Abbrechen des Druckvorgangs eines Berichts, der keine Datensätze enthält

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Standardmäßig können Sie Berichte drucken, die keine Datensätze enthalten. Um dieses Problem zu beheben, können Sie entweder einen Makro-oder VBA-Code (Microsoft Visual Basic für Applikationen) verwenden, um das Fehlen von Datensätzen in einem Bericht zu erkennen und den Druckvorgang dann abzubrechen. Die Schritte in diesem Artikel erläutern die Verwendung beider Techniken.

Inhalt dieses Artikels

Verwenden eines Makros zum Abbrechen des Druckvorgangs

Verwenden von VBA-Code zum Abbrechen des Druckvorgangs

Möglicherweise möchten Sie den Druck eines Berichts abbrechen, wenn er keine Datensätze enthält. Wenn Sie beispielsweise mit dem Verkauf eines neuen Produkts beginnen, besteht wahrscheinlich ein Zeitraum, in dem Sie noch keine Umsätze registrieren müssen. Sie sollten daher die Möglichkeit berücksichtigen, dass einige ihrer Berichte möglicherweise keine Detaildatensätze enthalten und dass Aggregatfunktionen wie die Anzahl -Funktion möglicherweise nichts zählen. Wenn Sie ein solches vorkommen ordnungsGemäß behandeln möchten, können Sie ein Makro erstellen, das den Druckauftrag abbricht. Sie können auch ein paar Zeilen sorgfältig platzierter VBA-Code hinzufügen, um dasselbe zu tun. VBA ist die Programmiersprache, die von Access verwendet wird.

Sie fügen entweder das Makro oder den VBA-Code zur Ereignisprozedur " ohne daTa " des Berichts hinzu. Access löst das Ereignis on No Data aus , wenn Sie einen Bericht ohne Datensätze ausführen. Das Makro und der in diesem Artikel beschriebene VBA-Code zeigen eine entsprechende Meldung an und brechen den Druck des Berichts ab, wenn der Bericht keine Daten enthält. Wenn Sie der Prozedur ohne Daten Ereignis ein Makro oder VBA-Code hinzufügen, wird das Makro oder der VBA-Code immer dann ausgeführt, wenn Sie einen Bericht öffnen, der keine Datensätze enthält. Wenn Sie auf OK klicken, um eine der Warnmeldungen zu schließen, schließt das Makro auch den leeren Bericht. Wenn Sie dem Bericht entweder das Makro oder den VBA-Code hinzufügen, wird ein leerer Bericht nicht geöffnet, wenn Sie versuchen, ihn in der Berichts-oder Layoutansicht anzuzeigen, aber Sie können den Bericht in der Entwurfsansicht öffnen.

Verwenden eines Makros zum Abbrechen des Druckvorgangs

Das in diesem Abschnitt beschriebene Makro zeigt eine Warnmeldung an, wenn Sie versuchen, einen leeren Bericht zu drucken. Wenn Sie auf OK klicken, um das Meldungsfeld zu schließen, bricht das Makro den Druckvorgang automatisch ab. Wenn Sie keine Warnmeldung hinzufügen, wird die Meldung angezeigt, dass beim Versuch, den Bericht zu drucken, nichts passiert, was die Benutzer des Berichts wahrscheinlich verwirren wird.

Erstellen des Makros

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt.

    – oder –

    Doppelklicken Sie je nach Ihren Regions-und Spracheinstellungen auf das Feld in der oberen linken oder rechten Ecke des Berichts.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ereignis , und klicken Sie im Eigenschaftenfeld ohne Daten auf Schaltfläche "Generator" .

    Das Dialogfeld Generator auswählen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Makro-Generator, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Makro-Designer wird gestartet und zeigt ein leeres Makro an.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste der Makroaktionen im Fenster Makroentwurf die Option MessageBox aus der Liste aus.

  6. Geben Sie im Feld Nachricht den Text für Ihre Warnmeldung ein.

    Sie können beispielsweise Folgendes eingeben: es gibt keine zu meldenden Datensätze.

  7. Optional können Sie den Argumentwert im Feld Signalton von Ja auf Nein ändern und in der Liste Typ den Typ des Symbols auswählen, das in der Warnmeldung angezeigt werden soll.

  8. Geben Sie im Feld Titel den Titel für Ihre Warnmeldung ein.

    Sie können beispielsweise keine Datensätzeeingeben.

  9. Wählen Sie die Dropdownliste der Makroaktionen unterhalb der MessageBox -Aktion aus, und wählen Sie dann AbbrechenEreignisaus.

  10. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Speichern.

  11. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Schließen. Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird und Sie gefragt werden, ob Sie Änderungen am Makro und der Berichtseigenschaft speichern möchten, klicken Sie auf Ja, schließen Sie den Bericht, speichern Sie die Änderungen, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und fahren Sie mit den nächsten Schritten zum testen fort.

Testen des Makros

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, der das Makro enthält, und klicken Sie dann auf Drucken. Je nach den ausgewählten Optionen zeigt Access eine Warnmeldung an.

    Wenn Sie auf OK klicken, um die Nachricht zu schließen, beendet die AbbrechenEreignis -Aktion den Druckvorgang. Da Sie kein anderes Ereignis angegeben haben (beispielsweise das Öffnen des Berichts zum anzeigen), wird der Bericht geschlossen.

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Verwenden von VBA-Code zum Abbrechen des Druckvorgangs

Der hier beschriebene VBA-Code funktioniert ähnlich wie das im vorherigen Abschnitt beschriebene Makro – es wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Sie einen leeren Bericht öffnen, und der Druckvorgang wird abgebrochen, wenn Sie die Warnmeldung schließen.

Hinzufügen von VBA-Code

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    Hinweis: Verwenden Sie zum Durchführen dieses Verfahrens einen Bericht, der keine Datensätze enthält.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt.

    – oder –

    Doppelklicken Sie je nach Ihren Regions-und Spracheinstellungen auf das Feld in der oberen linken oder rechten Ecke des Berichts.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ereignis , und klicken Sie im Eigenschaftenfeld ohne Daten auf Schaltfläche "Generator" .

    Das Dialogfeld Generator auswählen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Code-Generator, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Visual Basic-Editor wird gestartet und zeigt eine leere Ereignisprozedur an.

  5. Geben Sie den folgenden Code in den Visual Basic-Editor ein, damit die Report_NoData-Prozedur wie folgt aussieht, wenn Sie fertig sind:

    Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
    MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
    Cancel = True
    End Sub
  6. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Dateiund dann auf Speichern.

  7. Klicken Sie auf Datei, und klicken Sie dann auf Schließen und zurück zu Microsoft Access.

  8. Schließen Sie den geöffneten Bericht, und klicken Sie dann auf Ja , um den Speicher zu bestätigen.

  9. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie soeben geändert haben, und klicken Sie dann auf Drucken. Je nach den ausgewählten Optionen zeigt Access eine Warnmeldung an.

Die Report_NoData-Prozedur verwendet die MsgBox -Funktion, um die Meldung es gibt keine zu meldenden Datensätze und eine OK -Schaltfläche an. Wenn Sie auf OKklicken, wird in der Zeile "Cancel = true" in der Prozedur Access angewiesen, den Bericht abzubrechen. Cancel ist ein Argument, das automatisch an die Ereignisprozedur übergeben wird und immer von Access überprüft wird, wenn die Ereignisprozedur abgeschlossen ist.

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