Zu Hauptinhalt springen

Aktivieren und Konfigurieren von eindeutigen Dokument-IDs

Dokument-IDs können bei der Dokument-oder Datensatzverwaltung hilfreich sein. Aktivieren Sie den Dokument-ID-Dienst für eine Website, um jeder Datei auf der Website eine Dokument-ID hinzuzufügen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Verschieben von Dateien mit einer Dokument-ID

Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Übersicht

Dokument-IDs erleichtern die Verwaltung von Dokumenten, da sie eine einfache Möglichkeit zum Verfolgen von Elementen unabhängig von deren Speicherort bieten. Wenn beispielsweise ein rechtlicher Vertrag aus einer Dokumentbibliothek auf einer Website in eine Dokumentbibliothek auf einer anderen Website verschoben wird, kann der Vertrag basierend auf dessen Dokument-ID leicht gefunden werden. Die Dokument-ID wird automatisch hochgeladenen Dokumenten zugewiesen, und diese ID folgt dem Element während des gesamten Lebenszyklus. Dokument-IDs können außerdem auch Dokumentenmappen zugewiesen werden.

Nachverfolgen von Elementen mit Dokument-IDs

Wenn der Dokument-ID-Dienst erstmals aktiviert ist, werden neuen Dokumenten in der Websitesammlung automatisch neue IDs zugewiesen. Ein Zeitgeberauftrag wird für das Zuweisen von IDs zu Dokumenten geplant, die bereits in der Websitesammlung vorhanden sind.

Wenn der Dienst aktiviert ist, wird der Dokument-und Dokumentensatz-Inhaltstypen automatisch eine neue Spalte hinzugefügt. In der Spalte "Dokument-ID" wird die einem Element zugewiesene ID angezeigt.

Bevor Sie das Feature "Dokument-ID" in Ihrem Inhaltsverwaltungssystem verwenden, müssen Sie es zunächst für jede Websitesammlung aktivieren, in der sich Ihre Dokumente befinden.

Verschieben von Dateien mit einer Dokument-ID

In SharePoint Online wird die Dokument-ID normalerweise mit der Datei verschoben. Wenn die Zielwebsite den Dokument-ID-Dienst jedoch nicht aktiviert hat, verfügt das Dokument nicht mehr über eine Dokument-ID.

SharePoint Server die einzige Möglichkeit, eine Dokument-ID in Websites beizubehalten, besteht darin, die Seite Websiteinhalt und-Struktur in den Websiteeinstellungen beim Verschieben von Dokumenten zu verwenden.

Kopieren von Dateien mit einer Dokument-ID

Wenn eine Kopie einer Datei erstellt wurde, wird eine neue Dokument-ID für die Kopie erstellt. Eine Datei, die von einer Website heruntergeladen und in eine andere hochgeladen wurde, ist beispielsweise eine Kopie. Wenn die Zielwebsite den Dokument-ID-Dienst nicht aktiviert hat, verfügt die Kopie jedoch nicht über eine Dokument-ID.

Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Wenn Sie zuerst Dokument-IDs zum Nachverfolgen von Dokumenten oder Datensätzen verwenden möchten, müssen Sie einem zweistufigen Prozess folgen:

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Hinweis: Um das Feature "Dokument-ID" zu aktivieren, müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Wechseln Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter "Websitesammlungsverwaltung" auf Websitesammlungs-Features.

  4. Klicken Sie neben "Dokument-ID-Dienst" auf Aktivieren. Ein Symbol "Aktiv" wird neben dem Element angezeigt, und das Feature wird für die aktuelle Websitesammlung aktiviert.

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Wenn Sie das Dokument-ID-Feature für eine bestimmte Websitesammlung aktivieren, wird allen Dokumenten in der Websitesammlung automatisch eine Dokument-ID zugewiesen. Beachten Sie, dass dieser Vorgang je nach Anzahl der Dokumente, die in Ihrer Websitesammlung vorhanden sind, einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Hinweis: Um das Feature "Dokument-ID" zu aktivieren und zu konfigurieren, müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Wechseln Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter "Websitesammlungsverwaltung" auf Dokument-ID-Einstellungen.

  4. Stellen Sie auf der Seite Dokument-ID-Einstellungen im Abschnitt Dokument-IDs zuweisen sicher, dass das Kontrollkästchen Dokument-IDs zuweisenein Häkchen enthält.

Hinweis: Wenn Sie die Zuweisung von Dokument-IDs für das erste Element innerhalb einer Websitesammlung aktivieren, wird eine Meldung angezeigt: die Konfiguration des Features "Dokument-ID" wird planmäßig durch einen automatisierten Prozess abgeschlossen. Dies bedeutet, dass ein Zeitgeberauftrag für das Abschließen der Zuordnung der Dokument-IDs zu allen Dokumenten in der Websitesammlung verantwortlich ist. Der Zeitaufwand für diesen Prozess hängt von der Anzahl der Dokumente in Ihrer Websitesammlung ab.

  1. Zum Festlegen einer benutzerdefinierten Zeichen- oder Ziffernfolge, die jedem Dokument am Anfang automatisch angefügt werden, geben Sie die Zeichenfolge unter IDs beginnen mit… ein.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Dokument-IDs… zurücksetzen, wenn das Präfix automatisch allen vorhandenen Dokument-IDs in der Websitesammlung hinzugefügt werden soll.

  3. Wählen Sie in den Bereichen Dokument-ID-Nachschlage Suchbereich die Websites aus, die als Suchbereich für die ID-Suche verwendet werden sollen.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis: Wie bereits erwähnt, wird eine Spalte, wenn der Dokument-ID-Dienst für eine bestimmte Websitesammlung aktiviert ist, dem Dokument und den Dokumentensatz-Inhaltstypen als Websitesammlungsebene hinzugefügt. Die Spalte "Dokument-ID" wird verwendet, um die einem Element zugewiesene ID anzuzeigen.

Seitenanfang

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulungen erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
Office Insider werden

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×