Archivieren in Outlook für Windows

Archivieren in Outlook für Windows

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Archivieren von Nachrichten in Outlook. Die Methoden, die Sie verwenden können, hängen vom Typ der E-Mail-Konten ab, die Sie in Outlook eingerichtet haben.

Alle Konten haben Zugriff auf einen Archivordner. Bei Office 365-, Outlook.com-, und Exchange-Konten ist der Archivordner ein Outlook-Standardordner wie "Posteingang", "Gesendete Objekte" und "Gelöschte Objekte". Dieser Ordner kann nicht gelöscht werden. Wenn Sie Outlook mit einem Exchange- oder Exchange Online-Konto verwenden, gelten Ordnerrichtlinien (z. B. Aufbewahrungsrichtlinien) für den Archivoordner.

Bei POP- und IMAP-Konten können Sie einen Archivordner erstellen oder einen vorhandenen Ordner als Archivordner festlegen. Sie können den Speicherort des Archivordners für Office 365- oder Exchange-Konten nicht ändern.

Wenn Sie mit der Schaltfläche "Archivieren" Nachrichten in den Archivordner verschieben, reduziert sich nicht die Größe Ihres Postfachs. Wenn Sie die Größe Ihres Postfachs reduzieren müssen, können Sie das Onlinearchiv in Office 365 Enterprise verwenden oder Elemente manuell archivieren.

Archivieren von Nachrichten mit der Schaltfläche "Archivieren"

Mit der Schaltfläche "Archivieren" in der Gruppe "Löschen" im Menüband können Sie eine oder mehrere Nachrichten in den Archivordner verschieben, ohne sie zu löschen. Die Nutzung von "Archivieren" bietet mehrere Vorteile.

  • Archivierte Elemente können einfach über das Suchfeld oder durch Navigieren im Archivordner gefunden werden. Wenn Sie im Suchfeld einen Suchbegriff eingeben, durchsucht Outlook standardmäßig alle Ordner in Ihrem Postfach.

  • Die Elemente sind auf Ihrem Smartphone oder anderen Geräten weiterhin über den Archivordner verfügbar.

Archivieren von Elementen in Outlook

  1. Wählen Sie eine oder mehrere zu archivierende Nachrichten im Posteingang oder einem anderen Ordner aus.

  2. Wählen Sie in der Gruppe Löschen die Option Archivieren aus. Mithilfe der RÜCKTASTE können Sie auch eine oder mehrere ausgewählte Nachrichten sofort archivieren.

    Ein-Klick-Archivierung

    Hinweis: Bei Office 365-, Exchange-, Exchange Online- und Outlook.com-Konten ist Ihr Archivordner bereits vorhanden, auch wenn Sie diese Funktion nie zuvor verwendet haben. Sie finden ihn in der Outlook-Ordnerliste. Wenn der Ordner nicht angezeigt wird, und Sie Outlook 2016 oder Outlook für Office 365 verwenden, wechseln Sie zu Datei > Office-Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren.

  3. Ihre Nachrichten werden in den Archivordner verschoben. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich archivieren, wechseln Sie zum Archivordner, und verschieben Sie die Nachricht wieder in Ihren Posteingang.

Hinweis: Die Schaltfläche Archivieren ist nur in Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook für Office 365 sichtbar. Bei älteren Versionen von Outlook gibt es im Menüband die Schaltfläche Archivieren nicht.

Archivieren von Nachrichten mithilfe der Tastatur

Durch Klicken auf die RÜCKTASTE können Sie eine oder mehrere ausgewählte Nachrichten sofort archivieren. Wenn Sie auf die Taste ENTF klicken, werden die Nachrichten in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Sie können das Verhalten der RÜCKTASTE nicht ändern. 

Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht nicht im Lesebereich, sondern in einem eigenen Fenster geöffnet haben, wird die Nachricht mit der RÜCKTASTE nicht archiviert. Sie müssen die Nachricht schließen und im Lesebereich anzeigen, um die Nachricht mit der RÜCKTASTE archivieren zu können. Wenn die Nachricht in einem neuen Fenster geöffnet ist, besteht die einzige Möglichkeit zum Archivieren der Nachricht darin, die Schaltfläche Archivieren auf dem Menüband zu verwenden.

Wie kann ich die Archivierung mit der Outlook für Office 365-RÜCKTASTE deaktivieren?

Um zu verhindern, dass Elemente mit der RÜCKTASTE in den Archivordner verschoben werden, können Sie die folgenden Registrierungseinträge hinzufügen, um diese Funktion zu deaktivieren.
 

Wichtig
Führen Sie die in diesem Abschnitt aufgeführten Schritte sehr sorgfältig aus. Es können schwerwiegende Probleme auftreten, wenn Sie die Registrierung falsch ändern. Bevor Sie Änderungen vornehmen, sollten Sie für den Fall, dass Probleme auftreten, unbedingt die Registrierung zur Wiederherstellung sichern.


Registrierungspfad der Gruppenrichtlinie:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Name: DisableOneClickArchive
Typ: DWORD
Wert: 1

Registrierungspfad des Office-Anpassungstools (OAT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Name: DisableOneClickArchive
Typ: DWORD
Wert: 1

Hinweis: Dieser Fix gilt nicht für die Outlook-Versionen mit Dauerlizenz.

Wie finde ich den Archivordner?

Der Archivordner befindet sich in der Ordnerliste. Um die Ordnerliste anzuzeigen, wählen Sie Ansicht > Ordnerbereich > Normal aus.

Im Menü "Ordnerbereich" ist "Normal" ausgewählt.

Wie kann ich den Archivordner durchsuchen?

Wenn Sie mit dem Feature "Aktuelles Postfach durchsuchen" oben in der Ordnerliste nach Outlook-Elementen suchen, durchsucht Outlook Ihr ganzes Postfach.

Durchsuchen Ihres Postfachs

Wenn Sie den Umfang der Suche nur auf Ihren Archivordner begrenzen möchten, wählen Sie zuerst den Archivordner in der Ordnerliste aus. Mit dem Suchbegriff im Suchfeld wird jetzt nur der Archivordner durchsucht.

Durchsuchen des Archivordners

Welcher Unterschied besteht zum Onlinearchiv?

Das Onlinearchiv ist ein Feature für Office 365 Enterprise-Kunden, die über ungewöhnlich große Postfächer verfügen. Diese Kunden können ein Onlinearchiv verwenden, um alte E-Mails nicht löschen zu müssen. Das Onlinearchiv eines Benutzers fungiert quasi als ein zweites Konto in Outlook mit einer eigenen Ordnerstruktur. Daher wird es nicht in Suchvorgänge einbezogen, die im Posteingang vorgenommen werden.

Wenn ein Onlinearchiv aktiviert ist, können Administratoren und Benutzer ihre Postfächer so einrichten, dass alte Nachrichten mithilfe von Archivierungsrichtlinien in das Onlinearchiv verschoben werden.

Wann sollte ich "Archiv" bzw. "Onlinearchiv" verwenden?

Wir empfehlen, das Archivierungsfeature zu nutzen, um Nachrichten aus dem Posteingang zu entfernen, die Sie bereits beantwortet oder auf die Sie reagiert haben. Stellen Sie sich das Archiv wie einen Ordner vor. Sie können Elemente im Ordner "Archiv" speichern und weiterhin problemlos darauf zugreifen. Sie können Nachrichten auch löschen oder in bestimmte Ordner verschieben, wenn das eher Ihrer Arbeitsweise entspricht.

Für Benutzer mit umfangreichen Postfächer in einer Office 365 Enterprise-Organisation empfehlen wir den Administratoren, eine Archivierungsrichtlinie einzurichten, mit der Elemente nach einem Jahr in ein Onlinearchiv verschoben werden. Sie können den Zeitraum verkürzen, wenn die Benutzer ihr Postfachkontingent früher erreichen. Damit wird sichergestellt, dass die Benutzer keine alten E-Mails löschen müssen, um Platz für neue E-Mails zu schaffen. E-Mails, die älter als angegeben sind, können sowohl aus dem Posteingangsordner als auch aus dem lokalen Archivordner verschoben werden.

Häufig gestellte Fragen zur Archivierung

Wenn Sie ein Office 365-, Exchange-, Exchange Online- oder Outlook.com-Konto verwenden, können Sie den Speicherort, an den Ihre archivierten Elemente verschoben werden, nicht ändern. Der Archivordner ist einer der Standardsystemordner von Outlook und kann nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto verwenden, z. b. Gmail, Yahoo oder iCloud, können Sie den Speicherort des Archivordners ändern, indem Sie Datei > Postfacheinstellungen > Tools > Archivordner festlegen wählen.

"Archivieren" ist ein gängiges Feature, das bereits in Outlook Mobile, Outlook Web App und Outlook.com zur Verfügung steht und auch von anderen E-Mail-Anbieter wie Gmail geboten wird. Da es sich um einen gängigen Namen handelt und da "Onlinearchiv" ein vorhandenes Feature ist, haben wir beschlossen, die Benennungen beizubehalten.

AutoArchivierung ist ein älteres Outlook-Feature, welches das automatische Verschieben von alten E-Mails in eine PST-Datei ermöglicht. Dies bedeutet, dass die Nachrichten vom Server entfernt werden und bei einer Suche schwieriger zu finden sind. Wenn die Festplatte, auf der sich die Datei "AutoArchive.pst" befindet, nicht mehr nutzbar ist, gehen diese Nachrichten verloren. Das Onlinearchiv ist ein Ersatz auf Unternehmensebene für die AutoArchivierung.

AutoArchivierung kann weiterhin verwendet werden, wenn Sie nicht über ein Onlinearchiv verfügen und wenn Ihre IT-Abteilung diese Funktion nicht deaktiviert hat. Weitere Informationen zu AutoArchivierung in Outlook 2016 finden Sie unter Manuelles Archivieren älterer Elemente in Outlook für Windows.

Das Feature "Archivieren" steht in Outlook für Windows, Outlook Mobile, Outlook im Web und Outlook.com zur Verfügung. Daher kann das Feature "Archivieren" nicht mithilfe einer Gruppenrichtlinie deaktiviert werden.

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