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Es ist sinnvoll, mit der Planung zu beginnen, bevor Sie Microsoft Project öffnen. Verwenden Sie zum Erfassen der frühen Ideen zu den Projektzielen eine Anwendung wie Word, Excel, OneNote oder Outlook. Nachdem alle Ihren Ideen zugestimmt haben, können Sie in das Planen Ihres Projektplans mit Project einsteigen. Weitere Artikel, die Grundlagen zum Projektmanagement vermitteln, finden Sie im Projektwegweiser. |
Tipps zur Projektverwaltung, bevor Sie beginnen. . .
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Vergewissern Sie sich, dass Sie ein Projekt erstellt haben Stellen Sie sicher, dass das, was Sie geplant haben, wirklich ein Projekt ist. Ein Projekt weist drei Merkmale auf:
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Es ist temporär und eindeutig Der Bau einer Fahrzeugfabrik ist ein Projekt, da es sich um eine einmalige Aktivität handelt. Die Fertigung von Fahrzeugen in der Fabrik ist hingegen eine ständig fortgesetzte Reihung von Aktivitäten und daher kein Projekt.
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Es verfügt über klar definierte Ergebnisse. Ein Projekt erhält Fokus und Zweck durch die zu liefernden Leistungen. Die Projektbeteiligten werden nicht das Gefühl haben, dass ihre Projektinvestitionen rentabel sind, wenn die Projektleistungen nicht klar festgelegt sind.
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Es hat einen Anfang und ein Ende Ohne einen Projektendtermin werden sich Projektbeteiligte und Geldgeber nicht am Ergebnis und den Vorzügen des Projekts, die durch ihre Investitionen ermöglicht wurden, erfreuen.
Die hier aufgeführten Beispiele helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie an einem Projekt arbeiten.
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Aktivitäten, die keine Projekte darstellen |
Eindeutig definierte Projekte |
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Herstellen von Kraftfahrzeugen |
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Verringern des durch Mitbewerber induzierten Risikos |
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Identifizieren von Projekteinschränkungen Einschränkungen sind Faktoren, die die Optionen des Projektmanagers beim Entwerfen und Verwalten eines Projekts beschränken. Die meisten Projekte weisen drei Einschränkungen auf:
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Zeitliche Befristung Die Gesamtdauer des Projekts wird normalerweise durch die Endtermine für die wichtigsten Projektleistungen bestimmt.
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Beschränkte Personal- und weitere Ressourcen Projektmanagern steht normalerweise nur eine eingeschränkte Anzahl von Personen für die Arbeit an einem Projekt und ein beschränktes Budget zur Verfügung.
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Geringer Umfang Ein Projekt ist normalerweise durch die Menge der vom Team zu leistenden Arbeit eingeschränkt. Wenn für das Projekt zu viele Projektleistungen oder Features festgelegt sind, steht möglicherweise nicht genügend Zeit im Projektplan zur Verfügung, um alle abzuschließen.
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Eine Änderung an einer Einschränkung wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben. Beispielsweise zwingt das Herabsetzen der Projektdauer die Projektmanager, Entscheidungen zur Anzahl der für das Fertigstellen der Projektleistungen erforderlichen Anzahl von Arbeitern zu treffen. Wenn nicht genügend Arbeitskräfte verfügbar sind, kann ein Verkürzen des Projekts andere Kompromisse erforderlich machen, wie etwa ein Verringern des Projektumfangs.
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Frühe Identifizierung der Projektbeteiligten Nichts beeinträchtigt ein Projekt stärker als das Versäumnis, die kritischen Projektbeteiligten und die optimalen Kommunikationsverfahren mit ihnen zu erkennen. Wenn Sie es versäumen, einen kritischen Projektbeteiligten nach dem Beginn eines Projekts zu identifizieren, kann das Projekt mit kreischenden Bremsen zum Halten kommen oder das Budget überschreiten, weil unerwartet neue Projektzielsetzungen und Verfahren vorgeschlagen werden.
Schritt 1: Erfassen früher Ideen
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Skizzieren Sie Notizen in OneNote, während Sie über Ihr Projekt und seine Ziele nachdenken. Ihre Notizen können E-Mails, Verknüpfungen mit anderen Websites, Videos oder frühe Spezifikationen enthalten. |
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Projekte beginnen manchmal einfach als Listen in Excel. Wenn sie jedoch wachsen, importieren Sie sie in Project, wo Sie Vorgänge viel effizienter strukturieren und planen können. |
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Arbeiten Sie mit frühen Projektspezifikationen mit Microsoft 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall. |
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Arbeiten Sie mit Office für das Web ohne Microsoft 365. Sofern Sie über ein Microsoft-Konto verfügen, können Sie die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote verwenden, um ihre frühen Projektideen festzuhalten. |
Schritt 2: Setzen Sie sich mit den wichtigsten Projektbeteiligten in Verbindung
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Ganz gleich, an welchem Punkt der Projektplanung Sie sich befinden – ein gut präsentierter Bericht hilft Ihnen, die Akzeptanz der Projektleistungen durch die Projektbeteiligten zu gewinnen. |
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Wenn die Projektbeteiligten nicht anwesend sein können, verwenden Sie Onlinebesprechungen, um sich mit ihnen in Verbindung zu setzen. Betrachten Sie gemeinsam PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder OneNote-Notizen, um die frühen Projektpläne zu erörtern. Personen können in ihrem Büro, unterwegs oder auf ihrem mobilen Gerät an Microsoft Teams-Onlinebesprechungen teilnehmen. |
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Wenn Fragen auftreten, während Sie an einem Projektzeitplan arbeiten, chatten Sie online mit ihnen mithilfe von Teams. |
Schritt 3: Beginnen eines Projekts
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Kopieren und Einfügen aus Word, Outlook oder PowerPoint in Project |
Kopieren Sie eine Liste von Vorgängen in Word, Outlook oder PowerPoint, und fügen Sie sie in Project ein, um schnell einen Zeitplan zu starten. Project behält die Gliederungsstruktur und Formatierung bei (nur in Project 2013 und höheren Versionen). |
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Erstellen eines neuen Projekts aus einem anderen Projekt oder einer Vorlage |
Erstellen Sie ein neues Projekt auf der Grundlage einer Vorlage, die bereits mit Vorgängen aus Projekten, die Ihrem ähnlich sind, gefüllt ist. Branchenexperten haben viele solcher Projekte erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. |
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Verschieben Sie eine Vorgangsliste, die in Excel begonnen wurde, nach Project. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten. |
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Importieren einer SharePoint-Vorgangsliste als frühes Projekt |
Projekte beginnen manchmal als Aufgabenlisten in SharePoint für die Freigabe für Personen ohne Project. Sobald diese Aufgabenliste eine bestimmte Größe erreicht hat, übernehmen Sie sie als Vorgangsliste in Project, um die Arbeit dort fortzusetzen. |
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Projektmanagement-Zielsetzung: Erstellen eines neuen Projektplans |
Nachdem Sie Ihr Projekt in Project gestartet haben, können Sie damit beginnen, Aufgaben hinzuzufügen, sie zu organisieren, sie miteinander zu verknüpfen, Personen hinzuzufügen usw. |
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