Datenbankgrundlagen

Inhalt dieses Artikels

• Was ist eine Datenbank?

• Die Komponenten einer Access-Datenbank

Was ist eine Datenbank?

Bei einer Datenbank handelt es sich um ein Tool zum Sammeln und Organisieren von Informationen. In Datenbanken können Informationen zu Personen, Produkten oder beliebigen anderen Komponenten gespeichert werden. Viele Datenbanken sind aus einer Liste hervorgegangen, die ursprünglich in einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Kalkulationstabelle erstellt wurde. Mit wachsendem Umfang der Liste treten nach und nach redundante oder inkonsistente Daten auf. Es wird schwierig, den Überblick über die Daten im Listenformat zu behalten, und es gibt nur begrenzte Möglichkeiten, Daten zu suchen oder Teilmengen der Daten zwecks Überprüfung zu filtern. Sobald diese Probleme auftreten, ist es ratsam, die Daten in eine Datenbank zu übertragen, die in einem Datenbank-Managementsystem (Database Management System, DBMS) wie z. B. Access erstellt wurde.

Eine am Computer erstellte Datenbank ist ein Container, in dem Objekte enthalten sind. Eine Datenbank kann aus einer oder mehreren Tabelle(n) bestehen. Ein Bestandsverwaltungssystem, für das beispielsweise drei Tabellen verwendet werden, besteht nicht aus drei Datenbanken, sondern umfasst eine Datenbank, in der drei Tabellen enthalten sind. Eine Access-Datenbank speichert die Tabellen der Datenbank zusammen mit anderen Objekten, wie z. B. Formularen, Berichten, Makros und Modulen, in einer Datei, sofern nicht ein spezieller Entwurf der Datenbank vorsieht, dass Daten oder Code aus einer anderen Quelle verwendet werden. Datenbanken, die im Access 2007-2016-Format erstellt wurden (das auch von Access für Microsoft 365, Access 2021 und Access 2019 verwendet wird) verfügen über die Dateierweiterung ACCDB, und Datenbanken, die in früheren Access-Formaten erstellt wurden, verfügen über die Dateierweiterung .mdb.

In Access können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Hinzufügen neuer Daten zu einer Datenbank, wenn zum Beispiel ein neues Teil in den Bestand aufgenommen wird

• Bearbeiten vorhandener Daten in der Datenbank, wenn sich zum Beispiel der aktuelle Lagerplatz eines Teils ändert

• Löschen von Informationen, zum Beispiel, wenn ein Teil verkauft oder aus dem Sortiment genommen wurde

• Organisieren und Anzeigen von Daten auf verschiedene Weise

• Gemeinsames Verwenden von Daten mit anderen Benutzern über Berichte, E-Mail-Nachrichten, Intranet oder Internet

Die Komponenten einer Access-Datenbank

Die folgenden Abschnitte stellen kurze Beschreibungen der Komponenten einer typischen Access-Datenbank dar.

Tabellen

Eine Datenbanktabelle ist ähnlich wie eine Tabellenkalkulation aufgebaut, das heißt, Daten werden in Zeilen und Spalten gespeichert. Somit ist der Import einer Tabellenkalkulation in eine Datenbanktabelle in der Regel problemlos möglich. Der Hauptunterschied beim Speichern von Daten in einer Tabellenkalkulation und in einer Datenbank besteht in der Art und Weise, wie die Daten organisiert werden.

Um Datenbanken so flexibel wie möglich zu gestalten, müssen die Daten in Tabellen so organisiert werden, dass die Datenbank keine redundanten Daten enthält. Wenn Sie beispielsweise Informationen zu Mitarbeitern speichern, sollte jeder Mitarbeiter nur einmal in eine Tabelle eingegeben werden müssen, die zum Speichern von Mitarbeiterdaten eingerichtet wird. Daten über Produkte werden in einer separaten Tabelle gespeichert, und Daten über Filialbüros sind in einer weiteren Tabelle enthalten. Dieser Vorgang wird als Normalisierung bezeichnet.

Jede Zeile in einer Tabelle wird als Datensatz bezeichnet. Datensätze sind der Ort, an dem die einzelnen Informationen gespeichert werden. Jeder Datensatz besteht aus einem oder mehreren Feldern. Felder entsprechen den Spalten in der Tabelle. Beispielsweise können Sie über eine Tabelle mit dem Namen "Employees" verfügen, in der jeder Datensatz (Zeile) Informationen zu einem anderen Mitarbeiter enthält und jedes Feld (Spalte) einen anderen Informationstyp enthält, z. B. Vorname, Nachname, Adresse usw. Felder müssen als bestimmter Datentyp festgelegt werden, unabhängig davon, ob es sich um Text, Datum oder Uhrzeit, Zahl oder einen anderen Typ handelt.

Eine weitere Möglichkeit zum Beschreiben von Datensätzen und Feldern besteht darin, den alten Karte Katalog einer Bibliothek zu visualisieren. Jede Karte in der Ablage entspricht einem Datensatz in der Datenbank. Jede Information zu einem einzelnen Karte (Autor, Titel usw.) entspricht einem Feld in der Datenbank.

Weitere Informationen zu Tabellen finden Sie im Artikel Einführung in Tabellen.

Formulare

Formulare ermöglichen Ihnen das Erstellen einer Benutzeroberfläche, auf der Sie Ihre Daten eingeben und bearbeiten können. Formulare enthalten oftmals Befehlsschaltflächen und andere Steuerelemente, mit denen verschiedene Aufgaben ausgeführt werden können. Sie können auch Datenbanken ohne Formulare erstellen und Ihre Daten einfach in den Tabellendatenblättern bearbeiten. Die meisten Datenbankbenutzer bevorzugen jedoch die Verwendung von Formularen zum Anzeigen, Eingeben und Bearbeiten von Daten in den Tabellen.

Sie können Befehlsschaltflächen programmieren, um zu bestimmen, welche Daten im Formular angezeigt werden, andere Formulare oder Berichte zu öffnen oder eine Vielzahl anderer Aufgaben auszuführen. Beispielsweise können Sie über ein Formular namens "Kundenformular" verfügen, in dem Sie mit Kundendaten arbeiten. Das Kundenformular verfügt möglicherweise über eine Schaltfläche, mit der ein Bestellformular geöffnet wird, über das Sie eine neue Bestellung für diesen Kunden eingeben können.

Formulare können auch verwendet werden, um die Interaktion zwischen Benutzern und Datenbankdaten zu steuern. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, ein Formular zu erstellen, in dem nur bestimmte Felder angezeigt werden und nur bestimmte Vorgänge zulässig sind. Auf diese Weise können Sie Daten schützen und Fehler bei der Eingabe von Daten ausschließen.

Weitere Informationen zu Formularen finden Sie im Artikel Einführung in Formulare.

Berichte

Berichte werden zum Formatieren, Zusammenfassen und Darstellen von Daten verwendet. Ein Bericht ist in der Regel die Antwort auf eine bestimmte Frage, z. B. "Wie viel Geld haben wir von jedem einzelnen Kunden dieses Jahr erhalten?" oder "In welchen Städten sind unsere Kunden ansässig?". Jeder Bericht kann formatiert werden, um die Informationen so darzustellen, wie sie am Besten zu lesen sind.

Ein Bericht kann jederzeit ausgeführt werden und spiegelt die aktuellen Daten in der Datenbank wider. Berichte werden in der Regel für den Ausdruck formatiert, können aber auch auf dem Bildschirm angezeigt, in ein anderes Programm exportiert oder als Anlage in einer E-Mail-Nachricht versendet werden.

Weitere Informationen zu Berichten finden Sie im Artikel Einführung in Berichte in Access.

Abfragen

Abfragen können eine Vielzahl verschiedener Funktionen in einer Datenbank ausführen. Im Allgemeinen werden Abfragen verwendet, um bestimmte Daten aus den Tabellen abzurufen. Die Daten, die Sie einsehen möchten, befinden sich in der Regel in verschiedenen Tabellen, und mit Abfragen können Sie die gewünschten Daten in einem Datenblatt anzeigen. Außerdem können Abfragen verwendet werden, um Kriterien zum Filtern von Daten hinzuzufügen, um nicht alle Datensätze gleichzeitig, sondern nur die gewünschten Datensätze anzuzeigen.

Bestimmte Abfragen können für Aktualisierungen verwendet werden, d. h., Sie können die Daten in den zugrunde liegenden Tabellen über das Abfragedatenblatt bearbeiten. Wenn Sie eine Abfrage für eine Aktualisierung bearbeiten, berücksichtigen Sie, dass die Änderungen nicht nur im Abfragedatenblatt, sondern auch in den Tabellen vorgenommen werden.

Es sind zwei grundlegende Arten von Abfragen verfügbar: Auswahlabfragen und Aktionsabfragen. Über eine Auswahlabfrage werden einfach Daten abgerufen und zur Verwendung bereitgestellt. Sie können die Ergebnisse der Abfrage auf dem Bildschirm anzeigen, ausdrucken oder in die Zwischenablage kopieren. Die Ausgabe der Abfrage kann aber auch als Datensatzquelle für ein Formular oder einen Bericht verwendet werden.

Wie bereits aus der Bezeichnung hervorgeht, führt eine Aktionsabfrage eine Aufgabe in Kombination mit den Daten aus. Aktionsabfragen können zum Erstellen neuer Tabellen, zum Hinzufügen von Daten zu vorhandenen Tabellen oder zum Aktualisieren oder Löschen von Daten verwendet werden.

Weitere Informationen zu Abfragen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.

Makros

Makros in Access könnte man als eine vereinfachte Programmiersprache beschreiben, die verwendet werden kann, um Funktionalität zur Datenbank hinzuzufügen. Sie können beispielsweise ein Makro an eine Befehlsschaltfläche auf einem Formular anfügen, damit das Makro jedes Mal ausgeführt wird, wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche klickt. Makros umfassen Aktionen, die Aufgaben wie das Öffnen eines Berichts, das Ausführen einer Abfrage oder das Schließen der Datenbank durchführen. Die meisten manuell ausgeführten Datenbankvorgänge können mithilfe von Makros automatisiert werden und auf diese Weise große Zeiteinsparungen ermöglichen.

Weitere Informationen zu Makros finden Sie im Artikel Einführung in die Access-Programmierung.

Module

Module, ebenso wie Makros, sind Objekte, die Sie verwenden können, um Funktionalität zu Ihrer Datenbank hinzuzufügen. Während Makros in Access erstellt werden, indem Sie eine Auswahl aus einer Liste der Makroaktionen treffen, werden Module in der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA) geschrieben. Ein Modul besteht aus einer Sammlung von Deklarationen, Anweisungen und Prozeduren, die als eine Einheit gespeichert werden. Bei einem Modul kann es sich um ein Klassenmodul oder dein Standardmodul handeln. Klassenmodule werden Formularen oder Berichten angefügt und enthalten in der Regel Prozeduren, die speziell auf das Formular oder den Bericht ausgelegt sind, dem sie angefügt wurden. Standardmodule enthalten allgemeine Prozeduren, die keinem anderen Objekt zugeordnet sind. Standardmodule werden im Navigationsbereich unter Module aufgelistet, Klassenmodule sind in dieser Liste jedoch nicht enthalten.

Weitere Informationen zu Modulen finden Sie im Artikel Einführung in die Access-Programmierung.

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