Archivieren von Access-Daten

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Sie können Ihre Microsoft Access-Datenbanken organisieren und verwalten, indem Sie periodisch alte oder inaktive Datensätze archivieren. Sie können alle Tabellen in einer Datenbank, bestimmte Tabellen oder nur bestimmte Datensätze archivieren – z. b. Datensätze, die älter als ein bestimmtes Datum sind. In diesem Thema wird erläutert, wie Sie drei verschiedene Optionen zum Archivieren der Daten in Ihrer Access-Datenbank verwenden.

Inhalt dieses Artikels

Wann sollten Sie die Archivierung berücksichtigen?

Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle

Alle Tabellen regelmäßig ersetzen

Periodisches Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Wann sollten Sie die Archivierung berücksichtigen?

Wenn eine Datenbank auf Ihrem Computer Daten enthält, die Sie nicht mehr verwenden möchten, diese Daten aber für den Fall, dass Sie Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, oder um eine Richtlinie zur Speicherung von Daten zu erhalten, praktisch sind, ist die Archivierung eine gute Möglichkeit, diese Daten beizubehalten. Die Archivierung wird häufig auch verwendet, um Daten auf der Grundlage einer Datumsbedingung zu speichern, z. b. am Ende eines Monats.

Möglichkeiten zum Archivieren von Daten

In der folgenden Tabelle sind Methoden zum Archivieren von Daten, eine Beschreibung der Methode, Erläuterungen zum Zeitpunkt der Verwendung der einzelnen Methoden und andere spezielle Überlegungen für die Methode aufgeführt.

Methode

Beschreibung

Verwenden, wenn...

Weitere Überlegungen

Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle

Erstellt in regelmäßigen Abständen eine Archivkopie einer bestimmten Tabelle und ersetzt diese Tabelle durch eine neue, leere Tabellen Kopie.

Alle Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingungen, die Sie zum Ermitteln der Archivierung verwenden.

Beispiel: Sie verfügen über eine Tabelle, in der tägliche Temperaturextreme gespeichert werden. Jedes Jahr archivieren Sie die Tabelle, und beginnen Sie mit einer leeren Datei.

Alle Tabellen regelmäßig ersetzen

Erstellen Sie periodisch eine Archivkopie der Back-End-Datenbank, und ersetzen Sie die Back-End-Datenbank durch ein neues, leeres Element. Erfordert eine aufgeteilte Datenbank (eine Datenbank mit folgendem Inhalt: eine Back-End-Datenbankdatei, die alle Tabellen enthält; und eine Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte enthält).

Alle Datensätze in den meisten Tabellen in einer Datenbank erfüllen die Bedingung, die Sie zum Ermitteln der Archivierung verwenden.

Beispiel: Ihre Datenbank besteht aus mehreren Tabellen mit unterschiedlichen Arten von meteorologischen Daten. Jedes Jahr archivieren Sie alle Tabellen.

  • Wenn Sie Nachschlagetabellen (Tabellen, die Sie zum Speichern von Werten für die Nachverfolgung verwenden, z. b. Postleitzahlen oder Abteilungen) haben, müssen Sie diese Daten möglicherweise in die neue Back-End-Datenbank importieren.

  • Sie müssen die Datenbank manuell archivieren. Sie können kein Makro für diese Methode verwenden.

Periodisches Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Führt in regelmäßigen Abständen eine Abfrage aus, die die Datensätze für die Archivierung auswählt, Sie einer Archivtabelle hinzufügt und anschließend eine Abfrage ausführt, um dieselben Datensätze (aus der ursprünglichen Tabelle) auszuwählen und zu löschen.

Einige der Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingung, die Sie zum Ermitteln der Archivierung verwenden.

Beispiel: Sie möchten Bibliotheks Transaktionen archivieren (Auschecken), wenn das eingeCheckte Datum mindestens ein Jahr alt ist.

  • MöglicherWeise müssen Sie um Referenzielle Integrität arbeiten, insbesondere wenn sich die Datensätze, die Sie archivieren möchten, auf der einen Seite eines 1:n-Beziehung befinden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Arbeiten mit referenzieller Integrität .

Warnung:  Wenn Sie in Ihren Abfragen Parameter verwenden müssen, sollten Sie ein Formular zum Behandeln der Parameter erstellen. Andernfalls riskieren Sie Datenverlust.

Arbeiten mit referenzieller Integrität

Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, mit Datensätzen in anderen Tabellen verknüpft sind, müssen Sie die Beziehung möglicherweise umgehen. Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, "untergeordnete" Datensätze sind (Sie gehören zur "n"-Seite eines 1:n-Beziehung ), können Sie Sie wahrscheinlich gefahrlos archivieren. Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, "übergeordnete" Datensätze sind (Sie gehören zur "1"-Seite eines 1:n-Beziehung ), können Sie beim Archivieren die zugehörigen "untergeordneten" Einträge möglicherweise:

  • Verhindern, dass Sie die "übergeordneten" Einträge löschen. Dies kann Probleme verursachen, wenn Sie die "übergeordneten" Datensätze bereits an die Archivtabelle angefügt haben.

    - Oder -

  • Werden Sie zu "Waisen" – Datensätze, die zu einem "übergeordneten" Element gehören, das nicht vorhanden ist. Dies kann zu Problemen mit der Datenintegrität und-Funktionalität in Ihrer Datenbank führen, die die Datensätze "verwaiste" verwenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die referenzielle Integrität zu berücksichtigen:

  1. Ermitteln Sie, welche "untergeordneten" Datensätze zu den Datensätzen gehören, die Sie archivieren möchten. Wenn Sie z. b. Datensätze mit Ressourcen archivieren möchten, die in einer Bibliothek ausgeliehen werden, ermitteln Sie zunächst, ob Transaktionen für diese Ressourcen offen sind, d. h., ob die Ressourcen ausgecheckt, aber nicht zurückgegeben wurden.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die "untergeordneten" Datensätze stets sicher gelöscht werden können, stellen Sie sicher, dass die Beziehung die referenzielle Integrität mit kaskadierenden Löschvorgängen erzwingt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle zugehörigen "untergeordneten" Datensätze gelöscht werden.

    • Wenn die "untergeordneten" Datensätze nicht immer sicher gelöscht werden können, sollten Sie in der Lage sein, alle Tabellen in der Datenbank zu archivieren.

    • Erstellen Sie eine Abfrage, die "übergeordnete" Datensätze auswählt, die keine untergeordneten Einträge aufweisen. Verwenden Sie dann die erste Abfrage zum Erstellen Ihrer Archivabfragen (siehe Abschnitt Periodisches Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle), anstatt die "übergeordnete" Tabelle zu verwenden.

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Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle

Wenn Sie alle Daten in einer Tabelle archivieren möchten, können Sie die Tabelle in regelmäßigen Abständen durch eine leere Kopie ersetzen.

Wichtig: Wenn die Tabelle, die Sie archivieren, mit anderen Tabellen verknüpft ist, müssen Sie möglicherweise die referenzielle Integritätumgehen.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabellen aus, die Sie archivieren möchten, drücken Sie STRG + C, und drücken Sie dann STRG + V.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als unter Einfügeoptionendie Option nur Strukturaus, und klicken Sie dann auf OK.

Access benennt die Kopie als Kopie des ursprünglichen Tabellennamens.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die ursprüngliche Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen .

Geben Sie der Tabelle einen anderen Namen, um anzugeben, was Sie enthält, z. b. "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die leere Kopie, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen . Benennen Sie die Datei mit dem Namen der ursprünglichen Tabelle um.

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Alle Tabellen regelmäßig ersetzen

Wenn Sie eine aufgeteilte Datenbank verwenden, können Sie alle Tabellen regelmäßig ersetzen, indem Sie die Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie ersetzen.

Bereiten Sie hierfür zuerst die leere Kopie vor. Wenn sich das Design der Datenbank nicht ändert, können Sie diese leere Kopie bei jeder Archivierung wieder verwenden. Zum Archivieren benennen Sie einfach die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass es sich um ein Archiv handelt, und speichern Sie die leere Kopie als neue Back-End-Datenbank.

Vorbereiten einer leeren Kopie einer Back-End-Datenbank

Importieren Sie zunächst die Tabellendefinitionen für alle Tabellen in der Back-End-Datenbank.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf neu, wählen Sie leere Datenbankaus, und klicken Sie dann auf Erstellen.

  2. Schließen Sie Tabelle1.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe _AMP_ importieren auf Access.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen – Access-Datenbankdie Option Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module in die aktuelle Datenbank importierenaus, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Datei öffnen die Back-End-Datenbank aus. Klicken Sie auf Öffnen , um das Dialogfeld Datei öffnen zu schließen, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf Optionen.

  7. Wählen Sie unter Tabellen importierendie Option nur Definitionaus.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf Alles markieren, klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Schließen.

Fügen Sie als nächstes Daten zu beliebigen Nachschlagetabellen in der leeren Kopie hinzu. Führen Sie für jede Nachschlagetabelle die folgenden Schritte aus:

  1. Link zur Nachschlagetabelle in der vorhandenen Back-End-Datenbank

  2. Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, mit der alle Datensätze des Originals der Kopie hinzugefügt werden.

Ersetzen der Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie

Benennen Sie zunächst die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass es sich nun um ein Archiv handelt. Öffnen Sie dann die leere Kopie, und speichern Sie Sie unter Verwendung des ursprünglichen Back-End-Datenbanknamens.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Datenbank speichernunter. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, alle geöffneten Objekte zu schließen. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Speichern unter wird geöffnet.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Datei im Feld Speichern in (am oberen Rand des Dialogfelds Speichern unter) an derselben Stelle wie die ursprüngliche Back-End-Datenbank gespeichert wird.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der ursprünglichen Back-End-Datenbank ein.

  4. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Access-Datenbank (*. accdb)aus.

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Periodisches Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Dies ist ein Vorgang mit vier Schritten, bei dem eine leere Kopie der Tabelle mit den Datensätzen erstellt werden muss, die Sie archivieren möchten, indem Sie eine Anfügeabfrage erstellen, um die Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle in die Archivtabelle zu kopieren, wodurch ein Löschabfrage zum Entfernen der archivierten Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle und schließlich Erstellen eines Makros zum Ausführen beider Abfragen, die beim Archivieren ausgeführt werden können. Dieser scheinbar komplexe Vorgang kann ganz einfach sein, wenn Sie die Schritte in der folgenden Reihenfolge ausführen:

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Schritt 2: Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren von Daten in die Archivtabelle

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage zum Entfernen von Daten aus der ursprünglichen Tabelle

Schritt 4: Erstellen eines Makros zum Ausführen von Anfüge-und Löschabfragen

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Wenn Sie alle archivierten Datensätze in einer Tabelle speichern möchten, gehen Sie diesen Schritt einmal durch. Die Archivtabelle, die Sie in diesem Schritt erstellen, enthält alle archivierten Einträge.

Wenn Sie die alte Archivtabelle beim Erstellen eines neuen löschen möchten, können Sie die Daten in die Archivtabelle kopieren, anstatt diesen Schritt zu Tabellenerstellungsabfrage. Wenn Sie dies tun möchten, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Wenn Sie bei jeder Archivierung eine neue Archivtabelle verwenden, aber auch die alten Archivtabellen beibehalten möchten, benennen Sie die alte Archivtabelle um, bevor Sie eine neue Archivierung erstellen. Wenn Sie die Archivierung auf der Grundlage eines Datums durchgehen, erwägen Sie die Benennung ihrer alten Archivtabellen entsprechend dem von ihnen vertretenen Datumsbereich.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle mit den zu archivierenden Datensätzen aus, drücken Sie STRG + C, und drücken Sie dann STRG + V.

  2. Löschen Sie im Feld Tabellenname die Wörter copy of , und fügen Sie einen Unterstrich und das Wort "Archivieren" an den vorhandenen Tabellennamen an, und klicken Sie dann auf OK. Wenn z. b. die ursprüngliche Tabelle den Namen " Transaktionen " hat, wird die Archivtabelle mit dem Namen Transactions_archive.

    Tabelle einfügen als

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als unter Einfügeoptionendie Option nur Strukturaus.

Schritt 2: Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren von Daten in die Archivtabelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Verwenden Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen , um die Tabelle mit den Datensätzen hinzuzufügen, die Sie archivieren möchten, und schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen .

  3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Sternchen (*) in der Tabelle, die Sie soeben hinzugefügt haben. Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.

    Hinweis: Das Sternchen gibt an, dass die Abfrage alle Felder aus der Tabelle in der Abfrageausgabe enthalten soll. Wenn Sie das Sternchen verwenden, wenn Felder aus der Tabelle hinzugefügt oder daraus entfernt werden, wird die Ausgabe der Abfrage entsprechend angepasst.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie verwenden möchten, um eine Bedingung anzugeben, die Datensätze erfüllen sollen, bevor Sie archiviert werden. Wenn Ihre Transaktionstabelle z. b. ein Feld mit dem Namen " eingecheckt am" enthält und Sie alle Datensätze archivieren möchten, bei denen das Datum älter als ein Jahr ist, doppelklicken Sie auf das Feld, und es wird in der nächsten leeren Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.

    Abfrage deisgn Raster

    Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie Kriterien für weitere Felder verwenden möchten.

  5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien , um Kriterien für die Felder anzugeben, die Sie soeben hinzugefügt haben. So können Sie z. b. angeben, dass das eingeCheckte Datum älter als 1. Januar sein muss, 2019, indem Sie in der Zeile Kriterien den Ausdruck < # 1/2019 # verwenden.

    Wenn sich die Kriterienwerte bei jeder Archivierung ändern, sollten Sie Ihre Abfrage um Eingabe bitten. Zu diesem Zweck verwenden Sie einen Parameter in der Zeile Kriterien , damit die Abfrage Eingaben verlangt. Wenn Sie einen Parameter verwenden möchten, verwenden Sie einen Ausdruck wie gewohnt, aber statt eines angegebenen Werts verwenden Sie eine kurze Frage, die von eckigen Klammern umgeben ist. So können Sie z. b. den Ausdruck < [Archiv Transaktionen, die vor:] abgeschlossenwurden, wie folgt verwenden:

    Parameter Ausdruck

    Weitere Informationen zur Verwendung von Parametern finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.

    Möglicherweise möchten Sie auch die Zeile oder verwenden, um alternative Bedingungen anzugeben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

    Tipp: Wenn Sie ein Datumsfeld zum Angeben von Kriterien verwenden und alle Datensätze, die älter als das aktuelle Datum sind, archiviert werden sollen, geben Sie in der Zeile Kriterien für das Datumsfeld <Date () ein.

  6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    Wenn Sie die Archivtabelle bereits erstellt haben, verwenden Sie eine Anfügeabfrage, um der Tabelle die angegebenen Datensätze hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

    2. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle aus, und klicken Sie dann auf OK.

      Anfügen an

      Im Abfrageentwurfsbereich wird die Zeile Anfügen an angezeigt.

    3. Deaktivieren Sie die Zeile Anfügen an für alle Felder, die Sie zum Angeben von Kriterien verwendet haben. (Nur das Sternchen sollte einen Wert für Anfügen anaufweisen.)

      Abfrageentwurfsbereich an Zeile Anfügen

      Wenn Sie die Archivtabelle nicht erstellt haben, verwenden Sie eine Tabellenerstellungsabfrage, um die Archivtabelle mithilfe der angegebenen Datensätze zu erstellen:

    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

    5. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

  7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage zum Entfernen von Daten aus der ursprünglichen Tabelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Verwenden Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen , um die Tabelle mit den Datensätzen hinzuzufügen, die Sie archivieren möchten. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Sternchen (*) in der Tabelle, die Sie soeben hinzugefügt haben. Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf die gleichen Felder, die Sie zum Angeben einer Bedingung in der Anfügeabfrage verwendet haben.

  5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien , um Kriterien für die Felder anzugeben, die Sie soeben hinzugefügt haben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

    Wichtig: Wenn in der Anfüge-oder Tabellenerstellungsabfrage ein Parameter verwendet wird, stellen Sie sicher, dass die Löschabfrage dies auch tut. Denken Sie auch daran, dass Sie für beide Abfragen denselben Wert eingeben. Wenn Sie unterschiedliche Parameterwerte eingeben, gehen möglicherweise Daten verloren. Um Datenverluste zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein Formular zum Sammeln der Werte zu verwenden und die Abfragen im Formular nach den Eingabewerten zu Fragen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe abfrageTyp auf Löschen.

    Die Zeile Löschen wird im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

    Abfrageentwurfsbereich "Zeile löschen"

  7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Schritt 4: Erstellen eines Makros zum Ausführen von Anfüge-und Löschabfragen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Makro.

  2. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben neue Aktion hinzufügen, und klicken Sie dann auf OPENQUERY.

    Die OPENQUERY -Aktion wird angezeigt und zeigt die zugehörigen Argumente an.

  3. Wählen Sie im Feld Abfrage Name die Abfrage (anfügen oder Erstellen von Tabellen) aus, die Sie in Schritt 2erstellt haben.

  4. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben neue Aktion hinzufügen, und klicken Sie dann auf OPENQUERY.

    Die OPENQUERY -Aktion wird angezeigt und zeigt die zugehörigen Argumente an.

  5. Wählen Sie im Feld Abfrage Name die Löschabfrage aus, die Sie in Schritt 3erstellt haben.

  6. Drücken Sie STRG + S, um das Makro zu speichern.

    Wenn Sie Datensätze archivieren möchten, führen Sie das Makro aus.

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