage und Jubiläen im Auge behalten. Kein Problem. Sie können eine Access-Tabelle oder-Abfrage als Datenquelle für den Seriendruck verwenden und einen Seriendruck Vorgang mithilfe des Word-Seriendruck-Assistenten für Briefe, Karten, e-Mail-Nachrichten und Umschläge erstellen. Wenn Sie nur Adressetiketten erstellen müssen, verwenden Sie den Etiketten-Assistenten in Access, um Ihre Etiketten in einem von Ihnen erstellten Bericht zu erstellen und zu drucken. Sie können sogar automatisch einen Strichcode Hinzufügen, der jeder Kundenadresse entspricht.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Access und Excel bieten Befehle zum Herstellen einer Verbindung mit Daten in SharePoint-Listen. Excel bietet eine schreibgeschützte (unidirektionale) Verbindung mit verknüpften SharePoint-Listen. in Access können Sie (bidirektionale) Daten in verknüpften SharePoint-Listen lesen und schreiben. Access-und SharePoint-Listen funktionieren sehr gut zusammen. Access-und SharePoint-Datentypen, wie Rich-Text, nur anfügen (zur Unterstützung des Tracking-Überarbeitungsverlaufs in einem Memofeld), Anlagen, AutoWert-, Nachschlage-und mehrwertige Felder, sorgen für eine reibungslose Integration und nur wenige, wenn überhaupt, Dateninkonsistenzen.

Nachdem Sie Ihre SharePoint-Listendaten in einer Access-Datenbank verknüpft haben, können Sie sogar die SharePoint-Listendaten in einer lokalen Access-Datenbank offline schalten, mit den Daten lokal arbeiten und dann erneut eine Verbindung mit der SharePoint-Website herstellen, um alle Änderungen hochzuladen. Alle in Konflikt stehenden Datenänderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen wurden, werden von einem Konflikt Lösungs-Assistenten verarbeitet. Die in Access erstellten Formulare und Berichte basieren auf denselben Daten, sind aber mit SharePoint-Listen verknüpft.

Excel bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

Datenbezogene Integrationspunkte von Excel

1. Einmaliges Importieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste oder Exportieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste, um eine permanente, einseitige Datenverbindung zu erstellen.

2. Verwenden der permanenten, einseitigen Datenverbindung zum Aktualisieren von Daten in einem Excel-Tabellenblatt aus der SharePoint-Liste.

3. Veröffentlichen von Excel-Arbeitsmappen in Excel Services und anzeigen und interagieren mit Daten mithilfe des Excel Web Access-Webparts auf einer Webpartseite.

4. importieren (verbinden) Sie Daten in eine Excel-Arbeitsmappe von OLAP-Servern, SQL Server-und Access-Datenbanken sowie Flatfiles.

Access bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

1. Einmaliges Importieren oder Exportieren von Daten zwischen Access-Ansichten und einer SharePoint-Liste.

2. verknüpfen Sie Daten zwischen Access-Tabellen und einer SharePoint-Liste, indem Sie eine permanente bidirektionale Verbindung erstellen. (Aktualisierte Listendaten können in einer Access-Tabelle angezeigt werden; aktualisierte Access-Tabellendaten können in einer Liste angezeigt werden.)

3. Offlineschalten von Daten, Aktualisieren in Access, erneutes Onlineschalten, Synchronisieren von Aktualisierungen und Lösen von Konflikten.

4. Anzeigen und Bearbeiten von Listendaten in Access-Datenblatt-, -Formular- und Berichtsansichten.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Sie können recht anspruchsvolle Desktop-Datenbankanwendungen erstellen, ohne jemals eine Zeile VBA-Code schreiben zu müssen. Jedes Access-Objekt verfügt über einen umfangreichen Satz von Eigenschaften und Ereignissen, auf die Sie über ein Eigenschaftenfenster problemlos zugreifen können, damit Sie Ihre Lösung anpassen können. Jedes Objekt verfügt über detaillierte Designer, die alle verfügbaren Features offen legen. Weitere Datenbankvorlagen sind auf Office Online verfügbar. Mithilfe von Feld-und Tabellenvorlagen können Sie neue Tabellen schnell erstellen und anpassen. Mit integrierten Datenbankentwurfstools können Sie eine neue Datenbank ganz neu entwerfen.

Access-Makros verwenden eine deklarative Umgebung, für die kein VBA-Code geschrieben werden muss, sodass Sie kein Entwickler sein müssen. Jede Makroaktion führt eine Aufgabe aus, beispielsweise das Öffnen eines Formulars, das Ausführen einer Abfrage, das Suchen nach Datensätzen oder das Anzeigen einer Nachricht. Sie können Makros in jedem Fall eines Berichts, Formulars oder Steuerelements einbetten. Die meisten Makros verfügen über Argumente, und Sie können Ihnen eine bedingte Logik hinzufügen, damit Sie die gewünschten Aufgaben ausführen können. Sie können sogar Variablen definieren und die Fehlerüberprüfung erneut ausführen, ohne VBA-Code zu schreiben.

Entwerfen Sie einen Prototyp, und führen Sie ihn von der IT-Abteilung aus. Erstellen Sie eine Lösung für Ihr Team, wenn Sie Sie so schnell wie möglich benötigen, und führen Sie Sie auf einem Schnürsenkel mit einem blanken Bones-Personal aus. Verfolgen Sie die für einen Unternehmenspartner verkauften Tickets, verfolgen Sie die Haltbarkeitsdauer von Fertigungsmaterialien, oder Drucken Sie Akzeptanz Kategorien für Teile. Nachvollziehen von Aufgaben, Problemen und Lieferumfang in Teamprojekten Erstellen Sie eine Sales Pipeline-Datenbank, um potenzielle Umsätze innerhalb einer kleinen Gruppe von Vertriebsmitarbeitern zu überwachen.

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