Anwenden einer bedingten Formatierung in Excel

Bedingte Formatierungen ermöglichen es Ihnen, Farben auf Zellen anzuwenden, die bestimmten Bedingungen entsprechen, wie doppelte Werte oder Werte, die bestimmte Kriterien erfüllen – z. B. "größer als 100" oder "ist gleich Umsatz". Es gibt Optionen zu "Regeln zum Hervorheben von Zellen" und Konfigurieren von "Obere/untere Regeln". Darüber hinaus können Sie mit Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen anzeigen, wie sich die Rangfolge einzelner Zellen gegenüber einem Wertebereich darstellt. Bedingte Formatierungen sind dynamisch, d. h., wenn sich die Werte ändern, wird auch die Formatierung automatisch angepasst.

Optionen für bedingte Formatierung

Bedingte Formatierung mit Farbenskalen

Optionen für bedingte Formatierung

Bedingte Formatierung mit 3-Farben-Skala

Hinweis: In älteren Versionen als Excel 2007 mussten die Regeln für bedingte Formatierungen mithilfe einer Formel erstellt werden, und es wurden nur drei Ebenen unterstützt. Ab Excel 2007 gibt es für bedingte Formatierungen zahlreiche vordefinierte Regeln, die einfach angewendet werden können und bis zu 64 Ebenen unterstützen. Wenn Sie eine Formatierung benötigen, die mit den vordefinierten bedingten Formatierungen nicht erstellt werden kann, können Sie eine Formel für die Anwendung einer bedingten Formatierung verwenden.

In diesem Artikel werden mehrere Methoden für die Anwendung einiger dieser vordefinierten Regeln für bedingte Formatierungen erläutert. Weil es Tausende möglicher Kombinationen gibt, sollten Sie so lange experimentieren, bis Sie die Kombination gefunden haben, die für Sie am besten geeignet ist. Nehmen Sie sich außerdem Zeit, über Ihre Zielgruppe nachzudenken, weil es bei einer zu hohen Komplexität schwierig sein kann, Ihre Absicht zu verstehen.

Führen Sie die nachstehenden Schritte aus, um Duplikate in einer Datenspalte hervorzuheben:

Bedingte Formatierung, doppelte Werte sind hervorgehoben

  1. Wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie doppelte Werte mit einer Farbe formatieren müssen, wie in diesem Beispiel "Mitarbeitername".

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Doppelte Werte.

    Doppelte Werte

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste "Optionen" das gewünschte Format aus, und klicken Sie auf OK.

    Formatierungsoptionen für das Hervorheben von Duplikaten

Im Bereich wird das Format angezeigt, mit dem Duplikate in der ausgewählten Farbe hervorgehoben werden.

Nach Farbe sortieren

Ziehen Sie Ihre Suche nach Duplikaten im nächsten Schritt heran, um die Liste nach Farbe zu sortieren. Dadurch lassen sich umfangreiche Änderungen an den Duplikaten einfacher vornehmen, wie beispielsweise sie löschen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie an eine beliebige Stelle in Ihrem Datenbereich und dann auf Daten > Sortieren und filtern > Sortieren.

  2. Wählen Sie Mitarbeitername für die Option Sortieren nach, anschließend "Zellenfarbe" in der Dropdownliste Sortieren nach, die gewünschte Farbe in Reihenfolge und dann Oben in der letzten Dropdownliste aus. Klicken Sie auf OK, um diese Formatierung anzuwenden.

Daten > Sortieren > Nach Farbe sortieren (Optionen)

In der sortierten Tabelle sind die doppelt vorhandenen Werte oben gruppiert:

Bedingte Formatierung mit doppelten Werten, die am Anfang einer Liste sortiert sind

Mit der Option Obere 10 Elemente können Sie im Handumdrehen die besten Leistungsträger in einem Bereich hervorheben, z. B. die besten zehn Kunden in einer Liste nach Rangfolge. Ebenso können Sie Untere 10 Elemente, Obere/untere 10 % oder Über/unter Durchschnitt auswählen. Sie können die oberen 10 nach Festlegung einer Regel in jeden benötigten Wert ändern.

Führen Sie die nachstehenden Schritte aus, um zu sehen, wie Sie die oberen zehn umsatzstärksten Leistungen hervorheben.

Auf einen Bereich angewendete bedingte Formatierung "Obere 10 Elemente"
  1. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie formatieren möchten. In der Abbildung oben haben wir die Spalte Umsatz ausgewählt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Obere/untere Regeln > Obere 10 Elemente.

    Bedingte Formatierung, Formatierungsoptionen für "Obere 10 Elemente"
  3. Sie können nun die Anzahl der Optionen anpassen, die oben oder unten angezeigt werden sollen, sowie die Füllfarbe.

    Bedingte Formatierung, Auswahl für "Obere 10 Elemente"

Wenn Sie bedingte Formatierung zum Anzeigen von Datenbalken verwenden, zeichnet Excel einen Balken in jeder Zelle, dessen Länge dem Wert der Zelle relativ zu den anderen Zellen im ausgewählten Bereich entspricht.

Führen Sie die nachstehenden Schritte aus, die Sie durch ein Beispiel begleiten.

Auf einen Bereich angewendete bedingte Formatierung "Datenbalken"
  1. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie formatieren möchten. In der Abbildung oben haben wir die Spalte Umsatz ausgewählt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Datenbalken . Wählen Sie dann Farbverlauf oder Einfarbige Füllung als Format aus.

    Bedingte Formatierung, Formatvorlagenkatalog für Datenbalken
  3. Wenn Sie die Liste nach dem Anwenden von Datenbalken sortieren möchten, markieren Sie einfach die Spalte. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Daten auf Sortieren und filtern, und wählen Sie entweder die Option Aufsteigende Schnellsortierung oder Absteigende Schnellsortierung aus, um in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.

Verwenden Sie einen Symbolsatz, um visuell anzugeben, wo sich Werte in einer Zahlen- oder Prozentskala in bestimmten Bereichen befinden. In diesem Abschnitt wird ein Vergleich zwischen regionalen Leistungen und einem Standard mithilfe von Symbolen für "Positiv" Bedingte Formatierung, Symbol für positive Werte , "Neutral" Bedingte Formatierung, Symbol für neutrale Werte und "Negativ" Bedingte Formatierung, Symbol für negative Werte gezeigt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu sehen, wie Sie vorgehen müssen.

Auf einen Bereich angewendete Symbolsätze für bedingte Formatierung

  1. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie formatieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Symbolsätze. Wählen Sie dann den gewünschten Symbolsatz aus.

    Optionen für Symbolsätze für bedingte Formatierung


  3. Excel versucht, Ihre Daten zu interpretieren und entsprechend zu formatieren. Wenn Sie dies ändern müssen, wechseln Sie zur Registerkarte Start, klicken Sie auf Bedingte Formatierung > Regeln verwalten. Wählen Sie dann Regel für Symbolsatz > Regel bearbeiten aus. Passen Sie anschließend die Optionen im Bereich Jedes Symbol entsprechend der folgenden Regeln anzeigen an. In diesem Fall wird die Regel so festgelegt, dass alles über 45.000 positiv, alles zwischen 40.000 und 45.000 neutral und alles unter 40.000 negativ ist.

    Dialogfeld mit Optionen für Symbolsätze für bedingte Formatierung

Mithilfe von Farbskalen können Sie Werte hervorheben, um einen Bereich anzuzeigen und Höchst- und Tiefstwerte zu vergleichen, in diesem Fall Januar–Juni.

Bedingte Formatierung mit 3-Farben-Skala

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie den Bereich mit den Werten aus, die Sie formatieren müssen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Farbskalen. Wählen Sie dann die gewünschte Farbskala aus. In diesem Fall wurde die Farbskala Rot – Gelb – Grün verwendet.

    Rot-Gelb-Grün-Farbskala

Wenn Sie jede zweite Zeile Ihrer Daten formatieren möchten, können Sie dafür eine bedingte Formatierung verwenden. Allerdings ist es wesentlich einfacher, die Daten als Tabelle zu formatieren. Wählen Sie eine Zelle innerhalb Ihres Datenbereichs aus, und wechseln Sie zu Start > Formatvorlagen > Als Tabelle formatieren. Wählen Sie dann die gewünschte Formatvorlage aus dem Formatvorlagenkatalog aus. Dann transformiert Excel die Daten sofort in eine Tabelle.

Formatvorlagenkatalog für Excel-Tabelle

Wenn Sie nur das Tabellenformat, jedoch nicht die zusätzlichen Funktionen einer Tabelle wünschen, können Sie die Tabelle wieder in einen Bereich umwandeln. Klicken Sie an eine beliebige Stelle im Tabellenbereich, klicken Sie dann auf der Registerkarte Tabellentools im Menüband auf > Entwurf > Tools > In Bereich umwandeln.

Weitere Informationen zu Excel-Tabellen finden Sie hier: Erstellen oder Löschen einer Excel-Tabelle in einem Arbeitsblatt

Wenn keine der oben aufgeführten Optionen das ist, wonach Sie suchen, können Sie eine eigene Regel zur bedingten Formatierung in ein paar einfachen Schritten erstellen:

  1. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie formatieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Neue Regel.

    Neue Formatierungsregel

  3. Erstellen Sie Ihre Regel, geben Sie Ihre Formatoptionen an, und klicken Sie auf OK. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter Verwenden einer Formel, um bedingte Formatierung anzuwenden.

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Siehe auch

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