Abrufen von PivotTable-Daten mit jeweils einem Berichtsfilterelement

1. Stellen Sie sicher, dass sich der Befehl PivotTable und der PivotChart-Assistent auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet. Wenn sie nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus:

   Wo befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff?

   1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste, und klicken Sie dann auf Weitere Befehle.

   2. Wählen Sie unter Befehle auswählen die Option Alle Befehle aus.

   3. Wählen Sie in der Liste die Option PivotTable- und PivotChart-Assistent aus, klicken Sie dann auf Hinzufügen und anschließend auf OK.

2. Klicken Sie nun auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol PivotTable- und PivotChart-Assistent .

3. Wählen Sie auf der Seite Schritt 1 des Assistenten Externe Datenquelle aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Klicken Sie auf der Seite Schritt 2 des Assistenten auf Daten abrufen.

5. Stellen Sie eine Verbindung mit einer Datenquelle her.

   Weitere Informationen zum Herstellen einer Verbindung mit einer ODBC-Datenquelle finden Sie unter Verwenden von Microsoft Query zum Abrufen externer Daten.

6. Klicken Sie auf der Seite Schritt 3 des Assistenten auf Layout.

7. Ziehen Sie im Dialogfeld Layout ein oder mehrere Felder in den Bereich Berichtsfilter .

8. Gehen Sie für jedes Berichtsfilterfeld wie folgt vor:

   1. Doppelklicken Sie auf das Feld.

      Das Dialogfeld Erweiterte Optionen für PivotTable-Feld wird angezeigt.

   2. Wenn Sie jedes Mal, wenn Sie ein neues Element in einem Berichtsfilter auswählen, nur aktuelle Daten aus der Datenquelle abrufen möchten, klicken Sie auf Externe Datenquelle abfragen, während Sie jedes Berichtsfilterfeldelement auswählen (weniger Arbeitsspeicher erforderlich).

      Um zu verhindern, dass ein Berichtsfilterfeld in die Bereiche Zeilenbeschriftungen, Spaltenbeschriftungen oder Werte verschoben wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Pivoting dieses Felds deaktivieren (empfohlen).

      Um zum Standardvorgang zurückzukehren und alle Daten aus der Datenquelle jedes Mal abzurufen, wenn Sie ein neues Element in einem Berichtsfilter auswählen, klicken Sie auf Externe Daten für alle Berichtsfilterfeldelemente abrufen (schnellere Leistung), um zum Standardvorgang zurückzukehren.

Sie können einen Berichtsfilter so konfigurieren, dass ausgewählte Daten aus der Datenquelle einer PivotTable abgerufen werden, indem Sie das Dialogfeld Erweiterte Optionen für PivotTable-Felder im PivotTable- und PivotChart-Assistenten verwenden. Standardmäßig ruft Microsoft Office Excel alle Quelldaten für eine PivotTable ab, die daten enthält, die herausgefiltert (und daher nicht im Bericht angezeigt werden), wenn Sie den Bericht erstellen oder Aktualisieren. Wenn Sie einen Berichtsfilter so konfigurieren, dass nur Daten für das Element abgerufen werden, das Sie im Filter angeben, können Sie je nach Bedarf kleinere Datenmengen abrufen. Jedes Mal, wenn Sie ein anderes Element im Filter anzeigen, wird nur die Teilmenge der Daten für das neue Element abgerufen. Sie können beliebig viele Berichtsfilter konfigurieren und dann nach Bedarf anwenden.

Auswirkungen auf die Leistung

Wenn ein Berichtsfilter so konfiguriert ist, dass Daten für ein oder mehrere (aber nicht alle) Elemente abgerufen werden, ist das Element (Alle), das den vollständigen Satz von Daten zusammenfasst, nicht verfügbar (abgeblendet), und der Befehl Berichtsfilterseiten anzeigen (auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe PivotTable , wenn Sie auf den Pfeil neben Optionen klicken) ist ebenfalls nicht verfügbar. Jedes Mal, wenn Sie ein anderes Element auswählen, rufen Sie weniger Daten ab, müssen aber trotzdem warten, bis die Daten abgerufen werden. Wenn ihr Computer von der externen Datenquelle getrennt wird, können Sie erst dann ein anderes Element auswählen, wenn Sie die Verbindung mit der Datenquelle wiederherstellen können. Mit dieser Option können Sie jedoch mit viel größeren Datenmengen arbeiten als andernfalls.

Wenn Sie alle Daten für alle Elemente abrufen, kann der anfängliche Datenabrufvorgang länger dauern. Sie können dann jedoch ohne Verzögerung neue Elemente im Berichtsfilter auswählen, da alle benötigten Daten in den Arbeitsspeicher ihres Computers geladen werden. Sie können auch eine Zusammenfassung des vollständigen Datensatzes öffnen, indem Sie das Element (Alle) auswählen und den Bericht neu organisieren, um die Berichtsfilter in anderen Bereichen zu verwenden. Die Option (Alle) bietet Ihnen die größte Flexibilität, wenn die Gesamtmenge der abzurufenden Daten innerhalb der verfügbaren Arbeitsspeichergrenzwerte Ihres Computers liegt.

Verschieben von Berichtsfiltern

Wenn Sie einen Berichtsfilter, der so konfiguriert ist, dass alle Daten für alle Elemente abgerufen werden, an eine andere Position ziehen, z. B. wenn Sie versuchen, ihn zu einer Zeilenbeschriftung zu machen, versucht Excel, die Daten für alle Elemente abzurufen, und es kann sein, dass ihnen die Computerressourcen ausgehen. Sie können jedoch verhindern, dass ein Benutzer dies tut. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Abrufen von Berichtsfilterdaten für jedes Element oder für alle Elemente.

Abrufen von Daten für Elemente, wenn kein Berichtsfilter verfügbar ist

Diese Möglichkeit, dieses Feature zu verwenden, ist unter den folgenden Umständen nicht verfügbar:

• Berichte, die auf Quelldaten aus OLAP Datenbanken basieren, fragen daten automatisch nach Bedarf ab, und verwenden Sie daher dieses Feature nicht.

• Die PivotTable teilt den Datencache mit einer oder mehreren anderen PivotTables.

• Der ODBC-Treiber für die externe Datenbank, die Sie abfragen, unterstützt keine Parameterabfragen. Die ODBC-Treiber, die mit Microsoft Office bereitgestellt werden, unterstützen alle Parameterabfragen. Sie können sich an Treiberanbieter von Drittanbietern wenden, um zu ermitteln, ob deren Treiber über diesen Support verfügen.