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Organisationen unterliegen häufig Genehmigungsregelungen sowie rechtlichen oder anderen Bestimmungen, die von ihnen die Aufbewahrung von Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum erfordern. Die Aufbewahrung von Dokumenten für einen längeren als den erforderlichen Zeitraum kann für die Organisation ein rechtliches Risiko darstellen. Aus diesem Grund hat Ihre Organisation möglicherweise eine Richtlinie für Ihre Website zum Löschen von Dokumenten erstellt. Beispielsweise müssen allgemeine Geschäftsdokumente fünf Jahre nach der Erstellung gelöscht werden.
In Abhängigkeit von Ihrer Organisation kann eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten Folgendes sein:
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Obligatorisch Ein Websitebesitzer kann eine obligatorische Richtlinie, die automatisch auf die Website angewendet wird, nicht deaktivieren.
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Standard: Eine Standardrichtlinie wird automatisch auf eine Website angewendet, aber ein Websitebesitzer hat folgende Möglichkeiten:
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Eine andere verfügbare Richtlinie auswählen
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Die Richtlinie vollständig ablehnen, wenn sie für den Inhalt der Website nicht relevant ist
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Weder obligatorisch noch Standard: In diesem Fall wird keine Richtlinie automatisch auf die Website angewendet und der Websitebesitzer muss eine durchführen, um eine Richtlinie anzuwenden.
Eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten kann mehr als eine Regel enthalten. Eine Regel besagt z. B., dass Dokumente ein Jahr nach der Erstellung gelöscht werden müssen, während eine andere Regel angibt, dass Dokumente ein Jahr nach der letzten Änderung gelöscht werden müssen. Wenn eine Richtlinie mehrere Regeln enthält, können Sie die Regel auswählen, die am besten für Ihre Website geeignet ist. Regeln werden auf alle Bibliotheken innerhalb der Website angewendet. Es können jeweils nur eine Richtlinie und eine Regel auf einer Website gleichzeitig aktiviert sein. Eine Regel kann wie eine Richtlinie als Standard festgelegt werden, damit Sie automatisch angewendet wird, wenn die Richtlinie zutrifft.
Richtlinien zum Löschen von Dokumenten werden zudem geerbt. Wenn Sie eine Richtlinie oder Regel für Ihre Website auswählen, wird die Auswahl von alle Unterwebsites geerbt, obwohl der Besitzer einer Unterwebsite die Vererbung durch Auswählen einer anderen Richtlinie oder Regel außer Kraft setzen kann. Berücksichtigen Sie beim Auswählen einer Richtlinie oder Regel den Inhalt der untergeordneten Unterwebsites Ihrer Website.
Anzeigen der in einer Websitesammlung verfügbaren Dokumentlöschrichtlinien
Ihr Unternehmen weist unterschiedlichen Websitesammlungen möglicherweise verschiedene Richtlinien zu. Ein Besitzer einer Websitesammlung kann auf Ebene der Websitesammlung alle Dokumentlöschrichtlinien anzeigen, die für diese Websitesammlung verfügbar sind. Die Richtlinien wurden möglicherweise für die Websitesammlungsvorlage (und daher für alle Websitesammlungen, die mit dieser Vorlage erstellt wurden) oder für diese bestimmte Websitesammlung zur Verfügung gestellt.
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Wählen Sie auf der Website der obersten Ebene der Websitesammlung in der oberen rechten Ecke die Option Einstellungen [Zahnradsymbol] > Websiteeinstellungen aus.
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Unter Websitesammlungsverwaltung > Dokumentlöschrichtlinien.
Hinweis: Der Link Dokument Löschungsrichtlinien wird nur angezeigt, wenn der Websitesammlung Richtlinien zugewiesen wurden. Außerdem wird der Link nicht unmittelbar nach der Zuweisung von Richtlinien zur Website angezeigt – es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Richtlinien zugeordnet sind, wenn der Link Dokument Löschungsrichtlinien angezeigt wird.
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Auf dieser Seite können Sie Folgendes anzeigen:
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Die aktuell zugeordneten Richtlinien und die zugehörigen Regeln. Wählen Sie eine Richtlinie aus, um die Regeln im rechten Bereich anzuzeigen.
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Die Standardrichtlinie, falls vorhanden, zeigt Ja in der Spalte Standard an.
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Unterhalb der Liste wird eine Nachricht angezeigt, wenn die Richtlinie als obligatorisch zugewiesen wurde.
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Diese Liste ist schreibgeschützt, damit der Besitzer der Websitesammlung alle verfügbaren Richtlinien und Regeln anzeigen kann. Informationen zum Anwenden einer Richtlinie finden Sie im nächsten Abschnitt.
Anwenden oder Entfernen einer Dokumentlöschrichtlinie für eine Website
Als Websitebesitzer oder Besitzer der Websitesammlung hat Ihr Unternehmen möglicherweise Richtlinien erstellt, die Sie entweder auf die Website anwenden oder komplett ablehnen können.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Website Einstellungen [Zahnradsymbol] > Websiteeinstellungen aus.
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Unter Websitesammlungsverwaltung > Dokumentlöschrichtlinien.
Hinweis: Der Link Dokument Löschungsrichtlinien wird nur angezeigt, wenn der Websitesammlung Richtlinien zugewiesen wurden. Außerdem wird der Link nicht unmittelbar nach der Zuweisung von Richtlinien zur Website angezeigt – es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Richtlinien zugeordnet sind, wenn der Link Dokument Löschungsrichtlinien angezeigt wird.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Wenn Sie eine Richtlinie anwenden möchten, wählen Sie eine Richtlinie aus, und wählen Sie eine Regel in dieser Richtlinie > Speichern aus.
Es können jeweils nur eine Richtlinie und eine Regel auf einer Website gleichzeitig aktiviert sein. Ihr Unternehmen stellt möglicherweise mehrere Richtlinien und Regeln oder nur eine Richtlinie oder Regel zur Auswahl bereit.
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Wenn Sie eine Richtlinie ablehnen möchten, wählen Sie Opt-out aus: Do Note DELETE > Save.
Als Websitebesitzer können Sie eine Dokumentlöschrichtlinie ablehnen, wenn Sie feststellen, dass die Richtlinie nicht auf den Inhalt Ihrer Website zutrifft. Sie können jedoch keine Richtlinie ablehnen, die als obligatorisch markiert wurde.
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Dokumentlöschrichtlinien setzen andere Richtlinien außer Kraft
Eine Website kann andere Richtlinien für die Aufbewahrung und das Löschen von Inhalten verwenden:
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Inhaltstyprichtlinien für die Websitesammlung.
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Informationsverwaltungsrichtlinien für eine Liste oder eine Bibliothek
Wenn Sie eine Dokument Löschrichtlinie auf eine Website anwenden, auf der bereits Inhaltstyp Richtlinien oder Informationsverwaltungsrichtlinien für eine Liste oder Bibliothek verwendet werden, werden diese Richtlinien ignoriert, während die Dokument Löschrichtlinie aktiv ist. Wenn andere Richtlinien ignoriert werden, sehen Sie, dass der Inhalt der Nachricht auf dieser Website Richtlinien für das Löschen von Dokumenten verwendet.
Dies bedeutet, dass Sie für eine Website ausschließlich die Verwendung von Richtlinien planen sollten, die für strukturierte Inhalte (Informationsverwaltungsrichtlinien und Inhaltstyprichtlinien) oder unstrukturierte Inhalte (Dokumentlöschrichtlinien) vorgesehen sind, nicht für beides. Wenn Sie eine Dokumentlöschrichtlinie ablehnen, wird keine Warnung angezeigt und andere Arten von Richtlinien funktionieren weiterhin.
Websiterichtlinien sind von Dokumentlöschrichtlinien nicht betroffen.
Ermitteln, ob Inhaltstyprichtlinien ignoriert werden
Wenn Ihre Website Inhaltstyprichtlinien verwendet hat und jetzt diese Meldung angezeigt wird, sind diese Richtlinien nicht mehr in Kraft. Um die Inhaltstyprichtlinien wiederherzustellen, können Sie die Dokumentlöschrichtlinie von der Website entfernen, wie zuvor beschrieben, wenn eine Option zur Ablehnung verfügbar ist. Ist keine Option für die Ablehnung verfügbar, ist die Dokumentlöschrichtlinie obligatorisch, und Sie müssen sich an den Compliance Officer in Ihrem Unternehmen wenden.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option Einstellungen [Zahnradsymbol] > Websiteeinstellungen aus.
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Unter Websiteverwaltung > Inhaltstyp "Richtlinienvorlagen".
Ermitteln, ob Informationsverwaltungsrichtlinien ignoriert werden
Wenn Ihre Website Informationsverwaltungsrichtlinien verwendet hat und jetzt diese Meldung angezeigt wird, sind diese Richtlinien nicht mehr in Kraft. Um die Informationsverwaltungsrichtlinien wiederherzustellen, können Sie die Dokumentlöschrichtlinie von der Website entfernen, wie zuvor beschrieben, wenn eine Option zur Ablehnung verfügbar ist. Ist keine Option für die Ablehnung verfügbar, ist die Dokumentlöschrichtlinie obligatorisch, und Sie müssen sich an den Compliance Officer in Ihrem Unternehmen wenden.
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Für eine Liste oder Bibliothek im Menüband > Registerkarte Bibliothek > Bibliothekseinstellungen > unter Berechtigungen und Verwaltung > Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.
