Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinien zu E-Mails

Aufbewahrungsrichtlinien sind Teil der Messaging-Datensatzverwaltungstechnologie (Messaging Records Management, MRM), die zusammen mit Microsoft Exchange Server 2010-Konten verfügbar ist. MRM erleichtert die Aufbewahrung von Nachrichten, die zur Erfüllung von Organisationsrichtlinien oder gesetzlichen Vorschriften erforderlich sind, sowie das Entfernen von Inhalten, die keinen juristischen oder geschäftlichen Wert mehr besitzen.

Hinweis :  Für dieses Feature gelten Microsoft Outlook- und Exchange Server-Lizenzanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für das persönliche Archiv und Aufbewahrungsrichtlinien.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien

Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu einem E-Mail-Ordner

Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu E-Mails

Erhalten zusätzlicher optionaler Aufbewahrungsrichtlinien

Entfernen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien

Organisationen können Standardaufbewahrungsrichtlinien für alle E-Mail-Elemente in einem Exchange Server-Postfach erstellen, spezifische Richtlinien für Standardordner, wie z. B. Posteingang,Entwürfe, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente oder Junk-E-Mail, oder Aufbewahrungsrichtlinien, die von Benutzern auf Ordner oder einzelne Elemente angewendet werden können. Sämtliche dieser Optionen sowie alle Kombinationen daraus können vom Exchange Server-Administrator konfiguriert werden.

Wichtig :  Bei Fragen hinsichtlich der Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens sollten Sie in den Richtlinien Ihres Unternehmens nachschlagen oder sich an die Rechtsabteilung wenden.

Das Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie gestaltet sich einfacher auf Ordnerebene als bei jeder Nachricht einzeln. Selbst wenn einem Ordner eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen ist, können Sie dennoch eine oder mehrere Nachrichten auswählen und nur diesen eine andere Richtlinie zuweisen. Eine einer Nachricht zugewiesene Richtlinie hat Vorrang vor allen geerbten Ordnerrichtlinien.

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Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu einem E-Mail-Ordner

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf einen E-Mail-Ordner.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Eigenschaften auf Richtlinie.

Befehl "Richtlinie" im Menüband

Der Befehl Richtlinie fehlt im Menüband.

Wenn der Befehl Richtlinie im Menüband fehlt, wurden entweder vom Exchange Server-Administrator die Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert, oder Sie verwenden keine für die Funktion erforderliche Outlook-Lizenz. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für das persönliche Archiv und Aufbewahrungsrichtlinien.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Richtlinie in der Liste Ordnerrichtlinie entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens auf einen Eintrag.

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Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu E-Mails

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp : Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl "Richtlinie zuweisen" im Menüband

Der Befehl Richtlinie zuweisen fehlt im Menüband.

Wenn der Befehl Richtlinie zuweisen im Menüband fehlt, wurden entweder vom Exchange Server-Administrator die Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert, oder Sie verwenden keine für die Funktion erforderliche Outlook-Lizenz. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für das persönliche Archiv und Aufbewahrungsrichtlinien.

  1. Klicken Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens auf einen Eintrag.

Die Aufbewahrungsrichtlinie für eine Nachricht wird in der Kopfzeile des Lesebereichs unter den Empfängernamen angezeigt und umfasst das Ablaufdatum. Wenn keine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet ist, werden unter den Namen der Nachrichtenempfänger keine Informationen angezeigt.

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Erhalten zusätzlicher optionaler Aufbewahrungsrichtlinien

Outlook-Benutzer können keine neuen Aufbewahrungsrichtlinien erstellen. Diese müssen von Ihrem Exchange Server-Administrator erstellt werden. Ihr Unternehmen kann aber zusätzliche optionale Aufbewahrungsrichtlinien bereitstellen, die nicht standardmäßig angezeigt werden. Wenn zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinien verfügbar sind, gehen Sie wie folgt vor, um sie den verfügbaren Auswahlmöglichkeiten hinzuzufügen, die beim Anwenden von Richtlinien angezeigt werden.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp : Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl "Richtlinie zuweisen" im Menüband

  1. Klicken Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie auf Weitere Aufbewahrungsrichtlinien.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Aufbewahrungsrichtlinien auf Aufbewahrungsrichtlinien hinzufügen oder entfernen.

Microsoft Outlook Web App (OWA) wird in einem Webbrowserfenster geöffnet.

  1. Geben Sie in OWA Ihre Anmeldeinformationen ein, um sich anzumelden.

OWA wird mit der Seite Optionen im Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinien geöffnet.

  1. Klicken Sie in der Liste auf eine Richtlinie und anschließend auf Hinzufügen.

Die optionale Richtlinie wird der Liste der Richtlinien hinzugefügt, die beim Angeben einer Aufbewahrungsrichtlinie für einen Ordner oder ein Element ausgewählt werden können.

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Entfernen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie von einer E-Mail entfernen, gilt dann die Ordnerrichtlinie für das Element, wenn eine zugewiesen ist.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp : Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl "Richtlinie zuweisen" im Menüband

  1. Klicken Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie auf Ordnerrichtlinien verwenden.

Die Aufbewahrungsrichtlinie für eine Nachricht wird in der Kopfzeile des Lesebereichs unter den Empfängernamen angezeigt und umfasst das Ablaufdatum. Wenn keine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet ist, werden unter den Namen der Nachrichtenempfänger keine Informationen angezeigt.

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