Aktualisieren der Daten in einer Datenbank

Hinweis: Wir möchten Ihnen die aktuellsten Hilfeinhalte so schnell wie möglich in Ihrer eigenen Sprache bereitstellen. Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Teilen Sie uns bitte über den Link am unteren Rand dieser Seite mit, ob die Informationen für Sie hilfreich sind. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

In diesem Artikel wird erläutert, wie vorhandene Daten aktualisiert werden. Microsoft Office Access 2007 bietet eine Reihe von Tools zum Aktualisieren vorhandener Datensätze, einschließlich Datenblätter, Formulare, Abfragen und suchen und ersetzen.

Denken Sie beim Fortfahren daran, dass das Aktualisieren von Daten nicht derselbe Vorgang wie das Eingeben neuer Daten ist. Informationen zum Eingeben neuer Daten in eine Datenbank finden Sie im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

Inhalt dieses Artikels

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Aktualisierung

Auswirkungen von Datentypen auf die Aktualisierung

Auswirkungen von Tabellenfeldeigenschaften auf die Aktualisierung

Verwenden eines Formulars zum Aktualisieren von Daten

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Datenblatts

Verwenden einer Aktualisierungsabfrage zum Ändern vorhandener Daten

Verwenden einer Anfügeabfrage zum Hinzufügen von Datensätzen zu Tabellen

Verwenden von kaskadierenden Updates zum Ändern von Primär-und Fremdschlüsselwerten

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Aktualisierung

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie mit den Konzepten für relationale Datenbanken noch nicht vertraut sind oder nicht vertraut sind. UmfangReiche Updates werden viel einfacher durchgeführt, wenn Sie einige Grundlagen des Datenbankentwurfs verstehen.

Eine Access-Datenbank ist keine Datei im gleichen Sinn wie ein Microsoft Office Word 2007-Dokument oder eine Microsoft Office PowerPoint 2007-Folien Plattform. Stattdessen handelt es sich bei einer typischen Access-Datenbank um eine Sammlung von Tabellen sowie um einen Satz von Objekten, die um diese Tabellen erstellt werden – Formulare, Berichte, Abfragen usw.

Darüber hinaus müssen diese Objekte einen Satz von Entwurfsprinzipien einhalten, oder die Datenbank funktioniert entweder schlecht oder scheitert. Diese Entwurfsprinzipien wirken sich wiederum auf die Eingabe von Daten aus. Denken Sie bei der Fortsetzung der Datenbankobjekte und des Entwurfs an diese Fakten.

  • Mit wenigen Ausnahmen (beispielsweise eine Liste, die als Werteliste bezeichnet wird) speichert Access alle Daten in einer oder mehreren Tabellen. Die Anzahl der Tabellen hängt vom Entwurf und der Komplexität der Datenbank ab. Obwohl Sie die Daten in einem Formular, in einem Bericht oder in den von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnissen anzeigen oder aktualisieren können, speichert Access die Daten nur in Tabellen.

  • Jede Tabelle sollte Daten für ein einzelnes Problem, eine Kategorie oder einen Zweck speichern. Beispielsweise sollte eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen keine Verkaufsinformationen enthalten. Wenn dies der Fall ist, kann das Auffinden der richtigen Informationen schwierig, wenn nicht sogar unmöglich werden.

  • Jedes der Felder in einer Tabelle sollte nur einen Typ von Daten akzeptieren. Beispielsweise sollten Sie keine Notizen in einem Feld Satz speichern, um Zahlen zu akzeptieren. Wenn Sie versuchen, Text in einem solchen Feld einzugeben, zeigt Access eine Fehlermeldung an.

  • Mit einer Ausnahme sollten die Felder in einem Datensatz nur einen Wert akzeptieren. Eine ordnungsgemäß entworfene Datenbank verhindert beispielsweise, dass Sie mehr als eine Adresse in ein Adressfeld eingeben. Dies steht im Gegensatz zu Microsoft Office Excel 2007, bei dem Sie standardmäßig eine beliebige Anzahl von Namen, Adressen oder Bildern in einer einzelnen Zelle eingeben können, es sei denn, Sie legen diese Zelle so fest, dass Sie bestimmte Datentypen akzeptiert.

    Office Access 2007 bietet jedoch auch ein neues Feature, das als mehrwertiges Feld bezeichnet wird. Sie verwenden mehrwertige Felder, um mehrere Datenelemente an einen einzelnen Datensatz anzufügen und Listen zu erstellen, die mehrere Werte akzeptieren. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, eine Office PowerPoint 2007-Folien Plattform und eine beliebige Anzahl von Bildern an einen Datensatz in Ihrer Datenbank anfügen. Sie können auch eine Liste mit Namen erstellen und so viele Namen wie erforderlich auswählen. Die Verwendung von mehrwertigen Feldern scheint möglicherweise die Regeln des Datenbankentwurfs zu unterbrechen, da Sie mehr als ein Datenelement pro Tabellenfeld speichern können, aber tatsächlich nicht, da Access die Regeln "im Hintergrund" erzwingt, indem Sie die Daten in speziellen, ausgeblendeten Tabellen speichern.

Unter den folgenden Links finden Sie Artikel, die weitere Informationen zu den in diesem Abschnitt besprochenen Themen und Features enthalten.

Seitenanfang

Auswirkungen von Datentypen auf die Aktualisierung

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie mit den Konzepten für relationale Datenbanken noch nicht vertraut sind oder nicht vertraut sind. UmfangReiche Updates werden viel einfacher durchgeführt, wenn Sie einige Grundlagen des Datenbankentwurfs verstehen.

Wenn Sie eine Datenbanktabelle entwerfen, wählen Sie einen Datentyp für jedes der Felder in dieser Tabelle aus, wodurch eine genauere Dateneingabe sichergestellt wird. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie den Datentyp "Zahl" für ein Feld angeben, da Sie die Verkaufszahlen berechnen müssen. Wenn jemand versucht, Text in das Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, und der Benutzer kann den geänderten Datensatz nicht speichern – ein Schritt, der hilft, die Zahlen zu schützen.

Anzeigen von Datentypen

Access bietet jetzt zwei Möglichkeiten zum Anzeigen der Datentypen für ein Tabellenfeld. Sie können die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt verwenden, oder Sie können die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie beide Techniken verwendet werden.

Anzeigen von Datentypen mithilfe von Befehlen auf der Registerkarte ' DatenBlatt '

  1. Doppelklicken Sie im NavigationsBereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie untersuchen möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten Blatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf den Pfeil nach unten für die Liste Datentyp, um den für das Feld eingestellten Datentyp anzuzeigen.

Anzeigen von Datentypen in der Entwurfsansicht

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Access öffnet die Tabelle im Entwurfsbereich, und der obere Abschnitt des Rasters zeigt den Namen und den Datentyp jedes Tabellenfelds an.

    Felder in der Entwurfsansicht

Der für jedes Tabellenfeld eingestellte Datentyp stellt die erste Steuerungsstufe für das Feld dar, das Sie in ein Feld eingeben können. In einigen Fällen verhindert eine Datentypeinstellung, dass Sie überhaupt Informationen eingeben müssen. In der folgenden Tabelle sind die Datentypen aufgeführt, die von Office Access 2007 bereitgestellt werden, und es wird beschrieben, wie Sie die Dateneingabe beeinflussen.

Datentyp

Auswirkungen auf die Dateneingabe

Text

Textfelder akzeptieren entweder Text oder numerische Zeichen, einschließlich getrennter Listen von Elementen. EIN Textfeld akzeptiert eine geringere Anzahl von Zeichen als ein Memofeld – von 0 bis 255 Zeichen. In einigen Fällen können Sie mithilfe von Konvertierungsfunktionen Berechnungen für die Daten in einem Textfeld ausführen.

Memo

Sie können in diesem Feldtyp große Mengen von Text und numerischen Daten eingeben. Wenn der Datenbankdesigner das Feld für die Unterstützung der Rich-Text-Formatierung festlegt, können Sie auch die Formatierungsarten anwenden, die Sie normalerweise in Textverarbeitungsprogrammen wie Office Word 2007 finden. Beispielsweise können Sie unterschiedliche Schriftarten und Schriftgrade auf bestimmte Zeichen im Text anwenden und diese Fett oder kursiv formatieren usw. Sie können auch HTML-Tags (Hypertext Markup Language) zu den Daten hinzufügen.

Weitere Informationen zum Verwenden der Rich-Text-Formatierung in einem Memofeld finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Wie Text Felder können Sie auch Konvertierungsfunktionen für die Daten in einem Memofeld ausführen.

Zahl

Sie können in diesem Feldtyp nur Zahlen eingeben, und Sie können Berechnungen für die Werte in einem Zahlenfeld durchführen.

Datum/Uhrzeit

Sie können in diesem Feldtyp nur Datums-und Uhrzeitangaben eingeben. Je nachdem, wie der Datenbankdesigner das Feld festlegt, können folgende Bedingungen auftreten:

  • Wenn der Datenbankdesigner ein Eingabeformat für das Feld (eine Reihe von Literalen und Platzhalterzeichen, die angezeigt werden, wenn Sie das Feld auswählen) festlegen, müssen Sie die Daten in die Leerzeichen und das Format eingeben, die von der Maske bereitgestellt werden. Wenn beispielsweise eine Maske wie MMM_DD_YYYY angezeigt wird, müssen Sie in den bereitgestellten Bereichen ein entsprechendes Format eingeben – beispielsweise Oct 11 2006. Sie können keinen vollständigen Monatsnamen (wie Juli) oder einen zweistelligen Jahreswert eingeben.

  • Wenn der Designer kein Eingabeformat erstellt hat, um zu steuern, wie ein Tag oder eine Uhrzeit eingegeben wird, können Sie den Wert unter Verwendung eines beliebigen gültigen Zeitformats eingeben. Sie können beispielsweise 11 Oct. 2006, 10/11/06 oder Oktober 11, 2006 eingeben.

  • Der Datenbankdesigner kann ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. Wenn in diesem Fall keine Eingabemaske vorhanden ist, können Sie einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber Access zeigt die Datumsangaben entsprechend dem Anzeigeformat an. Sie können beispielsweise 10/11/2006 eingeben, aber das Anzeigeformat ist möglicherweise so fest, dass der Wert als 11-Okt-2006 angezeigt wird.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Währung

Sie können in diesem Feldtyp nur Währungswerte eingeben. Außerdem müssen Sie kein Währungssymbol manuell eingeben. Standardmäßig wendet Access das Währungssymbol (¥, £, $ usw.) an, das in den regionalen Einstellungen von Windows angegeben ist.

AutoWert

Sie können die Daten in diesem Feldtyp jederzeit nicht eingeben oder ändern. Access inkrementiert die Werte in einem AutoWert-Feld, wenn Sie einer Tabelle einen neuen Datensatz hinzufügen.

Ja/Nein

Wenn Sie auf ein Feld klicken, das auf diesen Datentyp festgelegt ist, zeigt Access je nach Formatierung des Felds entweder ein Kontrollkästchen oder eine Dropdownliste an. Wenn Sie das Feld so formatieren, dass eine Liste angezeigt wird, können Sie je nach dem auf das Feld angewendeten Format erneut " Ja " oder " Nein", " wahr " oder " falsch" oder "ein" oder "aus" in der Liste auswählen. Sie können keine Werte in die Liste eingeben oder die Werte in der Liste direkt aus einem Formular oder einer Tabelle ändern.

OLE-Objekt

Sie verwenden diesen Feldtyp, wenn Sie Daten aus einer Datei anzeigen möchten, die in einem anderen Programm erstellt wurde. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder ein PowerPoint-Foliendeck in einem OLE-Objektfeld anzeigen.

Anlagen bieten eine schnellere, einfachere und flexiblere Möglichkeit zum Anzeigen von Daten aus anderen Programmen. Weitere Informationen finden Sie im Anlagen Eintrag weiter unten in dieser Tabelle.

Link

Sie können in diesem Feldtyp beliebige Daten eingeben, und Access schließt Sie in eine Webadresse ein. Wenn Sie beispielsweise einen Wert in das Feld eingeben, wird der Text von Access mit URL-Text (Uniform Resource Locator) umgeben, beispielsweise: http://www. your_text.com. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, funktioniert der Link, andernfalls wird der Link zu einer Fehlermeldung. Das Bearbeiten vorhandener Hyperlinks kann auch schwierig sein, da durch Klicken auf ein Linkfeld mit der Maus der Webbrowser gestartet wird und Sie zu der im Link angegebenen Website gelangen. Um ein Linkfeld zu bearbeiten, wählen Sie ein angrenzendes Feld aus, verwenden Sie die TAB-Taste oder die Pfeiltasten, um den Fokus in das Feld Link zu verschieben, und drücken Sie dann F2, um die Bearbeitung zu aktivieren.

Anlage

Sie können Daten aus anderen Programmen an diesen Feldtyp anfügen, aber Sie können weder Text noch numerische Daten eingeben oder anderweitig eingeben.

Informationen zur Verwendung eines Anlagen Felds finden Sie im Artikel Anfügen von Dateien und Grafiken an die Datensätze in Ihrer Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist kein Datentyp. Stattdessen verwenden Sie den Assistenten, um zwei Arten von Dropdownlisten zu erstellen: Wertelisten und Nachschlagefelder. EINE Werteliste verwendet eine getrennte Liste von Elementen, die Sie manuell eingeben, wenn Sie den Nachschlage-Assistenten verwenden. Diese Werte können unabhängig von anderen Daten oder Objekten in der Datenbank sein.

Im Gegensatz dazu verwendet ein Nachschlagefeld eine Abfrage zum Abrufen von Daten aus einer oder mehreren anderen Tabellen in einer Datenbank oder an einem anderen Speicherort, beispielsweise einem Server, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird. Das Nachschlagefeld zeigt dann die Daten in einer Dropdownliste an. Standardmäßig legt der Nachschlage-Assistent das Tabellenfeld auf den Datentyp Zahl fest.

Sie können Nachschlagefelder direkt in Tabellen und auch in Formularen und Berichten verwenden. Standardmäßig werden die Werte in einem Nachschlagefeld in einem Listensteuerelement namens "Kombinationsfeld" (eine Liste mit einem Dropdownpfeil) angezeigt: Eine leere Nachschlageliste . Je nachdem, wie der Datenbankdesigner das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld eingerichtet hat, können Sie die Elemente in der Liste bearbeiten und der Liste Elemente hinzufügen. Dazu muss der Datenbankdesigner eine Eigenschaft für das Nachschlagefeld festlegen (die Eigenschaft heißt Limite für Liste, und der Designer muss Sie deaktivieren).

Wenn Sie die Werte in einer Nachschlageliste nicht direkt bearbeiten können, müssen Sie die Daten in der vordefinierten Liste der Werte oder in der Tabelle, die als Quelle für das Nachschlagefeld dient, hinzufügen oder ändern. Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld" im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

Wenn Sie ein Nachschlagefeld erstellen, können Sie es zum Schluss auch so einstellen, dass es mehrere Werte unterstützt. Wenn Sie dies tun, wird in der resultierenden Liste ein Kontrollkästchen neben den einzelnen Listenelementen angezeigt, und Sie können beliebig viele Elemente auswählen oder löschen. Diese Abbildung zeigt eine typische mehrwertige Liste:

Kontrollkästchenliste

Informationen zum Erstellen von mehrwertigen Nachschlagefeldern und der Verwendung der sich ergebenden Listen finden Sie in den Artikeln Verwenden einer Liste, in der mehrere Werte gespeichert sind, und Leitfaden für mehrwertige Felder.

Seitenanfang

Auswirkungen von Tabellenfeldeigenschaften auf die Aktualisierung

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie mit den Konzepten für relationale Datenbanken noch nicht vertraut sind oder nicht vertraut sind. Sie können große Updates nicht erfolgreich ausführen, es sei denn, Sie verstehen, wie sich die Eigenschaften für Tabellen Felder auf die Aktualisierung auswirken.

Beim Entwerfen einer Datenbank beginnen Sie in der Regel mit dem Entwerfen einer oder mehrerer Tabellen. Sie entscheiden, welche Arten von Daten jede Tabelle enthalten wird, indem Sie Primärschlüssel – ein Feld, das jeden Datensatz (Zeile) eindeutig identifiziert – für jede Tabelle festlegen und die Beziehungen zwischen den Tabellen erstellen.

Im Rahmen dieses Prozesses legen Sie Eigenschaften für die Felder in jeder Tabelle fest. Beispielsweise können Sie ein Textfeld so einstellen, dass es nicht mehr als 50 Zeichen akzeptiert, und Sie können ein Zahlenfeld so einstellen, dass es nur Währungswerte akzeptiert.

Sie können die meisten Feldeigenschaften mithilfe der Entwurfsansicht einstellen. Sie können jedoch auch einige Eigenschaften mithilfe von Befehlen in den Gruppen im Menüband, einem Teil des Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche, einrichten. Sie können beispielsweise visuelle Formate für Text-und Memo-Felder festlegen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start verwenden. Weitere Informationen zur Verwendung dieser Befehle finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Eigenschaften eines Tabellenfelds festlegen oder ändern.

Access bietet jetzt zwei Möglichkeiten zum Anzeigen der Eigenschaften für ein Tabellenfeld: Sie können die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt verwenden, oder Sie können die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie beide Techniken verwendet werden.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften mithilfe von Befehlen auf der Registerkarte "DatenBlatt"

  1. Doppelklicken Sie im NavigationsBereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenblatt, und verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Datentyp und Formatierung, um die Eigenschaften für die einzelnen Tabellen Felder anzuzeigen.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    Access öffnet die Tabelle im Entwurfsbereich.

  2. Klicken Sie im unteren Teil des Rasters unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Allgemein, wenn diese noch nicht ausgewählt ist.

    – oder –

    Wenn Sie die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld anzeigen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte nach schlagen.

    EIN Nachschlagefeld ist ein Tabellenfeld, in dem entweder eine hart codierte Liste von Werten verwendet wird, oder eine Abfrage, die Werte aus einer oder mehreren Tabellen in einer Datenbank abruft. Standardmäßig werden diese Werte im Nachschlagefeld in Form einer Liste angezeigt. Je nachdem, wie ein Datenbankdesigner das Nachschlagefeld festlegt, können Sie ein oder mehrere Elemente aus dieser Liste auswählen.

    Nachschlagefelder verwirren häufig neue Access-Benutzer, da eine Liste von Elementen an einem Ort (der Liste, die Access anhand der Daten im Nachschlagefeld erstellt) angezeigt wird, die Daten jedoch an einem anderen Speicherort gespeichert werden können (der Tabelle, die die Daten enthält). Denken Sie daran, dass Sie beim Aktualisieren der Daten in einem Nachschlagefeld die Quelltabelle (den zweiten Speicherort) aktualisieren müssen. Sie können ein Nachschlagefeld nicht aus der Liste aktualisieren.

In der folgenden Tabelle sind die Tabelleneigenschaften aufgeführt, die den größten Einfluss auf die Dateneingabe haben und deren Auswirkungen erläutern.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsbereich

Mögliche Werte

Verhalten beim Versuch, Daten einzugeben

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0-255

Die Zeichenbeschränkung gilt nur für Felder, die auf den Datentyp "Text" festgelegten sind. Wenn Sie versuchen, mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen einzugeben, schneidet das Feld Sie ab.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, müssen Sie einen Wert in ein Feld eingeben, und in Access können Sie keine neuen Daten speichern, bis Sie das Feld abgeschlossen haben. Wenn diese Option deaktiviert ist, akzeptiert das Feld Nullwerte, was bedeutet, dass das Feld leer bleiben kann.

Hinweis: EIN NULL-Wert ist nicht dasselbe wie eine 0 (null). NULL ist eine Ziffer, die von Access in Berechnungen verwendet werden kann. NULL ist ein fehlender, undefinierter oder unbekannter Wert.

Zeichenfolgen mit Null Länge zulassen

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Zeichenfolgen der Länge 0 (null) eingeben – Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Um eine leere Zeichenfolge zu erstellen, geben Sie ein paar doppelter Anführungszeichen ohne Leerzeichen zwischen Ihnen ("") ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, verhindert Access, dass Sie doppelte Werte hinzufügen.

Eingabeformat

Registerkarte Allgemein

VorDefinierte oder benutzerdefinierte Sätze von Literal-und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat zwingt Sie, Daten in einem vordefinierten Format einzugeben. Die Masken werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder ein Steuerelement in einem Formular auswählen. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie auf ein Date-Feld klicken und diesen Zeichensatz anzeigen: MMM-tt-jjjj. Dieser Satz von Zeichen wird als Eingabeformat bezeichnet. Sie zwingt Sie, Monatswerte als Abkürzungen für drei Buchstaben einzugeben, wie etwa OCT, und der Jahreswert als vier Ziffern anstelle von zwei. Wenn diese Maske angezeigt wird, geben Sie ein Date wie OCT-15-2006 ein.

Hinweis: Beachten Sie, dass Eingabemasken nur steuern, wie Daten eingegeben werden, und nicht, wie Access diese Daten anzeigt. Beispielsweise können Sie ein Date als OCT-15-2006 eingeben, aber Access kann den Wert als 10152006 (ohne Formatierungszeichen) speichern. Wenn Sie dann das Datenblatt in einer Tabelle, einem Formular oder einem Bericht anzeigen, ist Access möglicherweise so eingestellt, dass es als 10/15/2006 angezeigt wird.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

AnzeigeSteuerElement

Registerkarte nach schlagen

Werte hängen vom Datentyp für das Feld ab.

Bei Text-und Zahlenfeldern können Sie zwischen einem Textfeld, einem Listenfeld oder einem Kombinationsfeld-Steuerelement auswählen. Für Ja/Nein-Felder können Sie ein Kontrollkästchen, ein Textfeld oder ein Kombinationsfeld-Steuerelement auswählen.

Hinweis: Wenn Sie ein anderes Listenfeld oder Kombinations Feld auswählen, blendet Access die restlichen Eigenschaften auf der Registerkarte nach schlagen aus.

Zeilen Quelltyp

Registerkarte nach schlagen

Feldliste der
Tabelle/
Abfragewert Liste

Wenn Sie das Eigenschaftenfeld SteuerelementAnzeigen auf Listenfeld oder Kombinationsfeld festlegen, können Sie diese Eigenschaft auf Tabelle/Abfrage, Werteliste oder Feldliste festlegen. Diese Eigenschaft steuert wiederum den Typ des Werts, den Sie in der Eigenschaft " Zeilenquelle " verwenden können. Sehen Sie sich den nächsten Eintrag an.

ZeilenQuelle

Registerkarte nach schlagen

Hängt von der Eigenschaft des Zeilen Quell Typs ab.

Wenn Sie die Eigenschaft " Zeilen Quelltyp " auf " Tabelle/Abfrage " festlegen, kann dieses Eigenschaftenfeld den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten. Wenn Sie die Eigenschaft auf Werteliste festlegen, enthält diese Eigenschaft eine Liste von Werten, die durch Semikolons (;) getrennt sind. Wenn Sie die Eigenschaft " Zeilen Quelltyp" auf Feldliste festlegen, enthält diese Eigenschaft den Namen einer Tabelle, einer Abfrage oder einer SQL-Anweisung (Structured Query Language).

Liste einschränken

Registerkarte nach schlagen

Ja/Nein

Bei Festlegung auf Ja findet Access übereinstimmende Werte, wenn Benutzer Text in ein Kombinationsfeld-Steuerelement eingeben. Anders ausgedrückt, aktiviert die Yes-Einstellung den Typ-Ahead. Die Einstellung Ja verhindert auch, dass Benutzer die Elemente in einer Liste direkt aus dem Listen-oder Kombinationsfeld-Steuerelement bearbeiten können. Stattdessen müssen Benutzer die Elemente im Eigenschaftenfeld " Zeilenquelle " Bearbeiten oder im Fall von Nachschlagefeldern die Elemente in der Tabelle bearbeiten, die die Quelldaten für das Nachschlagefeld enthalten. Weitere Informationen zur Verwendung von Nachschlagefeldern finden Sie im Abschnitt "Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld" im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

Bearbeiten von WertListen zulassen

Registerkarte nach schlagen

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertelisten, jedoch nicht für Nachschlagefelder. Um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie in der Eigenschaft Listenelemente bearbeiten einen gültigen Formularnamen ein. Der Befehl "WertListenBearbeitung zulassen" wird in einem Kontextmenü angezeigt, das Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Listenfeld-oder Kombinationsfeld-Steuerelement klicken. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn Sie den Namen eines Formulars im Eigenschaftenfeld " Listenelemente bearbeiten " angeben, startet Access dieses Formular anstelle des Dialogfelds.

Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten aus Listenfeld-und Kombinationsfeld-Steuerelementen in Formularen und aus Kombinationsfeld-Steuerelementen in Tabellen und Abfrageergebnis Sätzen ausführen. Formulare müssen entweder in der Entwurfsansicht oder in der Ansicht "DurchSuchen" geöffnet sein. Tabellen und abfrageergebnissätze müssen in der DatenBlattansicht geöffnet sein.

Formular ' Listenelemente bearbeiten '

Registerkarte nach schlagen

Name eines Dateneingabeformulars

Wenn Sie den Namen eines Dateneingabeformulars in dieser Tabelleneigenschaft angeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführt. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Benutzer den Befehl ausführen.

Weitere Informationen zum Entwerfen von Datenbanktabellen und zum Festlegen von Eigenschaften finden Sie in den folgenden Artikeln.

  • Die Grund Lagen des Datenbankentwurfs erläutern grundlegende Konzepte wie das Planen einer Datenbank, das Entwerfen der Daten und die Normalisierung – das Verfahren zum Aufteilen von Daten in verknüpfte Tabellen und zum Eliminieren redundanter Daten.

  • Erstellen von Tabellen in einer Datenbank erläutert das Erstellen von Tabellen, das Hinzufügen von Primärschlüsseln (Felder, die jede Zeile oder jeden Datensatz in der Tabelle eindeutig identifizieren) und das Festlegen von Datentypen und Tabelleneigenschaften.

Seitenanfang

Verwenden eines Formulars zum Aktualisieren von Daten

Sie verwenden ein Formular, um kleine Datenmengen zu aktualisieren. In diesem Fall bedeutet "klein" eine beliebige Anzahl von Datensätzen, die Sie manuell aktualisieren möchten. Formulare können eine einfachere, schnellere und genauere Methode zum Bearbeiten und aktualisieren kleiner Datenmengen bereitstellen.

Wie Sie ein Formular zum Bearbeiten von Daten verwenden, hängt vom Entwurf des Formulars ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen wie Listen, Textfeldern, Schaltflächen und Daten Blättern enthalten – Raster, die wie Excel-Arbeitsblätter aussehen. Jedes der Steuerelemente im Formular liest wiederum Daten aus oder schreibt Daten in ein zugrunde liegendes Tabellenfeld. Was Sie mit einem bestimmten Steuerelement tun, ist von dem für das zugrunde liegende Tabellenfeld festgelegten Datentyp, den für dieses Feld festgelegten Eigenschaften und möglicherweise von mehreren Eigenschaften abhängig, die der Datenbankdesigner für jedes Steuerelement festlegt. Weitere Informationen dazu, wie sich Datentypen und Feldeigenschaften auf die Dateneingabe auswirken, finden Sie unter wie sich Datentypen auf die Art der Eingabe von Daten auswirken und wie sich Tabellenfeldeigenschaften auf die Art der Eingabe von Datenauswirken, weiter oben in diesem Artikel.

In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie die am häufigsten verwendeten Steuerelemente für die Dateneingabe verwenden. Wenn Sie Fragen zu ihrer bestimmten Datenbank haben, wenden Sie sich an Ihren System Administrator oder den Datenbankdesigner.

HinzuFügen oder Bearbeiten von Text in einem Textfeld

Access stellt ein Textsteuerelement für die Verwendung mit Text-und Memo Feldern bereit. NormalerWeise können Sie feststellen, ob es sich bei dem zugrunde liegenden Feld um die Größe des Steuerelements um Text oder Memo handelt, was normalerweise die Größe des zugrunde liegenden Tabellenfelds Wenn Sie beispielsweise das Steuerelement an ein Textfeld binden, das nicht mehr als 50 Zeichen akzeptiert, können Sie das Steuerelement entsprechend anpassen. Wenn Sie das Steuerelement dagegen an ein Memofeld binden, können Sie das Steuerelement so anpassen, dass es einen oder zwei Textabsätze anzeigt, ohne dass ein Bildlauf durchgeführt werden muss.

Darüber hinaus können Sie ein Memofeld für die Unterstützung der Rich-Text-Formatierung einrichten. Anschließend können Sie dem Text unterschiedliche Schriftarten, Schriftgrade, Formatvorlagen und Farben zuweisen.

Bearbeiten von Text in einem Textfeld

  • Setzen Sie den Cursor in das Textfeld, und ändern Sie die Daten. Denken Sie daran, dass Sie keine Berechnungen für Zahlen in einem Text-oder Memofeld ausführen können.

Anwenden der Rich-Text-Formatierung

Hinweis: Sie können diese Schritte nur ausführen, wenn ein Textfeld an ein Memofeld gebunden ist. Weitere Informationen finden Sie in den Schritten unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeldweiter oben in diesem Artikel.

  1. Wenn die Tabelle in der DatenBlattansicht geöffnet ist, wählen Sie das Feld Memo aus. NormalerWeise können Sie nach einem Feld mit dem Namen "Kommentare", "Notizen" oder "Beschreibung" suchen.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs, um den Text zu formatieren.

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

Seitenanfang

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Datenblatts

Sie können Daten ändern, indem Sie direkt in der DatenBlattansicht arbeiten (ein Zeilen-und Spaltenraster ähnlich einem Excel-Arbeitsblatt). Sie können Daten in Tabellen, Abfrageergebnis Sätzen und Formularen ändern, die Datenblätter anzeigen.

NormalerWeise verwenden Sie Datenblätter, wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Datensätzen oder Teilen eines einzelnen Datensatzes ändern müssen. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, sollten Datenblätter relativ einfach zu verstehen sein, und Sie können Änderungen vornehmen, ohne eine tiefere Kenntnis des Zugriffs zu haben, beispielsweise die Möglichkeit zum Erstellen und Ausführen von Abfragen.

Denken Sie an diese Tatsachen, wenn Sie fortfahren.

  • Sie müssen Ihre Änderungen nicht explizit speichern. Access übergibt sie an die Tabelle, wenn Sie den Cursor in ein neues Feld in derselben Zeile verschieben, oder wenn Sie den Mauszeiger in eine andere Zeile verschieben.

  • Standardmäßig sollten die Felder in einer Access-Datenbank so fest legt werden, dass Sie einen bestimmten Datentyp wie Text oder Zahlen annehmen. Sie müssen den Typ der Daten eingeben, die für das Feld festzulegen sind. Wenn dies nicht der Fall ist, zeigt Access eine Fehlermeldung an.

  • Auf ein Feld kann ein Eingabeformat angewendet werden. Ein Eingabe Format ist ein Satz von Literalen und Platzhalterzeichen, die Sie zwingen, Daten in einem bestimmten Format einzugeben. Ein Eingabeformat für eine Postleitzahl kann beispielsweise Daten erfordern, die dem französischen Format entsprechen, während für ein Eingabeformat für eine Telefonnummer möglicherweise die Eingabe von Zahlen im deutschen Format erforderlich ist.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

  • Mit Ausnahme von Anlagen und mehrwertigen Listen können Sie in den meisten Feldern nur einen Wert eingeben. Wenn Sie nicht wissen, ob ein Feld Anlagen akzeptiert, wenden Sie sich an den Datenbankdesigner oder den System Administrator. Sie können immer eine mehrwertige Liste identifizieren, da Access ein Kontrollkästchen neben den einzelnen Listenelementen anzeigt.

Ändern von Daten in einem Datenblatt

  1. Doppelklicken Sie im NavigationsBereich auf die Tabelle oder Abfrage, die die Daten enthält, die Sie ändern möchten.

    Standardmäßig wird von Access die Tabelle oder Abfrage in der DatenBlattansicht geöffnet – einem Raster, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

  2. Klicken Sie auf das erste Feld, das Sie ändern möchten, oder setzen Sie den Fokus auf andere Weise, und bearbeiten Sie die Daten.

  3. Um zum nächsten Feld zu wechseln, drücken Sie die TAB-Taste, verwenden Sie eine der Pfeiltasten, oder klicken Sie auf das nächste Feld.

    Wenn Sie die TAB-Taste drücken, verwendet Access standardmäßig die regionalen Einstellungen von Windows, um zu bestimmen, ob der Cursor nach links oder rechts bewegt wird. Wenn auf dem Computer eine Sprache verwendet wird, die von links nach rechts gelesen wird, wird der Cursor nach rechts verschoben, wenn Sie die TAB-Taste drücken. Wenn der Computer für eine Sprache eingestellt ist, die von rechts nach links gelesen wird, wird der Cursor nach links verschoben.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten in einem Memofeld

  1. Wenn das Ergebnis der Tabelle oder Abfrage in der DatenBlattansicht geöffnet ist, wählen Sie das Feld Memo aus.

    NormalerWeise können Sie nach einem Feld mit dem Namen "Kommentare", "Notizen" oder "Beschreibung" suchen. Wenn Sie das Memofeld immer noch nicht finden können, lesen Sie die Schritte unter Ansichtseigenschaften für ein Tabellenfeldweiter oben in diesem Artikel.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs, um den Text zu formatieren.

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

Seitenanfang

Verwenden einer Aktualisierungsabfrage zum Ändern vorhandener Daten

Sie verwenden Aktualisierungsabfragen, um Teile (aber nicht alle) von einem oder mehreren vorhandenen Datensätzen hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen. Sie können sich Aktualisierungsabfragen als eine leistungsfähige Form des Dialogfelds Suchen und ersetzen vorstellen. Sie geben ein SELECT-Kriterium (das ungefähre Äquivalent einer Suchzeichenfolge) und ein Update Kriterium (das ungefähre Äquivalent einer Ersatzzeichenfolge) ein. Im Gegensatz zum Dialogfeld können Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien akzeptieren, es Ihnen ermöglichen, eine große Anzahl von Datensätzen in einem Durchgang zu aktualisieren, und es Ihnen ermöglichen, Datensätze in mehr als einer Tabelle zu ändern.

Denken Sie daran, dass Sie keine Aktualisierungsabfragen zum Hinzufügen ganzer Datensätze verwenden können. Dazu verwenden Sie eine Anfügeabfrage.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Hinweis: Die sicherste Methode zum Verwenden einer Aktualisierungsabfrage besteht darin, zuerst eine Auswahlabfrage zu erstellen, die Ihre Auswahlkriterien testet. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Reihe von Ja/Nein-Feldern von Nein auf Ja für einen bestimmten Kunden aktualisieren möchten. Dazu fügen Sie Ihrer Auswahlabfrage Kriterien hinzu, bis alle gewünschten Datensätze für diesen Kunden zurück gegeben werden. Wenn Sie sicher sind, dass Sie über die richtigen Datensätze verfügen, konvertieren Sie Ihre Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage, geben Sie Ihre Aktualisierungskriterien ein, und führen Sie dann die Abfrage aus, um die ausgewählten Werte zu aktualisieren. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie Sie eine Auswahlabfrage erstellen und diese dann in eine Aktualisierungsabfrage umwandeln.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Der Abfrage-Designer wird geöffnet, die Registerkarte Entwurf wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie die Tabelle oder die Tabellen aus, die die zu aktualisierenden Datensätze enthalten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle oder die Tabellen werden als ein oder mehrere Fenster im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt, und die Windows-Liste enthält alle Felder in den einzelnen Tabellen. Die folgende Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit einer typischen Tabelle.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im unteren Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Abschnitt hinzufügen, oder Sie können alle Felder in einer Tabelle schnell hinzufügen, indem Sie oben in der Liste der Tabellen Felder auf das Sternchen (*) doppelklicken. Die folgende Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit allen hinzugefügten Feldern.

    Abfrage mit allen hinzugefügten Tabellenfeldern

  5. Optional können Sie in die Zeile Kriterien im Entwurfsbereich ein oder mehrere Kriterien eingeben. In der folgenden Tabelle sind einige Beispielkriterien mit den jeweiligen Auswirkungen auf die Abfrage aufgeführt.

Kriterien

Auswirkung

> 234

Gibt alle Zahlen größer als 234 zurück. Verwenden Sie < 234, um nach allen Zahlen zu suchen, die kleiner als 234 sind.

>= "Callahan"

Gibt alle Datensätze von Callahan bis zum Ende des Alphabets zurück.

Zwischen #2.2.2006# Und #1.12.2006#

Gibt Datumsangaben von 2-Feb-06 bis 1-Dez-06 zurück (ANSI-89). Wenn Ihre Datenbank die ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet, verwenden Sie einfache Anführungszeichen (') anstelle von Pfundzeichen. Beispiel: zwischen "2/2/2006" und "12/1/2006"

Nicht "Deutschland"

Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".

Nicht "T*"

Findet alle Datensätze außer jenen, die mit "T" beginnen. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) statt des Sternchens.

Nicht "*t"

Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens, wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.

In(Kanada,GB)

Findet in einer Liste alle Datensätze, die "Kanada" oder "GB" enthalten.

Wie "[A-D]*"

In einem Textfeld findet alle Datensätze, die mit den Buchstaben A bis D beginnen. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalterzeichen Satz verwendet, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens.

Wie "*ar*"

Ruft alle Datensätze ab, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens das Prozentzeichen (%) ein.

Wie "Maison Dewe?"

Findet alle Datensätze, die mit "Maison" beginnen und eine zweite aus 5 Buchstaben bestehende Zeichenfolge enthalten, deren erste 4 Buchstaben "Dewe" lauten und deren letzter Buchstabe unbekannt ist. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie einen Unterstrich (_) statt des Fragezeichens.

#2.2.2006#

Findet alle Datensätze für den 2. Februar 2006. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, schließen Sie das Datum in einfache Anführungszeichen anstelle von Nummernzeichen ein ('2.2.2006').

< Datum() - 30

Gibt alle Daten zurück, die älter als 30 Tage sind.

Datum()

Gibt alle Datensätze zurück, die das Tagesdatum enthalten.

Zwischen Datum() Und DateAdd("M", 3, Datum())

Gibt alle Datensätze zwischen dem Tagesdatum und in drei Monaten ab dem Tagesdatum zurück.

Ist Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen (leeren oder nicht definierten) NULL-Wert enthalten.

Ist Nicht Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen Wert enthalten.

""

Gibt alle Datensätze zurück, die eine leere Zeichenfolge enthalten. Leere Zeichenfolgen verwenden Sie, wenn Sie einem erforderlichen Feld einen Wert hinzufügen müssen, diesen Wert aber noch nicht kennen. Beispielsweise könnte ein Feld eine Faxnummer erfordern, aber manche Ihrer Kunden besitzen möglicherweise kein Faxgerät. In diesem Fall geben Sie doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") anstelle einer Zahl ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Stellen Sie sicher, dass die Abfrage nur die Datensätze zurückgibt, die Sie aktualisieren möchten. Bei Bedarf können Sie die gewünschten Felder auswählen und die ENTF-Taste drücken, um Sie zu entfernen, Sie können zusätzliche Felder in den Entwurfsbereich ziehen, und Sie können Ihre Kriterien ändern, bis Sie mit den Abfrageergebnissen zufrieden sind.

  2. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Aktualisieren von Datensätzen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

    Dadurch wird die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage geändert. Access fügt die Zeile Aktualisieren im unteren Abschnitt des Abfrage-Designers hinzu.

    Aktualisierungsabfrage mit einem einzelnen Aktualisierungskriterium

  2. Suchen Sie das Feld, das die Daten enthält, die Sie ändern möchten, und geben Sie in der Zeile Aktualisieren für dieses Feld ihren Ausdruck (der Ihre Daten ändern wird) ein.

    Die folgende Tabelle enthält Beispielausdrücke und beschreibt, wie damit Daten geändert werden.

Ausdruck

Ergebnis

"Verkaufsberater/in"

Ändert in einem Feld vom Datentyp "Text" einen Textwert in "Verkaufsberater/in".

#8/10/06 #

Ändert in einem Feld vom Typs "Date/Time" einen Date-Wert in 10-Aug-06.

Ja

Ändert in einem Feld vom Datentyp Ja/Nein den Wert Nein in Ja.

"TN" & [Teilenummer]

Fügt "TN" am Anfang jeder angegebenen Teilenummer an.

[Einzelpreis] * [Menge]

Multipliziert die Werte im Feld "Einzelpreis" mit "Menge".

[Fracht] * 1,5

Erhöht die Werte in einem Feld namens "Fracht" um 50 %.

DomSumme("[Menge] * [Einzelpreis]",
"Bestelldetails", "[ArtikelNr]=" & [ArtikelNr])

Wenn die ProductID-Werte in der aktuellen Tabelle mit den ProductID-Werten in der Tabelle mit dem Namen Bestell Details übereinstimmen, aktualisiert dieser Ausdruck die Gesamtumsätze, indem die Werte in einem Feld mit dem Namen Quantity durch die Werte in einem Feld mit dem Namen "Einzelpreis" multipliziert werden.

Rechts([BestimmungsortPLZ], 5)

Schneidet die Zeichen ganz links in einer Text-oder numerischen Zeichenfolge ab und belässt die fünf ganz rechts Zeichen.

Wenn(IstNull([Einzelpreis]), 0, [Einzelpreis])

Ändert einen NULL-Wert (unknown oder undefined) in ein Feld mit dem Namen "Einzelpreis" in eine NULL (0).

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Eine Warnmeldung wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt die Meldung:

    Warnmeldung für die Aktualisierungsabfrage

  2. Klicken Sie auf Ja, um die Abfrage auszuführen.

    Hinweis: Sie können die Warnmeldungen deaktivieren. Klicken Sie dazu auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Access-Optionen, klicken Sie auf erweitert, und deaktivieren Sie dann unter bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

  3. Wenn Sie die Ergebnisse der Aktualisierungsabfrage anzeigen möchten, klicken Sie entweder auf der Registerkarte Start oder auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht. Sie können auch auf die Schaltfläche Datenblattansicht klicken, die sich auf der Statusleiste von Access befindet.

    Hinweis: Wenn Sie die Abfrage ausführen, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Felder in Ihrem Resultset fehlen. Wenn Ihre Abfragefelder enthält, die Sie nicht aktualisieren, entfernt Access diese Felder standardmäßig. Beispielsweise können Sie ID-Felder aus zwei Tabellen einbeziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt und verarbeitet. Wenn Sie diese ID-Felder nicht aktualisieren, werden diese von Access entfernt.

Seitenanfang

Verwenden einer Anfügeabfrage zum Hinzufügen von Datensätzen zu Tabellen

Eine der häufigsten Verwendungen einer Anfügeabfrage ist das Hinzufügen einer Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen in einer Quelldatenbank zu einer oder mehreren Tabellen in einer Zieldatenbank. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie einige neue Kunden und eine Datenbank mit einer Tabelle mit Informationen zu diesen Kunden erwerben. Um das manuelle Eingeben dieser neuen Daten zu vermeiden, können Sie Sie an die entsprechenden Tabellen in der Datenbank anfügen. Sie können auch Anfügeabfragen für folgende Zwecke verwenden:

  • Anfügen von Datensätzen basierend auf Kriterien Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur die Namen und Adressen von Kunden mit ausstehenden Bestellungen anfügen.

  • Fügen Sie Datensätze an, wenn einige der Felder in einer Tabelle in der anderen Tabelle nicht vorhanden sind. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Ihre Tabelle "Kunden" 11 Felder enthält und die Felder in der Tabelle "Kunden" in einer anderen Datenbank 9 ihrer 11 Felder entsprechen. Sie können eine Anfügeabfrage verwenden, um nur die Daten in den übereinstimmenden Feldern hinzuzufügen und die anderen zu ignorieren.

Der Vorgang des Erstellens einer Anfügeabfrage zum Anfügen von Daten aus einer Datenbank an eine andere Datenbank folgt diesen grundlegenden Schritten:

  • Öffnen Sie die Quelldatenbank (die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie anfügen möchten), und erstellen Sie eine Auswahlabfrage, die nur die Datensätze zurückgibt, die Sie anfügen möchten.

  • Konvertieren Sie die Auswahlabfrage in eine Anfügeabfrage.

  • Fügen Sie die Zieltabellen und-Felder zur Anfügeabfrage hinzu. Wenn Sie Datensätze an eine andere Datenbank anfügen, öffnen Sie zuerst die Datenbank, und wählen Sie dann die Tabellen aus.

  • Führen Sie die Abfrage aus, um die Datensätze anzufügen.

Hinweis: Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie beginnen. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie die angefügten Datensätze aus der Zieltabelle löschen, aber das manuelle Löschen einer großen Anzahl von Datensätzen kann sehr lange dauern. Wenn Sie eine Sicherung zur Hand haben, können Sie Fehler in kürzerer Zeit beheben.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank – die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie anfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte <ui>Erstellen</ui> in der Gruppe <ui>Abfragen</ui> auf <ui>Abfrageentwurf</ui>.

    Der Abfrageentwurfsbereich wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die Tabelle mit den Datensätzen aus, die Sie anfügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird als Fenster im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt. Das Fenster listet alle Felder in der Tabelle auf. Diese Abbildung zeigt eine typische Tabelle im Abfrage-Designer:

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Ziehen Sie die Felder, die Sie anfügen möchten, aus der Tabelle in die Zeile Feld im unteren Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Abschnitt hinzufügen. Wenn Sie alle Felder schnell hinzufügen möchten, klicken Sie oben in der Liste der Tabellen Felder auf das Sternchen (* ). Diese Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit mehreren hinzugefügten Tabellenfeldern:

    Abfrage mit drei Feldern im Entwurfsbereich

    Diese Abbildung zeigt den Designer mit allen hinzugefügten Feldern:

    Abfrage mit allen Tabellenfeldern.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    ÜberPrüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgegeben hat, die Sie anfügen möchten. Bei Bedarf können Sie das Kontrollkästchen anzeigen deaktivieren oder ENTF drücken, um unerwünschte Felder zu entfernen. Sie können auch weitere Felder in den Entwurfsbereich ziehen, bis Sie mit den Abfrageergebnissen zufrieden sind.

  6. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Abfrage in eine Anfügeabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

    Das Dialogfeld Anfügen wird angezeigt.

  2. An dieser Stelle können Sie Datensätze aus einer Tabelle an eine andere in derselben Datenbank anfügen oder Datensätze an eine Tabelle in einer anderen Datenbank anfügen.

    • Anfügen von Datensätzen an eine Tabelle in derselben Datenbank

      1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf aktuelle Datenbank (sofern Sie noch nicht ausgewählt ist), und wählen Sie dann in der Liste Tabellen Name die Zieltabelle aus.

      2. Klicken Sie auf OK.

        In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie Teil-oder alle Felder in der Quelltabelle zum Abfrageentwurfsbereich hinzugefügt. Wenn Sie während dieses Schritts die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, fügt Access nun die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an hinzu, wie hier gezeigt:

        Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

        – oder –

        Wenn Sie in Schritt 4 im vorherigen Abschnitt einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell-und Zieltabellen übereinstimmen, fügt Access die Namen des Ziel Felds automatisch in der Zeile Anfügen an hinzu, wie hier gezeigt:

        Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

        – oder –

        Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben und einige oder alle Namen in den Quell-und Zieltabellen nicht übereinstimmen, lässt Access die nicht übereinstimmenden Felder in der Zeile Anfügen an leer. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie das gewünschte Quellfeld aus der Ergebnisliste aus, wie hier gezeigt.

        Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

      3. Wenn Sie eine Vorschau der Änderungen anzeigen möchten, klicken Sie auf Ansicht.

      4. Kehren Sie zur Entwurfsansicht zurück, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

    • Anfügen von Datensätzen an eine Tabelle in einer anderen Datenbank

      1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf Andere Datenbank.

      2. Geben Sie in das Feld Dateiname den Speicherort und den Namen der Zieldatenbank ein.

      3. Geben Sie im Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

        – oder –

        Klicken Sie auf Durchsuchen, und verwenden Sie das zweite Dialogfeld Anfügen, um die Zieldatenbank zu suchen. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie die Zieldatenbank gefunden und ausgewählt haben. Dadurch wird das zweite Dialogfeld geschlossen. Geben Sie im ersten Dialogfeld im Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

        Geben Sie den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK, um das erste Append-Dialogfeld zu schließen.

        In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie Teil-oder alle Felder in der Quelltabelle der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich hinzugefügt. Wenn Sie während dieses Schritts die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, fügt Access nun die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an hinzu, wie hier gezeigt:

        Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

        – oder –

        Wenn Sie in Schritt 4 einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell-und Zieltabellen übereinstimmen, fügt Access die Zielfeldnamen in der Zeile Anfügen an automatisch wie folgt ein:

        Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

        – oder –

        Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben und einige oder alle Namen in den Quell-und Zieltabellen nicht übereinstimmen, lässt Access die nicht übereinstimmenden Felder in der Zeile Anfügen an leer. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie in der resultierenden Liste das gewünschte Zielfeld aus:

        Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

      4. Wenn Sie eine Vorschau der Änderungen anzeigen möchten, klicken Sie auf Ansicht.

      5. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

Seitenanfang

Verwenden des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen" zum Ändern von Daten

Das Dialogfeld Suchen und ersetzen bietet eine weitere Möglichkeit, kleine Datenmengen in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand zu ändern. Die Erläuterung der Verwendung des Dialogfelds überschreitet den Rahmen dieses Artikels.

Informationen zur Verwendung des Dialogfelds finden Sie im Artikel Verwenden des Dialogfelds "suchen und ersetzen" zum Ändern von Daten.

Seitenanfang

Verwenden von kaskadierenden Updates zum Ändern von Primär-und Fremdschlüsselwerten

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Primärschlüsselwert aktualisieren. Wenn Sie diesen Primärschlüssel als Fremdschlüssel verwenden, können Sie Ihre Änderungen automatisch über alle untergeordneten Instanzen des Fremdschlüssels aktualisieren.

Als Erinnerung ist ein Primärschlüssel ein Wert, der jede Zeile (jeden Datensatz) in einer Datenbanktabelle eindeutig identifiziert. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, die dem Primärschlüssel entspricht. In der Regel befinden sich Fremdschlüssel in anderen Tabellen, und Sie ermöglichen es Ihnen, eine Beziehung (einen Link) zwischen den Daten in den Tabellen zu erstellen.

Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Produkt-ID-Nummer als Primärschlüssel verwenden. Eine ID-Nummer identifiziert ein Produkt eindeutig. Sie verwenden diese ID-Nummer auch als Fremdschlüssel in einer Tabelle mit Bestelldaten. Auf diese Weise können Sie alle Bestellungen finden, die sich auf jedes Produkt beziehen, da die ID jedes Mal, wenn eine Bestellung für dieses Produkt erteilt wird, Teil des Auftrags wird.

Manchmal ändern sich diese ID-Nummern (oder andere Arten von Primärschlüsseln). Wenn dies der Fall ist, können Sie den Primärschlüsselwert ändern und diese Änderung automatisch durch alle zugehörigen untergeordneten Datensätze kaskadieren. Sie Aktivieren dieses Verhalten, indem Sie die referenzielle Integrität und Aktualisierungsweitergaben zwischen den beiden Tabellen aktivieren.

Denken Sie beim Fortfahren an diese Regeln:

  • Sie können Aktualisierungsweitergaben nur für Primärschlüsselfelder aktivieren, die auf die Datentypen Text oder Number eingestellt sind. Sie können keine kaskadierenden Updates für Felder verwenden, die auf den Datentyp "AutoWert" eingestellt sind.

  • Sie können Aktualisierungsweitergaben nur zwischen Tabellen mit einer 1: n-Beziehung aktivieren.

In den folgenden Schritten wird erläutert, wie Sie eine Beziehung erstellen und kaskadierende Updates für diese Beziehung aktivieren.

Erstellen der Beziehung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen auf Tabelle anzeigen.

    Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  3. Wenn es noch nicht ausgewählt ist, klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, wählen Sie die Tabellen aus, die Sie ändern möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Sie können die UMSCHALTtaste drücken, um mehrere Tabellen auszuwählen, oder Sie können jede Tabelle einzeln hinzufügen. Wählen Sie nur die Tabellen auf der "1"-und "n"-Seite der Beziehung aus.

  4. Ziehen Sie im Fenster " Beziehungen " den Primärschlüssel aus der Tabelle auf der 1-Seite der Beziehung, und legen Sie ihn auf dem Fremdschlüsselfeld der Tabelle auf der "n"-Seite der Beziehung ab.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld)

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen referenzielle Integrität erzwingen, und klicken Sie auf Erstellen.

  6. Wechseln Sie zum nächsten Schritt.

Aktivieren von kaskadierenden Updates in Primärschlüsseln

  1. Wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt nicht befolgt haben, öffnen Sie die Datenbank, die die Beziehung enthält, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

    Das Fenster " Beziehungen " wird angezeigt, und die Verknüpfungen (als Verbindungslinien angezeigt) werden zwischen den Tabellen in der Datenbank angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung:

    Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungslinie zwischen den übergeordneten und untergeordneten Tabellen, und klicken Sie auf Beziehung bearbeiten.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld) mit einer vorhandenen Beziehung

  4. Wählen Sie Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder aus, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen referenzielle Integrität erzwingen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen. Lesen Sie die folgenden Artikel:

Seitenanfang

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×