Arbeiten mit Dateien in einer Dokumentbibliothek

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Ihre SharePoint-Dokumentbibliothek bietet viele Möglichkeiten zum Arbeiten mit Ihren Dateien, von der Erstellung von Dateien über das Kopieren und Verschieben zwischen Ordnern. Sie können die Arbeit anzeigen, die Sie und andere an den Dateien geleistet haben, und frühere Versionen speichern, die Sie bei Bedarf wiederherstellen können. Sie und Ihr Team haben ein hohes Maß an Kontrolle darüber, wo was in welcher Weise an Dateien bearbeitet werden kann.

Erstellen eines neuen Dokuments, einer neuen Verknüpfung oder eines Ordners in einer Dokumentbibliothek

Nachdem Sie eine SharePoint-Dokumentbibliothek erstellt haben, müssen Sie Inhalt hinzufügen. Sie können beginnen, indem Sie Dokumente und Dateien erstellen oder hochladen.

Office 365 – Erstellen eines neuen Ordners oder Dokuments

Wenn Sie ein neues Office 365-Dokument auswählen, wird eine generische Datei in der Bibliothek (Document. docx, Book. xlsx usw.) erstellt, und in der jeweiligen App wird ein leeres Dokument geöffnet. Ihr SharePoint-oder Office 365-Administrator oder-Besitzer kann unterschiedliche Dokumenttypen einstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer neuen Datei in einer Dokumentbibliothek.

Zum Ordnen Ihrer Dateien in einer Dokumentbibliothek können Sie Ordner verwenden. Informationen zum Hinzufügen von Ordnern zu Ihrer Bibliothek finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek

Bearbeiten von Dateien in einer Dokumentbibliothek

Dateien, die Office 365-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint zugeordnet sind, können online bearbeitet werden, wenn Sie in einer Dokumentbibliothek auf den Dateinamen klicken. Beim Bearbeiten in Office 365 werden alle Änderungen automatisch gespeichert.

Datei-Auslassungsmenü mit hervorgehobener Option "Öffnen"

Wenn Sie über eine Desktopanwendung wie Word verfügen, wird diese beim Öffnen oder Bearbeiten der Datei gestartet. Wenn Sie eine Desktopanwendung auswählen, wird das Dokument in der betreffenden Anwendung geöffnet, und Sie können sie wie jede beliebige andere Datei bearbeiten. Im Gegensatz zur Online Version von Word, Excel oder PowerPoint müssen Sie das Dokument explizit speichern, bevor Sie den Vorgang beenden können, um Änderungen beizubehalten.

Wenn Sie einer bestimmten Datei keine Anwendung zugeordnet haben, erhalten Sie die Möglichkeit, die Datei herunterzuladen. Weitere Informationen zum Öffnen und Bearbeiten von Dateien finden Sie unter Bearbeiten eines Dokuments in einer Dokumentbibliothek.

Löschen von Dateien aus einer Dokumentbibliothek

Wenn ein Element in einer Dokumentbibliothek nicht mehr benötigt wird, können Sie es löschen. Wenn Sie einen Ordner löschen, löscht SharePoint auch alle Dateien oder Ordner, die darin enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Löschen eines Ordners, einer Datei oder eines Links aus einer Dokumentbibliothek.

Symbol "Löschen" und hervorgehobener Link in der Leiste für häufig verwendete Links

Wenn Sie etwas löschen, es dann aber wieder benötigen, können Sie es unter Umständen aus dem Papierkorb wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Inhalte im Papierkorb einer SharePoint-Website.

Ein- oder Auschecken von Dateien zur exklusiven Bearbeitung

Wenn Sie eine Datei auschecken, sperren Sie andere von der Bearbeitung aus. Dies hilft dabei, Arbeitskollegen am gegenseitigen Rückgängigmachen oder Überschreiben von Änderungen zu hindern.

Wählen Sie eine Datei aus, klicken Sie auf die Auslassungspunkte auf der oberen Leiste, und wählen Sie Auschecken aus.

Während eine Datei für Sie ausgecheckt ist, kann keine andere Person sie auschecken oder bearbeiten. Wenn Sie die Datei wieder einchecken, können andere die von Ihnen vorgenommenen Änderungen sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Auschecken oder Einchecken von Dateien in einer Dokumentbibliothek.

Anzeigen von Dateiaktivitäten in einer Dokumentbibliothek

Wenn Sie mit einem Team arbeiten, können Sie Dateiaktivitäten wie Hinzufügen, Löschen oder Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek beobachten, um sicher zu gehen, dass die Vorgänge im Plan liegen. Sie können Dateiaktivitäten für eine einzelne Datei oder eine Übersicht aller Aktivitäten in einer Dokumentbibliothek anzeigen.

Aktuelle Aktivität (Liste)

Sie können unter den aktuellen Aktivitäten einige Elemente erweitern, um mehr Details anzuzeigen, wenn Dateien aktualisiert wurden. Weitere Informationen zum Anzeigen von Dateiaktivitäten finden Sie unter Dateiaktivität in einer Dokumentbibliothek.

Anzeigen von und Arbeiten mit dem Versionsverlauf von Dateien in einer Dokumentbibliothek

Der SharePoint Online-Versionsverlauf erstellt eine neue Version von Dateien, die in einer Dokumentbibliothek gespeichert oder eingecheckt sind.

Dialogfeld "Versionsverlauf" mit drei Versionen

Im Versionsverlauf können Sie Kommentare, die beim Einchecken der Datei hinzugefügt wurden, die Dateigröße und den Zeitpunkt des Eincheckens oder Speicherns in der Dokumentbibliothek anzeigen. Sie können sich auch entscheiden, eine Version der Datei wiederherzustellen oder zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Versionsverlaufs für eine Datei in einer SharePoint-Dokumentbibliothek .

Anzeigen und Bearbeiten von Dateiinformationen in einer Dokumentbibliothek

Ihre Dokumentbibliothek speichert einzelne Eigenschaften, wie etwa den Dateinamen, den Titel und Hashtags für Ihre Dateien, Ordner und Verknüpfungen sowie die eigentlichen Elemente.

Office 365-Bereich für Dokumentmetadaten

Sie können den Namen, den Titel oder Hashtageigenschaften für jedes Element in der Dokumentbibliothek anzeigen und bearbeiten. Schritte zum Anzeigen und Bearbeiten dieser Eigenschaften finden Sie unter Anzeigen und Bearbeiten von Informationen zu einer Datei, einem Ordner oder einem Link in einer Dokumentbibliothek.

Wir hören Ihnen zu!

Aktualisiert am 2018

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