Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben

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Wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt, was ist es Wert für Personen, die nicht sehen können? In unserer digitalen Welt ist es für sehbehinderte Menschen einfach, wichtige Informationen zu verpassen oder eine frustrierende und negative Erfahrung zu erleben. Stellen Sie sich vor, dass ein Keynote Speaker Ihre Präsentation nach einer Konferenz aussendet. Die Präsentation enthält Infografiken, um einen wichtigen Punkt zu veranschaulichen. Ohne Beschreibungen der Infografiken kann jeder, der eine Sehbehinderung hat, die Infografik nicht verstehen und wichtige Informationen verpassen.

Alternativtext (alt-Text) ist ein beschreibender Text, der die Bedeutung und den Kontext eines visuellen Elements in einer digitalen Einstellung vermittelt, beispielsweise in einer APP oder Webseite. Wenn Bildschirmsprachausgaben wie Microsoft-Sprachausgabe, JAWS und NVDA digitale Inhalte mit Alternativtext erreichen, werden Sie den Alternativtext laut vorlesen, sodass die Benutzer besser verstehen können, was sich auf dem Bildschirm befindet. Durch einen gut geschriebenen, beschreibenden Alternativtext werden Mehrdeutigkeiten drastisch reduziert und die Benutzerfreundlichkeit verbessert.

Menschen hören Wörter Objektiv, verstehen Sie aber subjektiv. In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie in Microsoft Office-Produkten effektiven Alternativtext verstehen, schreiben und verwenden können.

Eine Gruppe von Personen, die vor einem Computer sitzen

Wann können Sie Alternativtext verwenden?

Bilder und Bilder

Stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt und den Zweck eines Bilds in einer übersichtlichen und eindeutigen Weise vermitteln. Der Alternativtext darf nicht länger als ein oder zwei Sätze sein – die meiste Zeit wird ein paar nachdenklich ausgewählte Wörter tun. Überlegen Sie, was für ein Bild wichtig ist. Wichtig ist beispielsweise die Einstellung, die Emotionen auf den Gesichtern der Personen, die Farben oder die relativen Größen.

Bereich "Alternativtext" mit einem Beispiel für Alternativtext in Word für Windows

Wiederholen Sie den umgebenden Textinhalt nicht als Alternativtext, oder verwenden Sie Ausdrücke, die sich auf Bilder beziehen, wie "eine Grafik von" oder "ein Bild von". Im folgenden Beispiel verweist der Alternativtext auf das Bild und beschreibt den Inhalt des Bilds nicht ausreichend.

Ein Beispiel für einen schlechten Alternativtext in Word für Windows.

Diagramme, Flussdiagramme und Diagramme

Verwenden Sie beim Umgang mit Objekten, die detaillierte Informationen liefern, wie etwa eine Infografik, Alternativtext, um die Informationen bereitzustellen, die im Objekt vermittelt werden. Die Beschreibung eines Diagramms als "ein Balkendiagramm, das die Umsätze über einen Zeitraum zeigt", wäre für blinde Personen nicht hilfreich. Versuchen Sie, die Einsicht zu vermitteln. Beispiel: "ein Balkendiagramm, in dem Umsätze über einen Zeitraum angezeigt werden. Im Juli wurde der Umsatz für Marke a übertroffen und das ganze Jahr über übertroffen. "

Alternativtext sollte den Anfangspunkt, den Fortschritt und den Abschluss von Flussdiagrammen klar beschreiben.

Alternativtext Beispiel für ein Kreisdiagramm in Word für Windows

Videos

Videos, die ihren Inhalt nicht erläutern, erfordern Alternativtext, um die visuelle Darstellung zu beschreiben, selbst wenn der Benutzer Musik, Hintergrundsounds und Sprache hört. Alternativtext sollte den Inhalt und den Zweck des Videos beschreiben.

Idealerweise sollte ein Video einen zweiten Audiotrack mit einer Beschreibung der Videoelemente enthalten, die nur visuell sind und für sehbehinderte Personen nicht zugänglich sind.

Wann soll Alternativtext nicht verwendet werden?

Dekorative visuelle Objekte

Dekorative Objekte verleihen visuelles Interesse, sind aber nicht informativ (beispielsweise stilistische Rahmen). Personen, die Bildschirmsprachausgaben verwenden, hören diese sind dekorativ, damit Sie wissen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen. Wenn Sie ein visuelles Element als dekorativ markieren möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen als dekorativ markieren , wenn der Bereich alternativ Text geöffnet ist. Das Texteingabefeld wird ausgegraut.

Bereich "Alternativ Text" mit aktivierter Option "als dekorativ markieren" in Word für Windows

Tipp: Wenn Sie Ihr Dokument als PDF-Datei exportieren, werden alle visuellen Elemente, die Sie als dekorativ markiert haben, automatisch als Artefakte gekennzeichnet, was bedeutet, dass Sie bei der Navigation in PDF-Dateien von Sprachausgaben ignoriert werden. 

Datenschnitte und Tabellen

Wenn die Microsoft Office-barrierefreiheitsprüfung ein Objekt nicht kennzeichnet, wenn der Alternativtext nicht vorhanden ist, müssen Sie keinen Alternativtext dafür schreiben. Datenschnitte und Tabellen sind Beispiele für diese Objekte.

Wie kann ich einem Objekt Alternativtext hinzufügen?

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und wählen Sie Alternativtext bearbeiten aus.

      Excel Win32 Menü Alternativtext für Formen bearbeiten
    • Wählen Sie das Objekt aus. Wählen Sie Format > Alternativtext aus.

      Schaltfläche "Alternativtext" im Menüband von Outlook für Windows
  2. Geben Sie im Bereich Alternativtext ein bis zwei Sätze in das Textfeld ein, um das Objekt und dessen Kontext für Benutzer zu beschreiben, die es nicht sehen können.

    Dialogfeld "Alternativtext" in Word für Windows

Tipps zum Verwenden von Alternativtext in Microsoft Office

  • Denken Sie daran, die Microsoft Office-barrierefreiheitsprüfung während des Überprüfungsprozesses zu verwenden. Es wird überprüft, ob alle relevanten visuellen Inhalte Alternativtext enthalten, und Sie erhalten auch weitere Vorschläge, wie Sie die Barrierefreiheit ihrer Inhalte verbessern können, beispielsweise das Überprüfen von Kontrastverhältnissen. Klicken Sie zum Ausführen der barrierefreiheitsprüfung einfach im Menüband auf die Registerkarte überprüfen , und klicken Sie dann auf Barrierefreiheit überprüfen. Weitere Informationen zur barrierefreiheitsprüfung finden Sie unter verbessern der Barrierefreiheit mit der barrierefreiheitsprüfung.

  • Verwenden Sie keinen Dateinamen, doppelten Text oder URLs als Alternativtext. Die barrierefreiheitsprüfung kennzeichnet diese, da Sie für Personen mit Sehbehinderungen nicht hilfreich sind. Weitere Informationen finden Sie unter Regeln für die barrierefreiheitsprüfung.

  • Wenn es eine Gruppe von Objekten gibt, die eine semantische Gruppe bilden, beispielsweise eine Gruppe von Fotos, die alle Hunde anzeigen, weisen Sie der gesamten Gruppe Alternativtext zu. Wenn Objekte aus Formatierungs Gründen gruppiert wurden, heben Sie die Gruppierung der Objekte auf, und weisen Sie für jedes Objekt den entsprechenden Alternativtext zu.

Tipp: Wenn Sie ein Wort, das Sie im Bereich alternativ Text eingegeben haben, überprüfen und korrigieren möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Wort, und wählen Sie eine der vorgeschlagenen Alternativen aus.

Hinweis: Wenn Sie Microsoft Office für eine Weile verwendet haben, haben Sie vielleicht bemerkt, dass der Bereich " alternativ Text " zwei Felder, Titel und Beschreibung, verwendet hat. Jetzt verwenden wir ein einzelnes Beschreibungs Feld – es wurde festgestellt, dass die Verwendung eines einzelnen Felds für Sie als Autor und auch für alle Benutzer, die eine Sprachausgabe verwenden, um den Inhalt zu nutzen, einfacher und unübersichtlicher ist.

Automatischer Alternativtext

In Office 365 kann Alternativtext automatisch generiert werden. Wenn Sie ein Bild einfügen, wird möglicherweise eine Leiste am unteren Rand des Bilds mit automatisch generiertem Alternativtext angezeigt.

In Office 2019 wird der Alternativtext beim Einfügen eines Bilds nicht automatisch generiert. Wenn Sie einen automatischen Alternativtext hinzufügen möchten, wählen Sie im Bereich Alternativtext die Schaltfläche Beschreibung für mich generieren aus. Je nach Inhalt des Bilds erhalten Sie manchmal mit dem Feature beschreibende Tags, und manchmal erhalten Sie vollständige Sätze.

Wenn automatischer Alternativtext generiert wird, denken Sie daran, ihn im Bereich Alternativtext zu überprüfen und zu bearbeiten und alle dort hinzugefügten Kommentare zu entfernen, beispielsweise "Beschreibung, die mit großem Vertrauen erstellt wurde."

Ein Bild mit automatisch generiertem Alternativtext am unteren Rand des Bilds in Word für Windows.

Aktivieren des automatischen Alternativtexts

Bevor Sie den automatischen Alternativtext verwenden können, müssen Sie Office Intelligent Services in einem beliebigen Office-Produkt aktivieren.

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Allgemein aus, und überprüfen Sie, ob unter Office Intelligent Servicesdie Option Dienste aktivieren ausgewählt ist.

  2. Wählen Sie die Registerkarte erleichterte Bedienung aus, und überprüfen Sie, ob unter automatischer Alternativtextdie Option Alternativtext für mich automatisch generieren aktiviert ist.

Deaktivieren des automatischen Alternativtexts

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > erleichterte Bedienung aus , und deaktivieren Sie unter automatischer Alternativtextdie Option Alternativtext für mich automatisch generieren .

Wo finden Sie die Funktions Richtlinien für Alternativtext

Abrufen zusätzlicher Ressourcen, damit Sie effektiven Alternativtext schreiben können:

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