Aktivieren und Konfigurieren von eindeutigen Dokument-IDs

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Dokument-IDs können bei der Dokument-oder Datensatzverwaltung hilfreich sein. Aktivieren Sie den Dokument-ID-Dienst auf einer Website, um jeder Datei auf der Website eine Dokument-ID hinzuzufügen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Verschieben von Dateien mit einer Dokument-ID

Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Übersicht

Dokument-IDs unterstützten Sie beim Verwalten von Dokumenten, indem sie ein einfaches Verfahren zum Nachverfolgen von Elementen unabhängig von deren Speicherort bereitstellen. Wenn z. B. ein Vertragstext von einer Dokumentbibliothek auf einer Website in eine Dokumentbibliothek auf einer anderen Website verschoben wird, ist der Vertrag auf der Basis seiner Dokument-ID trotzdem leicht aufzufinden. Dokument-IDs werden hochgeladenen Dokumenten automatisch zugewiesen, und diese ID bleibt mit dem Dokument während seiner gesamten Lebensdauer verbunden. Dokument-IDs können außerdem auch Dokumentenmappen zugewiesen werden.

Nachverfolgen von Elementen mit Dokument-IDs

Wenn der Dokument-ID-Dienst erstmalig aktiviert wird, werden neuen Dokumenten in der Websitesammlung automatisch neue IDs zugewiesen. Ein Zeitgeberauftrag ist aktiv, um den bereits in der Websitesammlung vorhandenen Dokumenten IDs zuzuweisen.

Wenn der Dienst aktiviert ist, wird dem Dokument automatisch eine neue Spalte und Inhaltstypen für Dokumentenmappen hinzugefügt. In der Spalte "Dokument-ID" wird die ID angezeigt, die einem Element zugewiesen ist.

Bevor Sie das Feature Dokument-ID in Ihrem Inhaltsverwaltungssystem verwenden, müssen Sie es zuerst für jede Websitesammlung aktivieren, in der sich Ihre Dokumente befinden.

Verschieben von Dateien mit einer Dokument-ID

In SharePoint Online wird die Dokument-ID normalerweise mit der Datei verschoben. Wenn für die Zielwebsite jedoch der Dokument-ID-Dienst nicht aktiviert ist, verfügt das Dokument nicht mehr über eine Dokument-ID.

Für SharePoint Server die einzige Möglichkeit, eine Dokument-ID innerhalb von Websites beizubehalten, besteht darin, die Verwaltungsseite " Websiteinhalt und-Struktur " in den Websiteeinstellungen beim Verschieben von Dokumenten zu verwenden.

Weitere Informationen zu Websiteinhalt und-Struktur finden Sie unter Arbeiten mit Websiteinhalt und-Struktur.

Kopieren von Dateien mit einer Dokument-ID

Wenn eine Kopie einer Datei erstellt wird, wird für die Kopie eine neue Dokument-ID erstellt. Eine Datei, die von einer Website heruntergeladen und in eine andere hochgeladen wurde, ist beispielsweise eine Kopie. Wenn für die Zielwebsite jedoch der Dokument-ID-Dienst nicht aktiviert ist, verfügt die Kopie nicht über eine Dokument-ID.

Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Für die erstmalige Verwendung von Dokument-IDs zum Nachverfolgen von Dokumenten oder Datensätzen müssen Sie einen zweistufigen Prozess ausführen:

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Hinweis:  Zum Aktivieren des Features "Dokument-ID" müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Navigieren Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter "Websitesammlungsverwaltung" auf Websitesammlungs-Features.

  4. Klicken Sie neben "Dokument-ID-Dienst" auf Aktivieren. Ein Symbol "Aktiv" wird neben dem Element angezeigt, und das Feature wird für die aktuelle Websitesammlung aktiviert.

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Beim Aktivieren des Features Dokument-ID für eine bestehende Websitesammlung wird automatisch allen in der Websitesammlung enthaltenen Dokumenten eine Dokument-ID zugewiesen. Beachten Sie, dass dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen kann, abhängig von der Anzahl der in der Websitesammlung vorhandenen Dokumente.

Hinweis:  Zum Aktivieren und Konfigurieren des Features "Dokument-ID" müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Navigieren Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter "Websitesammlungsverwaltung" auf Dokument-ID-Einstellungen.

  4. Überprüfen Sie auf der Seite Dokument-ID-Einstellungen im Abschnitt Dokument-IDs, ob das Kontrollkästchen Dokument-IDs zuweisen mit einem Häkchen aktiviert ist.

Hinweis:  Beim erstmaligen Zuweisen von Dokument-IDs innerhalb einer Websitesammlung wird eine Nachricht angezeigt: Die Konfiguration des Features 'Dokument-ID' wird durch einen automatisierten Vorgang abgeschlossen. Dies bedeutet, dass für das Ausführen der Zuweisung von Dokument-IDs zu allen Dokumenten in der Websitesammlung ein Zeitgeberauftrag zuständig ist. Der Zeitaufwand für diesen Prozess hängt von der Anzahl der Dokumente in Ihrer Websitesammlung ab.

  1. Zum Festlegen einer benutzerdefinierten Zeichen- oder Ziffernfolge, die jedem Dokument am Anfang automatisch angefügt werden, geben Sie die Zeichenfolge unter IDs beginnen mit… ein.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Dokument-IDs… zurücksetzen, wenn das Präfix automatisch allen vorhandenen Dokument-IDs in der Websitesammlung hinzugefügt werden soll.

  3. Wählen Sie in den Bereichs Abschnitten Dokument-ID-Nachschlage Suche die Websites aus, die als Suchbereich für die ID-Suche verwendet werden sollen.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis: Wie bereits erwähnt, wird beim Aktivieren des Dokument-ID-Diensts für eine bestimmte Websitesammlung eine Spalte zum Dokument hinzugefügt, und die Inhaltstypen der Dokumentgruppe werden als Website Sammlungs Stufe definiert. Die Spalte "Dokument-ID" wird verwendet, um die einem Element zugewiesene ID anzuzeigen.

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