Bewährte Methoden für Outlook: Schreiben von attraktiven e-Mail

Bewährte Methoden für Outlook: Schreiben von attraktiven e-Mail

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Inhalt dieses Artikels

Das dos

Attraktive

So verwenden Sie Verteilerlisten und Kontaktgruppen (Verteilerlisten)

So verwenden Sie den eingebetteten Kommentaren

Verwenden von "Bcc"

Vorbereiten für Urlaub

Das dos

Die folgenden Regeln helfen Ihrer e-Mails, professionelle und aussagekräftige Nachrichten.

  1. Lesen Sie die Nachricht, bevor Sie sie senden.

  2. Stellen Sie Ihre Betreff beschreibenden und Aktion Orientierung. Zum Beispiel: "Projektmanager: Bitte senden Sie Ihre Karte Retreat Datumsangaben" enthält den Namen der Gruppe und eine Aktion aus, sodass die Empfänger schnell erkennen können, was sie tun müssen. Andere nützliche Präfixe einschließen "FYI:" und "Handlungsbedarf."

  3. Wenn Handlungsbedarf, besteht besagen was werden sollen, klicken Sie auf die Betreffzeile.

  4. Ändern Sie den Betreff der Nachricht, wenn das Thema der Unterhaltung ändert.

  5. Halten Sie alle Nachrichten kurz und dem Punkt.

  6. Organisieren des Inhalts der Nachricht wichtigste zuerst.

  7. Erwägen Sie wichtige Informationen fett formatieren .

  8. Setzen Sie erforderliche Maßnahmen oder Fragen in separaten Zeilen , damit sie hervorgehoben werden und ins Auge fallen.

  9. Fett die Namen von Personen beim Gruppenmitglieder Fragen. Beispiel: "Ryan: Was ist, dass der Status der Project?" Wenn Sie Outlook 2016 mit Office 365, bietet @Mentionsverwenden.

  10. Grenzwert für die Anzahl der Personen , denen Senden einer Nachricht auf, die sie lesen müssen.

    • Setzen Sie Personen, die in der Zeile Cc informiert werden müssen.

    • Setzen Sie Personen, die entsprechenden Antworten oder agieren in der Zeile an.

  11. Verwenden einer Signatur bei Bedarf, aber beibehalten Ihrer Signatur einfach, kurz, Professional und Grafiken kostenlos, falls möglich.

  12. Wenn sofortige eine Antwort gesendet werden soll, nicht-e-Mail. Telefon oder Senden einer Chatnachricht.

  13. Wenn Sie sich in einer e-Mail-Unterhaltung befinden, die mehr als 10 Nachrichten weist, ohne eine Lösung, sollten Sie das Anrufen von oder zum Einrichten einer Besprechung, um das Problem zu besprechen. E-Mail ist nicht immer eine effiziente Mittel für komplexe Probleme beheben.

  14. Bestätigen Sie Nachrichten, die eine umfangreichere Antwort erforderlich. Wenn Sie ausgelastet und kann sofort mit einer vollständigen Antwort Antworten sind, informieren Sie den Absender wissen, in das Problem gefunden werden und werden nach einer bestimmten Uhrzeit oder Datum reagieren. Kennzeichnen der Nachrichtzu einem späteren Zeitpunkt Antworten erinnert.

  15. Hohe Priorität verwenden ( Symbol 'Wichtigkeit: hoch' in Outlook ) nur in Ausnahmefällen.

    Hinweis: Auch, wenn Sie eine Regel verzögerte senden eingerichtet haben, wird die Markierung einer Nachricht mit Hoher Wichtigkeit dieser sofort gesendet werden.

  16. Wenn Sie eine Frage ein, und es gibt mehrere Personen beantworten könnten, Wählen Sie nur eine Person senden, sondern Ihre Frage an eine Gruppe.

Die Taste mit dem Schreiben gute e-Mail-Nachrichten besteht darin, sich mit Ihrer Empfänger einfühlen. Tiefer wollen e-Mail Etikette, finden Sie unter diese Artikel.

Nachverfolgen: Kennzeichnen beim Senden

Wenn Sie eine Nachricht an eine Person senden, von der Sie eine Antwort erhalten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Kennzeichnen sie für sich selbst, klicken Sie auf Senden.

  2. Ändern Sie den Namen des Vorgangs gekennzeichneten e-Mails in der Aufgabenleiste, mit Nachverfolgungzu starten.

  3. Markieren Sie sie mit der Kategorie @Waiting aus.

Wenn Sie diese drei Schritte Unternehmen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin, eine andere Nachricht zu senden, oder suchen Sie nach einer Antwort an.

Tipp    Einer Erinnerung für eine weitere Nachricht selbst ist oft effektiver als zum Kennzeichnen der Nachricht des Empfängers. Auf ähnliche Weise, wenn Sie einen Vorgang in einer Nachricht ausführen Zusagen, kennzeichnen Sie sie für sich selbst, damit Sie einen Vorgang in der Aufgabenleiste, um Sie daran zu erinnern haben.

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Attraktive

  1. Verwenden Sie kein Briefpapier.

  2. Setzen nicht Ihren Vorgesetzten auf jeder von Ihnen gesendeten Nachricht.

  3. Senden eine Nachricht nicht , wenn Sie wütend sind. Besser Schreibvorgangs, speichern Sie diese in den Ordner Entwürfe, und später wieder darauf.

  4. Erwarten Sie keine schnelle Antwort lange Nachrichten (mehr als zwei Absätze).

  5. Nicht Senden einer auszuführenden Nachricht weniger als einen Tag nach die erste Nachricht. Wenn Sie wieder zeitgerecht nicht hören, versuchen Sie es mithilfe des Telefons oder Chatnachrichten.

  6. Verwenden Sie nicht gelesen Belege oder übermittlungsbestätigungen auf jeder von Ihnen gesendeten Nachricht. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie nicht sicher sind, ob die Empfänger die Nachricht empfangen werden.

  7. Anfügen von nicht Kennzeichen oder hohe Priorität Symbol 'Wichtigkeit: hoch' in Outlook an jeder von Ihnen gesendeten Nachricht. Die Empfänger lernen, wie Sie diese ignorieren.

  8. Verwenden Sie keine GROSSBUCHSTABEN.

  9. Senden Sie keine Anlagen – senden Sie stattdessen Links.

  10. Nicht Verteilerlisten erweitern oder Kontaktgruppen. Erweitern Verteilerlisten Nachrichten schwieriger zu lesen ist und bewirkt, dass sie in die falschen e-Mail-Ordner zu wechseln.

  11. Verwenden Sie keine Sarcasm. Ihre Humor möglicherweise falsch verstanden werden.

  12. Nicht schreiben etwas Sie alle Benutzer in Ihrem Unternehmen zu lesen soll. Sie wissen nie, wo Ihre e-Mail-Nachricht einhandeln möglicherweise.

  13. Verwenden Sie keine Kursivschrift oder hochgradig künstlerische-Schriftarten, die schwer zu lesen sind.

  14. Rote Schriftarten, nicht verwenden, da sie schwer zu sind gelesen und als kritisches interpretiert werden können.

  15. Nicht Senden einer Antwort an alle an eine Verteilerliste oder Kontaktgruppe, die fragt, entfernt werden soll. Jemals.

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Regeln für Kontaktgruppen und Verteilerlisten (Verteilerlisten)

  • Wenn Sie an eine große Kontaktgruppe senden, führen Sie alle e-Mail-Dos und attraktive.

  • Wenn Sie benötigen Sie weitere Informationen über eine Einzelperson oder der Angelegenheit separat prüfen, Antworten Sie auf die gesamte Verteilerliste, ob jeder wissen, dass Sie nicht geantwortet werden, und klicken Sie dann auf den einzelnen separat Antworten. Achten Sie darauf reagieren auf der Verteilerliste, nachdem Sie das Problem mit der Auflösung gelöst wird. Auf diese Weise können die Auflösung von anderen Personen in der Verteilerliste verwiesen werden.

Weiterleiten von Nachrichten

Wenn eine andere Person eine Nachricht an eine Verteilerliste, die Sie Mitglied sind sendet, und die Nachricht besser durch eine andere Person oder einer anderen Verteilerliste beantwortet werden möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Antworten Sie mit den richtigen Verteilerliste oder die Person in der Zeile an.

  2. Antworten senden an die richtige Verteilerliste oder Person.

  3. Setzen Sie die ursprüngliche Verteilerliste in der Zeile Bcc nicht , da die Nachricht nicht von anderen Personen Regeln gefiltert wird. Lassen Sie lieber, die Verteilerliste in der Zeile an oder Cc ein.

So aus einer Verteilerliste entfernt werden

Wenn Sie Empfang von e-Mails aus einer Verteilerliste, denen die nicht auf sein sollen, Senden einer Nachricht an Ihren Netzwerkadministrator oder an den Besitzer der Verteilerliste, und bitten Sie entfernt werden. Antworten Sie nicht auf die gesamte Verteilerliste. Doppelklicken Sie Besitzer der DL-Liste finden Sie auf der Name der Verteilerliste.

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Verwenden von Inlinekommentaren

Empfangen von e-Mails senden können Inlinekommentare hinzufügen und problemlos Fragen und Probleme mit beantwortet. Es gilt als bewährte Methode für Folgendes:

  1. Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie mit Inlinekommentaren arbeiten. Schreiben Sie beispielsweise "Weitere Kommentare finden Sie in der ursprünglichen E-Mail".

  2. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text sich vom Text der ursprünglichen Nachricht unterscheidet. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge hierzu:

    • Ändern der Schriftfarbe

    • Vorab steht noch aus Ihren Namen oder Ihre Initialen in Klammern ein, zum Beispiel [Melissa], [MM]

    • Die Schrift kursiv oder fett oder beide

  3. Löschen Sie nichts, die Sie nicht geschrieben haben.

Beispiel, bei dem der Name des Absenders am Anfang des eingefügten Kommentars steht
Abbildung 1 Beispiel für einen eingebetteten Kommentar in einer Outlook-Nachricht

Abbildung 1 Beispiel für einen eingebetteten Kommentar in einer Outlook-Nachricht

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Verwenden von "Bcc"

Verwenden Sie das Feature " Bcc ", um Personen aus einer e-Mail-Unterhaltung herauszuhalten, wenn Sie ausgehen, dass die zusätzliche e-Mail nicht mehr benötigt, oder wenn sich das Thema der Unterhaltung geändert hat.

Wenn Sie eine der fünf Personen, die eine Frage zu erhalten, die sie beantwortet werden soll, z. B. verschieben, die anderen vier Personen die Bcc ausrichten und besagen ungefähr wie folgt "Bcc'ing Helmut, Jeff, James und Jennifer. Hier ist die Antwort..." Zukünftige Nachrichten werden dann zwischen nur Ihnen und den ursprünglichen Absender.

Verwenden Sie "Bcc" nicht um zu informieren ein dritten (wie etwa Ihrem Vorgesetzten) einer zeitkritischen Nachricht kennen. Der Bcc-Empfänger aufgefallen hingegen hat einen Bcc erhalten und für alle Benutzer verfügbar zu machen, dass er oder sie eine Bcc erhalten reagieren können. Dies möglicherweise ihrerseits als tückisch Verhalten stoßen, auf.

Anstatt Bcc zu informieren, empfiehlt einen dritten zu einem Problem, die Nachricht weiterleiten, nachdem Sie sie gesendet haben.

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Vorbereiten für Urlaub

Wenn Sie Outlook mit Office 365, ein Outlook.com, Hotmail.com oder Live.com-Konto oder einem Microsoft Exchange-Konto verwenden, können Sie festlegen, von einer Nachricht Out-of-Office zulassen, dass Personen in Ihrer Organisation wissen, dass Sie nicht mehr vorhanden sind.

Führen Sie als bewährte Methode, die die Ratschläge in Zeit nicht im Büro Kollegen Outlook-Kalender hinzufügen.

Wenn Sie oder Ihr Administrator einen freigegebenen Urlaubskalender erstellt hat, müssen Sie es Ihren Urlaub Posten. Wenn alle Benutzer auf den freigegebenen Kalender verwendet wird, brauchen Sie eine separate Besprechungsanfrage, ob jeder wissen, dass Sie abwesend sind im Artikel zuvor verwiesen wird vorgeschlagen, doch eine e-Mail-Nachricht kann als eine gute Erinnerung senden.

Informationen zum Autor

Patricia Eddy ist der Inhalt Lead-Autor für Outlook. Patricia Eddy ist der Inhalt Lead-Autor für Outlook-Desktop. Anna ist ein unter seinem früheren Outlook-MVP und der Autor verschiedener Bücher sehr alten Versionen von Outlook. Anna befindet sich in Seattle Anna, in dem hat lesen und die Gitarren wiedergegeben.

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