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Die Informationen in diesem Artikel führt Sie in das Konzept der Verwendung von das Datenarchiv verwalten und speichern Ihre Einträge. Allgemeine Anleitung Informationen finden Sie in diesem Artikel helfen Ihnen, die Vorteile der Verwendung der Datenarchiv-Websitevorlage zu verstehen. Ausführlichere Informationen zum Erstellen und verwenden das Datenarchiv finden Sie unter den Links unter Siehe auch.
Inhalt dieses Artikels
Übersicht
Das Datenarchiv dient als zentrales Repository, in dem eine Organisation sämtliche Datensätze, z. B. Rechts- oder Finanzdokumente, speichern und verwalten kann. Es unterstützt den gesamten Datensatzverwaltungsprozess, von der Erfassung über die Verwaltung bis hin zur Anordnung von Datensätzen. In der Regel wird eine Datenarchiv-Website vom zuständigen Personal für die Datensatzverwaltung und von den IT-Mitarbeitern in Anlehnung an die Archivierungsanforderungen der Organisation entworfen und konfiguriert.
Hinweis: SharePoint bietet die Möglichkeit zum Verwalten von Datensätzen "an der Stelle." Mit der in-situ-datensatzverwaltung können alle verfügbaren Features in das Datenarchiv, z. B. Erzwingen einer Informationsverwaltungsrichtlinie, routing und halten, Sie Datensätze auf einer Website verwalten. Weitere Informationen zu direkte datensatzverwaltung finden Sie unter den Links unter Siehe auch.
Die Datenarchiv-Websitevorlage ähnelt anderen SharePoint-Websites insofern, als sie als allgemeines Repository für Dokumente dient und die Zusammenarbeit von Websitebenutzern ermöglicht. Bei der Datenarchiv-Websitevorlage handelt es sich jedoch um eine vorkonfigurierte Website, die speziell entworfen wurde, um Organisationen beim Implementieren von Programmen für die Datensatzverwaltung und -aufbewahrung zu unterstützen. Versionsverwaltung, Überwachung, Metadatenverwaltung, eDiscovery und anpassbares Datensatzrouting sind integrierte Features, die Ihnen eine effektivere Verwaltung von Datensätzen ermöglichen.
Features der Datenarchiv-Websitevorlage
Die Datenarchiv-Websitevorlage kombiniert einige Standardfeatures in Microsoft-Lösung für Enterprise Project Management (EPM) verfügbar mit einige zusätzliche spezielle Datensätze Verwaltungsfunktionen die folgenden Funktionen bereitstellt:
Tresor Funktionen Das Datenarchiv verfügt über verschiedene Features, die Ihnen helfen, die Integrität der darin gespeicherten Datensätze sicherzustellen:
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Datensätze werden nicht automatisch vom System geändert. Damit ist sichergestellt, dass Datensätze, die auf die Datenarchiv-Website hochgeladen werden, immer mit den später heruntergeladenen Datensätzen identisch sind.
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Websiteadministratoren können das Datenarchiv so konfigurieren, dass ein direktes Manipulieren von Datensätzen nicht möglich ist. Dazu werden mithilfe der Versionsverwaltung sämtliche Änderungen verfolgt, die am Dokument vorgenommen werden, und es werden bestimmte Arten von Änderungen überwacht.
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Im Datenarchiv können die für die Verwaltung von Datensätzen zuständigen Mitarbeiter Metadaten getrennt von den Metadaten eines Datensatzes hinzufügen und verwalten. Auf diese Weise können die zu Aufgaben der Datensatzverwaltung gehörigen Informationen aktualisiert werden, ohne dass der zugrunde liegende Datensatz geändert wird. Änderungen an Metadaten werden auch per Versionsverwaltung überwacht.
Erzwingen einer Informationsverwaltungsrichtlinie Einige verfügbar Richtlinienfunktionen, die für die Verwaltung von Unterlagen hilfreich sind:
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Überwachung Dieses Feature protokolliert Ereignisse und Vorgänge, die auf Dateien ausgeführt werden. Überwachung ist sinnvoll, Datensatz Whm anzeigen und den Zugriff auf Informationen in das Datenarchiv ist.
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Ablauf Diese Funktion gibt an, wie lange ein Datensatz sein sollte beibehalten und welche Aktion sollte bei der Aufbewahrungszeitraum, z. B. löschen oder die Einleitung eines Anordnung Genehmigungsworkflows endet auftreten. Der Aufbewahrungszeitraum für einen Eintrag in der Regel beginnt, wenn ein Datensatz zunächst an das Datenarchiv gesendet wird.
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Barcodes Dieses Feature ermöglicht jeden Eintrag mit einem eindeutigen Barcodebild und einen numerischen Wert an. Der Wert des Barcodes wird gespeichert und sowie die elektronische Version des Datensatzes indiziert. Barcodes sind nützlich für Aufbewahrung und Nachverfolgen von physischen Datensätzen. Wenn die Datensätze in einer Bibliothek physische Versionen verfügen, Möglichkeit Barcodes, die physischen Versionen mit ihren Gegenstücken elektronischen zu koordinieren.
Datensatz Websitesammlung programmierbaren Benutzeroberflächen Das Datenarchiv unterstützt eine Reihe von Diensten, die die Datensätze Websitesammlung zu erleichtern. Das Datenarchiv programmierbaren Benutzeroberflächen ermöglicht Organisationen, die beide Dokument Management und e-Mail-Systeme um Automatisches Senden von Dateien an das Datenarchiv-Website konfigurieren. Inhalte können mithilfe das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) an das Datenarchiv über einen Webdienst mithilfe der SOAP (Simple Object Access Protocol) oder per E-mail gesendet werden. Sie können auch in Microsoft SharePoint Designer 2010 entworfenen Workflows verwenden, Übermitteln von Datensätzen an das Datenarchiv. Weitere Informationen zum Senden von Datensätzen an das Datenarchiv finden Sie unter den Links unter Siehe auch.
Datensatzrouting Das Datenarchiv enthält, die automatisch eingehende Datensätze weiterleiten können (, ob automatisch oder manuell übermittelt) Inhaltsorganisation an den richtigen Speicherort, basierend auf dem Datensatztyp. Wenn ein Datensatz an das Datenarchiv gesendet wird, ist es häufig zusätzliche Informationen, wie z. B. Audit Verlauf und Metadaten beizufügen. Ein Datensatz Audit Verlauf wird im Datenarchiv als eine XML-Datei gespeichert, und die Metadaten eines Datensatzes werden sowohl in einer XML-Datei als auch in Metadatenspalten auf der Datenarchiv-Website gespeichert. Weitere Informationen zum Konfigurieren und routing Datensätze mithilfe der Inhaltsorganisation, finden Sie unter den Links unter Siehe auch.
Halten Als Teil des sogenannte eDiscovery das Datenarchiv ermöglicht es Organisationen, Datensätze, die unter rechtlich als Teil der Rechtsstreitigkeiten, oder für eine Überwachung oder Prüfung relevant sind, und klicken Sie auf eine Haltebereichliste zu platzieren. Datensätze in einem Haltebereich platziert werden, verhindert keine Ablaufrichtlinien, die möglicherweise in Kraft, und sie auf diese Weise von Beseitigung geschützt werden. Angenommen, wenn bei Rechtsstreitigkeiten, einer Organisation stellen relevante Datensätze, die sie möglicherweise erforderlich, damit Sie auf Naturprodukte halten, stehen diese Datensätze erst nach Abschluss der Rechtsstreitigkeiten. Datensätze können mehrere Warteschleife nacheinander platziert werden. Datensatzverwalter können auch das Datenarchiv für Datensätze suchen, die Warteschleife platziert werden müssen. Weitere Informationen zu eDiscovery finden Sie unter den Links unter Siehe auch.
Beispiel für das Verwalten von Datensätzen mit dem Datenarchiv
Unternehmen, ist häufig zum Generieren und zum Bereitstellen von financial Berichte in regelmäßigen Abständen Steuer Zwecken erforderlich. Jederzeit einem Unternehmen möglicherweise dazu aufgefordert werden, lassen Sie Finanzdaten als Teil eines Prozesses Audit beispielsweise und Finanzdaten muss freigegeben werden und die Anforderung, dass die Daten nicht in keiner Weise geändert werden. Um diese Anforderung zu unterstützen, finanzielle Abteilung des Unternehmens gesucht und leitet die finanzielle Berichte zu einer bestimmten halten Bibliothek innerhalb einer Datenarchiv-Website. Durch Senden von Berichten zu einer Bibliothek halten, verhindert alle vordefinierten Richtlinien, die möglicherweise in Kraft und Zugriff auf diese Berichte ist gesperrt, bis ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit oder bis die erforderlichen Berechtigungen auftritt. Die finanzielle Berichte werden in der Datenarchiv-Website zusammen mit den zugehörigen Audit Verlauf und andere Metadaten gespeichert.
Entwerfen einer Datenarchivwebsite
Beim Entwerfen einer Datenarchivwebsite zum Implementieren eines Datensatzverwaltungsprogramms müssen auf oberster Stufe die folgenden zwei wichtigen Schritte berücksichtigt werden:
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Eine Organisation muss eine Strategie Datensätze zu entwickeln und einer formalen Datensätze für das umfangsmanagement. Dies ist eine gemeinsame Initiative, die Abstimmung zwischen Datensatzverwalter, Compliance Officer, IT-Profis und Information Worker umfasst.
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Eine Organisation muss dann Konfigurieren Sie mindestens eine Datenarchiv-Websites, um deren Plans für die datensatzverwaltung zu implementieren.
In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Elemente der einzelnen Schritte erläutert.
Planen der Datensatzverwaltung
Bevor eine Organisation eine Datenarchivwebsite als Lösung zur Datensatzverwaltung konfiguriert, sollte sie einen formellen Plan für die Strategie der Datensatzverwaltung entwickeln. Dabei hängt es von den einzelnen Organisationen oder Unternehmen ab, welche Elemente ein solcher Plan enthält. Die folgenden Dokumente und Prozesse sind allerdings in den meisten Plänen zur Datensatzverwaltung enthalten:
Dateiarchivplan Ein Dateiarchivplan beschreibt, welche Arten von Dokumenten oder Elementen in einer Organisation als offizielle Geschäftsdatensätze gelten. In dem Plan ist aufgeführt, wo diese Datensätze gespeichert sind und wie die einzelnen Datensatztypen sich voneinander unterscheiden. Der Dateiarchivplan dient als umfassende Sammlung von Richtlinien, Prozessen und Anweisungen zum Erstellen, Speichern und Verwalten von Datensätzen. Ein solcher Plan sollte alle Datensätze enthalten, unabhängig von ihrem Speichermedium, also auch in Papierform vorliegende Dokumente, Blogs, Wikis, E-Mails und elektronische Dateien. In dem Plan sollte angegeben sein, wie die Datensätze klassifiziert, gesichert und endgültig gelöscht werden. Besondere Datensatzkategorien sollten gekennzeichnet sein, z. B. "Vertraulich", "Wichtig", "Geschäftsgeheimnis" oder "Privilegiert". Darüber hinaus sollte in dem Dateiarchivplan auch festgelegt sein, welche Benutzer für die Verwaltung der einzelnen Datensatztypen verantwortlich sind.
Datensatzbibliotheken Datensatzbibliotheken sind im Wesentlichen Dokumentbibliotheken, die von Ihnen erstellt werden, um wichtige Datensätze zu klassifizieren und zu speichern. Sie erstellen für jeden beizubehaltenden Datensatztyp eine Datensatzbibliothek. Datensätze werden basierend auf den in der Inhaltsverwaltung konfigurierten Einstellungen automatisch an die richtige Bibliothek geleitet.
Inhaltstypen Sie erstellen Inhaltstypen, um die Typen von Datensätzen zu definieren, die von der Organisation gespeichert werden müssen, und um die eindeutigen Eigenschaften für jeden Datensatztyp zu identifizieren. Durch die Definition von Inhaltstypen für bestimmte Arten von Datensätzen kann die Organisation sicherstellen, dass alle diese Inhaltsgruppen einheitlich verwaltet werden. Office-Dokumente, PDF- und TIFF-Dateien (gescannte Bilder), E-Mail, Sofortnachrichtenunterhaltungen, Videos und physische Datensätze können alle mit von Ihnen erstellten Inhaltstypen klassifiziert und gespeichert werden. Jeder als "Vertrag" bezeichnete Datensatz wird im Datensatzverwaltungssystem von SharePoint beispielsweise auf dieselbe einheitliche Art und Weise behandelt. Das Verwenden von Inhaltstypen zum Klassifizieren und Speichern von Datensätzen ist eine Alternative zur Verwendung von Datensatzbibliotheken.
Aufbewahrungszeitplan In einem Aufbewahrungszeitplan ist festgelegt, wie lange die einzelnen Datensatztypen im Dateiarchivplan aufbewahrt werden müssen (Aufbewahrungszeitraum) und wie sie verlagert werden, wenn sie das Ende dieses Zeitraums erreicht haben (Verlagerungsprozess). Die Richtlinien in einem Aufbewahrungszeitplan basieren meistens auf gesetzlichen Bestimmungen, Risiken für die Organisation und geschäftlichen Anforderungen. Darüber hinaus werden in einem Aufbewahrungszeitplan normalerweise auch die Eventualitäten für das Risikomanagement beschrieben, die den Aufbewahrungszeitraum für die einzelnen Datensatztypen bestimmen.
Dokument zu Complianceanforderungen In einem Dokument für Complianceanforderungen sind die Regeln festgelegt, denen IT-Systeme zur Datensatzverwaltung unterliegen, die Funktionen, über die sie verfügen müssen, sowie die Art der regelmäßigen Überwachung, die sie unterstützen müssen, um die Übereinstimmung mit Richtlinien und Vorschriften zu gewährleisten.
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Formaler Prozess zum Aussetzen der Verlagerung von Datensätzen Dieser Prozess, oft als Halten bezeichnet, beschreibt, wie in einer Organisation die Verlagerung von Datensätzen ausgesetzt wird, wenn Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, Überwachungen oder Prüfungen auftreten.
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System zum Überwachen und Melden der Datensatzbearbeitung Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Mitarbeiter Datensätze gemäß den definierten Richtlinien und Prozessen archivieren, öffnen und verwalten, benötigen Sie ein Programm zur Datensatzverwaltung, das mit einem Prozess oder System zum Überwachen und Melden der Datensatzbearbeitung ausgestattet ist.
Hinweis: Wie Sie mit einer anderen Website, können Sie manuell Dateien hochladen bis zu 2 GB Größe an das Datenarchiv. Wenn Sie die Inhaltsorganisation für das Weiterleiten von Datensätzen an das Datenarchiv verwenden, beträgt die maximale Dateigröße für jeden Datensatz 50MB.
Ausführlichere Informationen zum Planen der Lösung für die Datensatzverwaltung finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.
Übersicht über das Konfigurieren einer Datenarchiv-Website
Nachdem eine Organisation ihre Datensatzverwaltung ausführlich geplant und einen formellen Plan dazu entwickelt hat, kann sie eine Datenarchivwebsite erstellen und konfigurieren, um die Implementierung des Programms zu erleichtern.
Zum Konfigurieren einer Datenarchivwebsite müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:
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Erstellen Sie Datensatzbibliotheken oder -listen, um die im Dateiarchivplan angegebenen Datensatztypen zu verwalten und zu speichern.
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Es wird empfohlen, für jeden Inhaltstyp im Datensatzplan eine eigene Datensatzbibliothek zu erstellen.
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Beim Übermitteln von Datensätzen an das Datenarchiv werden sie an die relevante Liste oder Bibliothek geleitet.
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Erstellen Sie Spalten für die relevanten Dokumentbibliotheken, Listen oder Inhaltstypen, in denen die Metadaten für die im Dateiarchivplan angegebenen Datensatztypen angezeigt werden sollen.
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Geben Sie für jeden Datensatztyp auf der Datenarchivwebsite die Informationsverwaltungsrichtlinien an. Diese Richtlinien sollten die Beibehaltungszeiträume und Überwachungsanforderungen enthalten, die im Dateiarchivplan und Beibehaltungsplan der Organisation angegeben wurden.
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Konfigurieren Sie die Inhaltsorganisation so, dass jeder Datensatztyp an den richtigen Ort geleitet wird. Werden Datensätze manuell oder programmgesteuert an die Datenarchiv-Website übermittelt, ermittelt die Anwendung anhand dieses Features, wie die Datensätze dort klassifiziert werden und wohin sie gesendet werden sollen.
Ausführlichere Informationen zum Konfigurieren und Anpassen der Lösung für die Datensatzverwaltung finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.
