Arbeiten mit Datenblättern

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Wenn Sie eine Tabelle öffnen oder die Ergebnisse einer Abfrage anzeigen, zeigt Access das Ergebnis einer Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht an. Tabellendaten oder Abfrageergebnisse, die in der Datenblattansicht angezeigt werden, werden in der Regel als Datenblatt bezeichnet. Sie können die Darstellung eines Datenblatts so anpassen, dass bestimmte Daten für die Verwendung als einfacher Bericht angezeigt werden.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu Datenblättern

Organisieren von Daten durch ändern und Verschieben von Spalten oder Zeilen

Ändern des Formats und der Hintergrundfarbe von Gitternetzlinien

Ändern des Textformats

Zusammenfassen von Daten durch Hinzufügen einer Ergebniszeile

Anwenden von Sortierung und Filterung

Speichern der Änderungen am Layout

Informationen zu Datenblättern

Ein Datenblatt ist die visuelle Darstellung der Daten, die in einer Tabelle enthalten sind, oder der Ergebnisse, die von einer Abfrage zurückgegeben werden. Sie zeigt die Felder für jeden Datensatz aus einer Tabelle, einem Formular oder einem Abfrageergebnis in einem tabellarischen (Zeilen-und Spaltenformat) an, wie hier gezeigt.

Tabelle ' Personal ' in der Datenblattansicht

Standardmäßig werden Tabellen und Abfragen in der Datenblattansicht geöffnet. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Öffnen , um die Tabelle oder Abfrage als Datenblatt zu öffnen.

Wenn Sie bestimmte Formate auf Zeilen und Spalten anwenden oder eine Ergebniszeile hinzufügen, kann ein Datenblatt auch als einfacher Bericht dienen.

Organisieren von Daten durch ändern und Verschieben von Spalten oder Zeilen

Sie können Daten organisieren, um das Datenblatt übersichtlicher zu gestalten oder nur die erforderlichen Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt anzuzeigen. In diesem Abschnitt werden mehrere Möglichkeiten beschrieben, wie Sie dies erreichen können.

Ändern der Größe von Spalten oder Zeilen

Manchmal passen nicht alle Spalten in einem Datenblatt auf Ihren Bildschirm oder Ausdruck, oder einzelne Spalten beanspruchen möglicherweise mehr Platz als für Ihren Inhalt. Darüber hinaus können Sie die Höhe der Zeilen ändern, damit der Text, der nicht in eine Spalte passt, in einer neuen Zeile fortgesetzt werden kann.

Nachdem Sie eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie entweder die Größe einzelner Spalten manuell ändern oder die Größe einer Spalte automatisch an den Inhalt anpassen.

Manuelles Ändern der Größe einer Spalte

  1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Rand der Spalte, deren Größe Sie ändern möchten.

  2. Wenn sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt, ziehen Sie den Rand der Spalte, bis Sie die gewünschte Größe aufweist.

    Ändern der Größe einer Spalte auf einem Datenblatt

Automatisches Ändern der Größe einer Spalte

  1. Wenn Sie die Größe einer Spalte so ändern möchten, dass Sie am besten zum Inhalt passt, positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Rand der Spalte, deren Größe Sie ändern möchten.

  2. Wenn sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt, doppelklicken Sie auf den Rand der Spalte.

    Anpassen der Größe einer Spalte am besten für Ihren Text

Ändern der Größe mehrerer Spalten

  • Wenn Sie die Größe mehrerer Spalten gleichzeitig ändern möchten, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, wählen Sie mehrere angrenzende Spalten aus, und ändern Sie die Größe der ausgewählten Spalten. Sie können auch das gesamte Datenblatt auswählen und die Größe aller Spalten ändern.

Ändern der Größe von Zeilen

  • Zum Ändern der Größe von Zeilen positionieren Sie den Mauszeiger zwischen zwei beliebigen Daten Satz Auswahlen im Datenblatt, und ziehen Sie, bis die Zeilen die gewünschte Größe aufweisen.

Sie können keine einzelne Zeile einzeln ändern, wenn Sie die Größe einer Zeile ändern, werden alle Zeilen geändert.

Ändern der Größe einer Zeile auf einem Datenblatt

Ändern der Größe von Zeilen auf die Standardhöhe

  1. Um die Größe von Zeilen auf die Standardhöhe zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Datensatzmarkierer, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zeilenhöhe .

    Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Datensatzmarkierer

    Klicken auf Zeilenhöhe im Kontextmenü

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe das Kontrollkästchen Standard Höhe , und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Sie können keine Änderungen an der Breite einer Spalte oder der Zeilenhöhe rückgängig machen, indem Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Rückgängig klicken. Wenn Sie Änderungen rückgängig machen möchten, schließen Sie das Datenblatt, und klicken Sie dann auf Nein , wenn Sie aufgefordert werden, die Änderungen am Layout des Datenblatts zu speichern. Wenn Sie auf Nein klicken, werden auch alle anderen von Ihnen vorgenommenen Änderungen am Layout rückgängig gemacht.

Verschieben einer Spalte

Sie können die Reihenfolge der Spalten in einem Datenblatt schnell ändern, indem Sie die Spalten an verschiedene Positionen innerhalb des Datenblatts ziehen. So können Sie z. b. sicherstellen, dass eine bestimmte Spalte immer in der Ansicht verbleibt.

  • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um eine Spalte auszuwählen, oder halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, um mehrere angrenzende Spalten auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte oder die Spalten an eine neue Position.

    Verschieben der Spalte "vorName" nach links an die gewünschte Position

Umbenennen einer Spalte

Es kann vorkommen, dass Sie eine Spalte umbenennen möchten, damit Sie die darin enthaltenen Daten besser beschreibt. Wenn beispielsweise eine Spalte, die e-Mail-Adressen enthält, den Namen EMAdd hat, sollten Sie die Spaltenüberschrift möglicherweise einfacher verstehen, indem Sie Sie in e-Mail-Adresse ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der Spalte, klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte umbenennen , und geben Sie dann den neuen Namen ein. Geben Sie z. b. e-Mail-Adresseein.

Umbenennen einer Spalte

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Wenn Sie nur bestimmte Spalten für das Datenblatt anzeigen oder drucken möchten, können Sie die Spalten ausblenden, die nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie z. b. mit einer Datenbank mit Kontaktinformationen arbeiten, möchten Sie möglicherweise nur den vollständigen Namen und die e-Mail-Adresse für jeden Kontaktanzeigen. Sie können diese Ansicht erstellen, indem Sie alle anderen Spalten ausblenden.

Ausblenden von Spalten

  1. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie ausblenden möchten.

    Wenn Sie angrenzende Spalten auswählen möchten, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie auf zusätzliche Spaltenüberschriften.

    Hinweis: Sie können keine nicht angrenzenden Spalten auswählen. Wählen Sie zusätzliche Spalten aus, und blenden Sie diese einzeln aus.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder ausblenden .

Spalten anzeigen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder einblenden .

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Ändern des Formats und der Hintergrundfarbe von Gitternetzlinien

Wenn Sie ein Datenblatt verwenden, können Sie die Darstellung der Daten verbessern, indem Sie die Formate ändern, z. b. die Gitternetzlinien Formatvorlage oder die Hintergrundfarbe, oder indem Sie unterschiedliche Farben für abwechselnde Zeilen erstellen.

Festlegen des Formats "Gitternetzlinien"

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Text Formatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Gitternetzlinien .

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Art der Gitternetzlinien.

Festlegen der Hintergrundfarbe

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Text Formatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Hintergrundfarbe .

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Hintergrundfarbe.

Ändern der Hintergrundfarbe von abwechselnden Zeilen

Sie können die Hintergrundfarbe von abwechselnden Zeilen in einem Datenblatt unabhängig von der standardmäßigen Hintergrundfarbe festlegen. Durch Festlegen einer wechselseitigen Hintergrundfarbe können Sie die Unterscheidung zwischen angrenzenden Zeilen vereinfachen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Text Formatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Alternative Zeilenfarbe .

  2. Klicken Sie auf die Hintergrundfarbe, die Sie anwenden möchten.

Ändern des Textformats

Nachdem Sie eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie die Darstellung des Texts einschließlich der Formatierung ändern. Beachten Sie, dass Ihre Änderungen auf das gesamte Datenblatt angewendet werden. Wenn die Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts automatisch angezeigt werden sollen, müssen Sie beim Schließen des Datenblatts auf Ja klicken, um die Änderungen am Layout zu speichern.

Sie verwenden die zusätzlichen Befehle in der Gruppe " Text Formatierung " auf der Registerkarte " Start ", um Änderungen an den Schriftmerkmalen im Datenblatt vorzunehmen.

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Datenblatt.

  2. Gehen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Text Formatierung folgendermaßen vor:

    • Um die Schriftart zu ändern, geben Sie im Feld Schriftart eine Schriftart ein, oder klicken Sie darauf.

    • Um den Schriftgrad zu ändern, geben Sie im Feld Schriftgrad den gewünschten Schriftgrad ein, oder klicken Sie darauf.

    • Um den Schriftschnitt zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche " Fett", " kursiv" oder "unter Strichen " (oder eine beliebige Kombination der drei).

    • Wenn Sie die Schriftfarbe ändern möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Schriftfarbe , und wählen Sie dann eine Farbe aus der Palette aus.

Zusammenfassen von Daten durch Hinzufügen einer Ergebniszeile

Durch Hinzufügen einer Ergebniszeile zu einem Datenblatt können Sie schnell die berechnete Summe für eine Spalte anzeigen. Zusätzlich zum Addieren einer Datenspalte können Sie die Ergebniszeile verwenden, um andere Berechnungen auszuführen, z. b. das Ermitteln von Durchschnittswerten, das zählen der Anzahl von Elementen in einer Spalte und das Ermitteln des Mindest-oder Höchstwerts in einer Datenspalte.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Ergebniszeile anzuzeigen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Am unteren Rand des Datenblatts wird eine neue Zeile mit dem Wort " Summe " in der ersten Spalte angezeigt.

  2. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in derselben Zeile wie die Zelle, die das Wort " Summe" enthält.

  3. Klicken Sie auf den Pfeil, der angezeigt wird, und klicken Sie dann auf die Art der Berechnung, die in der Zelle angezeigt werden soll.

    Die Liste der Funktionen oder Arten von Berechnungen, die verfügbar sind, hängt von der Datentyp der Spalte ab. Wenn die Spalte beispielsweise Währungswerte enthält, wird eine Liste der Funktionen angezeigt, die auf Währungsberechnungen angewendet werden, z. b. Minimum und Maximum.

    Eine Ergebniszeile in einem Datenblatt mit einer Auswahl von Funktionen

Weitere Informationen zum Verwenden des Features "Ergebniszeile" finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile.

Anwenden von Sortierung und Filterung

Es gibt einige zusätzliche schnelle Änderungen, die das Anzeigen oder Drucken des Datenblatts vereinfachen können. In der folgenden Abbildung werden die Unternehmensnamen beispielsweise alphabetisch sortiert.

Ein Datenblatt mit einer alphabetisch sortierten Spalte

  • Um die Sortierung anzuwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte (oder klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift), und klicken Sie dann auf die gewünschte Sortieroption.

  • Wenn Sie einen Filter anwenden möchten, klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Werte, die Sie anzeigen möchten. Alternativ können Sie auf Text Filter oder Zahlenfilter klicken, um detailliertere Filter zu erstellen.

Speichern der Änderungen am Layout

Nachdem Sie das Layout und die Darstellung eines Datenblatts geändert haben, müssen Sie die Änderungen speichern, wenn Sie die Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts beibehalten möchten. Wenn Sie ein Datenblatt schließen, nachdem Sie das Layout geändert haben, werden Sie aufgefordert, diese Änderungen zu speichern. Wenn Sie auf Jaklicken, werden die Änderungen gespeichert und beim nächsten Öffnen des Datenblatts angewendet. Wenn Sie auf Neinklicken, werden die Änderungen verworfen, und das Datenblatt wird mit den Standardeinstellungen für das Layout (oder die zuletzt gespeicherten Einstellungen) beim nächsten Öffnen geöffnet.

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