Archivieren in Outlook für Windows

Archivieren in Outlook für Windows

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Archivieren von Nachrichten in Outlook 2016. Die zu verwendenden Methoden hängen davon ab, ob Sie Outlook 2016 mit einem Office 365 Business-Konto, einem Exchange-Konto oder anderen Kontoarten wie Outlook.com, Gmail, POP oder IMAP-Konten verwenden.

Alle Konten in Outlook 2016 haben Zugriff auf einen Archivordner. Der Ordner "Archiv" ist ein Outlook-Standardordner wie "Posteingang", "Gesendete Objekte" und "Gelöschte Objekte". Sie können den Ordner "Archiv" nicht löschen. Wenn Sie Outlook mit einem Exchange- oder Exchange Online-Konto verwenden, gelten Ordnerrichtlinien (z. B. Aufbewahrungsrichtlinien) für den Archivoordner.

Wenn Sie mit der Schaltfläche "Archivieren" Nachrichten in den Archivordner verschieben, reduziert sich nicht die Größe Ihres Postfachs. Wenn Sie die Größe Ihres Postfachs reduzieren müssen, können Sie das Onlinearchiv in Office 365 Enterprise verwenden oder Elemente manuell archivieren.

Archivieren von Nachrichten mit einer Einzelaktion in Outlook 2016

Mit der Schaltfläche "Archivieren" in der Gruppe "Löschen" im Menüband können Sie eine oder mehrere Nachrichten in den Ordner Archiv verschieben, ohne sie zu löschen. Die Nutzung von "Archivieren" bietet mehrere Vorteile.

  • Archivierte Elemente können einfach über das Suchfeld oder durch Navigieren im Ordner Archiv gefunden werden. Wenn Sie im Suchfeld einen Suchbegriff eingeben, durchsucht Outlook 2016 standardmäßig alle Ordner in Ihrem Postfach.

  • Die Elemente sind auf Ihrem Smartphone oder anderen Geräten weiterhin über den Ordner Archiv verfügbar.

Archivieren von Elementen in Outlook 2016

  1. Wählen Sie eine oder mehrere zu archivierende Nachrichten im Posteingang oder einem anderen Ordner aus.

  2. Wählen Sie in der Gruppe Löschen die Option Archivieren aus. Mithilfe der RÜCKTASTE können Sie auch eine oder mehrere ausgewählte Nachrichten sofort archivieren. 

    Ein-Klick-Archivierung

    Hinweis: Ihr Ordner Archiv ist bereits vorhanden, auch wenn Sie das Feature nie zuvor verwendet haben. Sie finden ihn in der Outlook-Ordnerliste. Wenn der Ordner nicht angezeigt wird, und Sie Outlook 2016 verwenden, wechseln Sie zu "Datei" > "Office-Konto" > "Updateoptionen" > "Jetzt aktualisieren".

  3. Ihre Nachricht(en) werden in den Ordner Archiv verschoben. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich archivieren, wechseln Sie zum Ordner Archiv, und verschieben Sie die Nachricht wieder in Ihren Posteingang.

Hinweis: Die Schaltfläche Archivieren wird nur in Outlook 2016 angezeigt. Bei älteren Versionen von Outlook gibt es im Menüband die Schaltfläche Archivieren nicht.

Archivieren von Nachrichten mithilfe der Tastatur

Durch Klicken auf die RÜCKTASTE können Sie eine oder mehrere ausgewählte Nachrichten sofort archivieren. Wenn Sie auf die Taste ENTF klicken, werden die Nachrichten in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Sie können das Verhalten der RÜCKTASTE nicht ändern.

Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht nicht im Lesebereich, sondern in einem eigenen Fenster geöffnet haben, wird die Nachricht mit der RÜCKTASTE nicht archiviert. Sie müssen die Nachricht schließen und im Lesebereich anzeigen, um die Nachricht mit der RÜCKTASTE archivieren zu können. Wenn die Nachricht in einem neuen Fenster geöffnet ist, besteht die einzige Möglichkeit zum Archivieren der Nachricht darin, die Schaltfläche Archivieren auf dem Menüband zu verwenden.

Wie finde ich den Archivordner?

Der Ordner Archiv befindet sich in der Ordnerliste. Um die Ordnerliste anzuzeigen, wählen Sie Ansicht > Ordnerbereich und dann Normal aus.

Im Menü "Ordnerbereich" ist "Normal" ausgewählt.

Wie kann ich den Archivordner durchsuchen?

Wenn Sie mit dem Feature "Aktuelles Postfach durchsuchen" oben in der Ordnerliste nach Outlook-Elementen suchen, durchsucht Outlook Ihr ganzes Postfach.

Durchsuchen Ihres Postfachs

Wenn Sie den Umfang der Suche nur auf Ihren Archivordner begrenzen möchten, wählen Sie zuerst den Ordner "Archiv" in der Ordnerliste aus. Mit dem Suchbegriff im Suchfeld wird jetzt nur der Archivordner durchsucht.

Durchsuchen des Archivordners

Welcher Unterschied besteht zum Onlinearchiv?

Das Onlinearchiv ist ein Feature für Office 365 Enterprise-Kunden, die über ungewöhnlich große Postfächer verfügen. Diese Kunden können ein Onlinearchiv verwenden, um alte E-Mails nicht löschen zu müssen. Das Onlinearchiv eines Benutzers fungiert quasi als ein zweites Konto in Outlook mit einer eigenen Ordnerstruktur. Dementsprechend wird es nicht in Suchvorgänge einbezogen, die im Posteingang vorgenommen werden.

Wenn ein Onlinearchiv aktiviert ist, können Administratoren und Benutzer ihre Postfächer so einrichten, dass alte Nachrichten mithilfe von Archivierungsrichtlinien in das Onlinearchiv verschoben werden.

Wann sollte ich "Archiv" bzw. "Onlinearchiv" verwenden?

Wir empfehlen, das Archivierungsfeature zu nutzen, um Nachrichten aus dem Posteingang zu entfernen, die Sie bereits beantwortet oder auf die Sie reagiert haben. Stellen Sie sich das Archiv wie einen Ordner vor. Sie können Elemente im Ordner "Archiv" speichern und weiterhin problemlos darauf zugreifen. Sie können Nachrichten auch löschen oder in bestimmte Ordner verschieben, wenn das eher Ihrer Arbeitsweise entspricht.

Bei Benutzern mit großen Postfächern in einer Office 365 Enterprise-Organisation wird den Administratoren empfohlen, eine Archivierungsrichtlinie einzurichten, mit der Elemente nach spätestens einem Jahr in ein Onlinearchiv verschoben werden. Sie können den Zeitraum auch verkürzen, wenn die Benutzer ihr Postfachkontingent früher erreichen. Damit wird sichergestellt, dass die Benutzer keine alten E-Mails löschen müssen, um Platz für neue E-Mails zu schaffen. E-Mails, die älter als angegeben sind, können sowohl aus dem Posteingangsordner als auch aus dem lokalen Archivordner verschoben werden.

Häufig gestellte Fragen zur Archivierung

Nein. Der Archivordner ist einer der Standardsystemordner von Outlook und kann nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.

"Archivieren" ist ein gängiges Feature, das bereits in Outlook Mobile, Outlook Web App und Outlook.com zur Verfügung steht und auch von anderen E-Mail-Anbieter wie Gmail geboten wird. Da es sich um einen gängigen Namen handelt und da "Onlinearchiv" ein vorhandenes Feature ist, haben wir beschlossen, die Benennungen beizubehalten.

AutoArchivierung ist ein älteres Outlook-Feature, welches das automatische Verschieben von alten E-Mails in eine PST-Datei ermöglicht. Dies bedeutet, dass die E-Mails vom Server entfernt werden und bei einer Suche schwieriger zu finden sind. Wenn die Festplatte, auf der sich die Datei "AutoArchive.pst" befindet, nicht mehr nutzbar ist, gehen diese E-Mails verloren. Das Onlinearchiv ist ein Ersatz auf Unternehmensebene für die AutoArchivierung.

AutoArchivierung kann weiterhin verwendet werden, wenn Sie nicht über ein Onlinearchiv verfügen und wenn Ihre IT-Abteilung diese Funktion nicht deaktiviert hat. Weitere Informationen zu AutoArchivierung in Outlook 2016 finden Sie unter Manuelles Archivieren älterer Elemente in Outlook für Windows.

Das Feature "Archivieren" steht in Outlook für Windows, Outlook Mobile, Outlook im Web und Outlook.com zur Verfügung. Daher kann das Feature "Archivieren" nicht mithilfe einer Gruppenrichtlinie deaktiviert werden.

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