Archivieren von Access-Daten

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Sie können helfen, Ihre Daten zu organisieren, indem Sie regelmäßig alte oder inaktive Datensätze archivieren. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie Access zum Verwalten einer Leihbibliothek verwenden. Möglicherweise verfügen Sie über eine Tabelle, in der die Ausleihvorgänge nachverfolgt werden, wobei ein Feld das Kaufdatum des Artikels und ein Feld mit dem Rückgabezeitpunkt enthält. MöglicherWeise ist Ihre Datensatzaufbewahrungsrichtlinie die Archivierung von Darlehens Transaktionsdatensätzen ein Jahr nach der Rückgabe des Artikels und die Vernichtung der Datensätze nach zwei Jahren.

Sie können alle Tabellen in einer Datenbank, bestimmte Tabellen oder nur bestimmte Datensätze archivieren – beispielsweise Datensätze, die älter als ein bestimmtes Tag sind. In diesem Thema wird das Archivieren von Daten erläutert.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

RegelMäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

RegelMäßiges Ersetzen einer Tabelle

RegelMäßiges ersetzen aller Tabellen

Übersicht

Sie sollten die Archivierung von Daten in Betracht ziehen, wenn Sie über Daten verfügen, die Sie nicht mehr verwenden möchten, und die Daten für den Fall nützlich halten möchten, wenn Sie Sie benötigen. Möglicherweise verfügen Sie über eine Richtlinie, die ihre Archiv Pläne steuert, beispielsweise eine Richtlinie für die Datenaufbewahrung.

Die Archivierung wird häufig zum Speichern von Daten auf der Grundlage einer Termin Bedingung verwendet, beispielsweise zum Ende eines Monats.

Möglichkeiten zum Archivieren von Daten

Die folgende Tabelle enthält Möglichkeiten zum Archivieren von Daten, wenn Sie jede Methode und andere Überlegungen verwenden sollten.

Methode

Beschreibung

Verwenden Sie wenn...

Weitere Überlegungen

RegelMäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

In RegelMäßigen Abständen führen Sie eine Abfrage aus, die die Daten auswählt, die Sie archivieren möchten, und fügt die Daten an eine Archivtabelle an. Anschließend führen Sie eine Abfrage aus, mit der dieselben Daten (aus der ursprünglichen Tabelle) ausgewählt und gelöscht werden.

Einige der Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingung, mit der Sie ermitteln, ob Sie archivieren möchten.
Beispiel: Sie möchten Bibliotheks Transaktionen archivieren (Auschecken), wenn das eingecheckt-Tag mindestens ein Jahr alt
ist.

  • Möglicherweise müssen Sie um Referenzielle Integrität arbeiten, insbesondere, wenn sich die Datensätze, die Sie archivieren möchten, auf der 1-Seite eines 1:n-Beziehung.

  • Wenn Sie Parameter in Ihren Abfragen verwenden müssen, sollten Sie ein Formular zum Behandeln der Parameter erstellen. Andernfalls riskieren Sie Datenverlust.

RegelMäßiges Ersetzen einer Tabelle

In RegelMäßigen Abständen erstellen Sie eine Archivkopie einer bestimmten Tabelle und ersetzen die Tabelle durch eine neue, leere Kopie.

Alle Datensätze in einer Tabelle entsprechen der Bedingung, mit der Sie ermitteln, ob Sie archivieren möchten.
Beispiel: Sie verfügen über eine Tabelle, in der tägliche Temperaturextreme gespeichert
sind. Jedes Jahr archivieren Sie die Tabelle und beginnen mit einer leeren Datei.

  • MöglicherWeise müssen Sie die referenzielle Integrität umgehen.

RegelMäßiges ersetzen aller Tabellen

Sie beginnen mit einer geteilten Datenbank (einer Datenbank, die Folgendes umfasst: einer Back-End-Datenbankdatei, die alle Tabellen enthält, und einer Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte enthält). In RegelMäßigen Abständen erstellen Sie eine Archivkopie der Back-End-Datenbank und ersetzen dann die Back-End-Datenbank durch eine neue, leere Datenbank.

Alle Datensätze in den meisten Tabellen in Ihrer Datenbank entsprechen der Bedingung, mit der Sie ermitteln, ob Sie archivieren möchten.
Beispiel: Ihre Datenbank besteht aus mehreren Tabellen mit verschiedenen Arten von meteorologischen
Daten. Jedes Jahr archivieren Sie alle Tabellen.

  • Wenn Sie über Nachschlagetabellen (Tabellen, die Sie zum Speichern von Werten für das Nachschlagen verwenden, solche Postleitzahlen oder Abteilungen) verfügen, müssen Sie möglicherweise Ihre Daten in die neue Back-End-Datenbank importieren.

  • Es ist nicht möglich, ein Makro für diese Methode zu verwenden. Sie müssen die Datenbank manuell archivieren.

Arbeiten mit der referenziellen Integrität

Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, mit Datensätzen in anderen Tabellen verknüpft sind, müssen Sie möglicherweise die Beziehung umgehen. Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, "untergeordnete" Datensätze sind (Sie gehören zur "n"-Seite eines 1:n-Beziehung ), können Sie Sie wahrscheinlich ohne Bedenken archivieren. Wenn es sich bei den Datensätzen, die Sie archivieren möchten, um "übergeordnete" Einträge handelt (Sie gehören zur "1"-Seite eines 1:n-Beziehung ), können Sie bei der Archivierung deren zugehörige "untergeordnete" Einträge möglicherweise:

  • Verhindern, dass Sie die "übergeordneten" Datensätze löschen. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie die "übergeordneten" Datensätze bereits an die Archivtabelle angefügt haben.

    - oder -

  • Werden Sie zu "Waisen" – Datensätze, die zu einem "übergeordneten" gehören, das nicht vorhanden ist. Dies kann zu Problemen mit der Datenintegrität und unterschiedlichen Funktionen in Ihrer Datenbank führen, die die "verwaisten" Einträge verwenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die referenzielle Integrität zu berücksichtigen:

  1. Bestimmen Sie, welche "untergeordneten" Datensätze zu den Datensätzen gehören, die Sie archivieren möchten. Wenn ich beispielsweise Datensätze von Ressourcen archivieren möchte, die ich in meiner Bibliothek Ausleihe, stelle ich zunächst fest, ob für diese Ressourcentransaktionen geöffnet sind, d. h., ob die Ressourcen ausgecheckt, aber nicht zurückgegeben wurden.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die "untergeordneten" Datensätze immer sicher gelöscht werden können, stellen Sie sicher, dass die Beziehung die referenzielle Integrität mit kaskadierenden Löschungen erzwingt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle zugehörigen "untergeordneten" Datensätze gelöscht werden.

    • Wenn die "untergeordneten" Datensätze nicht immer sicher gelöscht werden können, sollten Sie alle Tabellen in der Datenbank archivieren.

    • Erstellen Sie eine Abfrage, die "übergeordnete" Datensätze auswählt, die keine untergeordneten Einträge enthalten. Verwenden Sie dann diese erste Abfrage, um Ihre Archivabfragen zu erstellen (siehe Abschnitt regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle), statt die Tabelle "übergeordnet" zu verwenden.

      Tipp: Sie können den Abfrage-Assistenten verwenden, um nicht übereinstimmende Datensätze zu finden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Vergleichen von zwei Tabellen und suchen von Datensätzen ohne Übereinstimmungen.

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RegelMäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Zuerst erstellen Sie eine leere Kopie der Tabelle, die Datensätze enthält, die Sie archivieren möchten. Diese neue leere Tabelle ist Ihre Archivtabelle. Als Nächstes erstellen Sie ein Anfügeabfrage, um Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle in die Archivtabelle zu kopieren. Anschließend erstellen Sie eine Löschabfrage, um die archivierten Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle zu entfernen. Abschließend erstellen Sie ein Makro, das beide Abfragen ausführt. Wenn Sie Datensätze archivieren möchten, führen Sie das Makro aus.

Tipp: Sie können ein Makro an eine Schaltfläche in einem Formular anfügen, sodass das Makro beim Klicken auf die Schaltfläche ausgeführt wird.

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Schritt 2: Erstellen einer Abfrage, die Daten in Ihre Archivtabelle kopiert

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage, die dieselben Daten aus der ursprünglichen Tabelle entfernt

Schritt 4: Erstellen eines Makros, das beide Abfragen ausführt

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Wenn Sie alle archivierten Datensätze in einer Tabelle speichern möchten, führen Sie diesen Schritt nur einmal aus. Die Archivtabelle, die Sie in diesem Schritt erstellen, enthält alle archivierten Datensätze.

Wenn Sie beim Erstellen eines neuen Archivs die alte Archivtabelle zerstören möchten, müssen Sie diesen Schritt nicht ausführen. Sie können eine Tabellenerstellungsabfrage anstelle einer Anfügeabfrage verwenden, um die Daten in Ihre Archivtabelle zu kopieren. Um dies zu tun, fahren Sie mit Schritt 2fort.

Wenn Sie bei jeder Archivierung eine neue Archivtabelle verwenden möchten und ihre alten Archivtabellen speichern möchten, benennen Sie die alte Archivtabelle um, bevor Sie eine neue Archivtabelle erstellen. Wenn Sie die Archivierung auf der Grundlage eines Stichtags durchgehen, sollten Sie erwägen, Ihre alten Archivtabellen entsprechend dem von ihnen vertretenen Zeitraum zu benennen.

Hinweis: Wenn Sie jedes Mal eine neue Archivtabelle erstellen und das alte Archiv speichern, müssen Sie das alte Archiv umbenennen, bevor Sie Ihre Abfragen ausführen.

  1. Wählen Sie im NavigationsBereich die Tabelle aus, deren Datensätze archiviert werden sollen, drücken Sie STRG + C, und drücken Sie dann STRG + V.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen unter Einfügeoptionen die Option nur Struktur aus.

  3. Löschen Sie im Feld Tabellenname die Wörter copy of , und fügen Sie einen Unterstrich und das Wort "Archivieren" an den vorhandenen Tabellennamen an, und klicken Sie dann auf OK. Wenn die ursprüngliche Tabelle beispielsweise als Transaktionen bezeichnet wird, wird die Archivtabelle mit dem Namen Transactions_archive.

    Tabelle einfügen als

Schritt 2: Erstellen einer Abfrage, die Daten in Ihre Archivtabelle kopiert

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte <ui>Erstellen</ui> in der Gruppe <ui>Abfragen</ui> auf <ui>Abfrageentwurf</ui>.

  2. Verwenden Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen, um die Tabelle mit den Datensätzen hinzuzufügen, die Sie archivieren möchten. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Sternchen (*) in der Tabelle, die Sie soeben hinzugefügt haben. Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.

    Hinweis: Das Sternchen gibt an, dass die Abfrage alle Felder aus der Tabelle in der Abfrageausgabe enthalten soll. Wenn Sie das Sternchen verwenden und Felder hinzugefügt oder aus der Tabelle entfernt werden, wird die Abfrageausgabe entsprechend angepasst.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie verwenden möchten, um eine Bedingung anzugeben, die Datensätze erfüllen sollen, bevor Sie Sie archivieren. Wenn Ihre Tabelle "Transaktionen" beispielsweise ein Feld mit dem Namen "eingecheckt am" enthält und Sie alle Datensätze archivieren möchten, bei denen dieses mehr als ein Jahr alt ist, doppelklicken Sie auf eingecheckt am. Das Feld wird in der nächsten leeren Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.

    Abfrageentwurfsbereich

    WiederHolen Sie diesen Schritt, wenn Sie Kriterien mit weiteren Feldern verwenden möchten.

  5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien, um Kriterien für die Felder anzugeben, die Sie soeben hinzugefügt haben. Beispielsweise können Sie angeben, dass das eingecheckte Tag vor dem 1. Januar 2008 sein muss, indem Sie den Ausdruck < #1/1/2008 # in der Zeile Kriterien verwenden.

    Wenn sich Ihre Kriterienwerte bei jeder Archivierung ändern, sollten Sie Ihre Abfrage zur Eingabe bitten. Dazu verwenden Sie einen Parameter in der Zeile Kriterien, sodass die Abfrage zur Eingabe auffordert. Verwenden Sie zum Verwenden eines Parameters einen Ausdruck wie gewohnt, aber statt eines angegebenen Werts verwenden Sie eine kurze Frage, die von eckigen Klammern umgeben ist. Beispielsweise können Sie den Ausdruck < [Archiv Transaktionen abgeschlossen vor:]wie folgt verwenden:

    Parameterausdruck

    Weitere Informationen zur Verwendung von Parametern finden Sie im Artikel Erstellen einer Abfrage zur Eingabe.

    Möglicherweise möchten Sie auch die Zeile oder verwenden, um alternative Bedingungen anzugeben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

    Tipp: Wenn Sie ein Date-Feld zum Angeben von Kriterien verwenden und alle Datensätze, die älter als das aktuelle Tag sind, archivieren möchten, geben Sie in der Zeile Kriterien für das Date-Feld < Date () ein.

  6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie die Archivtabelle bereits erstellt haben, benötigen Sie eine Anfügeabfrage, um die angegebenen Datensätze dieser Tabelle hinzuzufügen.

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

      2. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle aus, und klicken Sie dann auf OK.

        Anfügen an

        Im Abfrageentwurfsbereich wird die Zeile Anfügen an angezeigt.

      3. Löschen Sie die Zeile Anfügen an für alle Felder, die Sie zum Angeben von Kriterien verwendet haben. (Nur das Sternchen sollte einen Wert für Append to aufweisen.)

        Abfrageentwurfsbereich, Zeile 'Anfügen an'

    • Wenn Sie die Archivtabelle nicht erstellt haben, benötigen Sie eine Tabellenerstellungsabfrage, um die Archivtabelle mithilfe der angegebenen Datensätze zu erstellen.

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

      2. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle Erstellen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

  7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage, die dieselben Daten aus der ursprünglichen Tabelle entfernt

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte <ui>Erstellen</ui> in der Gruppe <ui>Abfragen</ui> auf <ui>Abfrageentwurf</ui>.

  2. Verwenden Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen, um die Tabelle mit den Datensätzen hinzuzufügen, die Sie archivieren möchten. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Sternchen (*) in der Tabelle, die Sie soeben hinzugefügt haben. Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf dieselben Felder, in denen Sie eine Bedingung in der Anfügeabfrage angegeben haben.

  5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien, um Kriterien für die Felder anzugeben, die Sie soeben hinzugefügt haben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

    Wichtig: Wenn Ihre Anfüge-oder Tabellenerstellungsabfrage einen Parameter verwendet hat, sollten Sie auch Ihre Löschabfrage verwenden. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie für beide Abfragen denselben Wert eingeben. Wenn Sie unterschiedliche Parameterwerte eingeben, gehen möglicherweise Daten verloren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie ein Formular verwenden, um die Werte zu sammeln, und die Abfragen das Formular für die Eingabewerte anfordern. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen einer Abfrage zur Eingabe.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

    Die Zeile Löschen wird im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

    Abfrageentwurfsbereich, Zeile 'Löschen'

  7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Schritt 4: Erstellen eines Makros, das beide Abfragen ausführt

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte <ui>Erstellen</ui> in der Gruppe <ui>Andere</ui> auf <ui>Makro</ui>. Wenn dieser Befehl nicht verfügbar ist, klicken Sie auf die Schaltfläche <ui>Modul</ui> oder <ui>Klassenmodul</ui> und dann auf <ui>Makro</ui>.

  2. Wählen Sie in der ersten Zeile des Makroentwurfsbereichs in der Spalte Aktion die Option ÖffnenAbfrage aus.

    Makroaktion 'ÖffnenAbfrage'

  3. Wählen Sie am unteren Rand des Rasters unter Aktionsargumente im Feld Abfrage Name die Abfrage (Anfüge-oder Tabellenerstellung) aus, die Sie in Schritt 2 aus der Dropdownliste erstellt haben.

    Makroaktion 'ÖffnenAbfrage', Argument 'Abfrage'

  4. Wählen Sie in der zweiten Zeile des Makroentwurfsbereichs in der Spalte Aktion die Option ÖffnenAbfrage aus.

  5. Wählen Sie am unteren Rand des Rasters unter Aktionsargumente im Feld Abfrage Name die Löschabfrage aus der Dropdownliste aus.

    Ihr Makro sollte ungefähr wie folgt aussehen:

    Speicherbereites Makro

  6. Drücken Sie STRG + S, um das Makro zu speichern.

    Wenn Sie Datensätze archivieren möchten, führen Sie das Makro aus.

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RegelMäßiges Ersetzen einer Tabelle

Wenn Sie immer alle Daten in einer Tabelle archivieren möchten, müssen Sie keine Abfragen oder Makros verwenden. Alternativ können Sie die Tabelle in regelmäßigen Abständen durch eine leere Kopie ersetzen.

Wichtig: Wenn die Tabelle, die Sie archivieren, mit anderen Tabellen verknüpft ist, müssen Sie möglicherweise mit der referenziellen Integritätumgehen.

  1. Wählen Sie im NavigationsBereich die Tabelle aus, die Sie archivieren möchten, drücken Sie STRG + C, und drücken Sie dann STRG + V.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen unter Einfügen die Option nur Struktur aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Access benennt die Kopie des ursprünglichen Tabellennamens.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die ursprüngliche Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü, das angezeigt wird, auf Umbenennen.

    Geben Sie der Tabelle einen Namen, der angibt, was Sie enthält, beispielsweise "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die leere Kopie, und klicken Sie dann im Kontextmenü, das angezeigt wird, auf Umbenennen.

    Geben Sie der leeren Kopie den ursprünglichen Tabellennamen.

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RegelMäßiges ersetzen aller Tabellen

Wenn Sie eine geteilte Datenbank verwenden, können Sie in regelmäßigen Abständen alle Tabellen ersetzen, indem Sie die Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie ersetzen.

Zuerst bereiten Sie die leere Kopie vor. Wenn sich Ihr Datenbankentwurf nicht ändert, können Sie diese Kopie bei jeder Archivierung wieder verwenden. Wenn Sie dann archivieren möchten, benennen Sie die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass es sich um ein Archiv handelt, und speichern Sie dann die leere Kopie als neue Back-End-Datenbank.

Vorbereiten einer leeren Kopie einer Back-End-Datenbank

Importieren Sie die Tabellendefinitionen für alle Tabellen in der Back-End-Datenbank.

  1. Erstellen Sie eine neue, leere Datenbank. Löschen Sie Tabelle1.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Access.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld externe Daten abrufendie Option Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module in die aktuelle Datenbank importieren aus, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Datei öffnen die Back-End-Datenbank aus. Klicken Sie auf Öffnen, um das Dialogfeld Datei öffnen zu schließen, und klicken Sie dann auf OK.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf Optionen.

  6. Wählen Sie unter Tabellen importieren die Option Definition aus.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf Alle auswählen, klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Schließen.

Fügen Sie als nächstes Daten zu beliebigen Nachschlagetabellen in der leeren Kopie hinzu. Führen Sie für jede Nachschlagetabelle die folgenden Schritte aus:

  1. Link zur Nachschlagetabelle in der vorhandenen Back-End-Datenbank

  2. Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, mit der alle Datensätze des Originals der Kopie hinzugefügt werden.

Ersetzen der Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie

Benennen Sie zuerst die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass es sich nun um ein Archiv handelt.

Öffnen Sie dann die leere Kopie, und speichern Sie Sie unter Verwendung des ursprünglichen Back-End-Datenbanknamens.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und zeigen Sie dann auf Speichern unter. Das Menü " Speichern unter" wird geöffnet.

  2. Klicken Sie unter Datenbank in einem anderen Format speichern auf Access 2007-Datenbank.

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